AI Biz Assistant Vartotojo Vadovas

1. Prieiga prie AI Biz Assistant

1 žingsnis: Prisijunkite prie GTG CRM

Prisijunkite prie savo GTG CRM paskyros.

2 žingsnis: Raskite AI Assistant

Dešinėje ekrano pusėje apačioje spustelėkite žalią ikoną.

2. Pagrindinė sąsaja

Pokalbių sąrašas

Atidarius AI Assistant, pamatysite ankstesnių pokalbių istorijos sąrašą.

Sukurti naują pokalbį

Spustelėkite mygtuką "Naujas pokalbis", kad pradėtumėte klausti AI.

AI Assistant sąsaja

Tai pagrindinė sąsaja bendrauti su AI:

• Klausimo įvedimo laukas: Čia rašote klausimą
• Siūlomi klausimai: GTG CRM siūlo keletą populiarių klausimų
• Pokalbių istorija: Ankstesni klausimai ir atsakymai
• Pridedami failai: Kai AI sukuria Excel, PowerPoint ar Word failą, atsisiuntimo mygtukas pasirodo tiesiai pokalbio lange

3. Kaip užduoti klausimus

Pagrindiniai principai

• Naudokite natūralią kalbą, tarsi kalbėtumėte
• Kuo konkretesnis klausimas, tuo tikslesnis atsakymas
• Galite tęsti pokalbį remdamiesi ankstesniu atsakymu
• Kai norite sukurti failą, aiškiai nurodykite, kokio tipo failą reikia eksportuoti (Excel, PowerPoint, Word)

Pavyzdžiai, kaip užduoti klausimus

Nerekomenduojama: - "Parodyk man duomenis" - "Ataskaita" - "Sukurk sutartį"

Rekomenduojama: - "Kiek naujų klientų (leads) buvo gegužės mėnesį?" - "Sukurk Excel failą, apibendrinantį gegužės pardavimus pagal produktus" - "Sukurk darbo sutartį darbuotojui Nguyễn Văn A" - "Rask kainų pasiūlymo failą ABC mano Google Drive"

4. Verslo duomenų analizė

Tai pagrindinė funkcijų grupė – AI paima realius duomenis iš GTG CRM ir pateikia atsakymą iš karto.

Klausimai apie naujus klientus (Leads) ir Klientus

Pavyzdiniai klausimai:

Kiek naujų klientų (leads) šį mėnesį?

AI pateiks konkretų naujų klientų (leads) skaičių.

Prašyti papildomos informacijos:

Pateikite naujų klientų (leads) sąrašą

AI pateiks naujų klientų (leads) sąrašą su informacija: Vardas, Sukūrimo data ir susijusi informacija.

Klausimai apie reklamos kampanijas

Pavyzdiniai klausimai:

Kuri reklamos kampanija atneša daugiausiai naujų klientų (leads)?

AI naudos duomenis iš Reklamos modulio (Facebook Ads, Google Ads) atsakymui.

Klausimai apie turinį ir socialinius tinklus

Pavyzdiniai klausimai:

Kokio tipo turinys sulaukia daugiausiai interakcijos ir yra efektyvus socialiniuose tinkluose?

AI analizuos socialinių tinklų įrašus ir pateiks įžvalgų apie efektyviausią turinio tipą.

Klausimai apie produktus

Pavyzdiniai klausimai:

Kuris produktas parduodamas geriausiai?

AI pateiks geriausiai parduodamų produktų sąrašą, remdamasis duomenimis iš Produkto valdymo modulio.

Prašyti AI priimti sprendimą

Pavyzdiniai klausimai:

Į kokią sritį turėčiau sutelkti dėmesį?

AI analizuosis duomenis ir pasiūlys efektyviausią rinkodaros kanalą.

Prašyti prognozuoti rizikas

Pavyzdiniai klausimai:

Jei tęsime dabartinę situaciją, kur slypi rizika?

AI analizuosis tendencijas ir perspės apie galimas rizikas.

Prašyti AI siūlyti raktinius žodžius

Pavyzdiniai klausimai:

Pasiūlyk man raktinius žodžius Google reklamos vykdymui mano verslo srityje

AI, remdamasis jūsų produktais ir verslo sritimi, pasiūlys tinkamus raktinius žodžius.

Peržiūrėti diagramas atsakymuose

Analizuojant duomenis, AI automatiškai sukurs vizualines diagramas tiesiai pokalbio lange – nereikės atidaryti Excel ar kitų įrankių.

