Netreikningur

Kynning á eiginleikum

Rafrænir reikningar er mikilvægur eiginleiki GTG CRM sem hjálpar fyrirtækjum að stjórna öllum innkomandi og útgefnum reikningum á miðlægan, sjálfvirkan og skilvirkan hátt.

Af hverju þarf að stjórna rafrænum reikningum?

Í viðskiptum eru tveimur mikilvægustu hugtökunum:

Hugtak	Lýsing	Tegund reiknings
Tekjur	Fé sem aflað er frá sölu	Útgefinn reikningur (sent til viðskiptavina)
Kostnaður	Fé sem varið er í innkaup til sölu	Innkominn reikningur (afhentur þér af birgjum)

GTG CRM gerir þér kleift að útgefa reikninga og stjórna reikningum afar auðveldlega!

Framúrskarandi eiginleikar

1. Stjórnun innkominna reikninga

Hlaðið upp reikningum handvirkt

• Dregið og sleppt eða valið PDF skjal með reikningi
• Kerfið greinir sjálfkrafa og dregur út upplýsingar
• Styður flókna reikninga með mörgum vörum

Sjálfvirk söfnun úr tölvupósti

Þetta er sérstakur eiginleiki GTG CRM!

• Tengdu tölvupóst fyrirtækisins við GTG CRM
• Virkjaðu eiginleikann "Sjálfvirk söfnun reikninga"
• Kerfið sækir sjálfkrafa reikninga úr tölvupósti og flytur þá inn í kerfið

💡 Ávinningur: Ekki þarf lengur að hlaða niður reikningum handvirkt í hverjum mánuði! Allir innkomnir reikningar eru snyrtilega safnað saman, og endurskoðandi þarf bara að hlaða þeim niður og vinna skattaskýrslur.

Sérstakir pósthólf fyrir reikninga

Nú geturðu búið til sérstök pósthólf fyrir reikninga — algjörlega aðskilin frá tölvupósti til samskipta við viðskiptavini (messaging).

• Búðu til eitt eða fleiri pósthólf sérstaklega fyrir innkomna reikninga (td. invoice@company.com, ketoan@company.com)
• Sérstök leyfisveiting: aðeins leyfishafar (endurskoðendur, fjármálastjórar) geta séð pósthólf fyrir reikninga — venjulegur viðskiptapóstur blandast ekki inn
• Allir reikningar sem sendir eru í þessi pósthólf eru sjálfkrafa safnað saman í lista "Innkomnir reikningar"
• Hægt er að sía listann "Innkomnir reikningar" eftir upprunapósthólfi — þú veist strax úr hvaða pósthólfi reikningurinn kom, án þess að ruglast á milli margra deilda eða útibúa

💡 Ávinningur: Innkomnir reikningar drukkna ekki lengur í tölvupósti til viðskiptavina. Endurskoðendur hafa sérstakt, hreint "gámur fyrir reikninga", sem hægt er að síast eftir uppruna — uppgjör í lok mánaðar verður mun hraðara.

Geymdu skjöl með hverjum innkaupareikningi

Reikningur birgjans á einum stað, greiðsluskjal á öðrum, samningur á þriðjum. Hver innkaupareikningur getur geymt mörg skrár samtímis:

• Reikningar frá birgjum, greiðsluvottorð (t.d. millifærslubeiðni), samningar eða pantanir, afhendingarvottorð og aðrar skrár; hver skrá með nafni, hverjum sem bætti henni við og dagsetningu viðbótar
• Reikningar birgjanna geta verið hlaðið upp af þér, móttekin úr tengdu reikningspósthólfi, eða sótt frá skattyfirvöldum. Fyrir þá reikninga sem ekki eru með skrá getur þú bætt henni við með því að nota "+" táknið í reitnum "Vottorð". Önnur gögn, þar með talin gögn sem þú hefur hlaðið niður úr tölvupósti eða Zalo, þú bætir líka við hvern reikning fyrir sig
• Forar skrár eru ekki yfirskrifaðar þegar þú bætir við nýrri skrá, og að fjarlægja skrá felur hana aðeins af reikningnum, án þess að eyða henni algjörlega
• Þegar birgir sendir leiðréttan reikning aftur, les GTG CRM skrána (PDF og myndir eru lesnar með gervigreind og kosta 2 gervigreindar inneign á hverri lesingu; XML er lesið beint og kostar ekki gervigreindar inneign). Tölurnar í skránni birtast við hlið tölurnar sem vistaðar eru svo þú getir borið saman hverja tölu, þar með talið hverja vörulínu. Tölur úr nýrri skrá eru aðeins skráðar í reikninginn þegar notandi með leyfið "Staðfesta innkaupareikningsgögn" smellir á "Nota gögnin í þessari skrá"
• Sía til að finna reikninga án greiðsluvottorða, og hnappur til að hlaða niður viðhengi frá reikningum sem passa við síuna í .zip skrá með vísitölublaði

Þú tengir reikninga, greiðsluvottorð, samninga og afhendingarvottorð við innkaupareikning fyrir viðkomandi innkaup. Þegar þú opnar reikning sérðu allar tengdar skrár og þú getur hlaðið niður öllum skrám í einu lagi. Þegar birgir sendir leiðréttan reikning aftur, þarftu ekki að slá inn aftur. Þú sérð tölur í skránni við hlið tölurnar sem vistaðar eru til að bera saman hverja tölu, og velur síðan hvort þú notar nýjar tölur eða heldur þeim núverandi. Viðbót við skrár breytir engri tölu á reikningnum sjálfkrafa.

