3 elektroninių sąskaitų faktūrų tipų palyginimas: su kodu, be kodo, su VMI kodu – kurį pasirinkti?

Nuo tada, kai elektroninės sąskaitos faktūros tapo privalomos pagal Mokesčių departamento nustatytus reikalavimus, daugelis parduotuvių savininkų, mažmenininkų ir individualių verslininkų vis dar dvejoja, kokį elektroninių sąskaitų faktūrų tipą rinktis, kad jis atitiktų jų verslo mastą ir ypatumus. Šiuo metu trys populiariausi elektroninių sąskaitų faktūrų tipai yra sąskaitos faktūros su mokesčių institucijos kodu, sąskaitos faktūros be mokesčių institucijos kodo ir sąskaitos faktūros su mokesčių institucijos kodu (dar vadinamos spausdintomis sąskaitomis faktūromis) - kiekvienas tipas turi savų privalumų ir apribojimų.

Tinkamo sąskaitos faktūros tipo pasirinkimas ne tik padeda įmonei laikytis teisės aktų, bet ir optimizuoja veiklos kaštus bei pardavimų procesą. Šiame straipsnyje išsamiai išanalizuosime 3 elektroninių sąskaitų faktūrų tipus, palyginsime jų privalumus ir trūkumus bei padėsime jums priimti tinkamiausią sprendimą.

1. Elektroninė sąskaita faktūra su VMI kodu

Sąvoka

Elektroninė sąskaita faktūra su mokesčių institucijos kodu yra sąskaita, kuriai Mokesčių departamentas suteikia autentifikavimo kodą prieš ją išsiunčiant klientui. Šis kodas yra unikalių simbolių seka, kurią sugeneruoja mokesčių institucija ir kuri įrašoma į sąskaitą faktūrą jos galiojimui patvirtinti.

Taikymo sritis

Pagal Dekretą 123/2020/NĐ-CP, įmonėms, kurios priskiriamos didelės mokesčių rizikos kategorijai, privaloma naudoti sąskaitas faktūras su kodu:

• Naujai įsteigtos įmonės, veikiančios trumpiau nei 12 mėnesių
• Įmonės, kurių veikla laikinai sustabdyta, kurios turi mokesčių skolų arba yra laikomos rizikingomis mokesčių požiūriu
• Individualūs verslininkai ir ūkio subjektai, kurių metinės pajamos siekia 1 mlrd. dongų ar daugiau
• Įmonės, veikiančios jautriose srityse (laužas, degalai ir kt.)

Išdavimo procesas

1. Įmonė išrašo sąskaitą faktūrą apskaitos programoje arba valdymo sistemoje
2. Sąskaitos faktūros duomenys siunčiami į Mokesčių departamento portalą
3. Mokesčių institucija patikrina ir per 1–2 sekundes suteikia autentifikavimo kodą
4. Įmonė gauna sąskaitą faktūrą su kodu ir išsiunčia ją klientui

Privalumai

Skaidrumas ir griežta kontrolė: Mokesčių institucija realiuoju laiku mato sąskaitų faktūrų informaciją, taip sumažindama mokesčių sukčiavimo riziką.

Mažos sąnaudos: Įmonei nereikia mokėti už sąskaitų faktūrų paslaugų teikėją, pakanka užsiregistruoti ir naudotis nemokamai per Mokesčių departamento portalą.

Didelis teisinis galiojimas: Sąskaita faktūra yra tiesiogiai patvirtinta mokesčių institucijos, todėl jos teisinė vertė yra absoliučiai užtikrinta.

Trūkumai

Priklausomybė nuo mokesčių sistemos: Kai Mokesčių departamento sistema sutrinka arba yra prižiūrima, įmonė negali išrašyti sąskaitų faktūrų.

Lėtesnis greitis: Palyginti su sąskaitomis be kodo, būtinybė laukti, kol mokesčių institucija suteiks kodą, kai kuriais atvejais gali sukelti vėlavimų.