Pavyzdiniai klausimai:

Analizuokite top 10 klientų veiklą per paskutines 30 dienų, nupieškite diagramą

Palyginkite pardavimus pagal pardavimo kanalą, parodykite stulpeline diagrama

Nupieškite naujų klientų (leads) paskirstymo pagal šaltinį diagramą šį mėnesį

AI palaiko 3 tipų diagramas atsakymuose: - Sektorinė diagrama (Pie) – paskirstymas, procentinė dalis - Stulpelinė diagrama (Bar) – reitingų palyginimas - Linijinė diagrama (Line) – tendencijos pagal laiką

Patarimas: Pridėkite frazę "nupiešk diagramą" arba "parodyk kaip diagramą" prie bet kurio analitinio klausimo, kad gautumėte vizualinių rezultatų.

5. Automatinis Excel failų (XLSX) kūrimas

AI Biz Assistant gali tiesiogiai kurti Excel (.xlsx) failus iš GTG CRM duomenų. Tiesiog apibūdinkite reikiamą turinį – AI paims realius duomenis, sutvarkys juos į lentelę ir pateiks failą parsisiuntimui.

Kaip prašyti sukurti Excel

Pavyzdiniai klausimai: Sukurk Excel failą, apibendrinantį gegužės pardavimus pagal produktus

Eksportuok 50 perspektyviausių potencialių klientų (leads) sąrašą į Excel failą

Sukurk praėjusio mėnesio Facebook reklamos išlaidų ataskaitos lentelę

Eksportuok dabartinį produktų likutį į Excel

Ką AI gali eksportuoti į Excel

Ataskaitos tipas	Pavyzdys klausimo
Pardavimai	"Sukurk Excel pardavimus pagal dieną gegužės mėnesį"
Klientai	"Eksportuok naujų klientų sąrašą šį mėnesį į Excel"
Produktai	"Sukurk produktų likučių lentelę pagal produktą"
Užsakymai	"Eksportuok nepateiktus užsakymus į Excel failą"
Reklama	"Sukurk Facebook kampanijų išlaidų ir konversijų ataskaitą"
Nauji klientai (Leads)	"Eksportuok visus gegužės mėnesio naujus klientus (leads) kartu su statusu į Excel"

Kaip atsisiųsti failą po AI sukūrimo

Po to, kai AI pateiks atsakymą, pokalbio lange pasirodys mygtukas "Atsisiųsti (.xlsx)". Spustelėkite, kad atsisiųstumėte failą į savo kompiuterį ir atidarytumėte jį Microsoft Excel arba Google Sheets.

6. Automatinis PowerPoint (PPTX) skaidrių kūrimas

AI Biz Assistant gali kurti profesionalias PowerPoint (.pptx) pristatymų skaidres – tinkamas vadovybės susitikimams, periodinėms ataskaitoms ar partnerių pristatymams.

Kaip prašyti sukurti PowerPoint

Pavyzdiniai klausimai:

Sukurk skaidrių, apibendrinančių gegužės mėnesio verslo rezultatus, 5 pagrindines skaidres Sukurk pristatymą, ataskaitą apie antrojo ketvirčio reklamos kampanijų efektyvumą

Sukurk mėnesio apibendrinimo PowerPoint pristatymą pardavimų komandai

Paruošk skaidrių, ataskaitą apie produktų likučių situaciją ir pasiūlymus dėl papildymo kitai savaitei

Patarimai, kaip prašyti sukurti PowerPoint

• Nurodykite skaidrių skaičių, jei reikia: "įskaitant 6 skaidres"
• Apibūdinkite pagrindinį kiekvienos skaidrės turinį: "1 skaidrė – apžvalga, 2 skaidrė – pardavimai, 3 skaidrė – nauji klientai (leads)..."
• Leiskite AI nuspręsti, jei norite: AI automatiškai struktūruos turinį, jei tik apibūdinsite pristatymo tikslą

Kaip atsisiųsti failą po AI sukūrimo

Mygtukas "Atsisiųsti (.pptx)" pasirodys pokalbio lange, kai AI baigs. Failas suderinamas su Microsoft PowerPoint ir Google Slides.

7. Vietnamo teisinių dokumentų rengimas

AI Biz Assistant gali rengti Vietnamo teisinius dokumentus pagal valstybinius standartus: Times New Roman 13pt šriftas, tinkamas įstaigos antraštė, standartiniai paraštės, oficiali teisinė kalba. Failas eksportuojamas .docx formatu, atidaromas Word ir paruoštas pasirašymui.

