Netreikningur

Um lögun

Rafrænir reikningar eru mikilvægur eiginleiki GTG CRM sem hjálpar fyrirtækjum að stjórna öllum innkaupa- og útgefnim reikningum á miðlægan, sjálfvirkan og skilvirkan hátt.

Hvers vegna þarf að stjórna rafrænum reikningum?

Í viðskiptum eru tvær mikilvægustu hugtökin:

Hugtak	Lýsing	Tegund reiknings
Tekjur	Fé sem aflað er frá sölu	Reikningar út (útgefnir til viðskiptavina)
Kostnaður	Fé sem varið er í innkaup til sölu	Reikningar inn (birgjar gefa út til þín)

GTG CRM hjálpar þér að gefa út reikninga og stjórna reikningum afar auðveldlega!

Áberandi eiginleikar

1. Stjórn innkaupareikninga

Hlaða inn reikningum handvirkt

• Dragðu og slepptu eða veldu PDF-skjal reikningsins
• Kerfið greinir og dregur sjálfkrafa upplýsingar út
• Styður flókna reikninga með mörgum vörum

Sjálfvirk söfnun úr tölvupósti

Þetta er sérstakur eiginleiki GTG CRM!

• Tengdu tölvupóst fyrirtækisins við GTG CRM
• Virkjaðu eiginleikann "Sjálfvirk söfnun reikninga"
• Kerfið sækir sjálfkrafa reikninga úr tölvupósti og flytur inn í kerfið

💡 Ávinningur: Þú þarft ekki lengur að hlaða niður reikningum handvirkt í hverjum mánuði! Allir innkaupareikningar eru snyrtilega safnað saman, bókhaldið þarf bara að hlaða niður og gera skattaskýrslur.

Sérstök pósthólf fyrir reikninga (Invoice Mailboxes)

Nú getur þú búið til sérstök pósthólf fyrir reikninga — algjörlega aðskilin frá tölvupósti fyrir þjónustuver (messaging).

• Búðu til eitt eða fleiri pósthólf sérstaklega fyrir innkaupareikninga (td. invoice@company.com, ketoan@company.com)
• Sérstök heimildastjórnun: aðeins þeir sem hafa leyfi (bókari, fjármálastjóri) geta séð pósthólf reikninga — venjulegum viðskiptapósti blandast ekki við
• Allir reikningar sem sendir eru á þessi pósthólf eru sjálfkrafa flokkaðir í lista „Móttekna reikningar“ (Incoming Invoices)
• Hægt er að sía lista „Móttekna reikninga“ eftir upprunapósthólfi (source mailbox) — þú sérð strax hvaða reikningar komu frá hvaða pósthólfi, ekki lengur ruglingur milli margra deilda eða margra útibúa

💡 Ávinningur: Innkaupareikningar hverfa ekki lengur í tölvupósti fyrir þjónustuver. Bókhaldið hefur sérstakt, hreint „geymsluhús fyrir reikninga“, sem hægt er að síast eftir uppruna — uppgjör í lok mánaðar verður mun hraðara.

2. Útgefnir reikningar (VSK)

GTG CRM hefur tengst við virtustu veitendur rafrænna reikninga:

Birgir	Lýsing
S-Invoice (Viettel)	Rafrænir reikningar Viettel
MISA	Bókhalds- og rafræn reikningshugbúnaður

Einfalt að búa til reikninga

• Veldu viðeigandi frumupöntunar sniðmát
• Sláðu inn upplýsingar kaupanda (nafn, kennitala, heimilisfang)
• Bæta við vörum/þjónustu með einingarverði, magni, skatthlutfalls
• Stuðningur við afslátt á vöru
• Skoða PDF fyrir útgáfu

3. Frumupöntun í staðinn

Þegar þörf er á að leiðrétta útgefna frumupöntun (viðskiptavinir skila vörum, mistök...):

• Búðu til frumupöntun í staðinn beint frá upprunalegu frumupöntuninni
• Leiðréttu upplýsingar um vöru, magn, verð
• Kerfið tengir sjálfkrafa við upprunalegu frumupöntunina

💡 Athugið: Frumupöntun í staðinn er aðeins ein leið til að afgreiða eftir útgáfu. Þegar frumupöntun þarf að afnema að öllu leyti (ekki leiðrétta), notaðu aðgerðina Afnema frumupöntun hér að neðan.

