Standartinis užsakymų apdorojimo procesas internetiniams pardavėjams

Elektroninėje prekyboje profesionalus užsakymų apdorojimo procesas yra raktas į verslo sėkmę. GTG CRM siūlo visapusišką užsakymų apdorojimo procesą, apimantį užsakymų priėmimą, sandėlio valdymą, pristatymą, sąskaitų išrašymą ir klientų aptarnavimą – visa tai integruota vienoje sistemoje.

Su GTG CRM jūs ne tik valdysite užsakymus, bet ir galėsite susijungti su pagrindinėmis elektroninės prekybos platformomis, tokiomis kaip Shopee, Lazada, TikTok Shop, automatiškai sinchronizuoti produktus ir atsargas, greitai kurti pristatymo užsakymus ir išrašyti tinkamas elektronines sąskaitas. Tai yra visapusiškas sprendimas, padedantis verslui veikti efektyviai, gerinantis klientų patirtį ir užtikrinantis tvarų augimą.

Pagrindinės funkcijos

• Automatinis konsultavimas ir užsakymų užbaigimas: AI pokalbių robotas padeda atsakyti į klausimus ir užbaigti užsakymus 24 valandas per parą, 7 dienas per savaitę, sumažindamas darbuotojų darbo krūvį.
• Centralizuotas užsakymų valdymas: Visi užsakymai iš jūsų svetainės, elektroninės prekybos platformų ir kitų kanalų valdomi vienoje sistemoje.
• Daugiafunkcių pardavimo kanalų jungtys: Integracija su Shopee, Lazada, TikTok Shop ir dvipusis produktų bei užsakymų sinchronizavimas.
• Protingas sandėlio valdymas: Realaus laiko atsargų stebėjimas, automatinis atnaujinimas gavus užsakymą, parama daugeliui sandėlių.
• Pristatymo tarnybų integracija: Tiesioginių pristatymo užsakymų kūrimas su pristatymo tarnybomis, tokiomis kaip Giao Hàng Nhanh, Viettel Post, palaikant COD (grynais pristatymo metu).
• Elektroninių sąskaitų išrašymas: Integracija su S-Invoice (Viettel) ir MISA, siekiant išrašyti tinkamas PVM sąskaitas.
• Užsakymų būsenos stebėjimas: Aiškus būsenos atnaujinimas nuo Naujas → Apdorojamas → Atliktas.

Standartinis užsakymų apdorojimo procesas

1 žingsnis: Produktų ir sandėlio paruošimas

Sandėlių kūrimas ir valdymas

Pirmiausia turite nustatyti sandėlius sistemoje Sandėlio valdymas → Sandėliai.

• Sukurkite sandėlį su informacija: Sandėlio pavadinimas, kodas, adresas, atsakingas asmuo.
• Daug sandėlių palaikymas: Pagrindinis sandėlis, papildomi sandėliai, filialų sandėliai.
• Atsargų stebėjimas atskirai kiekviename sandėlyje.

Produktų kūrimas sistemoje

Eikite į Pardavimas → Produktų valdymas, kad sukurtumėte naują produktą.

Reikiama informacija:

• Produkto pavadinimas, SKU, kategorija, prekės ženklas.
• Produkto nuotraukos ir vaizdo įrašai.
• Variacijos: Spalvos, dydžiai (iki 3 atributų).
• Pradinė kaina, PVM, pardavimo kaina (sistema automatiškai apskaičiuoja pelną).
• Išsamus aprašymas ir techninės specifikacijos.
• Pradinės atsargos.

Jungtis ir sinchronizavimas su elektroninės prekybos platformomis

Eikite į Pardavimas → Integracija, kad prisijungtumėte prie elektroninės prekybos platformų.

Jungimo žingsniai:

1. Pasirinkite platformą, kurią norite prijungti: Shopee / Lazada / TikTok Shop.
2. Patvirtinkite savo parduotuvės paskyrą.
3. Dvipusis produktų sinchronizavimas:
   • Traukti: Atsisiųsti produktus iš platformos į GTG CRM.
   • Stumti: Įkelti produktus iš GTG CRM į platformą.

