このガイドでできるようになること

ステータス/期日カラーのタスクリストと「今日」ボードを素早く確認 → チェックリスト、開始時間、複数承認者、関係者を伴うタスクを作成 → ライブラリからファイルを添付し、内部リンクを挿入 → サブタスクに分割し、自動集計される進捗を確認 → タスクを商談/注文に紐付ける → チームメンバーにメンション（@mention）付きでコメント → タスクを完了 → 分析タブとアクティビティ360で追跡 → タスク自動化を有効化。

機能の概要をまだ把握できていないですか？ タスク管理 2.0 の記事を事前にご覧ください。

準備

1. GTG CRMにログインし、CRM → Tasksモジュールにアクセスできること。 — タスクの作成と管理場所です。

2. （推奨）関連オブジェクトを紐付けるために、商談/注文/請求書が既にあること。 — 関連オブジェクトを紐付ける機能を使用するためです。

3. （推奨）ワークスペースに数名のチームメンバーがいること。 — 承認者、関係者の割り当て、コメントでのメンションに使用します。

ステップ 1 — タスクリストを素早く確認：ステータス/期日カラー + 「今日」ボード

  1. CRM → Tasks に移動します。
  2. タスク行を観察します：各ステータスには固有の色があり、期日が近いタスクはオレンジ色、期日を過ぎたタスクは赤色で表示されます。
  3. ページ上部にある「今日」ボードを確認します：「期日超過 / 本日期日 / 近日期日 / 高優先度 / 私のタスク」のグループをクリックして素早く絞り込みます。

✅ 期待される結果：タスクリストがステータスと期日によって色分けされて表示され、「今日」ボードのグループをクリックすると、そのグループで正しく絞り込まれます。

ステータス/期日カラーと今日のボードによるタスクリスト
💡 「AI提案」をクリックすると、その日の優先順位付け計画が表示されます（クレジット消費機能）。

ステップ 2 — チェックリスト、開始時間、承認者＆関係者を伴うタスクを作成

  1. 新しいタスクを作成をクリックします。
  2. 件名、説明、期日、優先度、担当者を入力します。
  3. 開始時間を設定し、関係者（追跡が必要な担当者）を追加します。
  4. 役割の部分で、承認プロセス/追跡が必要な場合は、1人以上の承認者（Reviewers）と報告者（Reporter）を割り当てます。
  5. 作成と同時に行うべき手順のチェックリストを追加します。

✅ 期待される結果：チェックリスト、開始時間、承認者リスト（複数可）、関係者が đầy đủ に表示されたタスクが作成されます。

チェックリスト、開始時間、複数承認者、関係者を伴うタスク作成フォーム

ステップ 3 — ライブラリからのファイル添付 & 内部リンク挿入

  1. タスク内で、添付ファイルセクションを開き、「ライブラリから選択」タブを選んで、ワークスペースに保存されているファイル/画像を取得します。
  2. リンクセクションを開き、「内部リンクを挿入」を選択して、ワークスペースのウェブサイト、ランディングページ、または記事を紐付けます。

✅ 期待される結果：ライブラリのファイルと内部リンクが、再アップロードやURLの手動貼り付けなしでタスクに紐付けられます。

タスク内でのライブラリからの添付と内部リンク挿入

ステップ 4 — サブタスクに分割し、自動集計される進捗を確認

  1. 作成したタスクを開き、サブタスクを追加します — 最大2階層まで作成可能。各サブタスクには個別の担当者、期日、ステータスがあります。
  2. サブタスクを順次完了していきます。

