Sjálfvirk reikningsstjórnun og vörustjórnun fyrir heimili með GTG CRM

Í rekstri fyrirtækja eru reikningsstjórnun og vörur tveir lykilþættir sem ákvarða rekstrarhagkvæmni og lagaleg samræmi. Til að skilja mikilvægi sjálfvirknilausna þurfum við að greina þarfir hvers viðskiptavinahóps í smáatriðum.

Að greina þarfir viðskiptavina eftir hópum

1. Heimilisfyrirtæki

Mikilvæg lagaleg einkenni

Samkvæmt tilskipun ríkisstjórnarinnar nr. 01/2021 hafa heimilisfyrirtæki eftirfarandi einkenni:

• Ótakmörkuð ábyrgð : Heimilisfaðir ber ábyrgð á öllum persónulegum eignum vegna viðskiptastarfsemi.
• Skortur á lögaðila : Starfar undir nafni einstaklings, ekki sem sjálfstæður lögaðili.
• Magntakmörk : Hver einstaklingur/heimili má aðeins skrá eitt fyrirtæki.
• Samþætt fjármálastjórnun : Allar tekjur af persónulegum og viðskiptareikningum teljast sem heimilistekjur.

Áskoranir í fjármálastjórnun

Heimilisfyrirtæki standa oft frammi fyrir eftirfarandi erfiðleikum:

1. Erfiðleikar við að aðgreina persónulegar og atvinnutekjur : Allir reikningar teljast til tekna heimila.
2. Útreikningsaðferð við tvöfaldan skatt : Bæði framtalsaðferðin og eingreiðsluaðferðin eru notuð eins og mælt er fyrir um.
3. Aðskilnaður bókhalds krafist : Í ákvörðun 3389 er mælt með opnun aðskilins bókhalds fyrir rekstur fyrirtækisins.
4. Meðferð inntaksreikninga : Nauðsynlegt er að halda utan um öll kostnaðarreikninga til að tryggja nákvæma skattframtalningu.

Sérþarfir

• Einföld og notendavæn lausn fyrir vörustjórnun fyrir húseigendur án ítarlegrar bókhaldsþekkingar.
• Safna og flokka sjálfkrafa inntaksreikninga (kostnað) úr ýmsum áttum.
• Einfaldar fjárhagsskýrslur hjálpa til við að skrá mánaðarlegar tekjur og gjöld.
• Gefa út reikninga fljótt fyrir smásöluviðskiptavini.

2. Lítil og meðalstór fyrirtæki (SME)

Rekstrareiginleikar

• Lögaðili : Takmörkuð ábyrgð innan gildissviðs skráðs hlutafjár.
• Starfsmannafjöldi : 5-50 starfsmenn, sem krefst skýrrar úthlutunar valds.
• Margar söluleiðir : Á netinu, utan nets, söluaðilar, dreifingaraðilar
• Bókhaldskerfi : Sérstök bókhaldsdeild er til staðar.

Stjórnunaráskoranir

1. Mikið magn reikninga : Hundruð inn- og útreikninga á mánuði
2. Að stjórna fjölbreyttum vörum : Margar vörunúmer, margir birgjar, margar mælieiningar.
3. Flókin skattframtal : Inn-/útskattur af virðisaukaskatti, uppgjör tekjuskatts fyrirtækja.
4. Kerfissamþætting : Krefst tengingar við bókhaldshugbúnað (MISA, MISA AMIS, o.s.frv.)
5. Rekjanleiki : Að stjórna sendingum, gildistíma og uppruna vöru.

3. Stórfyrirtæki og fyrirtæki

Rekstrareiginleikar

• Stórt starf : Yfir 100 starfsmenn, margar útibú og dótturfélög.
• Fjölgreinar : Starfar í ýmsum atvinnugreinum.
• ERP kerfi : Hefur nú þegar alhliða stjórnunarkerfi (SAP, Oracle, o.s.frv.)
• Flókið ferli : Fjölþætt úthlutun valds, strangt samþykkisferli.

Kynning á GTG CRM lausn

Eftir ítarlega greiningu á þörfum hvers viðskiptavinahóps býður GTG CRM upp á heildstæða lausn með tveimur kjarnaeiginleikum :

Sjálfvirk rafræn reikningsgerð

Bein tengsl við virta birgja

GTG CRM hefur djúpstæð tengsl við tvo leiðandi rafræna reikningsfærsluaðila í Víetnam:

Sjálfvirk reikningsfærsla

Skref 1: Stilltu tenginguna einu sinni.

• Innskráning í GTG CRM → Stillingar → Rafrænir reikningar
• Veldu þjónustuaðila (S-Invoice eða MISA)
• Sláðu inn auðkenningarupplýsingar (API lykil, notandanafn/lykilorð).
• Kerfið athugar sjálfkrafa tenginguna og samstillir reikningssniðmátið.

