Reglugerð um rafræna reikninga fyrir einstaklinga í atvinnurekstri

Frá og með 1. júlí 2022, samkvæmt ákvæðum í tilskipun 123/2020/ND-CP og hringskjalinu 78/2021/TT-BTC, eru einstaklingar í atvinnurekstri og einstaklingar sem nota skattframtalsaðferðina skylt að breyta yfir í rafræna reikninga. Þetta er ekki aðeins lögfræðileg krafa heldur einnig mikilvægt skref í átt að nútímavæðingu starfsemi fyrirtækja.

Til að tryggja samræmi við reglugerðir og forðast lagalega áhættu þurfa eigendur fyrirtækja að skilja reglur sem tengjast útgáfu, notkun og stjórnun rafrænna reikninga. Þessi grein mun skýra lykilatriði sem hjálpa þér að reka útgáfu reikninga þinnar á réttan og skilvirkan hátt.

Hugtakið rafrænna reikninga

Samkvæmt 3. grein tilskipunar 123/2020/ND-CP eru rafrænir reikningar skilgreindir sem rafræn skjöl sem seljendur vöru eða þjónustu búa til með rafrænum miðlum, til að skrá upplýsingar um viðskipti í samræmi við lög um bókhaldi og skatta. Þessum reikningum er hægt að stofna frá POS-vélum sem eru beintengdar við skattayfirvöld.

Rafrænir reikningar eru flokkaðir í tvo aðalflokka. Fyrsti flokkurinn er reikningur með skattmerki, sem fær skattmerki áður en hann er sendur til kaupanda. Þetta merki inniheldur einstakt viðskiptanúmer og dulritaða streng sem byggir á upplýsingum seljanda. Annar flokkurinn er reikningur án skattmerkis, sem stofnunin býr til og sendir beint til viðskiptavina án fyrirfram staðfestingar frá skattayfirvöldum.

Þrjú tilvik þar sem rafrænir reikningar eru skyldunotkun

Samkvæmt hringskjalinu 78/2021/TT-BTC verða einstaklingar í atvinnurekstri og einstaklingar sem stunda atvinnurekstur að nota rafræna reikninga í þremur tilteknum aðstæðum.

Fyrsta tilvikið á við um einstaklinga í atvinnurekstri og einstaklinga sem greiða skatt samkvæmt framtalsaðferð. Þessi hópur hefur skyldu til að nota rafræna reikninga reglulega í starfsemi fyrirtækja.

Annað tilvikið tengist einstaklingum í atvinnurekstri sem greiða skatt samkvæmt áætluðu matsferli. Þegar þeir þurfa að gefa út reikning, munu skattayfirvöld gefa út rafræna reikninga með skattmerki fyrir hverja viðskipti sem eiga sér stað.

Þriðja tilvikið er fyrir einstaklinga í atvinnurekstri sem skila skattframtali fyrir hverja viðskipti sem eiga sér stað. Svipað og önnur hópurinn, ef þörf er á að nota reikning, gefa skattayfirvöld út rafræna reikninga fyrir hverja tiltekna viðskipti.

Atriði sem þarf að hafa í huga við notkun rafrænna reikninga

Aðilar sem fá rafræna reikninga fyrir hverja einstaka viðskipti

Einstaklingar í atvinnurekstri sem greiða skatt samkvæmt áætluðu matsferli fá aðstoð frá skattayfirvöldum við útgáfu reikninga með skattmerki fyrir hverja viðskipti þegar þess er óskað. Einstaklingar sem stunda atvinnurekstur óreglulega og hafa ekki fastan stað, og greiða skatt fyrir hverja viðskipti sem eiga sér stað, falla einnig undir þennan hóp.

Auk þess fá sum sérstök tilvik útgáfu reikninga fyrir hverja einstaka viðskipti. Til dæmis geta einstaklingar í atvinnurekstri sem hafa hætt starfsemi en ekki lokið uppsagnaráritun kennitölunnar ennþá sótt um reikning til að selja eignir. Einstaklingar sem tímabundið hætta starfsemi en þurfa að ljúka við samninga sem áður höfðu verið gerðir fá svipaða aðstoð. Tilvik þar sem skyldubundið er hætt að nota reikninga eru einnig á þessum lista.

Ókeypis þjónusta fyrir rafræna reikninga

Samkvæmt 1. mgr. 14. greinar tilskipunar 123/2020/ND-CP eru lítil og meðalstór fyrirtæki, samvinnufélög, einstaklingar í atvinnurekstri og einstaklingar sem stunda atvinnurekstur á svæðum með erfiðum eða sérstaklega erfiðum efnahagslegum og félagslegum aðstæðum undanþegnir gjaldþjónustu fyrir rafræna reikninga með skattmerki í 12 mánuði frá upphafi notkunar. Listi yfir ívilnuð svæði er skilgreindur í tilskipun 118/2015/ND-CP.

