Kasdienėje verslo veikloje daugelis įmonių, parduotuvių ir individualių verslininkų susiduria su situacija, kai sąskaita faktūra klientui jau išrašyta, bet pirkimo dokumentai iš tiekėjo dar negauti. Tai gali nutikti dėl tiekėjo vėlavimo arba dėl nepatikimų vidinių procesų, tačiau nepriklausomai nuo priežasties, įplaukiančių sąskaitų faktūrų trūkumas kelia rimtų pasekmių.
Tai ne tik techninė apskaitos problema, bet ir tiesiogiai veikia mokesčių prievoles, leidžiamus atskaitymus ir netgi įmonės teisinį egzistavimą. Jei problema nebus išspręsta laiku ir tinkamai, įmonė gali susidurti su administracinėmis baudomis, papildomais mokesčiais arba riziku būti pripažinta naudojanti nelegalias sąskaitas faktūras.
Šiame straipsnyje mes padėsime jums suprasti susijusius įstatymus, konkrečias rizikas, kylančias dėl įplaukiančių dokumentų trūkumo, kaip ieškoti ir tikrinti elektronines sąskaitas faktūras, taip pat pateiksime išmanius sąskaitų faktūrų valdymo sprendimus, padedančius išvengti pažeidimų.
Kas yra įplaukiančios sąskaitos faktūros ir kodėl jos svarbios?
Pagal Dekretą Nr. 123/2020/ND-CP, sąskaita faktūra yra oficialus apskaitos dokumentas, kurį pardavėjas išrašo perduodamas prekes ar teikiamas paslaugas. Įplaukiančios sąskaitos faktūros yra dokumentai, kuriuos įmonė gauna iš tiekėjo pirkdama žaliavas, prekes, paslaugas ar turtą, skirtą gamybai ir verslui.
Įplaukiančių sąskaitų faktūrų vaidmuo neapsiriboja tik pirkimo-pardavimo sandorio įrodymu. Jos taip pat yra pagrindas PVM atskaitymui, leidžiamų atskaitymų apskaičiavimui įmonių pajamų mokesčio deklaracijoje ir prekių kilmės įrodymui, kai tikrina atitinkamos institucijos. Neturint įplaukiančių sąskaitų faktūrų, įmonė negali įrodyti faktiškai sumokėtų išlaidų.
Ar įstatymai leidžia išrašyti pardavimo sąskaitas faktūras neturint įplaukiančių sąskaitų faktūrų?
Remiantis Dekreto Nr. 123/2020/ND-CP 9 straipsniu, pakeistu Dekretu Nr. 70/2025, pardavimo sąskaitų faktūrų išrašymo laikas yra nustatytas taip:
Prekių pardavimo atveju sąskaita faktūra turi būti išrašyta prekių nuosavybės ar naudojimo teisės perdavimo momentu pirkėjui, nepriklausomai nuo to, ar pinigai buvo gauti. Paslaugų teikimo atveju sąskaita faktūra turi būti išrašyta nedelsiant po paslaugos atlikimo arba gavus apmokėjimą, jei jis gautas iki paslaugos teikimo arba jo metu.
Šis reglamentas nereikalauja, kad įmonė turėtų įplaukiančias sąskaitas faktūras prieš išrašydama pardavimo sąskaitą faktūrą. Tačiau tai nereiškia, kad įmonė gali laisvai vykdyti veiklą be įplaukiančių dokumentų. Įstatymai reikalauja, kad visi sandoriai su organizacijomis ir fiziniais asmenimis, turinčiais verslo licencijas, būtų patvirtinti sąskaitomis faktūromis. Jei trūks įplaukiančių sąskaitų faktūrų, kai jos bus reikalingos, įmonė susidurs su daugybe rimtų teisinių ir finansinių pasekmių.