24 dokumentų šablonai, įskaitant 10 grupių tipų

Grupė	Palaikomi dokumentai
Įmonės steigimas	UAB nuostatai, Steigimo sprendimas, Prašymas išduoti investicijų registracijos liudijimą
Personalas ir Darbas	Darbo sutartis, Paskyrimo įsakymas, Atsistatydinimo įsakymas
Įgaliojimas ir Atstovavimas	Asmens įgaliojimas, Organizacijos įgaliojimas
Posėdžiai ir Rezoliucijos	Narių tarybos posėdžio protokolas, Akcininkų susirinkimo posėdžio protokolas
Ekonominės sutartys	Verslo bendradarbiavimo sutartis, Paslaugų sutartis
Likvidavimas	Įmonės likvidavimo sprendimas
Vidaus taisyklės ir Reglamentai	Įmonės vidaus taisyklės, Vidinio veiklos reglamentas

Kaip naudoti – AI klausia žingsnis po žingsnio

Tiesiog nurodykite, kokio tipo dokumento reikia. AI užduos visus reikiamus klausimus pokalbio forma, todėl nereikės žinoti visų šablonų iš anksto.

1 pavyzdys – Įmonės nuostatai:

Sukurk mano UAB nuostatus

AI nuosekliai klaus:

• Pilnas įmonės pavadinimas?
• Registruotos buveinės adresas?
• Įstatinis kapitalas?
• Narių sąrašas ir jų kapitalo dalys?
• Įstatyminis atstovas?
• Pagrindinės verslo veiklos rūšys?

Po to, kai pateiksite visą informaciją, AI sukurs pilną .docx failą, atitinkantį valstybinius standartus.

2 pavyzdys – Darbo sutartis:

Sukurk darbo sutartį mano naujam darbuotojui

AI paklaus:

• Darbuotojo vardas? Gimimo data? Adresas?
• Pareigos? Skyrius?
• Sutarties tipas: terminuota ar neterminuota?
• Sutarties terminas (jei taikoma)?
• Pagrindinis atlyginimas?
• Atlyginimo mokėjimo forma (mėnesinis/savaitinis)?
• Darbo pradžios data?

3 pavyzdys – Įgaliojimas:

Sukurk įgaliojimą Hanojaus filialo direktoriui pasirašyti sutartis mano vardu

Sukurk pardavimų skyriaus vadovo paskyrimo įsakymą

Parašyk birželio mėnesio narių tarybos posėdžio protokolą dėl įstatinio kapitalo didinimo

Vietnamo dokumentų formatavimo standartai

AI sukurtas .docx failas užtikrina:

Kriterijus	Detalė
Šriftas	Times New Roman, 13pt dydžio
Antraštė	VIETNAMO SOCIALISTINĖ RESPUBLIKA — Nepriklausomybė - Laisvė - Laimė
Paraštės	Viršutinė 2.5cm, Apatinė 3cm, Kairė 3cm, Dešinė 2cm (administracinių dokumentų standartas)
Simbolis ir Numeris	Pagal taisykles: Numeris.../Įmonės pavadinimas/Skyrius
Parašo vieta	Tinkamoje vietoje, su pareigų ir pasirašančiojo vardo pavarde
Kalba	Oficialūs teisiniai terminai, nenaudojama kasdienė kalba

Kaip atsisiųsti Word failą

Po to, kai AI baigs rengti dokumentą, pokalbio lange pasirodys mygtukas "Atsisiųsti (.docx)". Failas paruoštas atidaryti, papildomai redaguoti (jei reikia) ir pasirašyti.

Pastaba: AI sukurti dokumentai yra informaciniai ir skirti sutaupyti rengimo laiką. Dėl didelės rizikos teisinių dokumentų ar dokumentų, teikiamų valstybinėms įstaigoms, vis tiek rekomenduojama prieš pasirašymą konsultuotis su teisininku.

8. Prisijungimas ir darbas su Google Drive

AI Biz Assistant gali pasiekti jūsų Google Drive paskyrą po Google paskyros prijungimo. Iš ten galite prašyti AI ieškoti, skaityti ir analizuoti dokumentus Drive, nepaliekant GTG CRM.

1 žingsnis: Prisijunkite prie Google paskyros

1. Eikite į Nustatymai GTG CRM
2. Pasirinkite Integracijos
3. Raskite Google Drive ir spustelėkite Prijungti
4. Prisijunkite prie savo Google paskyros ir suteikite prieigos teises
5. Prijungimas sėkmingas – AI gali pasiekti Drive nuo šiol

Pakanka prijungti vieną kartą. AI prisimins prieigos teises kituose pokalbiuose.

