Automatinis sąskaitų faktūrų valdymas ir produktų valdymas verslo įmonėms su GTG CRM

Verslo veikloje sąskaitų ir produktų valdymas yra du svarbūs veiksniai, lemiantys veiklos efektyvumą ir teisės aktų laikymąsi. Norint suprasti automatizavimo sprendimų svarbą, reikia išsamiai analizuoti kiekvienos klientų grupės poreikius.

Poreikių analizė pagal klientų grupes

1. Namų ūkio verslas (Household Business)

Svarbios teisinės savybės

Pagal Vyriausybės dekretą Nr. 01/2021, namų ūkio verslui būdingos šios savybės:

• Neribota atsakomybė: Namų ūkio savininkas yra atsakingas už visas verslo veiklas su visu savo asmeniniu turtu.
• Nėra juridinio asmens statuso: Veikia individualiu vardu, o ne kaip nepriklausomas juridinis asmuo.
• Kiekio apribojimas: Kiekvienas asmuo/namų ūkis gali registruoti tik 1 (vieną) namų ūkio verslą.
• Konsoliduota finansų apskaita: Visos pajamos iš asmeninių ir verslo sąskaitų laikomos namų ūkio pajamomis.

Finansų valdymo iššūkiai

Namų ūkio verslas dažnai susiduria su sunkumais:

1. Asmeninių ir verslo pajamų atskyrimo sunkumai: Visos sąskaitos laikomos namų ūkio pajamų šaltiniais.
2. Dvigubo apmokestinimo metodai: Taikomas tiek deklaravimo, tiek fiksuoto apmokestinimo metodas pagal taisykles.
3. Sąskaitų atskyrimo reikalavimas: Sprendimas Nr. 3389 rekomenduoja atidaryti atskirą sąskaitą verslo veiklai.
4. Pirkimo sąskaitų valdymas: Būtina saugoti visas išlaidų sąskaitas, kad būtų galima tiksliai deklaruoti mokesčius.

Specifiniai poreikiai

• Paprastas ir lengvai naudojamas produktų valdymo sprendimas, skirtas namų ūkio savininkams, neturintiems gilių buhalterinių žinių.
• Automatinis pirkimo sąskaitų (išlaidų) rinkimas ir klasifikavimas iš įvairių šaltinių.
• Paprastos finansinės ataskaitos, padedančios suprasti mėnesines pajamas/išlaidas.
• Greitas sąskaitų išrašymas mažmeniniams klientams.

2. Smulkusis ir vidutinis verslas (MVĮ)

Veiklos ypatybės

• Juridinio asmens statusas: Atsakomybė ribojama įstatinio kapitalo ribose.
• Darbuotojų skaičius: Nuo 5 iki 50 darbuotojų, reikalingas aiškus įgaliojimų delegavimas.
• Daug pardavimo kanalų: Internetu, neprisijungus, per atstovus, per platintojus.
• Buhalterinė sistema: Turi specializuotą buhalterijos skyrių.

Valdymo iššūkiai

1. Didelis sąskaitų kiekis: Šimtai pirkimo/pardavimo sąskaitų kiekvieną mėnesį.
2. Įvairių produktų valdymas: Daugybė SKU, tiekėjų, matavimo vienetų.
3. Sudėtingos mokesčių ataskaitos: PVM pirminis/antrinis, pelno mokesčio atsiskaitymas.
4. Sistemų integracija: Reikia integruoti su buhalterine programine įranga (MISA, MISA AMIS ir kt.).
5. Prieigos prie kilmės sekimas: Partijų, galiojimo terminų, kilmės vietos valdymas.

3. Didelės įmonės ir konglomeratai

Veiklos ypatybės

• Didelis mastas: Daugiau nei 100 darbuotojų, daugybė filialų, dukterinių įmonių.
• Daugialypė pramonė: Verslas įvairiose srityse.
• ERP sistema: Jau turi bendrą valdymo sistemą (SAP, Oracle ir kt.).
• Sudėtingi procesai: Daugiapakopis įgaliojimų delegavimas, griežti tvirtinimo procesai.

GTG CRM sprendimo pristatymas

Išanalizavus kiekvienos klientų grupės poreikius, GTG CRM siūlo išsamų sprendimą su dviem pagrindinėmis funkcijomis:

Automatinis elektroninių sąskaitų išrašymas

Tiesioginis ryšys su patikimais tiekėjais

GTG CRM yra giliai integruotas su dviem pirmaujančiais Vietnamo elektroninių sąskaitų tiekėjais:

Automatinis sąskaitų faktūrų išrašymo procesas

1 žingsnis: Vienkartinis ryšio konfigūravimas

• Prisijunkite prie GTG CRM → Nustatymai → Elektroninės sąskaitos faktūros
• Pasirinkite tiekėją (S-Invoice arba MISA)
• Įveskite autentifikavimo informaciją (API raktas, vartotojo vardas/slaptažodis)
• Sistema automatiškai patikrins ryšį ir sinchronizuos sąskaitų faktūrų šablonus

