Hvað munt þú geta gert eftir þessa leiðbeiningu

Veldu útgáfumarkað (notaðu reikningskerfi + skatta + gjaldmiðil) → athugaðu útgáfumiðstöðina í Tengingar hlutanum → (þegar þarf) tengdu þinn eigin reikning eða token → búðu til alþjóðlegan reikning sem stenst staðla kaupandans → gefðu út og sendu í gegnum viðeigandi net/gátt → fylgdu eftir sendingarstöðu og hlaðið niður PDF reikningi samkvæmt sniðmáti. Allt í einu kerfi, engin þörf á einstökum reikningshugbúnaði fyrir hvert land.

Undirbúningur

1. Skráðu þig inn í GTG CRM, með heimild til að stjórna reikningum (ERP). — Til að búa til og gefa út reikninga.

2. Hef heimild til að stjórna reikningskerfi (Manage Chart of Accounts). — Til að nota reikningskerfi samkvæmt landi í Skref 1.

3. Hafðu skatttilgreiningu fyrirtækisins þíns á útgáfumarkaði (skattenúmer / UEN / NIP…). — Löglegir reikningar krefjast rétts skatttilgreiningar seljanda.

4. (Aðeins fyrir markaði með opinberar gáttir, t.d. Pólland) Hafðu KSeF leyfis-token fengið frá opinberri gátt. — Til að senda reikninga í gegnum KSeF gáttina.

5. Útgáfumarkaðurinn er í viðeigandi ástandi. — Sumir markaðir eru enn í þróun — þá geturðu vistað drög, opinber sending verður virkjuð síðar.

Skref 1 — Veldu markað & notaðu reikningskerfi

Fara í Bókhald → Stillingar (Accounting → Setup).

Í landavalinu skaltu velja landið sem þú gefur út reikninginn í — t.d. Singapúr (eða Pólland, Japan, Malasía…).

Ýttu á Virkja (Apply) til að búa til reikningskerfi, setja bókhaldsstaðla, gjaldmiðil og skattaskrár fyrir það land.

✅ Væntanlegur árangur: vinnusvæðið sýnir rétta bókhaldsstaðla og gjaldmiðil landsins sem þú valdir (t.d. Singapúr: staðall SFRS, gjaldmiðill SGD, skattur GST 9%). Nýtt reikningskerfi birtist í listanum yfir reikninga.

💡 Ábending: hvert vinnusvæði notar eitt land/bókhaldsstaðal. Til að breyta landi þarf að endurstilla fyrst. Eftir að bókun hefur verið gerð verður reikningskerfið læst til að vernda bækur.

Skref 2 — Athugaðu útgáfutengingar

Fara í Stillingar → Reikningar → Útgáfutengingar (Settings → Invoicing → E-invoice Connection).

Skoðaðu kaflann Net (Network) og Stöðu (Status): - Fyrir Peppol markaði sem eru virkir á sjálfgefna neti GTG (Singapúr, Japan, Malasía, Holland, Svíþjóð og Danmörk: staðan er oft „Í notkun á sjálfgefna neti GTG“ — þú getur gefið út strax, án þess að þurfa að stofna reikning. Ástralía og hin 11 ESB-löndin (þar á meðal Frakkland, Ítalía, Spánn) eru EKKI virk á sjálfgefna netinu ennþá — reikningurinn þinn verður vistaður sem drög þar til tengingin er tilbúin (sjá „Markaðsræsing“ hér að neðan). - Fyrir markaði með opinberar gáttir (t.d. Pólland — KSeF): síðan sýnir reiti sem þarf að fylla út (skattenúmer NIP + KSeF token) — KSeF tengingin er EKKI virk á GTG CRM ennþá; þessir reitir birtast þegar tengingin verður virk, pólska reikninga verður nú vistað sem drög.

✅ Væntanlegur árangur: þú sérð greinilega hvort reikningurinn þinn fer í gegnum sjálfgefna net GTG eða þarfnast eigin reiknings/token tengingar; og hnappurinn „Tengja þinn eigin reikning (Connect your own)“ er tilbúinn ef þú vilt sjálfstæði.

Skref 3 — Tengdu þinn eigin reikning eða token (þegar þarf)

Slepptu þessu skrefi ef þú notar sjálfgefna net GTG fyrir Peppol markaði. Gerðu þetta skref þegar þú vilt gefa út undir eigin reikningi (BYO), eða þegar markaðurinn krefst tengingar (t.d. Pólland — KSeF).

Á síðunni Útgáfutengingar, ýttu á Tengja þinn eigin reikning (Connect your own).

Sláðu inn upplýsingar í samræmi við markað: - Peppol (BYO): Account ID + API Key (og Base URL ef til staðar). - Pólland (KSeF): Skráningarnúmer fyrirtækis (NIP) + KSeF Token (líma inn token fengið af opinberu gáttinni) — þessi tenging er EKKI virk eins og stendur; að líma inn token hér mun ekki senda til KSeF.

Smelltu á Staðfesta & Tengja (Verify & Connect).

✅ Væntur árangur: kerfið staðfestir lykil/token strax við tengingu. Ef rétt, breytist staða í „Tengt — eigin reikningur (Connected — your own)“, birtir dulnefni auðkennis (td acct •••1580) og tengingardag, ásamt hnappi Aftengja (Disconnect). Ef lykillinn er rangur, mun síðan gefa villuboð strax og ekki vista.

ℹ️ Lykillinn/token er vistaður dulkóðaður og aldrei birtur aftur. Þú getur Aftengt hvenær sem er til að fara aftur í sjálfgefna GTG netið.