2 žingsnis: Klausinėkite AI apie failus Drive

Po prijungimo galite prašyti AI dirbti su Drive tiesiogiai per klausimus:

Failų paieška:

Raskite sutarties failą su klientu Minh Hùng Google Drive

Pateikite visų failų "Q2 ataskaitos" aplanke mano Drive sąrašą

Dokumentų skaitymas ir apibendrinimas:

Apibendrinkite ABC sutarties turinį Drive

Perskaityk failą "Gegužės ataskaita.docx" Drive ir pasakyk man pagrindinius punktus

Duomenų palyginimas Drive su GTG CRM:

Palyginkite failo "kainų pasiūlymas" duomenis Drive su realiais pardavimais GTG CRM

Vaizdo metaduomenys:

Pateikite man "Naujo produkto demo" vaizdo failo informaciją Drive

9. Rezultatų supratimas

Atsakymų formatas

AI Biz Assistant atsako skirtingais formatais, priklausomai nuo klausimo tipo:

Formatas	Kada naudoti
Paprasti skaičiai	Klauskite "kiek...", "iš viso..."
Sąrašas	Klauskite "pateikite...", "parodykite sąrašą..."
Analizė	Klauskite "kodėl...", "palyginkite..."
Pasiūlymai	Klauskite "turėčiau...", "siūlykite..."
Diagramos (Nauja)	Klauskite analizės + pridėkite "nupiešk diagramą" arba "kaip diagramą"
Excel failas (.xlsx) (Nauja)	Klauskite "sukurk Excel failą...", "eksportuok į lentelę..."
PowerPoint failas (.pptx) (Nauja)	Klauskite "sukurk skaidres...", "sukurk pristatymą..."
Word failas (.docx) (Nauja)	Klauskite "sukurk darbo sutartį...", "sukurk nuostatus...", "parašyk protokolą..."

Prašyti papildomos informacijos

Jei atsakymas nepakankamas, galite tęsti klausinėti tame pačiame pokalbyje: - "Pateik man daugiau informacijos apie..." - "Pateik konkrečiai..." - "Paaiškink daugiau apie..." - "Pakeisk X į Y" (dokumentams/failams)

10. Efektyvaus naudojimo patarimai

Rekomenduojama daryti

1. Klauskite konkrečiai - Vietoj "pardavimai", klauskite "kokie gegužės mėnesio pardavimai pagal produktus?"

2. Naudokite laiko intervalus - "Per pastarąsias 7 dienas..." - "Šį mėnesį..." - "2026 metų 2-asis ketvirtis..."

3. Tęskite pokalbį tame pačiame lange - Gavę atsakymą, tęskite klausinėjimą, nebereikia kartoti konteksto

4. Prašykite palyginimo - "Palyginkite šio mėnesio pardavimus su praėjusio mėnesio" - "Kuris kanalas efektyvesnis: Facebook ar Google?"

5. Prašykite AI sukurti failą, kai reikia eksportuoti duomenis - Vietoj kopijavimo sąrašo iš pokalbio, sakykite: "Eksportuok šiuos rezultatus į Excel failą"

6. Pridėkite "nupiešk diagramą" prie analitinių klausimų - "Analizuok naujų klientų (leads) paskirstymą pagal šaltinį, nupiešk sektoriinę diagramą"

7. Teisiniams dokumentams tiesiog pradėkite – AI paklaus trūkstamos informacijos - Tiesiog parašykite "Sukurk darbo sutartį", AI automatiškai užduos visus klausimus

8. Pirmiausia prijunkite Google Drive, prieš klausinėdami apie failus - Nustatymai → Integracijos → Google Drive → Prijungti

Nerekomenduojama daryti

1. Per bendri klausimai - "Parodyk man visus duomenis" - "Sukurk ataskaitą"

2. Klausti apie duomenis, kurių dar nėra sistemoje - AI gali atsakyti tik remdamasis GTG CRM įvestais duomenimis (arba Google Drive failais, jei buvo prijungtas)

3. Tikėtis, kad AI žinos informaciją, esančią už GTG CRM ribų - AI neturi bendrų rinkos duomenų, nebent šią informaciją išsaugojote Drive

4. Prašyti sudėtingo teisinio dokumento, o vėliau neatsakyti į AI klausimus - AI reikalinga visa informacija (vardas, data, suma, šalys ir kt.), kad sukurtų teisingą dokumentą. Atsakykite į visus AI klausimus

Apibendrinimas

AI Biz Assistant padeda jums:

• Užuomandų duomenis naudojant natūralią kalbą

• Apibendrinti informaciją iš įvairių GTG CRM modulių

• Gauti įžvalgų, diagramų ir veiksmų pasiūlymų

• Sutaupyti laiko ataskaitoms peržiūrėti

• Priimti sprendimus remiantis duomenimis

• Automatiškai kurti Excel failus iš realių duomenų

• Kurti profesionalias PowerPoint skaidres

• Rengti 24 Vietnamo teisinių dokumentų šablonus pagal valstybinius standartus

• Skaityti ir analizuoti Google Drive failus tiesiogiai iš AI

Pastaba: AI Biz Assistant nuolat tobulėja. Jei AI negali atsakyti į klausimą, pateikite atsiliepimą, kad GTG CRM komanda galėtų atnaujinti.