2 žingsnis: Sąskaitos faktūros sukūrimas per 3 minutes

1. Pasirinkite „Sukurti naują sąskaitą faktūrą“ iš užsakymo arba sukurkite rankiniu būdu
2. Įveskite pirkėjo informaciją: Įmonės/asmens pavadinimas, Mokėtojo kodas (jei įmonė), Adresas, el. pašto adresas, kuriuo bus siunčiama sąskaita
3. Pridėkite produktų/paslaugų: Ieškokite iš turimų produktų katalogo, Įveskite kiekį, Kaina bus automatiškai užpildyta iš kainoraščio, Pasirinkite PVM tarifą (0%, 5%, 8%, 10%), Taikykite nuolaidą, jei yra

3 žingsnis: Peržiūra ir eksportavimas

• Peržiūrėkite PDF sąskaitą faktūrą prieš oficialiai ją išrašydami
• Patikrinkite pirkėjo informaciją, produktus, bendrą sumą
• Spustelėkite „Eksportuoti sąskaitą faktūrą“ → Sistema automatiškai: Atsiųs užklausą į S-Invoice/MISA, Gauti sąskaitos faktūros kodą ir elektroninį parašą, Atsiųs PDF sąskaitą faktūrą el. paštu klientui, Išsaugos GTG CRM

Pakeičiamų sąskaitų faktūrų tvarkymas

Kai reikia pakeisti jau išrašytą sąskaitą faktūrą (klientas grąžina prekes, neteisingas kiekis/kaina ir pan.):

1. Raskite originalią sąskaitą faktūrą sąraše
2. Pasirinkite „Sukurti pakeičiamą sąskaitą faktūrą“
3. Pataisykite reikiamą informaciją
4. Sistema automatiškai: Anuliuos seną sąskaitą faktūrą pagal taisykles, Išrašys naują sąskaitą faktūrą su pastaba „Pakeičia sąskaitą faktūrą Nr....“, Susies abi sąskaitas faktūras, kad būtų galima jas sekti

Profesionalus produktų valdymas

Daugiasluoksnė produktų valdymo struktūra

Hierarchinis produktų katalogas

• Kurkite neriboto lygio pagrindines ir antrines kategorijas
• Pavyzdys: Elektronika → Telefonai → Samsung → Galaxy S serija
• Lengva ieškoti ir filtruoti pagal kategoriją

Išsami produkto informacija

• Automatinis arba pasirinktinis SKU kodas
• Produkto pavadinimas (vietine kalba + anglų kalba)
• Išsamus aprašymas, įvairūs vaizdai
• Pagrindinis matavimo vienetas ir konvertuotas matavimo vienetas
• Pirkimo kaina, pardavimo kaina (galima nustatyti kainas pagal kanalą)
• Taikomas PVM tarifas (0%, 5%, 8%, 10%)

Variantų valdymas

• Savybės: Spalva, dydis, talpa...
• Kiekvienas variantas turi savo SKU kodą, savo kainą
• Sandėlio likučiai valdomi pagal kiekvieną variantą

Logistikos integracija

• Realaus laiko sandėlio likučių stebėjimas
• Įspėjimai apie išpardavimą, artėjantį galiojimo pabaigos terminą
• Partijų įvedimo/išdavimo/likučio valdymas

Automatinio įeinamų sąskaitų faktūrų rinkimo funkcija

Tai išskirtinė funkcija, kuri kiekvieną mėnesį buhalteriui sutaupo dešimtis valandų.

Kaip tai veikia

1 žingsnis: Verslo el. pašto prijungimas

• Eikite į Nustatymai → El. pašto integracija
• Įveskite sąskaitų faktūrų gavimo el. pašto adresą (Gmail, Outlook...)
• Suteikite prieigos teises (saugi OAuth 2.0 naudojama)

2 žingsnis: Įjunkite automatinį rinkimą

• Pasirinkite „Automatiškai rinkti įeinančias sąskaitas faktūras“
• Sistema periodiškai skenuoja el. paštą (kas valandą arba kasdien)
• Automatiškai atpažįsta populiarių tiekėjų sąskaitų faktūrų PDF failus

3 žingsnis: Automatinis informacijos išgavimas

GTG CRM naudoja AI OCR skaityti sąskaitas faktūras ir išgauti:

• Tiekėjo pavadinimas, mokėtojo kodas
• Sąskaitos faktūros numeris, išrašymo data
• Produktų/paslaugų sąrašas
• Bendra suma be mokesčių, PVM, bendra mokėtina suma

4 žingsnis: Patvirtinimas ir saugojimas

• Apskaitininkas patikrina išgautą informaciją
• Redaguoti, jei reikia (sistema mokosi ir gerina tikslumą)
• Klasifikuoti į atitinkamą išlaidų kategoriją
• Pažymėti „Sumokėta“ arba „Nesumokėta“

Praktiniai privalumai

Praktiniai naudojimo scenarijai

Scenarijus 1: Internetinė mados verslininkė

Kontekstas: Mai ponia verslo drabužiais internetu, turi 200 užsakymų per mėnesį, perka iš 5 tiekėjų.

