Sammenligning af 3 typer elektroniske fakturaer: Med kode, uden kode, kode fra CQT - Hvilken skal man vælge?

Siden elektroniske fakturaer blev obligatoriske i henhold til Generaldirektoratet for Skats regler, er mange butiksejere, detailhandlere og husholdningsvirksomheder stadig i tvivl om, hvilken type elektronisk faktura der passer bedst til deres størrelse og forretningsspecifikationer. De tre mest almindelige typer af elektroniske fakturaer i dag er fakturaer med en kode fra skattemyndighederne, fakturaer uden en kode fra skattemyndighederne og fakturaer med en kode fra skattemyndighederne (også kendt som trykte fakturaer) - hver type har sine egne fordele og ulemper.

Valg af den rigtige fakturatype hjælper ikke kun virksomheder med at overholde lovgivningen, men optimerer også driftsomkostninger og salgsprocesser. Denne artikel vil detaljeret analysere de 3 typer elektroniske fakturaer, sammenligne deres fordele og ulemper og hjælpe dig med at træffe den bedst egnede beslutning.

1. Elektroniske fakturaer med kode fra CQT

Koncept

En elektronisk faktura med en kode fra skattemyndighederne er en faktura, der er blevet tildelt en bekræftelseskode af Generaldirektoratet for Skat, før den sendes til kunden. Denne kode består af en unik tegnstreng genereret og påført fakturaen af skattemyndighederne for at bekræfte dens gyldighed.

Gældende objekter

I henhold til dekret 123/2020/ND-CP er virksomheder, der er klassificeret som højrisiko for skatteformål, forpligtet til at anvende fakturaer med koder:

• Nystartede virksomheder, der har været i drift i mindre end 12 måneder
• Virksomheder, der midlertidigt er standset, har skattegæld eller skatterisiko
• Husholdningsvirksomheder og individuelle erhvervsdrivende med en omsætning på 1 milliard VND/år eller mere
• Virksomheder, der opererer i følsomme sektorer (affald, olie osv.)

Udstedelsesproces

1. Virksomheden opretter fakturaen i regnskabssoftwaren eller administrationssystemet
2. Sender fakturadata til Generaldirektoratet for Skats portal
3. Skatteembedsmænd kontrollerer og udsteder en bekræftelseskode inden for 1-2 sekunder
4. Virksomheden modtager fakturaen med koden og sender den til kunden

Fordele

Gennemsigtighed og stram kontrol: Skattemyndighederne har realtidsinformation om fakturaer, hvilket minimerer skatteunddragelse.

Lave omkostninger: Virksomheder behøver ikke at betale for en fakturaleverandør, de skal blot registrere sig og bruge portalen fra Generaldirektoratet for Skat gratis.

Høj juridisk værdi: Fakturaer er direkte godkendt af skattemyndighederne, hvilket garanterer absolut juridisk gyldighed.

Ulemper

Afhængighed af skattesystemet: Når Generaldirektoratet for Skats system oplever problemer eller vedligeholdelse, kan virksomheder ikke udstede fakturaer.

Langsommere hastighed: Sammenlignet med fakturaer uden kode kan ventetiden på skattemyndighedernes godkendelse medføre forsinkelser i visse tilfælde.

Begrænset fleksibilitet: Ikke egnet til virksomheder, der har brug for at udstede et stort antal fakturaer på kort tid.

2. Elektroniske fakturaer uden CQT-kode

Koncept

En elektronisk faktura uden kode er en faktura, som virksomheden selv udsteder gennem en godkendt fakturaleverandør (en leverandør godkendt af Generaldirektoratet for Skat), uden at det er nødvendigt at indhente en bekræftelseskode, før den sendes til kunden.

Gældende objekter

Virksomheder kan anvende fakturaer uden kode, når de opfylder følgende betingelser:

• Har været i drift i 12 måneder eller mere
• Har ingen skattegæld, ingen skatteovertrædelser
• Er ikke klassificeret som højrisiko for skatteformål i henhold til skattemyndighedernes vurdering
• Bruger tjenester fra en lovlig elektronisk fakturaleverandør

Udstedelsesproces

1. Virksomheden indgår en kontrakt med en elektronisk fakturaleverandør
2. Opretter fakturaen i softwaren og sender den direkte til kunden
3. Sender fakturadata til skattemyndighederne periodisk (dagligt/månedligt) via leverandøren

Fordele

Hurtig hastighed: Fakturaer udstedes øjeblikkeligt uden at skulle vente på godkendelse fra skattemyndighederne.

Ikke afhængig af skattesystemet: Virksomheder kan stadig udstede fakturaer, selv når Generaldirektoratet for Skats system oplever problemer.

Høj fleksibilitet: Velegnet til virksomheder med et stort transaktionsvolumen, der kræver udstedelse af et stort antal fakturaer.

Nem integration: Leverandører af tjenester har ofte API'er og integrationsfunktioner med salgsstyringssoftware.