Ef þú vilt prófa, smelltu á hnappinn „Ókeypis prufuáskrift“ neðst á síðunni.

2. Útflutningur útgefinna reikninga (VASK)

GTG CRM hefur verið í samstarfi við trausta rafræna reikningafyrirtæki:

Birgir	Lýsing
S-Invoice (Viettel)	Viettel rafrænn reikningur
MISA	Bókhalds- og rafræn reikningshugbúnaður

Auðvelt að búa til reikninga

• Veldu viðeigandi reikningssnið
• Sláðu inn upplýsingar kaupanda (nafn, kennitala, heimilisfang)
• Bættu við vörum/þjónustu með einingarverði, magni, virðisaukaskatti
• Stuðningur við afslætti á vöru
• Forskoðaðu PDF áður en þú gefur út

3. Leiðréttingar á reikningum

Þegar þú þarft að leiðrétta útgefinn reikning (viðskiptavinur skilar vörum, mistök o.s.frv.):

• Búðu til leiðréttingar á reikningi beint frá upprunalega reikningnum
• Breyttu upplýsingum um vöru, magn, verð
• Kerfið tengir sjálfkrafa við upprunalega reikninginn

💡 Athugið: Leiðrétting er aðeins ein leið til að meðhöndla eftir útflutning. Þegar reikningur þarf að vera algjörlega ógildur (ekki leiðrétting), notaðu aðgerðina Fella niður reikning í hlutanum hér að neðan.

4. Afgreiðsla rafrænna reikninga

Þegar útgefinn reikning þarf að fella algjörlega niður (skilað til ranga viðskiptavinar, alvarleg mistök, pöntun felld niður...), GTG CRM styður afgreiðslu rafrænna reikninga beint í kerfinu hjá báðum birgjum:

Birgir	Afpanta reikning
S-Invoice (Viettel)	✅ Afpanta beint í gegnum API
MISA	✅ Afpanta beint í gegnum API

• Opna útgefinn reikning → velja „Afpanta reikning“ → staðfesta
• GTG CRM sendir afpöntunarskipan til birgjans (S-Invoice/MISA) og uppfærir stöðu reikningsins
• Sjálfvirk endurskoðun (JE reversal): ef reikningurinn hefur verið færður í bókhaldið, býr kerfið sjálfkrafa til endurskoðunarfærslu — tekjur, skattar og skuldir eru skilað til rétts reiknings, án þess að bókari þurfi að gera handvirkar breytingar

💡 Ávinningur: Að afpanta reikning er ekki lengur „að skrá sig inn í hugbúnað birgjans + breyta handvirkt“. Eina aðgerðin í GTG CRM — reikningurinn er afpantaður samkvæmt verklagsreglum og bókhald samræmist sjálfkrafa strax. (Sjá meira um tvöfalda bókhald í Bókhald eiginleika GTG CRM.)

5. Samræming & Stjórnun

• Samræma reikninga frá birgjum við GTG CRM
• Hlaða niður PDF af útgefnum reikningum
• Breyta upplýsingum um reikninga eftir þörfum
• Fylgjast með greiðslustöðu (Greiðsla / Ógreitt)

Ávinningur fyrir fyrirtæki

Ávinningur	Lýsing
Tímasparnaður	Sjálfvirk söfnun innkaupareikninga frá tölvupósti
Miðstýring	Allir innkaupa/útgjaldareikningar á einum stað
Birgjatenglar	Útgefa reikninga beint í gegnum S-Invoice, MISA
Auðveld skýrslugerð	Bókarar geta auðveldlega hlaðið niður og gert skýrslur
Viðbótarreikningar	Hraðvirk afgreiðsla á leiðréttingum og endurgreiðslum
Örugg afpöntun reikninga	Afpanta S-Invoice/MISA reikninga í einni aðgerð — sjálfvirk endurskoðun, bókhald samræmist sjálfkrafa
Sérstakur reikningspósthólf	Safna innkaupareikningum í sérstakt pósthólf, úthluta heimildum & síast eftir uppruna
Fylgjast með skuldum	Vita greiðslustöðu hvers reiknings

Samþætting við GTG CRM

Rafrænir reikningar eru djúpt samþættir öðrum einingum GTG CRM:

• Viðskiptavinastýring (CRM): Tengja reikninga við viðskiptavini
• Pöntunarstjórnun: Sjálfvirk útgáfa reikninga þegar pöntun er kláruð
• Skýrslugerð: Tölfræði tekna, úgjalda samkvæmt reikningum

Niðurstaða

Rafrænir reikningar GTG CRM eru alhliða lausn sem hjálpar fyrirtækjum að: - ✅ Sjálfvirkt safna innkaupareikningum (með sérstökum reikningspósthólfum, síast eftir uppruna) - ✅ Útgefa virðisaukaskattsreikninga auðveldlega - ✅ Afpanta reikninga örugglega — sjálfvirk endurskoðun, bókhald samræmist sjálfkrafa - ✅ Spara tíma bókara - ✅ Fylgja skattalögum

Prófaðu það í dag!

Skjöl tilheyra GTG CRM - Alhliða viðskiptavinatengslastjórnunarkerfi