Hvað munt þú geta gert eftir að hafa fylgt þessari leiðbeiningum?

Skoðaðu fljótt verkefnalista eftir stöðu/lit frests og „Í dag“ töflu → búðu til verkefni með gátlista, upphafstíma, marga umsagnaraðila og hagsmunaaðila → hengdu við skrár úr bókasafninu og settu inn innri tengla → skiptu í undirverkefni og skoðaðu uppsafnaða framvindu → tengja verkefni við samninga/pantanir → skrifaðu athugasemdir og nefndu liðsfélaga (@nefndu) → kláraðu verkefnið → skoðaðu flipann Greiningar og fylgstu með Virkni 360 → virkjaðu sjálfvirkni verkefna.

Ekki enn kunnugur eiginleikunum? Skoðaðu forskoðunina á Task Management 2.0 .

Undirbúið ykkur fyrirfram

1. Skráðu þig inn í GTG CRM, opnaðu CRM eininguna → Verkefni. — Hér býrðu til og stjórnar þú verkefnum.

2. (Nauðsynlegt) Tilboð/pöntun/reikningur er þegar tiltækur til að tengjast. — Til að nota tengimöguleikann fyrir tengda hluti.

3. (Mælt með) Hafið nokkra liðsfélaga á vinnusvæðinu. — Til að úthluta umsagnaraðilum, viðeigandi einstaklingum og nefna nöfn í athugasemdum.

Skref 1 — Skannaðu fljótt verkefnalistann: stöðu/litur frests + flipann „Í dag“

  1. Farðu í CRM → Verkefni .
  2. Fylgist með verkflæðunum: hver staða hefur mismunandi litatón; verkefni sem eru að nálgast frestinn eru lituð gul, en þau sem eru of sein eru lituð rauð.
  3. Efst á síðunni, sjá töfluna „Í dag“ : smelltu á flokkana „Ofgreidd/Á skiladag í dag/Á skiladag fljótlega/Há forgangsverkefni/Mín verkefni“ til að sía fljótt.

✅ Væntanleg niðurstaða : Listinn birtir liti eftir stöðu og fresti; með því að smella á hóp í töflunni „Í dag“ verður listinn síaður eftir þeim tiltekna hópi.

Verkefnalisti litaður eftir stöðu/fresti og dagskrá dagsins
💡 Smelltu á „Tillaga fyrir gervigreind“ til að fá forgangsraðaða áætlun fyrir daginn (þessi aðgerð notar einingar).

Skref 2 — Búið til verkefni með gátlistum, upphafstíma, samþykkjendum og viðeigandi aðilum.

  1. Smelltu til að búa til nýtt starf.
  2. Sláðu inn titil, lýsingu, frest, forgang og ábyrgðaraðila .
  3. Stilltu upphafstíma og bættu við viðeigandi einstaklingum (þeim sem þurfa að fylgjast með verkefninu).
  4. Í hlutverkahlutanum skal úthluta einum eða fleiri yfirlesurum og skýrslugjöfum ef ferlið krefst samþykkis/eftirlits.
  5. Bættu við gátlista yfir skref sem þarf að taka við sköpunarferlinu.

✅ Væntanlegt útkoma : Verkefnið er búið til með gátlista, upphafstíma, lista yfir yfirlesara (marga einstaklinga) og viðeigandi aðila sem birtast að fullu.

Verkefnagerðareyðublaðið inniheldur gátlista, upphafstíma, marga yfirlesara og hagsmunaaðila.

Skref 3 — Hengja við skrár úr bókasafninu og setja inn innri tengla

  1. Í vinnusvæðinu þínu skaltu opna Viðhengi hlutann → velja flipann „Velja úr bókasafni“ til að sækja skrár/myndir sem eru þegar tiltækar í vinnusvæðinu þínu.
  2. Opnaðu Tenglahlutann → veldu „Setja inn innri tengil“ til að tengja vefsíðu vinnusvæðisins, lendingarsíðu eða færslu.

✅ Væntanlegt niðurstaða : Skrár úr bókasafninu og innri tenglar eru tengdir við verkið án þess að þurfa að hlaða þeim upp aftur eða líma vefslóðir handvirkt.

Hengja við úr bókasafninu og setja inn innri tengla í verkið.

Skref 4 — Skiptu niður í undirverkefni og horfðu á framvinduna safnast sjálfkrafa upp.

  1. Opnaðu nýstofnaða verkefnið og bættu við undirverkefnum — hægt er að búa til allt að tvö stig; hvert undirverkefni hefur sinn eigin ábyrgðaraðila, frest og stöðu.
  2. Ljúktu undirverkefnunum smám saman.

✅ Væntanlegt niðurstaða : Framvindustika yfirverkefnisins safnast sjálfkrafa upp út frá fjölda lokiðra undirverkefna — þú þarft ekki að slá inn prósentuna handvirkt.

Verkefni með undirverkefnum og framvindustika safnast sjálfkrafa upp.

Skref 5 — Tengdu verkefnið við samninginn, vöruna, pöntunina eða reikninginn

  1. Opnaðu hlutann um tengda hluti í verkinu þínu.
  2. Hengdu við samsvarandi tilboð / vöru / pöntun / reikning.

✅ Væntanlegt niðurstaða : Verkefnið mun sýna tengda hluti; frá þeim samningi/pöntun muntu einnig sjá tengd verkefni.