Ulemper

Serviceomkostninger: Virksomheder skal betale for elektroniske fakturaleverandører, der varierer fra et par millioner til ti millioner VND/år afhængigt af servicepakken.

Betingelser for anvendelse: Ikke alle virksomheder opfylder betingelserne for brug, især nye virksomheder eller virksomheder med skatterisiko.

Juridisk ansvar: Virksomheden er selv ansvarlig for nøjagtigheden og lovligheden af de udstedte fakturaer.

3. Elektroniske fakturaer med kode fra CQT (trykte)

Koncept

En elektronisk faktura med en kode fra skattemyndighederne, også kendt som en trykt faktura efter anmodning, er en faktura, der er fortrykt med et kodenummer udstedt af skattemyndighederne. Dette er en overgangsform fra papirfakturaer til elektroniske fakturaer, som normalt anvendes af enheder, der endnu ikke opfylder betingelserne eller ikke er klar til fuldt ud at skifte til elektroniske fakturaer.

Gældende objekter

• Små virksomheder og husholdningsvirksomheder med en omsætning på under 1 milliard VND/år
• Enheder, der opererer i fjerntliggende områder uden teknologisk infrastruktur
• Særlige tilfælde i henhold til skattemyndighedernes regler

Anvendelsesproces

1. Virksomheden ansøger hos skattemyndighederne om det antal fakturaer, der skal anvendes
2. Skatteembedsmænd udsteder fakturanumre
3. Virksomheden bestiller trykning af fakturaer hos et godkendt trykkeri
4. Bruger papirfakturaer med koder til transaktioner med kunder

Fordele

Velegnet til små virksomheder: Kræver ikke kompleks teknologisk infrastruktur.

Enkel proces: Nem at bruge, kræver ikke internetforbindelse ved udstedelse af fakturaer.

Lave startomkostninger: Ingen investering i software eller elektroniske fakturatjenester kræves.

Ulemper

Forældet: Ikke i overensstemmelse med den nuværende digitaliseringstrend, gradvist elimineret.

Svær administration: Let at miste, svær at søge og arkivere sammenlignet med elektroniske fakturaer.

Ufleksibel: Hvis der sker en fejl, skal fakturaen annulleres, og der skal rapporteres til skattemyndighederne.

Tidsbegrænsning: I henhold til køreplanen vil denne type faktura gradvist blive fuldt ud erstattet af elektroniske fakturaer.

Sammenligningstabel over 3 fakturatyper

Kriterie	Med CQT-kode	Uden CQT-kode	CQT-kode (Trykt)
Udstedelseshastighed	Langsom (1-2s)	Hurtig (øjeblikkelig)	Medium
Omkostninger	Gratis	3-15 millioner/år	Trykkeomkostninger
Afhængighed af internettet	Ja	Ja	Nej
Administration	Nem	Nem	Svær
Fleksibilitet	Lav	Høj	Meget lav
Tendens	Populær	Populær	Bliver elimineret

Hvilken fakturatype skal man vælge?

Vælg en faktura MED KODE, hvis du:

• Er en nystartet virksomhed eller en husholdningsvirksomhed med en omsætning på over 1 milliard/år
• Ønsker at spare på serviceomkostninger
• Ikke har en for stor transaktionsvolumen på kort tid
• Prioriterer gennemsigtighed og absolut overholdelse

Vælg en faktura UDEN KODE, hvis du:

• Er en etableret virksomhed, der har været i drift i over 12 måneder
• Har et stort antal ordrer, der kræver hurtig fakturaudstedelse
• Sælger på flere e-handelsplatforme, der kræver automatisk integration
• Er villig til at betale for tjenester for at opnå hastighed og fleksibilitet

Vælg en faktura MED CQT-KODE (Trykt), hvis du:

• Er en lille husholdningsvirksomhed med en omsætning på under 1 milliard/år
• Opererer i et område uden internetadgang
• Har brug for en midlertidig løsning under digitaliseringsprocessen

Konklusion

Valget af den passende type elektronisk faktura afhænger af virksomhedens størrelse, transaktionsvolumen og udviklingsstrategi. De fleste små og mellemstore virksomheder bruger i øjeblikket fakturaer med kode på grund af de lave omkostninger og fuld overholdelse af lovkrav. I mellemtiden vælger store virksomheder med højt transaktionsvolumen fakturaer uden kode for at optimere deres driftsproces.

For at hjælpe butiksejere og husholdningsvirksomheder med at udstede elektroniske fakturaer nemt og hurtigt har GTG CRM integreret en funktion til direkte udstedelse af elektroniske fakturaer fra ordrer. Du kan oprette forbindelse til førende fakturaleverandører, automatisk oprette fakturaer fra ordreoplysninger og sende fakturaer til kunder med blot et par enkle trin. Dette sparer tid, reducerer fejl og sikrer overholdelse af lovgivningen.