Skref 2: Búðu til reikning á 3 mínútum

1. Veldu „Búa til nýjan reikning“ úr pöntuninni eða búðu hann til handvirkt.
2. Fyllið út upplýsingar um kaupanda: Nafn fyrirtækis/einstaklings, kennitala (ef um fyrirtæki er að ræða), heimilisfang, netfang til að taka á móti reikningum.
3. Bæta við vörum/þjónustu: Leita úr tiltækum vörulista, slá inn magn, fylla sjálfkrafa út einingarverð af verðlistanum, velja virðisaukaskattshlutfall (0%, 5%, 8%, 10%), beita afslætti ef þeir eru í boði.

Skref 3: Forskoðun og útflutningur

• Forskoðaðu PDF reikninginn áður en þú gefur hann út formlega.
• Staðfestu upplýsingar kaupanda, vöruupplýsingar og heildarverð.
• Smelltu á „Búa til reikning“ → Kerfið sendir sjálfkrafa beiðni til S-Invoice/MISA, tekur við reikningskóðanum og undirritar hann stafrænt, sendir reikninginn sem PDF-skjal í tölvupósti til viðskiptavinarins og geymir hann í GTG CRM.

Vinnsla á reikningum til að skipta um reikninga

Þegar nauðsynlegt er að leiðrétta útgefinn reikning (viðskiptavinur skilar vörum, rangt magn/verð o.s.frv.):

1. Finndu upprunalega reikninginn í listanum.
2. Veldu „Búa til nýjan reikning“
3. Leiðréttu þær upplýsingar sem þarfnast leiðréttingar.
4. Sjálfvirkt kerfi: Ógilda gamla reikninginn samkvæmt reglum, gefa út nýjan reikning með athugasemdinni "Skipta út reikningsnúmeri...", tengja saman reikningana tvo til að sækja þá.

Fagleg vörustjórnun

Margþætt vörustjórnunarkerfi

Vöruflokkun

• Búðu til foreldra-undirflokka án stigstakmarkana.
• Dæmi: Raftæki → Farsímar → Samsung → Galaxy S serían
• Auðvelt að leita og sía eftir flokkum.

Ítarlegar upplýsingar um vöruna

• Sjálfvirkur eða sérsniðinn SKU kóði
• Vöruheiti (víetnamska + enska)
• Ítarlegar lýsingar, fjölbreyttar myndir.
• Grunnmælieiningar og umreikningseiningar
• Kaupverð, söluverð (verð er hægt að stilla eftir rásum)
• Gildandi skatthlutföll (0%, 5%, 8%, 10%)

Afbrigðastjórnun

• Eiginleikar: Litur, stærð, rúmmál...
• Hver útgáfa hefur sína eigin vörunúmer og verð.
• Birgðastjórnun eftir afbrigði

Samþætting flutninga

• Rauntíma birgðaeftirlit
• Viðvörun: Uppselt, rennur brátt út.
• Birgðastjórnun eftir lotum (innstreymi/útstreymi/birgðir).

Sjálfvirk innheimta reikninga

Þetta er einstakur eiginleiki sem sparar bókhaldurum tugi klukkustunda í hverjum mánuði.

Hvernig þetta virkar

Skref 1: Tengdu viðskiptatölvupóstinn þinn.

• Farðu í Stillingar → Samþætting tölvupósts
• Sláðu inn netfangið þitt til að fá reikninga senda (Gmail, Outlook, o.s.frv.).
• Veita aðgang (með öruggri OAuth 2.0)

Skref 2: Virkja sjálfvirka söfnun

• Veldu „Safna inntaksreikningum sjálfkrafa“
• Kerfið skannar tölvupóst reglulega (á klukkutíma fresti eða á hverjum degi).
• Þekkja sjálfkrafa PDF reikningsskrár frá vinsælum söluaðilum.

Skref 3: Sækja upplýsingar sjálfkrafa

GTG CRM notar gervigreindar-OCR til að lesa reikninga og draga út upplýsingar:

• Nafn birgja, skattakennitala
• Reikningsnúmer, reikningsdagsetning
• Listi yfir vörur/þjónustu
• Heildarupphæð fyrir skatt, VSK, heildargreiðsla

Skref 4: Staðfesta og vista

• Bókhaldsmaðurinn kannar upplýsingarnar sem hann hefur fengið.
• Stillið eftir þörfum (kerfið lærir og bætir nákvæmni).
• Flokkaðu í viðeigandi kostnaðarflokk.
• Merktu það sem „Greitt“ eða „Ógreitt“

Hagnýtur ávinningur

Hagnýt notkunarsviðsmynd

Atburðarás 1: Tískufyrirtæki á netinu

Bakgrunnur : Frú Mai rekur fataverslun á netinu, fær 200 pantanir á mánuði og kaupir vörur sínar frá 5 birgjum.

Fyrra vandamál :

• Þú verður að búa til reikninginn handvirkt eða nota Excel.
• Ekki er hægt að rekja innkomandi reikninga.
• Að skila skattframtölum tekur allan síðasta dag mánaðarins.

