Automatinis Sąskaitų Valdymas ir Produktų Valdymas Verslo Namams su GTG CRM

Verslo veikloje sąskaitų ir produktų valdymas yra du pagrindiniai veiklos efektyvumą ir teisės aktų laikymąsi lemiantys veiksniai. Norint suprasti automatizavimo sprendimų svarbą, reikia išsamiai analizuoti kiekvienos klientų grupės poreikius.

Poreikių Analizė Pagal Klientų Grupes

1. Verslo Namai (Namų Ūkio Verslas)

Svarbūs Teisiniai Ypatumai

Pagal Vyriausybės dekretą 01/2021, verslo namams taikomos šios ypatybės:

• Neribota atsakomybė: Verslo savininkas atsako visu savo asmeniniu turtu už verslo veiklą
• Nėra juridinio asmens statuso: Veikia fizinio asmens vardu, ne kaip nepriklausomas juridinis asmuo
• Kiekio apribojimas: Kiekvienas asmuo / namų ūkis gali registruoti tik 01 verslo namus
• Vieninga finansų apskaita: Visos pajamos iš asmeninių ir verslo sąskaitų laikomos verslo namų pajamomis

Finansų Valdymo Iššūkiai

Verslo namai dažnai susiduria su sunkumais:

1. Sunku atskirti asmenines ir verslo pajamas: Visos sąskaitos laikomos verslo namų pajamomis
2. Dvigubas apmokestinimo metodas: Taikomas tiek deklaravimo metodas, tiek fiksuoto mokesčio metodas pagal reglamentus
3. Reikalavimas atskirti sąskaitas: Sprendimas 3389 rekomenduoja atidaryti atskirą sąskaitą verslo veiklai
4. Pirkimo sąskaitų valdymas: Reikia išsaugoti visas išlaidų sąskaitas tiksliam mokesčių deklaravimui

Specifiniai Poreikiai

• Paprastas, lengvai naudojamas produktų valdymo sprendimas namų verslo savininkams, neturintiems gilių buhalterinių žinių
• Automatizuotas pirkimo sąskaitų (išlaidų) rinkimas ir klasifikavimas iš skirtingų šaltinių
• Paprasti finansiniai ataskaitų sudarymai, padedantys suprasti mėnesio pajamas/išlaidas
• Greitas sąskaitų išrašymas mažmeniniams klientams

2. Mažos Ir Vidutinės Įmonės (MVĮ)

Veiklos Ypatumai

• Turi juridinio asmens statusą: Atsako ribotai, ribojant įstatinį kapitalą
• Darbuotojų skaičius: Nuo 5 iki 50 darbuotojų, reikia aiškaus įgaliojimų paskirstymo
• Daug pardavimo kanalų: Internetu, neprisijungus, per agentus, per platintojus
• Buhalterinė sistema: Turi specializuotą buhalterijos skyrių

Valdymo Iššūkiai

1. Didelis sąskaitų kiekis: Šimtai pirkimo/pardavimo sąskaitų per mėnesį
2. Įvairių produktų valdymas: Daug SKU, daug tiekėjų, daug matavimo vienetų
3. Sudėtingos mokesčių ataskaitos: PVM įplaukos/išlaidos, pelno mokesčio atsiskaitymas
4. Sistemų integravimas: Reikia susieti su buhalterine programine įranga (MISA, MISA AMIS...)
5. Kilmės atsekamumas: Partijų, galiojimo datų, kilmės vietos valdymas

3. Didelės Įmonės & Konglomeratai

Veiklos Ypatumai

• Didelis mastas: Virš 100 darbuotojų, daug padalinių, dukterinių įmonių
• Įvairios veiklos sritys: Veikia įvairiose srityse
• ERP sistema: Turi bendrą valdymo sistemą (SAP, Oracle...)
• Sudėtingi procesai: Daugiapakopis įgaliojimų paskirstymas, griežti tvirtinimo procesai

GTG CRM Sprendimo Pristatymas

Po išsamios kiekvienos klientų grupės poreikių analizės, GTG CRM siūlo visapusišką sprendimą su dviem pagrindinėmis funkcijomis:

Automatinis Elektroninių Sąskaitų Išdavimas

Tiesioginis ryšys su patikimais tiekėjais

GTG CRM yra giliai integruotas su dviem Vietnamo pirmaujančiais elektroninių sąskaitų tiekėjais:

Automatinis Sąskaitų Išdavimo Procesas

1 žingsnis: Vienkartinė konfigūracija

• Prisijunkite prie GTG CRM → Nustatymai → Elektroninės sąskaitos
• Pasirinkite tiekėją (S-Invoice arba MISA)
• Įveskite autentifikacijos informaciją (API raktas, vartotojo vardas/slaptažodis)
• Sistema automatiškai patikrins ryšį ir sinchronizuos sąskaitų šablonus

