Reglugerðir um rafræna reikninga fyrir einstök fyrirtæki og heimili

Frá og með 1. júlí 2022, samkvæmt reglugerðum í tilskipun 123/2020/ND-CP og tilskipun 78/2021/TT-BTC, eru verslunareigendur og einstaklingar sem reka fyrirtæki og nota afskriftaraðferðina í skattframtali skyldugir til að skipta yfir í rafrænar reikningsskil. Þetta er ekki aðeins lagaleg krafa heldur einnig mikilvægt skref í átt að nútímavæðingu viðskiptaaðgerða.

Til að tryggja samræmi við reglugerðir og forðast lagaleg áhætta þurfa eigendur fyrirtækja að skilja grundvallarreglur varðandi útgáfu, notkun og stjórnun rafrænna reikninga. Þessi grein mun útskýra lykilatriði sem hjálpa þér að starfa með útgáfu reikninga á nákvæman og skilvirkan hátt.

Skilgreining á Rafrænum Reikningum

Í samræmi við 3. grein tilskipunar 123/2020/ND-CP, eru rafrænir reikningar skilgreindir sem rafræn gögn sem seljandi vara eða þjónustu býr til með rafrænum hætti, til að skrá upplýsingar um viðskipti í samræmi við gildandi bókhalda- og skattalög. Þessir reikningar geta verið stofnaðir með POS kerfum sem tengjast beint skattkerfinu.

Rafrænir reikningar skiptast í tvo meginflokka. Fyrsti flokkurinn eru reikningar með kóða frá skattyfirvöldum, sem fá kóða áður en þeir eru sendir til kaupanda. Þessi kóði inniheldur einstakt viðskiptanúmer og dulritaðan streng byggt á upplýsingum seljanda. Annar flokkurinn eru reikningar án kóða frá skattyfirvöldum, sem stofnanir búa til og senda beint til viðskiptavina án fyrirfram staðfestingar frá skattyfirvöldum.

Þrjú Tilvik Þar Sem Rafrænir Reikningar Eru Skyldunotkun

Samkvæmt tilskipun 78/2021/TT-BTC, verða verslunareigendur og einstaklingar sem reka fyrirtæki að nota rafræna reikninga í þremur sérstökum tilvikum.

Fyrsta tilvikið á við um verslunareigendur og einstaklinga sem greiða skatta samkvæmt afskriftaraðferð. Þessi hópur hefur skyldu til að nota rafræna reikninga reglulega í viðskiptum.

Annað tilvikið varðar verslunareigendur sem greiða skatta samkvæmt föstu skattkerfi. Þegar þeir þurfa að gefa út reikning fá þeir reikning með kóða frá skattyfirvöldum fyrir hvern viðskiptaviðburð.

Þriðja tilvikið er fyrir verslunareigendur sem greiða skatta fyrir hvern viðskiptaviðburð. Svipað og í öðrum hópi, ef þörf er á reikningi, gefa skattyfirvöld út einstaka rafræna reikninga fyrir hvern tiltekinn viðskiptaviðburð.

Atriði Sem Ber Að Gæta Að Við Notkun Rafrænna Reikninga

Aðilar Sem Fá Rafræna Reikninga Fyrir Hvern Viðskiptaviðburð

Verslunareigendur sem greiða fasta skatta fá aðstoð frá skattyfirvöldum við útgáfu reikninga með kóða fyrir hvern viðskiptaviðburð þegar þörf krefur. Einstaklingar sem reka fyrirtæki óreglulega og án fasts starfsstöðvar, og greiða skatta fyrir hvern viðskiptaviðburð, falla einnig undir þennan flokk.

Að auki fá sérstök tilvik einnig reikninga fyrir hvern viðskiptaviðburð. Til dæmis geta verslunareigendur sem hætt hafa starfsemi en ekki lokið skráningu á kennitölu sinni enn sótt um reikninga til að afskrá eignir. Verslunareigendur sem hafa tímabundið hætt starfsemi en þurfa að klára samninga sem áður hafa verið gerðir fá svipaða aðstoð. Tilvik þar sem bann hefur verið sett á notkun reikninga eru einnig á þessum lista.

Ókeypis Þjónusta Rafrænna Reikninga

Í samræmi við 1. mgr. 14. greinar tilskipunar 123/2020/ND-CP, eru lítil og meðalstór fyrirtæki, samvinnufélög, verslunareigendur og einstaklingar sem reka fyrirtæki á svæðum með erfiðum eða sérstaklega erfiðum efnahagslegum og félagslegum aðstæðum, undanþegnir gjöldum fyrir rafræna reikninga með kóða í 12 mánuði frá upphafi notkunar. Listi yfir forréttindasvæði er skilgreindur í tilskipun 118/2015/ND-CP.