Eftir notkun GTG CRM :

1. Vörustjórnun : Flytja inn 50 fatasýnishorn með lita-/stærðarbreytingum → 200 vörunúmer búin til.
2. Sjálfvirk reikningsgerð : Þegar viðskiptavinur leggur inn pöntun → Búa til reikning sjálfkrafa → Senda tölvupóst til viðskiptavinarins.
3. Söfnun inntaksreikninga : Móttaka reikninga í tölvupósti frá birgjum → Færa þá sjálfkrafa inn í kerfið.
4. Skattskýrslugerð : Búðu til inn-/útskattskýrslur á 10 mínútum í lok mánaðarins.

Niðurstöður : Sparnaður 15 klukkustundir/mánuði, tekjur jukust um 30% með því að einbeita sér að sölu í stað stjórnunarverkefna.

Atburðarás 2: Dreifingarfyrirtæki lækningatækja

Samhengi : Fyrirtækið hefur 20 starfsmenn, 500 vörur og 1000 reikninga á mánuði.

Fyrra vandamál :

• Ég er að nota MISA bókhald en þarf að slá inn gögn tvisvar (með því að nota aðskilið CRM og MISA hugbúnað).
• Afgreiðslufólkið vissi ekki hvort varan væri til á lager eða uppseld.
• Það tekur 5 mínútur að gefa út reikninga í gegnum MISA.

Eftir notkun GTG CRM :

1. MISA samþætting : GTG CRM ↔ MISA tvíhliða samstilling
2. Birgðastjórnun : Starfsmenn geta skoðað birgðir í rauntíma í CRM kerfinu.
3. Reikningsgerð með einum smelli : Frá pöntun → Reikningsgerð → Sjálfkrafa flutt inn í MISA
4. Söluskýrsla : Forstjóri skoðar skýrslur eftir vöru, svæði og starfsmanni.

Niðurstöður : Stjórnunartími minnkaður um 50%, skilvirkni sölufólks aukin um 25%.

Heildarávinningur

Auka framleiðni

• Sparið 10-20 klukkustundir á mánuði í stjórnunarstörf.
• Útgáfa reikninga er fimm sinnum hraðari en handvirkar aðferðir.
• Sjálfvirknivæðið 80% af ferlinu við að safna og vinna úr inntaksreikningum.

Draga úr kostnaði

• Engin þörf á að kaupa hugbúnað fyrir reikningsfærslu sérstaklega.
• Fækkaðu starfsfólki í bókhaldi með sjálfvirknivæðingu.
• Forðastu skattsektir vegna mistaka eða týndra reikninga.

Fylgni við lög

• 100% reikninga eru gildir samkvæmt reglum almennu skattyfirvalda.
• Geymið alla rafræna reikninga í 10 ár.
• Tilbúinn til endurskoðunar hvenær sem er.

Mikilvæg athugasemd

Varðandi rafræna reikninga

1. Skráning hjá þjónustuveitunni (S-Invoice eða MISA) er nauðsynleg fyrir notkun.
2. Þjónustugjald : Um það bil 500.000 - 1.000.000 VND/ár eftir pakka.
3. Ekki er hægt að eyða útgefnum reikningum ; aðeins er hægt að búa til nýja/leiðrétta reikninga.
4. Stöðug nettenging er nauðsynleg til að samstilla við þjónustuveituna þína.

Varðandi vörustjórnun

1. Gögnum ætti að staðla fyrir innflutning (vörunúmer, vöruheiti, mælieining).
2. Framkvæma reglulega birgðaeftirlit til að tryggja nákvæma birgðastöðu.
3. Að veita notendum heimildir til að koma í veg fyrir handahófskenndar breytingar á verði/vöru.
4. Regluleg afrit af gögnum (GTG CRM tekur sjálfvirkt afrit daglega).

Varðandi sjálfvirka reikningsinnheimtu

1. OCR nákvæmni : ~95-98%, handvirk staðfesting er enn nauðsynleg.
2. Styður aðeins venjulegt PDF snið (myndir sem þarf að umbreyta).
3. Fyrirtækjanetfang : Mælt er með að nota sérstakt netfang til að fá reikninga til að forðast rugling við persónuleg netföng.

Ljúka

GTG CRM býður upp á alhliða og sjálfvirka lausn fyrir reiknings- og vörustjórnun, sem hentar fyrirtækjum af öllum stærðum, allt frá litlum fyrirtækjum til stórfyrirtækja.

• Búa sjálfkrafa til reikninga sem tengjast beint við S-Invoice og MISA.
• Safna sjálfkrafa innsláttarreikningum úr tölvupósti.
• Fagleg vörustjórnun með afbrigðum og birgðum.
• Skýrslur um tekjur, gjöld og hagnað samstundis .
• Fylgja lögum og reglum í Víetnam að fullu .

Upplifðu þetta í dag til að frelsa tíma þinn og einbeita þér að viðskiptaþróun!