2 žingsnis: Sąskaitos sukūrimas per 3 minutes

1. Pasirinkite „Sukurti naują sąskaitą“ iš užsakymo arba sukurkite rankiniu būdu
2. Įveskite pirkėjo informaciją: Įmonės pavadinimas/vardas, Mokesčių kodas (jei tai įmonė), Adresas, el. paštas sąskaitai gauti
3. Pridėkite produktus/paslaugas: Ieškokite iš esamo produktų katalogo, Įveskite kiekį, vieneto kaina automatiškai užpildoma iš kainoraščio, Pasirinkite PVM tarifą (0%, 5%, 8%, 10%), Taikykite nuolaidą, jei reikia

3 žingsnis: Peržiūrėjimas ir išdavimas

• Peržiūrėkite PDF sąskaitą prieš oficialiai ją išduodant
• Patikrinkite pirkėjo informaciją, produktus, bendrą sumą
• Paspauskite „Išduoti sąskaitą“ → Sistema automatiškai: Siunčia užklausą S-Invoice/MISA, Gauna sąskaitos kodą ir elektroninį parašą, Siunčia PDF sąskaitą klientui el. paštu, Saugo GTG CRM

Pakeičiančių Sąskaitų Tvarkymas

Kai reikia pataisyti išduotą sąskaitą (grąžinti prekes, klaidingas kiekis/kaina...):

1. Raskite originalią sąskaitą sąraše
2. Pasirinkite „Sukurti pakeičiančią sąskaitą“
3. Pataisykite informaciją, kurią reikia pakeisti
4. Sistema automatiškai: Panaikina seną sąskaitą pagal reglamentus, Išduoda naują sąskaitą su užrašu „Pakeičia sąskaitą Nr....“, Susieja abi sąskaitas atsekamumui

Profesionalus Produktų Valdymas

Daugiasluoksnių Produktų Valdymo Struktūra

Hierarchinis produktų katalogas

• Kurkite tėvinius – vaikinius katalogus be galo
• Pavyzdys: Elektronika → Telefonai → Samsung → Galaxy S serija
• Lengva ieškoti ir filtruoti pagal katalogą

Išsami Produkto Informacija

• Automatinis arba pasirinktinis SKU kodas
• Produkto pavadinimas (vietine kalba + anglų kalba)
• Išsamus aprašymas, įvairios nuotraukos
• Pagrindinis matavimo vienetas ir konvertuotas matavimo vienetas
• Pirkimo kaina, pardavimo kaina (galima nustatyti kainą pagal kanalą)
• Taikomas PVM tarifas (0%, 5%, 8%, 10%)

Variacijų (Variacijų) Valdymas

• Savybės: Spalva, dydis, talpa...
• Kiekviena variacija turi savo SKU, savo kainą
• Tiekimo valdymas kiekvienai variacijai

Sandėliavimo Integracija

• Stebėkite tiekimą realiu laiku
• Įspėjimai apie baigiantįsi tiekimą, beveik pasibaigusį tiekimą
• Partijų, įvežimo/išvežimo/likučio valdymas

Pirkimo Sąskaitų Automatinio Rinkimo Funkcija

Tai išskirtinė funkcija, taupanti dešimtis valandų per mėnesį buhalteriui.

Kaip Tai Veikia

1 žingsnis: Verslo el. pašto prijungimas

• Eikite į Nustatymai → El. pašto integracija
• Įveskite sąskaitas gaunantį el. paštą (Gmail, Outlook...)
• Suteikite prieigos teises (naudojant saugų OAuth 2.0)

2 žingsnis: Įjunkite automatinį rinkimą

• Pasirinkite „Automatiškai rinkti pirkimo sąskaitas“
• Sistema periodiškai (kas valandą arba kas dieną) skenuoja el. paštą
• Automatiškai atpažįsta standartinius PDF sąskaitų failus iš populiarių tiekėjų

3 žingsnis: Automatinis informacijos ištraukimas

GTG CRM naudoja AI OCR skaityti sąskaitas ir ištraukti:

• Tiekėjo pavadinimas, mokesčių kodas
• Sąskaitos numeris, išdavimo data
• Produktų/paslaugų sąrašas
• Bendra suma prieš mokesčius, PVM, bendra sumokėta suma

4 žingsnis: Patvirtinimas ir saugojimas

• Buhalteris patikrina ištrauktą informaciją
• Pataiso, jei reikia (sistema mokosi ir gerina tikslumą)
• Klasifikuoja į atitinkamą išlaidų kategoriją
• Pažymi „Apmokėta“ arba „Nepriskirta“

Reali Nauda

Realių Naudojimo Scenarijų Pavyzdžiai

Scenarijus 1: Internetinės Mados Verslo Namai

Kontekstas: Ponia Mai parduoda drabužius internetu, turi 200 užsakymų/mėn., perka iš 5 tiekėjų.