4. Afnema rafræna frumupöntun

Þegar útgefna frumupöntun þarf að afnema að öllu leyti (útgefin á rangan viðskiptavin, alvarleg mistök, pöntun hætt við...), styður GTG CRM afnema rafrænar frumupöntanir beint í kerfinu með báðum birgjum:

Birgir	Afnema frumupöntun
S-Invoice (Viettel)	✅ Afnema beint í gegnum API
MISA	✅ Afnema beint í gegnum API

• Opna útgefna frumupöntun → velja "Afnema frumupöntun" → staðfesta
• GTG CRM sendir afnámboð til birgjans (S-Invoice/MISA) og uppfærir stöðu frumupöntunar
• Sjálfvirk mótbókun (JE reversal): ef frumupöntun hefur verið bókuð í reikningum, býr kerfið sjálfkrafa til mótbókun — tekjur, skattar og skuldajöfnuður eru endurgreiddir til réttra stöðu, án þess að bókari þurfi að leiðrétta handvirkt

💡 Ávinningur: Afnám frumupöntunar er ekki lengur aðgerð sem krefst þess að „skrá sig sérstaklega inn í hugbúnað birgjans + breyta í handbók“. Ein aðgerð í GTG CRM — frumupöntun er afnumin samkvæmt ferli og bókhald sér sjálfkrafa. (Sjá nánar um tvöfalda bókhald í eiginleikapakkann Bókhald hjá GTG CRM.)

5. Samstilling & Stjórnun

• Samstilla frumupöntanir frá birgjum til GTG CRM
• Hlaða niður PDF af útgefnum frumupöntunum
• Breyta upplýsingum frumupöntunar þegar þörf krefur
• Fylgjast með greiðslustöðu (Greitt / Ógreitt)

Ávinningur fyrir fyrirtæki

Ávinningur	Lýsing
Sparar tíma	Sækir sjálfkrafa innkaupafullra frá tölvupósti
Miðstýrð stjórnun	Allar innkaupa-/útgjöldafullra á einum stað
Tenging við birgja	Útgef innkaupafullra beint í gegnum S-Invoice, MISA
Auðveldir skýrslur	Bókhald auðveldlega niður og gerir skattafrumvarp
Frumupöntun í staðinn	Leiðréttir, endurgreiðir fljótt
Örugg afnám frumupöntunar	Afnema S-Invoice/MISA frumupöntun í einni aðgerð — sjálfvirk mótbókun, bókhald sér sjálfkrafa
Eigin pósthólf fyrir frumupöntanir	Safnar innkaupafullra í sérstakt pósthólf, heimildir & síar eftir uppruna
Fylgjast með skuldajöfnuði	Vita greiðslustöðu hvers frumupöntunar

Samþætting við GTG CRM

Rafrænar frumupöntanir eru djúpt samþættar við aðra hluta GTG CRM:

• Viðskiptavinastjórnun (CRM): Tengja reikninga við viðskiptavini
• Pöntunarstjórnun: Sjálfvirk útgáfa reikninga við klárun pöntunar
• Skýrslur: Tölfræði yfir tekjur, gjöld samkvæmt reikningum

Niðurstaða

Rafrænir reikningar GTG CRM er alhliða lausn sem hjálpar fyrirtækjum að: - ✅ Sjálfvirk stjórnun á innkomnum reikningum (með eigin pósthólfi fyrir reikninga, síun eftir uppruna) - ✅ Auðveld útgáfa virðisaukaskattsreikninga - ✅ Örugg afpöntun reikninga — sjálfvirk leiðrétting á færslum, bókum sem passa sjálfkrafa - ✅ Spara tíma fyrir bókhald - ✅ Fylgja skattalögum

Prófaðu strax í dag!

---

Skjal frá GTG CRM - Alhliða kerfi til stjórnunar viðskiptasamböndum