Þeir sem falla ekki undir undanþágu munu þurfa að greiða þjónustukostnað samkvæmt samningi sem gerður hefur verið við rafræna þjónustuveitanda reikninga.

Aðstæður þar sem hætta skal notkun rafrænna reikninga

1. mgr. 16. greinar tilskipunar 123/2020/ND-CP skráir tilvik þar sem hætta skal skyldubundið notkun rafrænna reikninga með skattmerki.

Þegar einstaklingur í atvinnurekstri hættir að vera með kennitölu eða skattayfirvöld staðfesta að hann starfi ekki á skráðu heimilisfangi, mun notkun reikninga hætta. Tilvikið þar sem einstaklingur í atvinnurekstri tilkynnir með eigin frumkvæði um tímabundið hætt starfsemi til viðkomandi yfirvalds mun einnig leiða til þess að notkun rafrænna reikninga verði hætt.

Alvarleg brot munu einnig hafa sömu afleiðingar. Ef einstaklingur í atvinnurekstri notar reikninga til að selja smyglvaraða vörur, bannaðar vörur, falsaðar vörur eða vörur sem brjóta gegn hugverkarétti, munu yfirvöld uppgötva það og tilkynna skattayfirvöldum til meðferðar. Athæfi að stofna falsaða reikninga til að ræna peningum er einnig ástæða til að hætta notkun rafrænna reikninga.

Að auki, þegar skattayfirvöld tilkynna um hættunotkun reikninga til að innheimta skattaskuld vegna fjárnáms, eða þegar verslunarskráin biður um tímabundið hætt starfsemi í leyfiskyldri atvinnugrein vegna ófullnægjandi hæfis, verða einstaklingar í atvinnurekstri einnig að hætta notkun rafrænna reikninga.

Hvaða skattayfirvöld gefa út reikninga fyrir hverja einstaka viðskipti?

Í c-lið 2. mgr. 13. greinar tilskipunar 123/2020/ND-CP er nákvæmlega tilgreint hvar skuli leggja fram umsókn um útgáfu reiknings.

Fyrir einstaklinga í atvinnurekstri og einstaklinga sem stunda atvinnurekstur með fastan stað, verður umsókn lögð fram hjá skattaskrifstofu sem fer með umsjón svæðisins þar sem atvinnustarfsemi fer fram. Hins vegar munu einstaklingar í atvinnurekstri og einstaklingar án fasts staðar leggja fram umsókn hjá skattaskrifstofu á búsetustað eða á skráðum atvinnustað.

Áætlun um umskipti frá áætluðu matsferli yfir í framtalsaðferð

Frá árinu 2026 munu skattayfirvöld innleiða áætlun um umskipti einstaklinga í atvinnurekstri frá áætluðu matsferli yfir í framtalsaðferð. Þetta krefst þess að einstaklingar í atvinnurekstri sinni öllum störfum eins og að halda bókhaldi, stofna og senda rafræna reikninga, skila skattframtali og greiða skatta á netinu samkvæmt reglugerð, í stað þess að greiða einfaldlega áætlaða matsferli eins og áður.

Til að styðja lítil fyrirtæki í aðlagast nýjum reglugerðum án þess að þurfa að ráða endurskoðanda eða vinna flókin handvirk verk, hafa verið þróaðar margar alhliða stafrænar lausnir sem styðja við stjórnun sölu, skattframtals, skattagreiðslu, útgáfu rafrænna reikninga og bókhaldi á sama vettvangi.

Niðurstaða

Notkun rafrænna reikninga hefur orðið skyldubundin fyrir einstaklinga í atvinnurekstri og einstaklinga sem stunda atvinnurekstur sem nota framtalsaðferðina. Skilningur á reglugerðum um rafræna reikninga, allt frá hugtaki, viðtakendum, til tilvika þar sem reikningar eru gefnir út og tilfella þar sem hætta skal notkun, er nauðsynlegur fyrir alla eigendur fyrirtækja til að reka fyrirtæki sitt á gagnsæjan og löglegan hátt.

Sérstaklega, í ljósi umskipta frá áætluðu matsferli yfir í framtalsaðferð, er nauðsynlegt meira en nokkru sinni fyrr að vera búinn viðeigandi tólum til að stjórna bókhaldi, skattframtali og útgáfu rafrænna reikninga. GTG CRM býður upp á samþætta sjálfvirka útgáfu rafrænna reikninga, sem gerir það auðvelt fyrir einstaklinga í atvinnurekstri að gefa út löglegar reikningar, senda gögn til skattayfirvalda samkvæmt reglum, og styður einnig við athugun og uppgötvun villna í innkomandi reikningum. Þar af leiðandi spara eigendur ekki aðeins tíma heldur tryggja einnig nákvæmni í bókhaldi og fullt samræmi við allar aðgerðir samkvæmt kröfum skattayfirvalda.