GreenHouse Interior: Kai teisės paskirstytos tinkamai, verslas veikia tvarkingiau ir saugiau

Vyras Nguyễn Hoàng Long (38 metų) – „GreenHouse Interior“ įkūrėjas, GreenHouse Interior, nedidelės interjero projektavimo ir statybos įmonės Hošimino mieste – anksčiau tikėjo, kad „delegavus galią visiems, viskas vyks greičiau“. Tačiau po trejų metų veiklos jis suprato, kad būtent tai sulėtino jo verslą.

Kiekvienas darbuotojas turėjo prieigą prie visų klientų duomenų, projektų, kainų sąmatų. Vienas neteisingas veiksmas galėjo ištrinti sutarties informaciją. Kartą rinkodaros darbuotojas netyčia ištrynė projekto tinklalapį, kurio vertė šimtai milijonų, ir tai privertė reklamos kampaniją nutraukti viduryje. „Kai komanda augo, supratau, kad negaliu pasikliauti pasitikėjimu – man reikia kontrolės sistemos“, – pasakoja Longas.

Kai prieigos kontrolė tampa gyvybės klausimu

„GreenHouse“ interjero projektuose paprastai dalyvauja trys komandos: rinkodara atsakinga už klientų paiešką, pardavimai – už konsultacijas ir kainų sąmatas, o technikai – už įgyvendinimą. Tačiau, kadangi visi dirbo su vienu bendru failu, niekas nežinojo, kas ką pakeitė ar ištrynė. „Vienas asmuo pakeičia medžiagų kainą, kiti nežinojo, ir klientui buvo pateikta neteisinga sąmata. Kiekviena tokia klaida kainuoja reputaciją“, – pasakojo jis.

Be to, nesant skirtingų prieigos lygių, nauji darbuotojai galėjo pasiekti senųjų klientų duomenis, nukopijuoti sąrašus ir juos panaudoti kitur. „GreenHouse“ ėmė prarasti vidinį pasitikėjimą – ir tada Longas atrado GTG CRM.

Sprendimas: Prieigos lygių kontrolė – aiškūs vaidmenys, aiškios pareigos

Iškart po diegimo „GTG CRM“ padėjo Longui pertvarkyti visą įmonės teisių skyrimo tvarką.

Jis pasirinko tris numatytuosius teisių lygius:

• Administratorius jam ir skyriaus vadovui, turintiems visišką prieigą prie sistemos.
• Rinkodaros vadovas rinkodaros skyriui, leidžiama kurti ir redaguoti kampanijas, tinklalapius, įrašus.
• Pardavimų darbuotojas pardavimų komandai, leidžiama tik peržiūrėti ir atnaujinti kontaktus, bet ne redaguoti rinkodaros duomenis.

Tada Longas naudojo Custom Roles tolimesniam kiekvieno asmens pritaikymui. Pavyzdžiui, dizaino komandos vadovas turėjo teisę peržiūrėti tik savo projekto klientų informaciją; klientų aptarnavimo darbuotojai galėjo siųsti el. laiškus ir atsakyti į žinutes, bet ne peržiūrėti kainų sąmatas.

„Iš pradžių bijojau, kad per griežtas teisių skyrimas sulėtins darbą“, – pasakojo jis. „Tačiau realybė buvo visiškai priešinga. Kai kiekvienas darė tik savo darbą, darbo greitis padidėjo, atsakomybė tapo aiški, neliko ginčų.“

Uždaras procesas – saugūs duomenys

Dėl Access Level Control, „GreenHouse“ klientų ir projektų duomenys yra griežtai kontroliuojami. Kiekvienas veiksmas yra užfiksuotas žurnale: kas pakeitė, kada, ką pakeitė.

Klaidos, tokios kaip „netyčia ištrinta“, „perrašyta“ ar „neteisingai atnaujinta“, beveik dingo.

Marketingo skyrius dabar gali sutelkti dėmesį į kūrybiškumą ir reklamos efektyvumo stebėjimą, o pardavimų komanda užsiima tik klientų priežiūra ir sutarčių užbaigimu. Mėnesio ataskaitos taip pat tampa tikslesnės, nes duomenys nebe persidengia.

Kai mažas verslas veikia kaip didelė korporacija

Anksčiau ponas Longas manė, kad įgaliojimų delegavimas reikalingas tik didelėms įmonėms. Tačiau po kelių mėnesių darbo su GTG CRM jis suprato, kad tai yra pagrindas mažo verslo tvariai plėtrai.

„Mes turime tik 15 žmonių, bet dėka GTG CRM, viskas veikia sklandžiai, tarsi 50 žmonių komanda. Niekas neperžengia savo kompetencijos ribų, ir aš nebeturiu rūpintis duomenų praradimu,“ – sakė jis.

Be „Access Level Control“, ponas Longas taip pat naudojasi CRM Module kontaktų valdymui, Invoices projektų mokėjimų stebėjimui ir Automations siųsti padėkos el. laiškus klientams po projekto užbaigimo. Tačiau jis pabrėžia: „Jei nebūtų įgaliojimų delegavimo, visa kita lengvai subyrėtų.“

Rezultatai po 4 mėnesių

Vos per keturis mėnesius nuo naujos sistemos įdiegimo:

• Vidaus duomenų operacinių klaidų sumažėjo beveik 90%.
• Projektų apdorojimo greitis padidėjo 40% dėl nebe persidengiančių įgaliojimų.
• Nauji darbuotojai greičiau adaptuojasi dėl aiškiai apibrėžtų vaidmenų ir atsakomybių.
• Įmonė veikia skaidriai, klientų duomenys yra visiškai apsaugoti.

Išvados

Access Level Control nuo GTG CRM yra ne tik funkcija, bet ir „stuburas“, padedantis GreenHouse Interior veikti tvarkingiau, saugiau ir profesionaliau.

Tinkamai delegavęs įgaliojimus, ponas Longas nebe rūpinasi „kas ką daro“, o sutelkia dėmesį į svarbiausią dalyką: paslaugų ir klientų patirties tobulinimą.

„Anksčiau aš valdydavau žmones. Dabar sistema padeda man valdyti principų pagalba – ir visi jaučiasi patogiau.“

— Nguyễn Hoàng Long, GreenHouse Interior direktorius