Ankstesnė problema:

• Reikėjo rankiniu būdu kurti sąskaitas arba naudoti „Excel“
• Nesekama pirkimo sąskaitų
• Mokesčių deklaravimas užtrunka visą dieną mėnesio pabaigoje

Po GTG CRM naudojimo:

1. Produktų valdymas: Įveskite 50 drabužių modelių su spalvos/dydžio variacijomis → Turite 200 SKU
2. Automatinis sąskaitų išrašymas: Kai klientas pateikia užsakymą → Automatiškai sukuriama sąskaita → Siunčiama el. paštu klientui
3. Pirkimo sąskaitų rinkimas: El. laiškas su sąskaita iš tiekėjo → Automatiškai patenka į sistemą
4. Mokesčių ataskaitos: Mėnesio pabaigoje parengti pirkimo/pardavimo mokesčių ataskaitas per 10 minučių

Rezultatas: Sutaupyta 15 valandų per mėnesį, pardavimai išaugo 30%, nes dėmesys sutelktas į pardavimą, o ne į administracinį darbą.

Scenarijus 2: Medicinos įrangos platinimo įmonė

Kontekstas: Įmonėje dirba 20 darbuotojų, 500 produktų, 1000 sąskaitų per mėnesį.

Ankstesnė problema:

• Naudojote „MISA Accounting“, bet reikėjo duomenis įvesti du kartus (atskiras CRM + atskiras MISA)
• Pardavimų darbuotojai nežinojo, ar prekės yra sandėlyje, ar ne
• Sąskaitų išrašymas per MISA truko 5 minutes vienai sąskaitai

Po GTG CRM naudojimo:

1. MISA integracija: GTG CRM ↔ MISA dvipusis sinchronizavimas
2. Sandėlio likučių valdymas: Darbuotojai mato sandėlio likučius realiu laiku CRM
3. Sąskaitų išrašymas vienu paspaudimu: Iš užsakymo → Išrašyti sąskaitą → Automatiškai patenka į MISA
4. Pardavimų ataskaitos: Generalinis direktorius peržiūri ataskaitas pagal produktą, regioną, darbuotoją

Rezultatas: Administracinis laikas sutrumpintas 50%, pardavimų darbuotojų efektyvumas padidėjo 25%.

Bendra nauda

Produktyvumo didinimas

• Sutaupykite 10–20 valandų per mėnesį administraciniam darbui
• Sąskaitos išrašomos 5 kartus greičiau nei rankiniu būdu
• 80 % pirkimo sąskaitų rinkimo ir apdorojimo proceso automatizuota

Sumažinti išlaidas

• Nereikia pirkti atskirai sąskaitų išrašymo programinės įrangos
• Sumažinti buhalterinės apskaitos darbuotojų skaičių dėl automatizavimo
• Vengti mokesčių baudų dėl klaidų ar neapmokėtų sąskaitų

Teisės aktų laikymasis

• 100 % sąskaitų galioja pagal Valstybinės mokesčių inspekcijos taisykles
• Pilnas saugojimas elektroninių sąskaitų 10 metų
• Pasirengimas audito patikrinimams bet kuriuo metu

Svarbios pastabos

Apie elektronines sąskaitas

1. Prieš pradedant naudoti, reikia užsiregistruoti pas paslaugų teikėją (S-Invoice arba MISA)
2. Paslaugos mokestis: Apie 500 000–1 000 000 VND/metus, priklausomai nuo plano
3. Išrašytų sąskaitų ištrinti negalima, galima tik sukurti pakeičiančią / koreguojančią sąskaitą
4. Stabilus interneto ryšys: Būtinas sinchronizavimui su paslaugų teikėju

Apie produktų valdymą

1. Standartizuoti duomenis prieš importuojant (SKU kodai, produktų pavadinimai, matavimo vienetai)
2. Reguliariai atlikti inventorizaciją, kad užtikrintumėte tikslius sandėlio likučius
3. Nustatyti vartotojų teises, kad būtų išvengta savavališko kainų/produktų keitimo
4. Reguliariai kurti atsargines kopijas (GTG CRM automatiškai kuria kopijas kasdien)

Apie automatinį sąskaitų surinkimą

1. OCR tikslumas: ~95-98%, vis tiek reikia rankinio tikrinimo
2. Palaikomi tik standartiniai PDF formatai (nufotografuotus vaizdus reikia konvertuoti)
3. Įmonės el. paštas: Rekomenduojama naudoti atskirą el. paštą sąskaitoms gauti, kad jos nesusimaišytų su asmeniniais el. laiškais

Išvada

GTG CRM siūlo išsamų ir automatinį sprendimą sąskaitų ir produktų valdymui, tinkantį bet kokio dydžio verslui – nuo ​​smulkių verslininkų iki didelių korporacijų.

• Automatinis sąskaitų išrašymas, tiesiogiai susietas su S-Invoice & MISA
• Automatinis gautų sąskaitų surinkimas iš el. pašto
• Profesionalus produktų valdymas su variantais ir sandėliu
• Momentinės ataskaitos apie pajamas, išlaidas, pelną
• 100% atitiktis Vietnamo įstatymams

Patirkite šiandien, kad atlaisvintumėte laiką ir sutelktumėte dėmesį į verslo plėtrą!