Šiame straipsnyje nuosekliai aprašoma, kaip eksportuoti elektronines sąskaitas (HĐĐT) naudojant GTG CRM — nuo pradinės sąrankos iki kasdienių sąskaitų eksportavimo ir klaidų taisymo.

0 žingsnis: Paruošimas Prieš Pradedant

Prieš eksportuodami HĐĐT, turite pasiruošti:

Elementas Aprašymas
✅ PVM kodas Turėti PVM kodą (asmeninį arba įmonės)
✅ Užsiregistruoti HĐĐT su CQT Užsiregistruoti naudoti HĐĐT administruojančioje Mokesčių inspekcijoje
✅ Skaitmeninis sertifikatas (Token/USB su parašu) Naudojamas elektroniniam parašui ant sąskaitos
✅ GTG CRM paskyra Užsiregistruokite gtgcrm.com

1 žingsnis: Įmonės Duomenų Nustatymas

Prisijunkite prie GTG CRM → Nustatymai → Įmonės duomenys:

```

Įmonės pavadinimas: ABC UAB

PVM kodas: 0123456789

Adresas: 123 Nguyễn Văn A, 1 rajonas, HCM miestas

Telefonas: 028 1234 5678

El. paštas: info@abc.com.vn

Atstovas: Nguyễn Văn A

```

2 žingsnis: Sąskaitos Šablono Nustatymas

Eikite į Sąskaitų valdymas → Šablonų nustatymai:

  1. Pasirinkite sąskaitos tipą:
  • GTGT sąskaita (5%, 8%, 10% PVM tarifas)
  • Pardavimo sąskaita (be PVM)
  1. Pasirinkite rodymo šabloną:
  • Įmonės logotipas
  • Informacija puslapio apačioje
  • Numatytasis komentaras
  1. Nustatykite sąskaitos simbolį:
  • Šablono simbolis: 1C24TAA (pavyzdys)
  • Sistema automatiškai generuos nuoseklius sąskaitų numerius

3 žingsnis: Rankinis Sąskaitos Eksportavimas

1 būdas: Sukurti naują sąskaitą

  1. Eikite į Sąskaitos → Sukurti naują
  2. Įveskite pirkėjo informaciją:
  • Įmonės pavadinimas / asmens vardas
  • PVM kodas (jei įmonė)
  • Adresas
  1. Pridėkite produktus/paslaugas:
  • Prekės pavadinimas
  • Vieneto matas
  • Kiekis
  • Kaina už vienetą
  • PVM tarifas (0%, 5%, 8%, 10%)
  1. Patikrinkite bendrą sumą
  2. Spustelėkite „Pasirašyti ir eksportuoti sąskaitą“
  3. Pasirašykite skaitmeniniu parašu naudodami token/USB
  4. Sąskaita bus išsiųsta CQT (jei HĐĐT su kodu) ir klientui el. paštu
Sukurti naują sąskaitą

2 būdas: Eksportuoti sąskaitą iš užsakymo

  1. Eikite į Užsakymai → pasirinkite užbaigtą užsakymą
  2. Spustelėkite „Eksportuoti sąskaitą“
  3. Sistema automatiškai užpildys informaciją iš užsakymo:
  • Pirkėjo informacija (iš CRM)
  • Produktų sąrašas (iš užsakymo)
  • Bendra suma
  1. Patikrinkite → Pasirašyti ir eksportuoti
Automatinis sąskaitos eksportavimas užbaigus užsakymą

4 žingsnis: Automatinis Sąskaitos Eksportavimas (Automatizavimas)

Nustatykite automatizavimą, kad sistema automatiškai eksportuotų HĐĐT:

```

Paleidiklis: Užsakymas pakeičia būseną į „Užbaigtas“

↓

Veiksmas 1: Sukurti elektroninę sąskaitą (informacija iš užsakymo)

↓

Veiksmas 2: Automatinis skaitmeninis parašas (jei yra HSM sertifikatas)

↓

Veiksmas 3: Siųsti į CQT

↓

Veiksmas 4: Siųsti el. laišką klientui (pridedant sąskaitos PDF)

```

Pastaba: Automatinis skaitmeninis parašas reikalauja HSM (Hardware Security Module) tipo sertifikato — skiriasi nuo įprasto USB tokeno. Susisiekite su sertifikato tiekėju, kad atnaujintumėte.