Aðilar sem falla ekki undir undanþágu þurfa að greiða þjónustukostnað samkvæmt samningi við þjónustuaðila rafrænna reikninga.

Aðstæður Þar Sem Notkun Rafrænna Reikninga Hættir

Í 1. mgr. 16. greinar tilskipunar 123/2020/ND-CP eru talin upp tilvik þar sem skylda er til að hætta notkun rafrænna reikninga með kóða.

Þegar rekstrarumboð fellur úr gildi vegna skattnúmers eða ef skattayfirvöld staðfesta að það starfi ekki á skráðri skráðri heimilisfanginu, verður hætt notkun reikninga. Einnig mun rekstrarumboð sem tilkynnir virðisaukaskattvirðingu til viðeigandi yfirvalda leiða til þess að hætt verður notkun rafrænna reikninga.

Alvarleg brot munu einnig hafa svipaðar afleiðingar. Ef rekstrarumboð notar reikninga til að selja smyglvarninga, ólöglegar vörur, falsaðar vörur eða vörur sem brjóta gegn hugverkarétti, munu yfirvöld uppgötva það og tilkynna skattyfirvöldum til meðferðar. Einnig mun tilgangslaus útgáfa reikninga til að tileinka sér peninga leiða til þess að hætt verður notkun rafrænna reikninga.

Að auki, þegar skattyfirvöld tilkynna að hætt verður notkun reikninga vegna skuldastöðu, eða þegar fyrirtækjaskráin krefst tímabundins hættis reksturs vegna ófullnægjandi kröfur, verður rekstrarumboð einnig að hætta notkun rafrænna reikninga.

Hvaða skattstofnun gefur út reikninga eftir þörfum?

Liður c í 2. mgr. 13. gr. tilskipunar 123/2020/NĐ-CP kveður skýrt á um staðinn þar sem umsóknir um útgáfu reikninga skulu lagðar fram.

Fyrir rekstrarumboð og einstaklinga sem stunda atvinnurekstur með fastan starfsstað, skal leggja fram umsóknir í skattdeildinni sem ber ábyrgð á svæðinu þar sem atvinnustarfsemi fer fram. Hins vegar skulu rekstrarumboð og einstaklingar án fasts starfsstaðar leggja fram umsóknir í skattdeildinni á búsetustað sínum eða skráðum atvinnurekstrarstað.

Áætlun um umskipti frá áætluðum skatti til skráningar

Frá árinu 2026 munu skattyfirvöld framkvæma áætlun um umskipti rekstrarumboða frá áætluðu skattkerfi yfir í skráningarkerfi. Þetta krefst þess að rekstrarumboð sinni öllum verkefnum eins og að halda bókhaldi, gefa út og senda rafræna reikninga, skrá og greiða skatta á netinu samkvæmt reglum, í stað þess að greiða bara áætlaðan skatt eins og áður.

Til að styðja lítil rekstrarumboð við að aðlagast nýjum reglum án þess að þurfa að ráða bókhaldara eða vinna flókin handvirk verk, hafa verið þróaðar margar alhliða lausnir fyrir stafræna umskipti, sem samþætta eiginleika eins og sölustjórnun, skráningu skatta, greiðslu skatta, útgáfu rafrænna reikninga og bókhaldi á sama vettvangi.

Niðurstaða

Notkun rafrænna reikninga hefur orðið skylda fyrir rekstrarumboð og einstaklinga sem greiða skatta samkvæmt skráningarkerfinu. Skilningur á reglum um rafræna reikninga, allt frá hugtökum, viðtakendum, til tilvika þar sem reikningar eru gefnir út og aðstæður þar sem hætt er notkun, er nauðsynlegt til þess að allir rekstrarumboð geti rekið fyrirtæki sín á gagnsæjan hátt og í samræmi við lög.

Sérstaklega, í samhengi við umskipti frá áætluðum skatti til skráningar, verður það áríðandi en nokkru sinni fyrr að hafa viðeigandi tæki til að stjórna bókhaldi, skrá skatta og gefa út rafræna reikninga. GTG CRM býður upp á sjálfvirka útgáfu rafrænna reikninga sem samþætt er, sem gerir rekstrarumboðum kleift að gefa auðveldlega út löglegar reikninga, senda gögn til skattyfirvalda samkvæmt reglum, og styður jafnframt við skoðun og uppgötvun villna frá innkaupareikningum. Þökk sé því spara eigendur ekki aðeins tíma heldur tryggja einnig nákvæmni í bókhaldi og fullnægja öllum kröfum skattyfirvalda.