Konkretūs rizikos veiksniai, susiję su įplaukiančių sąskaitų faktūrų trūkumu
PVM atskaitymo teisės praradimas
Neturint tinkamų įplaukiančių sąskaitų faktūrų, įmonė negalės atskaityti PVM, sumokėto tiekėjams. Tai žymiai padidina mokėtino mokesčio sumą. Pavyzdžiui, jei parduodate prekes ir išrašote 220 mln. VND vertės sąskaitą faktūrą, įskaitant 20 mln. VND PVM, tačiau neturite įplaukiančių sąskaitų faktūrų atskaitymui, turėsite sumokėti visus 20 mln. VND, o ne tik skirtumą tarp išeinančio ir įplaukiančio PVM.
Išlaidų nepripažinimas mokestinių patikrinimų metu
Norint, kad išlaidos būtų pripažintos kaip leidžiamos, turi būti pateikti visi sąskaitų faktūrų ir kitų dokumentų įrodymai. Jei trūksta įplaukiančių sąskaitų faktūrų, visos išlaidos už pirktas prekes ir paslaugas bus atmestos iš leidžiamų atskaitymų apskaičiuojant įmonių pajamų mokestį. Dėl to padidės apmokestinamosios pajamos, o įmonė turės sumokėti didesnį pelno mokestį nei faktiškai.
Administracinių baudų rizika
Pagal Dekretą Nr. 98/2020 ir pakeitimus, jei įmonė prekiauja prekėmis, kurių kilmė ar kilmė nežinoma, bauda gali siekti dešimtis milijonų VND, priklausomai nuo prekių vertės. Konkrečiai, jei prekių vertė yra 100 mln. VND ar daugiau, bauda gali svyruoti nuo 40 mln. iki 50 mln. VND.
Mokesčių ir delspinigių priteisimas
Tikrinimo metu mokesčių institucijos palygina PVM sąskaitas faktūras. Jei nustatoma, kad nėra pirkimo dokumentų, įmonė gali būti įpareigota sumokėti tiek PVM, tiek pelno mokestį, taip pat delspinigius už kiekvieną dieną. Tai didelė finansinė žala, ypač mažoms įmonėms.
Poveikis reputacijai ir verslo veiklai
Apskaitos dokumentų neaiškumas kelia abejonių dėl verslo veiklos teisėtumo tarp partnerių, bankų ir valdžios institucijų. Tai daro įtaką galimybėms gauti paskolas, dalyvauti viešuosiuose pirkimuose ir bendradarbiauti su dideliais partneriais.
Kriminalinio persekiojimo rizika
Jei nustatoma sukčiavimo požymių arba naudojami neteisėti PVM sąskaitos faktūros, įmonė gali būti patraukta baudžiamojon atsakomybėn. Tai didžiausia rizika, kuri gali lemti laisvės atėmimą arba verslo veiklos sustabdymą.
Pirkimo elektroninių PVM sąskaitų faktūrų paieškos ir patvirtinimo būdai
Kad įmonė galėtų aktyviai valdyti ir tikrinti pirkimo PVM sąskaitų faktūrų galiojimą, ji gali tiesiogiai ieškoti Mokesčių generalinio direktorato portale. Toliau pateikiamos išsamios instrukcijos:
1 veiksmas: Apsilankykite svetainėje https://hoadondientu.gdt.gov.vn
2 veiksmas: Prisijunkite naudodami mokesčių kodą ir slaptažodį, kuriuos suteikė mokesčių institucijos.
3 veiksmas: Pagrindiniame puslapyje pasirinkite skyrių „Paieška“, tada pasirinkite „Paieška pagal PVM sąskaitą faktūrą“.
4 veiksmas: Toliau pasirinkite skyrių „Pirkimo elektroninių PVM sąskaitų faktūrų paieška“.
5 veiksmas: Įveskite pardavėjo mokesčių kodą, jei norite ieškoti PVM sąskaitų faktūrų iš konkretaus tiekėjo. Jei norite peržiūrėti visas pirkimo PVM sąskaitas faktūras, galite palikti šį laukelį tuščią.
6 veiksmas: Pasirinkite „Visi“ dalyje „Tikrinimo rezultatai“ arba, jei reikia, filtruokite pagal konkretų statusą.
