Sammenburður á 3 tegundum rafrænna reikninga: Með kóða, án kóða, CQT kóði - Hvaða tegund á að velja?

Þar sem rafrænir reikningar hafa orðið lögboðnir samkvæmt reglum skattstjóra, eru margir eigendur verslana, smásalar og fyrirtækja enn í vafa um hvaða tegund rafræns reiknings sé best fyrir þá í samræmi við stærð og eðli starfsemi þeirra. Þrjár algengustu tegundir rafrænna reikninga í dag eru reikningar með skattmerki, reikningar án skattmerkja og reikningar með innkeyptum skattmerkjum (einnig nefndir sérprentaðir reikningar) – hver tegund hefur sína kosti og galla.

Val á réttri reikningsgerð hjálpar ekki aðeins fyrirtækjum að fara að lögum heldur einnig að hagræða rekstrarkostnaði og söluaðferðum. Þessi grein mun greina ítarlega þrjár tegundir rafrænna reikninga, bera saman kosti og galla og hjálpa þér að taka sem besta ákvörðun.

1. Rafrænir Reikningar með Skattmerki frá Skattstofu

Hugtak

Rafrænn reikningur með skattmerki er reikningur sem skattstofan staðfestir með staðfestingarmerki áður en honum er sent til viðskiptavinar. Þetta merki inniheldur einstaka stafaseríu sem skattstofan býr til og festir á reikninginn til að staðfesta lögmæti hans.

Gildandi Aðilar

Samkvæmt tilskipun 123/2020/ND-CP verða fyrirtæki sem talin eru í mikilli skattáhættu að nota reikninga með skattmerki:

• Nýstofnuð fyrirtæki sem hafa starfað í minna en 12 mánuði
• Fyrirtæki sem eru í tímabundinni stöðvun, skattaskuldum eða eru í skattáhættu
• Húsrekendur, einstaklingar í atvinnurekstri með tekjur að jafnvirði 1 milljón VND á ári eða meira
• Fyrirtæki sem starfa á viðkvæmum sviðum (úrgangur, jarðolía...)

Útgáfuferli

1. Fyrirtæki stofnar reikning í bókhaldshugbúnaði eða stjórnkerfi
2. Sendir reikningsgögn á vefgátt skattstofunnar
3. Skattstofan athugar og gefur út staðfestingarmerki innan 1-2 sekúndna
4. Fyrirtækið fær reikninginn með merkinu og sendir hann til viðskiptavinar

Kostir

Gegnsæi og ströng eftirlit: Skattstofan hefur upplýsingar um reikninga í rauntíma, sem dregur úr skattasvindli.

Lágur kostnaður: Fyrirtæki greiða ekki gjald til reikningaþjónustuaðila, þurfa aðeins að skrá sig og nota þjónustuna ókeypis í gegnum vefgátt skattstofunnar.

Mikil lagaleg gildi: Reikningar eru staðfestir beint af skattstofunni, sem tryggir algjöra lagagildi.

Gallar

Háð skattakerfinu: Þegar kerfi skattstofunnar bilar eða er í viðhaldi geta fyrirtæki ekki gefið út reikninga.

Hægari hraði: Í samanburði við reikninga án merkja, getur bið eftir að skattstofan gefi út merki valdið tafir í sumum tilfellum.

Takmörkuð sveigjanleiki: Hentar ekki fyrirtækjum sem þurfa að gefa út mörg reikninga á stuttum tíma.

2. Rafrænir Reikningar án Skattmerkja frá Skattstofu

Hugtak

Rafrænn reikningur án merkja er reikningur sem fyrirtæki gefur út sjálft í gegnum þjónustuaðila rafrænna reikninga (birgir samþykktur af skattstofunni), án þess að þurfa að biðja um staðfestingarmerki áður en honum er sent til viðskiptavinar.

Gildandi Aðilar

Fyrirtæki mega nota reikninga án merkja ef þau uppfylla eftirfarandi skilyrði:

• Hafa starfað í 12 mánuði eða lengur
• Eru ekki með skattaskuld, hafa ekki brotið gegn skattalögum
• Eru ekki talin í mikilli skattáhættu samkvæmt mati skattstofunnar
• Kaupa þjónustu af löglegum rafrænum reikningaþjónustuaðila

Útgáfuferli

1. Fyrirtæki gerir samning við rafrænan reikningaþjónustuaðila
2. Stofnar reikning í hugbúnaði og sendir hann beint til viðskiptavinar
3. Reglubundið (daglegt/mánaðarlegt) sendir reikningsgögn til skattstofunnar í gegnum þjónustuaðilann

Kostir

Hraði: Strax útgáfa reikninga, engin bið eftir staðfestingu frá skattyfirvöldum.

Ekki háð skattkerfi: Fyrirtæki geta enn gefið út reikninga jafnvel þótt kerfi Skattstofu bila.

Mikil sveigjanleiki: Hentar fyrirtækjum með mikla viðskiptavolume, sem þurfa að gefa út marga reikninga.

Auðveld samþætting: Þjónustuaðilar bjóða oft API og samþættingaraðgerðir við sölustýringarhugbúnað.