Skref 6 — Skrifaðu athugasemd og nefndu (@mention) liðsfélaga þína

  1. Opnaðu flipann „Athugasemdir við verk“ og skrifaðu athugasemd þína.
  2. Sláðu inn @ og veldu svo nafn liðsfélaga til að nefna ; skrifaðu athugasemd.

✅ Væntanlegt útkoma : Nafnið sem verið er að nefna birtist í bláu ; viðkomandi fær tilkynningu í appinu (og tölvupóst ef sjálfvirk áminning í tölvupósti er virkjuð — sjá skref 10).

Athugasemd með nafninu merkt með bláu.

Skref 7 — Ljúktu verkefninu

  1. Merktu verkefnið sem lokið.

✅ Væntanlegar niðurstöður : Kerfið skráir stöðu og lokatíma (ekki byggt á persónulegum klukkum), sem tryggir samræmd gögn til samanburðar og skýrslugerðar.

Skref 8 — Skoða flipann Greiningar: magn eftir einstaklingi

  1. Í Verkefnavalmyndinni skaltu opna Greiningarflipann .
  2. Skoða yfirlitskort og töflur; smelltu á meðlim til að sjá ítarlega hvað viðkomandi er að gera.

✅ Væntanlegar niðurstöður : Flipinn Greiningar sýnir heildarfjölda verkefna / verkefna í gangi / verkefna sem lokið er / verkefni sem á eftir að skila / hlutfall verkefna + þróun og magnrit eftir einstaklingum .

Flipi fyrir verkefnagreiningu með vinnuálagi eftir einstaklingum og þróun verkloka.

Skref 9 — Fylgist með þróuninni í Verkefni 360

  1. Opnaðu flipann Verkefni 360 fyrir starfið.

✅ Væntanlegt útkoma : Auðlesin tímalína sem sýnir allt sem gerðist í kringum verkefnið (stofnað, uppfært, lokið, tengt, athugasemdir við) — hver gerði hvað og hvenær.

Flipann „Activity 360“ í verkefninu með tímalínu atburða.

Skref 10 — Virkja sjálfvirkni verkefna

  1. Í Verkefni valmyndinni, opnaðu Sjálfvirkni flipann (eða farðu í Sjálfvirkni geymsluna , Verkefni klasa).
  2. Virkja viðeigandi aðstæður: tilkynningar þegar nýtt verkefni er úthlutað , þegar staða verkefnis breytist , þegar verkefni er lokið og tölvupóst þegar það er nefnt í athugasemdum .

✅ Væntanlegt útkoma : Viðeigandi tilkynningar eru sendar sjálfkrafa; þegar tölvupóstar með nafnatilnefningu eru virkjaðir fær sá sem er @nefndur viðbótar tölvupóst umfram tilkynningar í forritinu.

Sjálfvirk forskriftir fyrir verkefni í vöruhúsasjálfvirkni.

Fljótleg uppflettingartafla fyrir væntanlegar niðurstöður

Opna verkefnalistann — Verkefni eru litakóðuð eftir stöðu/fresti; flipinn „Í dag“ flokkar saman verkefni sem þarf að vinna úr.

Búa til verkefni + gátlista + samþykkjendur — Verkefni með gátlista, mörgum samþykkjendum, upphafstíma, þátttakendur

Hengja við úr bókasafni / Innri tenglar — Hengja við skrár og innri tengla án þess að hlaða upp/líma vefslóðir.

Bæta við undirverkefnum — Framvinda yfirverkefna safnast sjálfkrafa upp.

Tengja tengda hluti — Tilboð/Vörur/Pantanir/Reikningar tengdir í báðar áttir

Athugasemd + @nefning — Nafn auðkennt með bláu; sá sem fær áminningu fær tilkynningar (og tölvupóst ef virkt).

Verkefni lokið — Kerfið skráir lokatíma

Opnaðu flipann Greiningar — Magn eftir einstaklingi + lokið þróun

Opna Verkefni 360 — Tímalína framvindu verkefnis

Virkja sjálfvirkni — Tilkynningar um verkefnaúthlutun/stöðubreytingar/lok + áminningar í tölvupósti

Athugið

  • Undirverkefnin styðja að hámarki tvö stig — nóg til að brjóta þau niður án þess að flækja þau.
  • Framvinda foreldraverkefnisins er sjálfkrafa safnað saman úr undirverkefnunum — aðlagaðu stöðu undirverkefnanna, ekki aðlagaðu prósentu foreldraverkefnisins handvirkt.
  • Umsagnaraðilinn getur verið margir einstaklingar ; sá sem gerir skýrsluna er sá sami.
  • Hægt er að virkja/slökkva á tölvupósti þegar viðkomandi er nefndur fyrir allt vinnusvæðið; tilkynningar í forritinu eru alltaf sendar til þess sem @nefndur er.
  • Viðhengi úr bókasafninu sækja skrár innan alls vinnusvæðisins; innri tenglar benda aðeins til birtra vefsíðna/lendingarsíðna/greina.
  • Sjálfvirkni getur samt sem áður búið til/úthlutað þér verkefnum eins og áður (til dæmis þegar samningur færist yfir í nýtt stig).