7 veiksmas: Įveskite paieškos laikotarpį laukelyje „PVM sąskaitos faktūros išrašymo data“.
8 veiksmas: Paspauskite „Ieškoti“. Sistema parodys rezultatus dviejose skirtukėse: „Elektroninės PVM sąskaitos faktūros“ (kurioje yra mokesčių institucijų patvirtintos PVM sąskaitos faktūros) ir „Iš kasos išrašytos PVM sąskaitos faktūros“ (jei taikoma).
Jei reikia eksportuoti PVM sąskaitų faktūrų sąrašą, galite paspausti mygtuką „Eksportuoti PVM sąskaitą faktūrą“, kad atsisiųstumėte „Excel“ failą, skirtą palyginimui ir saugojimui.
Išmaniųjų PVM sąskaitų faktūrų valdymo sprendimas su GTG CRM
Kad būtų išvengta pirkimo PVM sąskaitų faktūrų trūkumo rizikos ir būtų užtikrintas teisės aktų laikymasis, įmonėms reikia griežtos ir automatizuotos dokumentų valdymo sistemos. GTG CRM teikia išsamias PVM sąskaitų faktūrų valdymo funkcijas, padedančias įmonėms griežtai kontroliuoti tiek pardavimo, tiek pirkimo PVM sąskaitas faktūras.
Automatinis ir tikslus pardavimo PVM sąskaitų faktūrų išrašymas
GTG CRM leidžia įmonėms išrašyti elektronines pardavimo PVM sąskaitas faktūras iškart po pardavimo sandorio. Sistema automatiškai sinchronizuoja informaciją iš užsakymų, taupydama laiką ir mažindama klaidas. Visos PVM sąskaitos faktūros saugiai saugomos, jas lengva rasti ir palyginti, kai reikia.
Automatinis pirkimo PVM sąskaitų faktūrų rinkimas ir valdymas
Viena iš GTG CRM funkcijų yra automatinis pirkimo PVM sąskaitų faktūrų rinkimas. Sistema tiesiogiai jungiasi prie el. pašto, automatiškai atsisiunčia ir saugo visas pirkimo PVM sąskaitas faktūras (el. paštu gautas PVM sąskaitas faktūras). Tai padeda buhalteriams nebesijaudinti dėl dokumentų praradimo ar PVM sąskaitų faktūrų palyginimo pamiršimo.
Praktiškos naudos naudojant GTG CRM
Pirma, įmonė visada turės visus pirkimo dokumentus, kad įrodytų prekių kilmę, išvengtų baudų ar mokesčių perskaičiavimo. Antra, pirkimo ir pardavimo PVM sąskaitų faktūrų palyginimas tampa paprastas ir greitas, padedantis laiku nustatyti neatitikimus ar trūkumus. Trečia, įmonė gali pilnai atskaityti PVM, optimizuoti mokesčių prievoles ir sumažinti nereikalingas išlaidas.
Antra vertus, visi dokumentai saugomi elektroniniu būdu, todėl juos lengva rasti, kai reikia ataskaitoms, auditams ar mokesčių deklaracijoms. Galiausiai sistema padeda įmonėms visiškai laikytis įstatymų dėl sąskaitų faktūrų, išvengti teisinių rizikų ir apsaugoti verslo reputaciją.
Išvada
Išrašyti išeinamas sąskaitas faktūras, neturint įeinamųjų sąskaitų faktūrų, yra ne tik techninė problema, bet ir kelia daug teisinių bei finansinių rizikų. Įmonės turi aktyviai griežtai valdyti dokumentus, naudoti pagalbines priemones procesams automatizuoti ir užtikrinti visų taisyklių laikymąsi. GTG CRM su automatiniu išeinančių ir įeinančių sąskaitų faktūrų surinkimo funkcija yra visapusiškas sprendimas, padedantis įmonėms veikti skaidriau, efektyviau ir saugiau skaitmeniniame amžiuje.
Paverskite perskaitytus dalykus realiais rezultatais – pritaikykite dabar su GTG CRM, nemokamai.
Pritaikyti dabar