Privalumai:

• Visų produktų centralizuotas valdymas.
• Automatinis atsargų sinchronizavimas tarp kanalų.
• Rankinio atnaujinimo laiko taupymas.

2 žingsnis: Užsakymų priėmimas

Užsakymų gavimas iš įvairių kanalų

Užsakymai gali būti gaunami iš:

• Jūsų svetainės (integruota su GTG CRM).
• Shopee, Lazada, TikTok Shop (automatiškai sinchronizuojami).
• Rankiniai užsakymai (klientai užsako telefonu, per Facebook ir kt.).

3 žingsnis: Prekių apdorojimas ir paruošimas

Užsakymų patikrinimas ir redagavimas (jei reikia).

• Pirkėjo informacija.
• Pristatymo adresas.
• Prekių pridėjimas/šalinimas.
• Prekių kiekis.

Atsargų patikrinimas

Sistema automatiškai patikrina atsargų kiekį:

• ✅ Pakankamai prekių → Tęsti pakavimą.
• ❌ Trūksta prekių → Reikia papildyti prekes iš tiekėjo.

Prekių papildymo procesas (jei trūksta):

Eikite į Tiekėjai → Pasirinkite tiekėją → Sukurti pirkimo užsakymą.

• Pasirinkite reikiamas prekes.
• Įveskite kiekį, kainą už vienetą.
• Patvirtinkite pirkimo užsakymą.
• Kai prekės bus gautos, sukurti Sandėlio priėmimo kvitą.
• Atsargos automatiškai atnaujinamos.

4 žingsnis: Pristatymo užsakymo kūrimas

Po to, kai prekės bus supakuotos, sukurkite pristatymo užsakymą tiesiogiai iš užsakymo.

Reikiama informacija:

1. Pasirinkite pristatymo paslaugą:

• Giao Hàng Nhanh
• Giao Hàng Tiết Kiệm

2. Grynųjų pinigų surinkimo suma (COD):

• Įveskite sumą, kurią reikia surinkti iš kliento.
• Įskaitant prekių kainą ir pristatymo mokesčius (jei klientas moka).

3. Pakuotės informacija:

• Svoris (kg).
• Matmenys (ilgis x plotis x aukštis).
• Kuris moka už pristatymą (pardavėjas/pirkėjas).

4. Užsakymo kūrimo patvirtinimas:

• Sistema automatiškai nuskaito informaciją iš užsakymo.
• Siunčiamas prašymas pristatymo tarnybai.
• Gautas siuntos sekimo numeris.

Po sėkmingo pristatymo užsakymo sukūrimo:

• Atspausdinkite pristatymo kvitą ir užklijuokite ant siuntos.
• Perduokite pristatymo tarnybai.

5 žingsnis: Elektroninės sąskaitos išrašymas

Verslo klientams arba tiems, kuriems reikalinga PVM sąskaita, galite išrašyti elektroninę sąskaitą tiesiogiai iš užsakymo arba leisti sistemai automatiškai išrašyti sąskaitą.

Sąskaitos išrašymo žingsniai:

1. Pasirinkite sąskaitų teikėją: S-Invoice (Viettel) arba MISA.
2. Pasirinkite sąskaitos šabloną: PVM sąskaita arba pardavimo sąskaita.
3. Įveskite informaciją: Pirkėjo informacija (įmonės pavadinimas, PVM kodas, adresas), prekės ir kiekis (automatiškai nuskaitomi iš užsakymo), PVM tarifas, mokėjimo būdas.
4. Peržiūrėti PDF:

5. Išrašyti sąskaitą: Sistema siunčia užklausą teikėjui, sąskaita gauna Mokesčių inspekcijos kodą, atsisiunčiama ir išsiunčiama klientui.

6 žingsnis: Užsakymų stebėjimas ir užbaigimas

Pristatymo stebėjimas

• Siuntos būsenos atnaujinimas iš pristatymo tarnybos.
• Kliento informavimas apie pristatymo eigą.
• Ypatingų atvejų sprendimas (nepavykęs pristatymas, atidėjimai ir kt.).