✅ 期待される結果：親タスクの進捗バーが、完了したサブタスクの数に応じて自動集計されます — 進捗率を自分で入力する必要はありません。

サブタスクと自動集計進捗バーを伴うタスク

ステップ 5 — タスクを商談、製品、注文、請求書に紐付ける

  1. タスク内で、関連オブジェクト（related objects）セクションを開きます。
  2. 対応する商談 / 製品 / 注文 / 請求書を紐付けます。

✅ 期待される結果：タスクに紐付けられたオブジェクトが表示され、その商談/注文からも関連タスクを逆に確認できます。

ステップ 6 — コメント & チームメンバーのメンション（@mention）

  1. タスクのコメントタブを開き、内容を入力します。
  2. @ を入力してからチームメンバーの名前を選択してメンションし、コメントを投稿します。

✅ 期待される結果：メンションされた名前は緑色で表示され、メンションされた人はアプリ内通知（および、メール自動化が有効な場合はメール — ステップ10を参照）を受け取ります。

緑色のメンション名付きコメント

ステップ 7 — タスクの完了

  1. タスクを完了としてマークします。

✅ 期待される結果：ステータスと完了時刻はシステムによって記録されます（個人のPC時計ではなく）、そのため、照合やレポート作成時のデータの一貫性が保たれます。

ステップ 8 — 分析タブの確認：担当者ごとの作業量

  1. Tasks メニューで、分析（Analytics）タブを開きます。
  2. 概要カードとグラフを確認し、メンバーをクリックすると、その人が何をしているか詳細を確認できます。

✅ 期待される結果：分析タブには、総タスク数 / 作業中 / 完了 / 期日超過 / 完了率 + トレンド、および担当者ごとの作業量のグラフが表示されます。

担当者ごとの作業量と完了トレンドを伴うタスク分析タブ

ステップ 9 — アクティビティ360 での進捗追跡

  1. タスクの アクティビティ360（Activity 360）タブを開きます。

✅ 期待される結果：タスクに関するすべての変更（作成、更新、完了、紐付け、コメント） — 誰が、いつ、何をしたか — を示す、読みやすいタイムラインが表示されます。

タイムライン表示のあるタスクアクティビティ360タブ

ステップ 10 — タスク自動化の有効化

  1. Tasks メニューで、自動化（Automations）タブを開きます（または自動化ストア、タスクセクションに入ります）。
  2. 適切なシナリオを有効化します：新しいタスクの割り当て通知、タスクステータス変更時、タスク完了時、およびコメントでのメンション時のメール通知。

✅ 期待される結果：対応する通知が自動送信されます。メンション時のメール通知を有効にすると、アプリ内通知に加えてメールでも受信できます。

自動化ストアのタスク自動化シナリオ

期待される結果クイックリファレンス

タスクリストを開く — ステータス/期日カラーで表示されるタスク行、処理が必要なタスクが集まる「今日」ボード

タスク＋チェックリスト＋承認者作成 — チェックリスト、複数承認者、開始時間、関係者を伴うタスク

ライブラリ/内部リンクから添付 — アップロード/URL貼り付け不要でタスクに紐付けられるファイルと内部リンク

サブタスク追加 — 親タスクの進捗が自動集計される

関連オブジェクト紐付け — 双方向で紐付けられる商談/製品/注文/請求書

コメント＋@mention — 緑色のメンション名、メンションされた人は通知受信（有効化していればメールも）

タスク完了 — システム記録による完了時刻

分析タブを開く — 担当者ごとの作業量＋完了トレンド

アクティビティ360を開く — タスクのタイムライン表示

自動化有効化 — タスク割り当て/ステータス変更/完了通知＋メンションメール

注意点

  • サブタスクは最大2階層までサポート — 複雑になりすぎずに細分化できます。
  • 親タスクの進捗はサブタスクから自動集計されます — サブタスクのステータスを編集してください。親タスクの%を手動で編集しないでください。
  • 承認者は複数名可能ですが、報告者は1名です。
  • メンション時のメール通知はワークスペース全体でオン/オフ選択可能です。アプリ内通知はメンションされた方に常に送信されます。
  • ライブラリからの添付はワークスペース全体のファイルを取得します。内部リンクは公開済みのウェブサイト/ランディングページ/記事のみ提案されます。
  • 自動化は、以前と同様に、タスクの作成/割り当てを行うことも可能です（例：商談がフェーズ移動したとき）。