Ankstesnės problemos:

• Tekdavo kurti sąskaitas rankiniu būdu arba naudoti Excel
• Nesekė įvežamų prekių sąskaitų
• Mokesčių deklaravimas užtrukdavo visą dieną mėnesio pabaigoje

Po GTG CRM naudojimo:

1. Produktų valdymas: Įveskite 50 drabužių modelių su spalvų/dydžių variacijomis → Gauta 200 SKU
2. Automatinis sąskaitų išdavimas: Kai klientas pateikia užsakymą → Automatiškai sukuriama sąskaita → Siunčiama klientui el. paštu
3. Pirkimo sąskaitų rinkimas: El. paštas gauna sąskaitas iš tiekėjų → Automatiškai patenka į sistemą
4. Mokesčių ataskaitos: Mėnesio pabaigoje mokesčių ataskaita apie įvežamas/išvežamas prekes per 10 minučių

Rezultatas: Sutaupyta 15 valandų/mėn., pardavimai padidėjo 30%, nes daugiau dėmesio skiriama pardavimui, o ne administraciniam darbui.

Scenarijus 2: Medicinos Įrangos Platintojas

Kontekstas: Įmonė turi 20 darbuotojų, 500 produktų, 1000 sąskaitų/mėn.

Ankstesnės problemos:

• Naudojama MISA Accounting, bet duomenys įvedami du kartus (atskirai CRM ir MISA)
• Pardavimų darbuotojai nežino, ar prekių yra, ar jų trūksta
• Sąskaitų išdavimas per MISA užtrunka 5 minutes/sąskaitą

Po GTG CRM naudojimo:

1. MISA integracija: GTG CRM ↔ MISA dvipusis sinchronizavimas
2. Tiekimo valdymas: Darbuotojai mato tiekimą realiu laiku CRM
3. Sąskaitų išdavimas 1 paspaudimu: Nuo užsakymo → Išduoti sąskaitą → Automatiškai patenka į MISA
4. Pardavimų ataskaitos: Generalinis direktorius mato ataskaitas pagal produktus, regionus, darbuotojus

Rezultatas: Administracinis laikas sumažintas 50%, pardavimų darbuotojų efektyvumas padidintas 25%.

Bendra Nauda

Padidėjęs Našumas

• Sutaupykite 10-20 valandų/mėnesį administraciniam darbui
• Sąskaitų išdavimas 5 kartus greičiau nei rankiniu būdu
• 80% automatizuotas procesas pirkimo sąskaitų rinkimo ir apdorojimo

Sumažintos Išlaidos

• Nereikia pirkti atskiros sąskaitų išdavimo programinės įrangos
• Sumažinkite buhalterių personalą dėl automatizavimo
• Venkite mokesčių baudų dėl klaidų ar prarastų sąskaitų

Teisės Aktų Laikymasis

• 100% teisėtos sąskaitos pagal Vietnamo Generalinės Mokesčių Inspekcijos taisykles
• Pilnas elektroninių sąskaitų saugojimas 10 metų
• Pasirengę auditui bet kuriuo metu

Svarbūs Pastabos

Apie Elektronines Sąskaitas

1. Būtina užsiregistruoti pas tiekėją (S-Invoice arba MISA) prieš naudojant
2. Paslaugos mokestis: Apie 500 000–1 000 000 VND/metus, priklausomai nuo plano
3. Išduotų sąskaitų negalima ištrinti, galima tik kurti pakeičiančias/taisomas sąskaitas
4. Stabilus interneto ryšys: Reikalingas sinchronizavimui su tiekėju

Apie Produktų Valdymą

1. Duomenis rekomenduojama standartizuoti prieš įvedant (SKU kodas, produkto pavadinimas, matavimo vienetas)
2. Periodiškai atlikite inventorizaciją, kad užtikrintumėte tikslų tiekimą
3. Nustatykite vartotojų įgaliojimus, kad būtų išvengta nepagrįsto kainų/produktų keitimo
4. Reguliariai kurkite atsargines kopijas (GTG CRM automatiškai kuria atsargines kopijas kasdien)

Apie Automatinį Sąskaitų Rinkimą

1. OCR tikslumas: ~95–98%, vis tiek reikia rankinio patikrinimo
2. Palaikomi tik standartiniai PDF formatai (nuotraukos turi būti konvertuotos)
3. Verslo el. paštas: Rekomenduojama naudoti atskirą el. paštą sąskaitoms gauti, kad nebūtų painiojama su asmeniniu el. paštu

Išvada

GTG CRM siūlo visapusišką ir automatinį sąskaitų ir produktų valdymo sprendimą, tinkantį visų dydžių įmonėms – nuo verslo namų iki didelių konglomeratų.

• Automatinis sąskaitų išdavimas tiesiogiai integruotas su S-Invoice ir MISA
• Automatinis pirkimo sąskaitų rinkimas iš el. pašto
• Profesionalus produktų valdymas su variacijomis ir tiekimu
• Momentinės ataskaitos apie pajamas, išlaidas, pelną
• 100% atitiktis Vietnamo teisės aktams

Pabandykite jau šiandien, kad atlaisvintumėte laiką ir sutelktumėte dėmesį į verslo plėtrą!