Algeng mistök við handvirka stjórnun pantana.

Á hinn upphafsstigum viðskipta stjórna margir seljendur pöntunum með minnisblöðum, Excel-skjölum eða glósum á símanum. Þessi aðferð getur verið ásættanleg þegar aðeins nokkrar pantanir koma á dag, þær eru seldar í gegnum eina rás og nánast engar endursendingar eða endurgreiðslur eiga sér stað.

En þegar fjöldi pantana eykst, ef seldir eru í gegnum margar rásir á sama tíma, eða ef farið er að fá sendingar með greiðslu við afhendingu, endursendingar, og uppgjör innkoma, verður handvirk pöntunarstjórnun fljótt að stærsta flöskuhálsi í rekstri.

Ekki fáir seljendur lenda í þeirri stöðu að vera með stöðugar pantanir, með tekjur, en því meira sem þeir selja, því meira ringlaðir verða þeir og vita ekki nákvæmlega hvort þeir eru að græða eða tapa.

Hér eru algengustu mistökin.

Dreifð pöntunarskráning, engin miðlæg gögn

Mjög algeng mistök eru að skrá pantanir frá hverri sölurás á mismunandi hátt. Shopee pantanir eru í appinu, Facebook pantanir í skilaboðum, Zalo pantanir skrifaðar í bók, og vefsíðupantanir í tölvupósti.

Þegar enginn miðlægur staður er fyrir allar pantanir, geta seljendur nánast ekki:

• Yfirfarið heildarfjölda pantana daglega
• Fljótt athugað stöðu einstakra pantana
• Samanburða eldri pantanir þegar vandamál koma upp

Til lengri tíma litið, gera sundruð gögn stjórnun háða minni og tilfinningum.

Með GTG CRM, eru allar pantanir frá mörgum rásum: markaðstorgum, vefsíðum, handvirkum pöntunum, o.s.frv. safnað saman á eitt stjórnborð, sem gerir seljendum kleift að sjá heildarmyndina strax, án þess að þurfa að opna marga appa eða skjali.

Auðvelt að missa af pöntunum eða vinna tvöfalt

Handvirk stjórnun leiðir auðveldlega til eftirfarandi:

• Pantanir sem hafa verið afhentar en gleymdist að uppfæra
• Pantanir sem hafa verið unnar en gleymdist, sem leiðir til endurvinnslu
• COD pantanir þar sem ekki er vitað hvort greiðsla hefur verið móttekin

Þessar villur virðast í fyrstu litlar, en þegar þær leggjast saman með tímanum munu þær leiða til tekjujafnvægis, fjárhagslegs tjóns eða deilna við flutningsaðila.

Þegar pantanir eru stjórnaðar miðlægt á GTG CRM, hefur hver pöntun skýra stöðu. Seljendur vita nákvæmlega hvaða pantanir eru í vinnslu, hvaða eru lokið, hvaða þarf að uppfæra, sem dregur verulega úr hættu á mistökum vegna handvirkra aðgerða.

Ekki hægt að fylgjast með lífsferli pantana

Pöntun er í raun ekki bara „búin þegar hún er búin“. Hún gengur í gegnum mörg stig: staðfesting, pökkun, afhending, vel heppnuð afhending, endursending eða afpöntun.

Handvirk stjórnun skráir oft aðeins lokaniðurstöðuna og sleppir öllu ferlinu þar á milli. Þetta gerir það að verkum að seljendur vita ekki hvar vandamálið kemur upp í ferlinu: seint pökkun, seinkun á afhendingu eða hátt hlutfall endursendinga.

Með GTG CRM, hefur hver pöntun skýran lífsferil, sem gerir seljendum kleift að sjá flöskuhálsa í ferlinu til að gera breytingar, í stað þess að aðeins bregðast við vandamálum þegar það er orðið of seint.

Pantanir aðskildar frá vörulager, því meira sem er selt, því meira ójafnvægi

Mjög hættulegt mistök er að pantanir séu ekki tengdar við vörulager. Seljendur athuga vörulager eftir tilfinningu eða uppfæra birgðir eftir að hafa selt.

Algengar afleiðingar:

• Selja umfram lager
• Afhenda vörur sem vantar
• Í lok mánaðar samsvarar raunverulegur birgðastaða ekki bókhaldinu

GTG CRM tengir pantanir beint við vörulager, sem hjálpar til við að uppfæra birgðir strax og pantanir berast. Þetta er sérstaklega mikilvægt fyrir margra rásar seljendur, þar sem bara ein birgðajöfnuð í einni rás getur valdið röð vandamála.

Ekki hægt að stjórna kostnaði á hverja pöntun

Margir seljendur líta aðeins á sölupverð, án þess að tengja kostnað við hverja pöntun: sendingarkostnað, pallagjöld, endursendingar, pökkunarkostnað, afslætti.

Þegar engin gögn um kostnað á pöntun eru til, er mjög auðvelt fyrir seljendur að lenda í eftirfarandi:

• Tekjur aukast en upphæðin sem eftir er eykst ekki
• Ekki vita hvaða pantanir græða og hvaða tapa
• Taka ákvarðanir út frá tilfinningu

Þegar pöntunarstjórnun er gerð á skipulegan hátt á GTG CRM, eru pöntunargögn, kostnaður og tekjur samstillt geymd, sem skapar grunn fyrir seljendur til að skilja raunverulegan rekstrarárangur sinn.

Verslunareigendur festast í rekstri, fá ekki tíma til að vaxa

Handvirk stjórnun þýðir að eigandi verslunarinnar þarf að skoða hverja pöntun, sannreyna hverja fjárhæð, laga hverja litla villu. Tíminn sem ætti að fara í markaðssetningu, vöruumbætur eða útvíkkun sölurása er „gleypur“ í endurtekningarverkefni.

Þetta er skýrt merki um að rekstarlíkanið hafi náð sínum takmörkum.

GTG CRM hjálpar til við að sjálfvirka stóran hluta af pöntunarstjórnun, svo að seljendur losni undan handvirkri vinnu og einbeiti sér að því sem skapar vöxt.

Niðurstaða

Handvirk pöntunarstjórnun er ekki röng í byrjunarfasana, en getur ekki verið langtíma lausn þegar fyrirtækið hefur komist á rétt rás.

Villur eins og að missa af pöntunum, ósamræmi í lager, skortur á kostnaðarstjórnun eða gagnaskipti koma ekki frá því að seljandinn vinnur ekki nógu vel, heldur frá því að skorta viðeigandi stjórnunarkerfi.

Þess vegna velja margir netverslunareigendur GTG CRM sem miðlægan vettvang fyrir pöntunarstjórnun, þar sem pantanir, lager, afhending, reikningar og sjóðstreymi eru tengd innan sama kerfis. Þegar gögn eru staðluð frá upphafi, minnkar seljandinn ekki aðeins áhættu, heldur hefur hann einnig fullnægjandi grunn til að stækka fyrirtækið á sjálfbæran hátt.