Skref 4 — Búa til alþjóðlega reikninga

Fara í ERP → Reikningar → Nýr útgefinn reikningur (New Outgoing Invoice).

Fyrir Peppol markað birtist blár tilkynningareitir „Rafrænn reikningur tilbúinn í gegnum GTG net (Peppol) — engin sérstök reikningsgerð þörf“ (án reita fyrir birgja/snið/tákn eins og í íslenskum reikningum).

Sláðu inn upplýsingar um kaupanda, gaum að reitnum skráningarnúmer fyrirtækis sem hefur sjálfvirkt breytt merkingum í samræmi við land — td fyrir Singapúr er það „GST Reg No (UEN)“. Sláðu inn gilt númer (td 200912345A).

Veldu/skildu eftir gjaldmiðil í samræmi við markað (td SGD); athugaðu birt gengi.

Bæta við vörulínu, td: Ráðgjafaþjónusta · Magn 1 · Einingaverð 1.000 · Skattur 9%.

Smelltu á Vista sem drög (Save as Draft).

✅ Væntur árangur: drög að reikningi eru búin til, birtir réttan skatt og heildarupphæð (td GST S$90.00, heildarupphæð S$1,090.00). Ef þú slærð inn skráningarnúmer fyrirtækis með röngu sniði (td 12345), mun reiturinn birtast rauður strax: „The GST Reg No (UEN) is not valid“ og leyfir ekki að vista.

Skref 5 — Útgefa reikning

Opnaðu drög að reikningi sem var nýbúið til.

Smelltu á Útgefa reikning (Issue Invoice).

Í staðfestingarkassanum, athugaðu upplýsingar aftur og smelltu síðan á Staðfesta (Confirm).

✅ Væntur árangur: birtist skilaboð „Invoice issued successfully“ (Reikningur gefinn út með góðum árangri) og skjárinn fer aftur í listann E-Reikningastjórnun (E-Invoice Management). Reikningurinn er sendur í gegnum viðeigandi net/gátt og móttaka sendikóða.

ℹ️ KSeF tenging (Pólland) er ekki virk eins og stendur á GTG CRM, svo þetta skref á ekki við um Pólland ennþá — pólskir reikningar verða nú vistaðir sem drög þar til tengingin er tilbúin.

Skref 6 — Fylgjast með stöðu sendingar & hlaða niður PDF

Í listanum E-Reikningastjórnun, opnaðu reikninginn sem var nýbúinn til.

Skoðaðu virkni (Activity) reikningsins — áfangastaði *sendur → afhentur/samþykktur → (ef við á) hafnað með ástæðu* á netinu.

Smelltu á Hlaða niður PDF (Download PDF) til að fá reikningsútgáfu í sniðinu.

✅ Væntur árangur: virknilínan sýnir stöðu sendingar reikningsins (td *sendur í gegnum Peppol*, síðan *afhentur/samþykktur*). **PDF** skjalið sem hlaðið er niður hefur rétt merki fyrir skjal, skatt og gjaldmiðil markaðarins.

ℹ️ Sumir markaðir í þróun gætu ekki enn haft virka opinbera sendingu eða ekki nægilega sendingarstöðu — þá geturðu samt búið til og vistað drög að reikningi; allar stöður verða birtar þegar markaðurinn er tilbúinn.

Snöggtilvísunartafla yfir væntan árangur

Veldu land í Bókhald → Uppsetning — Notaðu viðeigandi reikningsskilastaðal, gjaldmiðil og skatt fyrir það land (td Singapúr: SFRS, SGD, GST 9%)

Opna útgefin tengiliðasíða — Sjá útgáfum net + staða ("Notaðu sjálfgefið net GTG" eða reitur sem á að fylla út)

Staðfestu & Tengdu reikning/token — "Tengt — reikningurinn þinn", birtir dulkóðuð auðkenni + hnappur til að aftengja

Sláðu inn skattnúmer á röngu sniði — Rauður reitur birtir "The … is not valid", leyfir ekki að vista

Vista drög að reikningi — Drög að reikningi með réttu skatti og heildarfjárhæð samkvæmt markaði

Senda út reikning — "Invoice issued successfully" + fer aftur í lista yfir rafræna reikningastjórnun

Opna útgefinn reikning — Virkni færsla sem skráir sendingarstöðu; PDF niðurhals hnappur virkur

Athugið

Heimildir: krefst heimildarinnar Reikningastjórnun (ERP) til að senda út og heimildarinnar Reikningastjórnunarkerfisstjórnun til að nota reikningakerfi samkvæmt landi.

Eitt vinnusvæði = eitt land/reikningsskilastaðall. Ef þú vilt breyta landi verður þú að endurstilla fyrst; eftir að bókun hefur verið gerð er reikningakerfið læst.

Sjálfgefið net GTG vs. þinn reikningur: fyrir Peppol markaði sem er virkur (Singapúr, Japan, Malasía, Holland, Svíþjóð og Danmörk), geturðu sent út strax með sjálfgefnu neti; tenging eigin reiknings (BYO) er valfrjáls. Fyrir opinbera gátt eins og KSeF, þarf að líma token áður en þú sendir út — KSeF tenging er EKKI virk á GTG CRM eins og stendur.

Leiðarlýsing eftir markaði: getu opnar eftir hverjum markaði. Markaðir sem eru í þróun leyfa samt að búa til/vista drög; opinber sending verður virk þegar hún er tilbúin.

Ef þú vilt senda út reikning innanlands í Víetnam, sjá greinina "Leiðbeiningar um útgáfu rafrænna reikninga með GTG CRM — Allt frá A til Ö" — þessi grein er aðeins fyrir alþjóðlega / landamæra reikninga.