Gallar

Þjónustukostnaður: Fyrirtæki þurfa að greiða þjónustuveitendum rafrænna reikninga, frá nokkrum milljónum til tugmilljóna króna á ári eftir þjónustupakka.

Umsóknarskilyrði: Ekki allir hafa réttindi til að nota, sérstaklega ný eða skattaáhættufyrirtæki.

Lagaleg ábyrgð: Fyrirtæki bera sjálf ábyrgð á réttleika og lögmæti útgefðra reikninga.

3. Rafrænir reikningar með CQT kóða (prentaðir)

Hugtak

Reikningar með skattyfirvalda kóða, einnig þekktir sem sérprentaðir reikningar, eru reikningar sem eru fyrirfram prentaðir með númeri frá skattyfirvöldum. Þetta er millistig frá pappírsreikningum yfir í rafræna reikninga, oft notað fyrir einingar sem eru ekki hæfar eða ekki tilbúnar til fullrar umskipta yfir í rafræna reikninga.

Notendur

• Lítil fyrirtæki, heimili með tekjur undir 1 milljón króna á ári
• Einingar sem starfa á afskekktum svæðum, án tæknilegrar innviða
• Sérstök tilfelli samkvæmt reglum skattyfirvalda

Notkunarferli

1. Fyrirtæki skrá hjá skattyfirvöldum hversu marga reikninga þau þurfa
2. Skattyfirvöld gefa út reikningsnúmer
3. Fyrirtæki panta prentun reikninga hjá leyfishafa
4. Nota pappírsreikninga með kóða til viðskipta við viðskiptavini

Kostir

Hentar litlum fyrirtækjum: Krefst ekki flókinna tæknilegra innviða.

Einfalt ferli: Auðvelt í notkun, engin nettenging þarf við útgáfu reikninga.

Lágur upphafskostnaður: Engin þörf á að fjárfesta í hugbúnaði eða þjónustu rafrænna reikninga.

Gallar

Úrelt: Hentar ekki núverandi stafrænni þróun, er smám saman verið að útrýma.

Erfitt að stjórna: Auðvelt að missa af, erfitt að leita og geyma samanborið við rafræna reikninga.

Ekki sveigjanlegt: Ef villa kemur upp þarf að ógilda pappírsreikninginn og tilkynna til skattyfirvalda.

Tímamörk: Samkvæmt áætlun verður þessi tegund reikninga smám saman skipt út fyrir rafræna reikninga.

Samanburðartafla yfir 3 tegundir reikninga

Viðmið	Með CQT kóða	Án CQT kóða	CQT kóða (prentaðir)
Útgáfuhraði	Hæg (1-2s)	Hröð (strax)	Meðaltal
Kostnaður	Ókeypis	3-15 milljónir/ár	Prentunarkostnaður
Háð interneti	Já	Já	Nei
Stjórnun	Auðveld	Auðveld	Erfitt
Sveigjanleiki	Lítill	Mikill	Mjög lítill
Þróun	Algengt	Algengt	Í útrýmingu

Hvaða reikning ætti ég að velja?

Veldu reikning MEÐ KÓÐA ef þú:

• Ertu nýstofnað fyrirtæki eða heimilisbúi með meira en 1 milljón króna í tekjur á ári
• Viltu spara þjónustukostnað
• Hefur ekki of mikið afskipti á stuttum tíma
• Vilt öryggi og fullkomna samræmi

Veldu reikning EKKI MERKT ef þú:

• Ert fyrirtæki sem hefur starfað stöðugt í meira en 12 mánuði
• Hefur stóran fjölda pantana, þarfnast hröðrar útgáfu reikninga
• Selur á mörgum rafrænum vettvangi, þarfnast sjálfvirkrar samþættingar
• Ert tilbúinn að greiða fyrir þjónustu í skiptum fyrir hraða og sveigjanleika

Veldu reikning MERKTUR CQT (Prentað) ef þú:

• Ert lítið heimilisbú, tekjur undir 1 milljón króna á ári
• Starfar á svæði án internetaðgangs
• Þarfnast tímabundinnar lausnar á meðan á stafrænni umbreytingu stendur

Niðurstaða

Val á réttri tegund rafræns reiknings fer eftir stærð fyrirtækis, fjölda viðskipta og þróunarstefnu fyrirtækisins. Flest lítil og meðalstór fyrirtæki nota nú rafræna reikninga vegna lágs kostnaðar og þess að þeir uppfylla öll lagaleg skilyrði. Á meðan velja stór fyrirtæki með mikinn fjölda viðskipta reikninga án merkja til að hagræða rekstrarferli.

Til að styðja verslunareigendur og heimilisbúa við að gefa út rafræna reikninga auðveldlega og hratt, hefur GTG CRM samþætt eiginleika til að gefa út rafræna reikninga beint úr pöntunum. Þú getur tengst leiðandi reikningaveitum, sjálfkrafa búið til reikninga úr pöntunarupplýsingum og sent reikninga til viðskiptavina með nokkrum einföldum skrefum. Þetta sparar tíma, dregur úr villum og tryggir samræmi við lög.