Ribotas lankstumas: Netinka įmonėms, kurios per trumpą laiką turi išrašyti daug sąskaitų faktūrų.

2. Elektroninė sąskaita faktūra be VMI kodo

Sąvoka

Elektroninė sąskaita faktūra be kodo yra sąskaita, kurią įmonė išrašo pati per elektroninių sąskaitų faktūrų paslaugų teikėją (Mokesčių departamento patvirtintą tiekėją), prieš išsiunčiant ją klientui nereikalaujant autentifikavimo kodo.

Taikymo sritis

Įmonė gali naudoti sąskaitas faktūras be kodo, jei atitinka šias sąlygas:

• Veikia jau 12 mėnesių ar ilgiau
• Nėra mokesčių skolų ir nėra padariusi mokesčių pažeidimų
• Nepatenka į didelės mokesčių rizikos kategoriją pagal mokesčių institucijos vertinimą
• Naudoja teisėto elektroninių sąskaitų faktūrų paslaugų teikėjo paslaugas

Išdavimo procesas

1. Įmonė pasirašo sutartį su elektroninių sąskaitų faktūrų paslaugų teikėju
2. Sąskaitą faktūrą suformuoja programoje ir siunčia tiesiogiai klientui
3. Periodiškai (kasdien / kas mėnesį) sąskaitų faktūrų duomenys per tiekėją siunčiami mokesčių institucijai

Privalumai

Greitas išrašymas: Sąskaitos išrašomos akimirksniu, nereikia laukti mokesčių institucijos patvirtinimo.

Nepriklauso nuo mokesčių sistemos: Įmonė vis tiek gali išrašyti sąskaitas net ir sutrikus Valstybinės mokesčių inspekcijos sistemai.

Didelis lankstumas: Tinka įmonėms, kurios vykdo didelį sandorių kiekį ir turi išrašyti sąskaitas masiškai.

Lengva integracija: Paslaugų teikėjai paprastai siūlo API ir integravimo su pardavimų valdymo programine įranga funkcijas.

Trūkumai

Paslaugos kaina: Įmonė turi mokėti elektroninių sąskaitų paslaugų teikėjui, o kaina gali svyruoti nuo kelių milijonų iki keliolikos milijonų dongų per metus, priklausomai nuo paslaugų paketo.

Taikymo sąlygos: Ne kiekviena įmonė turi teisę naudotis šia sistema, ypač naujos įmonės arba tos, kurios turi mokestinių rizikų.

Teisinė atsakomybė: Įmonė pati atsako už išrašytų sąskaitų tikslumą ir teisėtumą.

3. Mokesčių institucijos kodu pažymėta elektroninė sąskaita (užsakomoji spauda)

Sąvoka

Mokesčių institucijos kodu pažymėta sąskaita, dar vadinama pagal užsakymą spausdinama sąskaita, yra iš anksto atspausdinta sąskaita su mokesčių institucijos suteiktu kodu. Tai pereinamoji forma nuo popierinių sąskaitų prie elektroninių sąskaitų, dažniausiai taikoma vienetams, kurie dar neatitinka sąlygų arba nėra pasirengę visiškai pereiti prie elektroninių sąskaitų.

Taikymo subjektai

• Smulkios įmonės, individualūs verslininkai, kurių metinės pajamos nesiekia 1 mlrd. dongų
• Įmonės, veikiančios atokiose, sunkiai pasiekiamose vietovėse, kur nėra tinkamos technologinės infrastruktūros
• Specialūs atvejai pagal mokesčių institucijos nuostatus

Naudojimo procesas

1. Įmonė registruojasi mokesčių institucijoje dėl reikalingo sąskaitų kiekio
2. Mokesčių institucija suteikia sąskaitos kodą
3. Įmonė užsako sąskaitų spausdinimą licencijuotoje spaustuvėje
4. Naudoja popierines sąskaitas su kodu sandoriams su klientais

Privalumai

Tinka smulkioms įmonėms: Nereikalauja sudėtingos technologinės infrastruktūros.