5 žingsnis: Masinis Sąskaitų Eksportavimas

Kai reikia eksportuoti kelias sąskaitas vienu metu:

  1. Eikite į Užsakymai → pasirinkite kelis užsakymus (pažymėkite žymimuosius laukelius)
  2. Spustelėkite „Masinis HĐ eksportavimas“
  3. Sistema sukurs sąskaitas visiems pasirinktiems užsakymams
  4. Peržiūrėkite sąskaitų sąrašą
  5. Pasirašyti ir eksportuoti visus

6 žingsnis: Klaidų Taisymas

Sąskaita su klaidingu pavadinimu/adresu (ne klaidingas PVM kodas ir suma):

  1. Atidarykite taisytiną sąskaitą
  2. Pasirinkite „Pranešti apie klaidą“
  3. Sistema išsiųs pranešimą į CQT
  4. Naujos sąskaitos eksportuoti nereikia

Sąskaita su klaidingu PVM kodu, suma, PVM tarifu:

  1. Atidarykite taisytiną sąskaitą
  2. Pasirinkite „Eksportuoti pakeičiamąją HĐ“ arba „Eksportuoti koreguojamąją HĐ“
  3. Įveskite teisingą informaciją
  4. Pasirašykite ir eksportuokite naują sąskaitą
  5. Senoji sąskaita bus pažymėta „Pakeista/Koreguota“

Sąskaitos atšaukimas:

  1. Pasirinkite sąskaitą → „Atšaukti sąskaitą“
  2. Įveskite atšaukimo priežastį
  3. Sistema išsiųs atšaukimo pranešimą į CQT

7 žingsnis: Ataskaitos Ir Valdymas

Sąskaitų informacijos suvestinė pateikia:

  • Bendras eksportuotų sąskaitų skaičius (pagal dieną/mėnesį/metus)
  • Bendra pajamų suma iš sąskaitų
  • Sąskaitos pagal būseną (eksportuotos, atšauktos, pakoreguotos)
  • Eksportuoti į Excel/PDF, kad būtų galima pateikti buhalteriui

Išvada ###

Elektroninių sąskaitų eksportavimas naudojant GTG CRM yra sukurtas supaprastinti visą procesą: nuo įmonės duomenų nustatymo, sąskaitų kūrimo, skaitmeninio pasirašymo, siuntimo mokesčių inspekcijai iki vėlesnio valdymo ir paieškos. Dėl tiesioginio ryšio su užsakymais, produktais ir klientų duomenimis galite greitai sukurti sąskaitas, sumažinti rankinį įvedimą ir apriboti klaidas.

Sujungus su automatizavimu, įmonės taip pat gali nustatyti automatinį procesą: užsakymas užbaigtas → sukurti sąskaitą → pasirašyti skaitmeniškai → išsiųsti klientui. Tai padeda sutaupyti laiko, užtikrinti atitiktį taisyklėms ir padaryti sąskaitų valdymą aiškesnį bei lengviau kontroliuojamą kasdienėje verslo veikloje.

Dažnai užduodami klausimai

K: Kiek kreditų man reikia vienai sąskaitai eksportuoti?

A: HĐĐT eksportavimo kaina priklauso nuo naudojamo plano. Su pagrindiniu planu (199K/mėn., 80 000 kreditų), galite eksportuoti tūkstančius sąskaitų per mėnesį.

K: Ar palaikomos sąskaitos užsienio valiuta?

A: Taip. GTG CRM palaiko sąskaitų eksportavimą VND ir užsienio valiutomis (USD, EUR...) su konvertavimo kursu.

K: Ką daryti, jei nėra interneto ryšio?

A: HĐĐT reikalauja interneto ryšio, kad būtų galima siųsti į CQT. Galite kurti sąskaitas juodraštį (draft) būdami neprisijungę, o vėliau pasirašyti ir eksportuoti, kai turėsite interneto ryšį.

K: Kaip klientai gauna sąskaitas?

A: El. paštu (pridedant PDF) arba ieškodami internete naudodami sąskaitoje esantį paieškos kodą.