Algengar mistök við handvirka pöntunarstjórnun

Í upphafi fyrirtækis stjórna margir seljendur pöntunum sínum með glósum, Excel-skjölum eða athugasemdum sem dreifðar eru á símanum. Þessi aðferð getur verið ásættanleg þegar aðeins eru nokkrar pantanir á dag, seldar á einni rás og nánast engar skil eða endurgreiðslur.

En þegar fjöldi pantana eykst, seldar á mörgum rásum samtímis, eða byrjað er að senda á móti greiðslu (COD), skilum eða millifærslum, verður handvirk pöntunarstjórnun fljótt stærsti þröskuldurinn í rekstri.

Ekki fáir seljendur lenda í þeirri stöðu að vera með stöðugar pantanir, miklar tekjur, en versna með hverri sölu, án þess að vita nákvæmlega hvort þeir græða eða tapa.

Hér eru algengustu mistökin.

Dreifð skráning pantana, án miðlægra gagna

Mjög algengt mistak er að hver sölurás er skráð á mismunandi hátt. Pantanir af Shopee eru í appinu, pantanir af Facebook í skilaboðum, Zalo pantanir í glósum, vefpantanir í tölvupósti.

Þegar ekki er til einn miðlægur staður fyrir allar pantanir, geta seljendur nánast ekki:

• Fylgst með heildarfjölda pantana á daginn
• Fljótt athugað stöðu hverrar pöntunar
• Endurskoðað gamlar pantanir ef upp koma vandamál

Til lengri tíma litið, dreifð gögn gera stjórnunina háða minni og tilfinningum.

Með GTG CRM eru allar pantanir frá mörgum rásum: netverslanir, vefsíður, handgerðar pantanir,... safnað saman á eina stjórnborð, sem gerir seljendum kleift að sjá heildarmyndina samstundis, án þess að þurfa að opna mörg forrit eða skjöl.

Auðvelt að missa af pöntunum eða vinna sömu pöntun tvisvar

Handvirk stjórnun leiðir oft til eftirfarandi:

• Pöntun hefur verið afhent en gleymst að uppfæra
• Pöntun hefur þegar verið unnin en gleymst, sem leiðir til endurvinnslu
• Það er óljóst hvort COD pantanir hafa verið greiddar eða ekki

Þessi mistök virðast lítil í upphafi, en þegar þau leggjast saman með tímanum munu þau leiða til skekktra tekna, tap á reiðufé eða ágreinings við flutningsaðila.

Þegar pantanir eru stjórnaðar miðlægt á GTG CRM, hefur hver pöntun skýra stöðu. Seljendur vita nákvæmlega hvaða pantanir eru í vinnslu, hvaða pantanir eru fullgerðar, hvaða pantanir þurfa greiðslu, sem dregur verulega úr hættu á mistökum vegna handvirkra aðgerða.

Ekki hægt að fylgjast með líftíma pantana

Raunveruleg pöntun er ekki bara „búin þegar hún er sett inn“. Hún fer í gegnum mörg stig: staðfesting, pökkun, sending, afhending, skil eða afpöntun.

Handvirk stjórnun skráir oft aðeins lokaniðurstöðuna og sleppir öllu ferlinu á milli. Þetta gerir seljendur ófæra um að vita hvar vandamál koma upp: sein tíð pökkun, sein afhending eða hátt hlutfall skila.

Með GTG CRM hefur hver pöntun skýran líftíma, sem gerir seljendum kleift að sjá þröskuldinn í ferlinu til að leiðrétta, frekar en að leysa vandamál þegar það er orðið of seint.

Pantanir aðskildar frá birgðum, því meira sem selt er, því meiri frávik

Mjög hættulegt mistak er þegar pantanir eru ekki tengdar við birgðir. Seljendur athuga birgðir með tilfinningu eða uppfæra birgðir eftir sölu.

Algengar afleiðingar:

• Selt meira en birgðir leyfa
• Afhent vörur vantar
• Við mánaðamót eru raunverulegar birgðir ekki í samræmi við bókhaldið

GTG CRM tengir pantanir beint við birgðir, sem gerir kleift að uppfæra birgðir um leið og pöntun kemur. Þetta er sérstaklega mikilvægt fyrir seljendur á mörgum rásum, þar sem aðeins lítið frávik í birgðum á einni rás getur valdið fjölda vandamála.

Ekki hægt að hafa stjórn á kostnaði á hverri pöntun

Margir seljendur líta aðeins á söluverð, án þess að tengja kostnað við hverja pöntun: sendingarkostnað, þóknun á söluvefnum, skilakostnað, pökkunarkostnað, afslætti.

Þegar engin gögn eru um kostnað á hverri pöntun, er auðvelt fyrir seljendur að lenda í eftirfarandi:

• Tekjur aukast en raunverulegur hagnaður ekki
• Vita ekki hvaða pantanir eru arðbærar, hvaða pantanir tapa peningum
• Taka ákvarðanir út frá tilfinningu

Með vandaðri pöntunarstjórnun á GTG CRM eru gögn um pantanir, kostnað og tekjur geymd samstillt, sem skapar grunn til þess að seljendur skilji raunverulega afkomu sína.

Eigandi verslunarinnar festist í rekstri, hefur enga tíma til að þróa sig

Handvirk stjórnun þýðir að eigandi verslunarinnar þarf að athuga hverja pöntun sjálfur, reikna út hverja greiðslu, leiðrétta hverja smávillu. Tíminn sem ætti að fara í markaðssetningu, vöruumbætur eða útbreiðslu á sölurásum er „gleypur“ í endurtekin verkefni.

Þetta er augljóst merki um að rekstrarlíkanið hafi náð hámarki.

GTG CRM hjálpar til við að sjálfvirkja stóran hluta af pöntunarstjórnun, svo seljendur geti losnað úr handavinnu og einbeitt sér að því sem skapar vöxt.

Niðurstaða

Handvirk pöntunarstjórnun er ekki röng í upphafi, en hún getur ekki verið varanleg lausn þegar fyrirtækið hefur komist í ákveðinn rekstrarhátt.

Mistök eins og að missa af pöntunum, skekktar birgðir, óstýrt kostnaður eða ruglingsleg gögn koma ekki frá því að seljendur vinni ekki nógu vel, heldur vegna skorts á viðeigandi stjórnunarkerfi.

Þess vegna velja margir netverslunareigendur GTG CRM sem miðlægan pöntunarstjórnunarvettvang, þar sem pantanir, birgðir, sendingar, reikningar og sjóðstreymi eru tengd í sama kerfinu. Þegar gögn eru staðluð frá upphafi, draga seljendur ekki aðeins úr áhættu, heldur hafa þeir einnig grunn til að stækka fyrirtækið á sjálfbæran hátt.