Paprastas procesas: Lengva naudoti, išrašant sąskaitas nereikia interneto ryšio.

Mažos pradinės išlaidos: Nereikia investuoti į programinę įrangą ar elektroninių sąskaitų paslaugas.

Trūkumai

Pasenusi: Neatitinka dabartinių skaitmenizacijos tendencijų ir palaipsniui šalinama.

Sunku administruoti: Lengvai pasimeta, sudėtinga rasti ir saugoti, palyginti su elektroninėmis sąskaitomis.

Nelanksti: Jei įvyksta klaida, popierinė sąskaita turi būti anuliuota ir apie tai pranešta mokesčių institucijai.

Laiko apribojimas: Pagal planą ši sąskaitų rūšis palaipsniui bus visiškai pakeista elektroninėmis sąskaitomis.

3 sąskaitų rūšių palyginimo lentelė

Kriterijus	Su CQT kodu	Be CQT kodo	CQT kodas (užsakomoji spauda)
Išrašymo greitis	Lėtas (1-2 s)	Greitas (akimirksniu)	Vidutinis
Kaina	Nemokama	3–15 mln. per metus	Spaudos išlaidos
Priklausomybė nuo interneto	Taip	Taip	Ne
Administravimas	Paprastas	Paprastas	Sunkus
Lankstumas	Mažas	Didelis	Labai mažas
Tendencija	Plačiai naudojama	Plačiai naudojama	Šalinama iš naudojimo

Kokią sąskaitų rūšį reikėtų rinktis?

Rinkitės SĄSKAITĄ SU KODU, jei jūs:

• Yra neseniai įsteigta įmonė arba individuali veikla, kurios apyvarta viršija 1 mlrd. per metus
• Nori sumažinti paslaugų sąnaudas
• Per trumpą laiką neturi labai didelio operacijų kiekio
• Teikia pirmenybę skaidrumui ir visiškam atitikimui reikalavimams

Rinkitės NEKODUOTĄ sąskaitą faktūrą, jei jūs:

• Esate įmonė, kuri jau stabiliai veikia ilgiau nei 12 mėnesių
• Turite didelį užsakymų kiekį ir reikia greitai išrašyti sąskaitas faktūras
• Parduodate keliose elektroninės prekybos platformose ir reikia automatinės integracijos
• Esate pasirengę mokėti už paslaugą mainais į greitį ir lankstumą

Rinkitės CQT KODO sąskaitą faktūrą (spausdinama pagal užsakymą), jei jūs:

• Esate maža individuali veikla, kurios apyvarta mažesnė nei 1 mlrd. per metus
• Veikiate vietovėje, kur nėra interneto sąlygų
• Reikia laikino sprendimo skaitmeninės transformacijos laikotarpiu

Išvada

Tinkamos elektroninės sąskaitos faktūros rūšies pasirinkimas priklauso nuo verslo masto, operacijų kiekio ir įmonės plėtros strategijos. Šiuo metu dauguma mažų ir vidutinių įmonių naudoja sąskaitas faktūras su kodu dėl mažų sąnaudų ir to, kad jos pilnai atitinka teisinius reikalavimus. Tuo tarpu didelės įmonės, turinčios didelį operacijų kiekį, dažnai renkasi sąskaitas be kodo, kad optimizuotų veiklos procesus.

Siekdama padėti parduotuvių savininkams ir individualioms veikloms lengvai ir greitai išrašyti elektronines sąskaitas faktūras, GTG CRM integravo funkciją, leidžiančią išrašyti elektronines sąskaitas tiesiogiai iš užsakymų. Galite prisijungti prie pirmaujančių sąskaitų faktūrų teikėjų, automatiškai kurti sąskaitas pagal užsakymo informaciją ir siųsti sąskaitas klientams vos keliais paprastais veiksmais. Tai padeda taupyti laiką, sumažinti klaidų skaičių ir užtikrinti tinkamą teisės aktų laikymąsi.