GreenHouse Interior: Kai teisingai paskirstoma galia, įmonė veikia tvarkingiau ir saugiau

Ar Nguyễn Hoàng Long (38 metai) – steigėjas GreenHouse Interior, mažos interjero dizaino ir statybos įmonės Hošimine – anksčiau tikėjo, kad „suteikus galių visiems, viskas vyks greičiau“. Tačiau po trejų veiklos metų jis suprato, kad būtent tai sulėtino jo įmonę.

Kiekvienas darbuotojas turėjo prieigą prie visų klientų, projektų ir kainų pasiūlymų duomenų. Vienas neteisingas veiksmas galėjo ištrinti sutarties informaciją. Kartą rinkodaros darbuotojas netyčia ištrynė šimtų milijonų vertės projekto tinklalapį, dėl ko reklamos kampanija turėjo būti sustabdyta nebaigta. „Augant komandai, supratau, kad negaliu pasikliauti pasitikėjimu – man reikia kontrolės sistemos“, – dalijasi ponas Longas.

Kai prieigos kontrolė tampa gyvybės klausimu

GreenHouse kiekviename interjero projekte paprastai dalyvauja trys komandos: rinkodara atsakinga už klientų paiešką, pardavimai – konsultavimas ir kainų pasiūlymai, o technikai – įgyvendinimas. Tačiau kadangi visi dirbo viename bendrame faile, niekas nežinojo, kas ką pakeitė ar ištrynė. „Vienas asmuo pakeisdavo medžiagų kainą, kiti nežinodavo, ir klientui pateiktas kainų pasiūlymas būdavo neteisingas. Kiekviena tokia klaida kainuodavo reputaciją“, – pasakoja jis.

Be to, nesant skirtingų prieigos lygių, nauji darbuotojai galėjo pasiekti senų klientų duomenis, kopijuoti sąrašus ir juos pasiimti kitur. GreenHouse pradėjo prarasti vidinį pasitikėjimą – ir tada ponas Longas kreipėsi į GTG CRM.

Sprendimas: Prieigos lygių kontrolė – aiškios pareigos, aiški atsakomybė

Iškart po įdiegimo, GTG CRM padėjo ponui Longui pertvarkyti visą įmonės galios paskirstymo tvarką.

Jis pasirinko tris numatytuosius prieigos lygius:

• Administratorius jam ir skyriaus vadovui, su visiška prieiga prie sistemos.
• Rinkodaros vadovas rinkodaros skyriui, leidžiantis kurti ir redaguoti kampanijas, tinklalapius, įrašus.
• Pardavimų darbuotojas pardavimų komandai, leidžiantis tik peržiūrėti ir atnaujinti kontaktus, negalint redaguoti rinkodaros duomenų.

Tada ponas Longas naudojo Pasirinktiniai vaidmenys tolimesniam kiekvieno asmens pritaikymui. Pavyzdžiui, dizaino komandos vadovas turi prieigą tik prie tų klientų informacijos, kurie priklauso jo vadovaujamiems projektams; klientų aptarnavimo darbuotojai gali siųsti el. laiškus ir atsakyti į žinutes, bet negali peržiūrėti kainų pasiūlymų.

„Iš pradžių bijojau, kad per griežtas galios paskirstymas sulėtins darbą“, – dalijasi jis. „Tačiau realybė buvo visiškai priešinga. Kai kiekvienas dirba tik savo darbą, apdorojimo greitis didėja, atsakomybė tampa aiški, ir ginčų nebelieka.“

Uždaras procesas – saugūs duomenys

Dėl Prieigos lygių kontrolės, GreenHouse klientų ir projektų duomenys yra griežtai kontroliuojami. Kiekvienas veiksmas yra registruojamas: kas, kada ir ką pakeitė.

Klaidos „netyčia ištryniau“, „perrašiau“, „neteisingai atnaujinau“ beveik išnyko.

Rinkodaros skyrius dabar gali sutelkti dėmesį į kūrybą ir reklamos efektyvumo stebėjimą, o pardavimai – tik į klientų priežiūrą ir sutarčių sudarymą. Mėnesio ataskaitos taip pat tapo tikslesnės, nes duomenys nebesidengia.

Kai mažos įmonės veikia kaip didelės korporacijos

Anksčiau ponas Longas manė, kad galios paskirstymas reikalingas tik didelėms įmonėms. Tačiau kelis mėnesius dirbęs su GTG CRM, jis suprato, kad tai yra pagrindas tvariai mažų įmonių plėtrai.

„Mes turime tik 15 žmonių, bet dėka GTG CRM, viskas veikia sklandžiai kaip 50 žmonių komandoje. Niekas neperžengia savo ribų, ir man nebereikia rūpintis duomenų praradimu“, – sako jis.

Be Prieigos lygių kontrolės, ponas Longas taip pat naudojasi CRM Modulis kontaktų valdymui, Sąskaitos faktūros projektų apmokėjimo stebėjimui, ir Automatizavimas siųsti padėkos el. laiškus klientams po projekto perdavimo. Tačiau jis pabrėžia: „Be galios paskirstymo, visa kita taip pat lengvai žlugtų.“

Rezultatai po 4 mėnesių

Vos per keturis mėnesius nuo naujos sistemos įdiegimo:

• Vidaus duomenų operacijų klaidų sumažėjo beveik 90%.
• Projekto apdorojimo greitis padidėjo 40% dėl nesidengiančių teisių.
• Nauji darbuotojai greičiau integruojasi dėl aiškiai apibrėžtų vaidmenų ir atsakomybių.
• Įmonė veikia skaidriai, klientų duomenys yra visiškai apsaugoti.

Išvada

Prieigos lygių kontrolė GTG CRM yra ne tik funkcija, bet ir „stuburas“, padedantis GreenHouse Interior veikti tvarkingiau, saugiau ir profesionaliau.

Dėl tinkamo galios paskirstymo ponas Longas nebesijaudina dėl „kas ką daro“, o sutelkia dėmesį į svarbiausia: paslaugų ir klientų patirties tobulinimą.

„Anksčiau aš valdydavau žmones. Dabar sistema padeda man valdyti principais – ir visi jaučiasi patogiau.“

— Nguyễn Hoàng Long, GreenHouse Interior direktorius