Užsakymo užbaigimas

Kai klientas sėkmingai gauna prekes:

• Užsakymo būsena atnaujinama į Atlikta.
• Grynųjų pinigų surinkimo patvirtinimas (COD užsakymai).
• Informacijos išsaugojimas operacijų istorijoje.

Problematiškų užsakymų sprendimas

Klientų grąžinimų/keitimų atvejai:

1. Sukurkite pakeičiančią sąskaitą (jei sąskaita buvo išrašyta) – koreguokite kiekį, vertę – sistema automatiškai sukurs pakeičiančią sąskaitą po aktyvinimo.
2. Atsargų atnaujinimas – grąžintų prekių grąžinimas į sandėlį (jei jos geros būklės) – sugedusių prekių registravimas (jei yra).
3. Pinigų grąžinimas klientui (jei reikia).

Standartinio proceso privalumai

Verslui

• Centralizuotas valdymas: Visi užsakymai, produktai, sandėliai vienoje sistemoje.
• Laiko taupymas: Daugelio etapų automatizavimas (produktų sinchronizavimas, pristatymo užsakymų kūrimas, sąskaitų išrašymas).
• Klaidų mažinimas: Automatinis informacijos sinchronizavimas, ribotas rankinis duomenų įvedimas.
• Atsargų kontrolė: Realaus laiko atnaujinimas, vengiant perteklinio pardavimo.
• Teisės aktų laikymasis: Tinkamos, pilnos elektroninės sąskaitos.

Darbuotojams

• Draugiškas sąsaja: Paprasta naudoti, nereikia sudėtingo apmokymo.
• Aiškus procesas: Kiekvienas žingsnis konkrečiai aprašytas.
• Visapusiška integracija: Nereikia perjungti tarp daugelio programų.
• Efektyvus darbas: Daugelio užsakymų apdorojimas vienu metu.

Klientams

• Greitas atsakymas: AI pokalbių robotas padeda 24/7.
• Pristatymas laiku: Greitas apdorojimo procesas.
• Tiksli informacija: Užsakymai, pristatymas nuolat atnaujinami.
• Profesionalios sąskaitos: Tinkamos, pilnos elektroninės sąskaitos.

Svarbios pastabos

Dėl elektroninės prekybos platformų jungties:

• Reikalinga patvirtinta parduotuvės paskyra Shopee/Lazada/TikTok Shop.
• Produktų sinchronizavimą reikėtų atlikti neaktyviu metu, siekiant išvengti duomenų konflikto.

Dėl sandėlio valdymo:

• Atsargas reikėtų atnaujinti reguliariai, kad būtų užtikrintas tikslumas.
• Reguliariai atlikti sandėlio inventorizaciją (mėnesinį/ketvirtinį), kad būtų galima palyginti su sistema.

Dėl sąskaitų išrašymo:

• Sąskaitas išrašykite tik tada, kai klientas to prašo arba užsakymo vertė yra didelė.
• Prieš išrašant sąskaitą, atidžiai patikrinkite PVM kodą ir adresą.
• Pakeičiančios sąskaitos naudojamos tik esant būtinybei (grąžinimas, klaidos).

Dėl pristatymo:

• Supakuokite prekes atsargiai, kad išvengtumėte pažeidimų pristatymo metu.
• Pasirinkite pristatymo paslaugą, atitinkančią užsakymo vertę ir kliento reikalavimus.

Išvada

Standartinis GTG CRM užsakymų apdorojimo procesas padeda internetinės prekybos verslui veikti profesionaliai, efektyviai ir sistemiškai. Nuo produktų valdymo, daugiafunkcių kanalų jungčių, užsakymų apdorojimo, pristatymo iki sąskaitų išrašymo ir klientų aptarnavimo – visa tai vientisai integruota vienoje platformoje.

Taikydami šį procesą, jūs:

• Padidinsite užsakymų apdorojimo greitį.
• Geriau kontroliuosite verslo veiklą.
• Optimizuosite veiklos sąnaudas.
• Pagerinsite klientų patirtį.
• Užtikrinsite tvarų verslo augimą.

Pradėkite naudoti GTG CRM jau šiandien, kad patirtumėte profesionalų pardavimo procesą!