Išvežimo sąskaitos faktūros išdavimas be pirkimo sąskaitos faktūros: Rizika ir tinkamas teisinio pobūdžio tvarkymas

Kasdieniame verslo veikloje daugelis įmonių, parduotuvių ir verslo subjektų susiduria su situacija, kai klientams išrašė sąskaitą faktūrą, bet dar negavo pirkimo dokumentų iš tiekėjo. Tai gali atsitikti dėl tiekėjo vėlavimo arba dėl nepakankamai griežtų vidaus procesų, tačiau nepriklausomai nuo priežasties, pirkimo sąskaitos faktūros trūkumas kelia daug rimtų pasekmių.

Tai ne tik techninė apskaitos problema, bet ir tiesiogiai paveikia mokesčių prievoles, tinkamas išlaidas ir netgi įmonės teisinę egzistenciją. Jei laiku ir tinkamai nesusitvarkoma, įmonė gali būti nubausta administracine bauda, jai gali būti priskaičiuoti papildomi mokesčiai arba ji gali susidurti su rizika būti pripažinta neteisėtai naudojančia sąskaitas faktūras.

Šiame straipsnyje bus padėta jums suprasti susijusias teisines nuostatas, konkrečią riziką, susijusią su pirkimo dokumentų trūkumu, kaip ieškoti ir tikrinti elektronines sąskaitas faktūras, taip pat pažangios sąskaitų faktūrų valdymo sprendimai, siekiant išvengti pažeidimų.

Kas yra pirkimo sąskaita faktūra ir kodėl ji svarbi?

Pagal 123/2020/NĐ-CP dekretą, sąskaita faktūra yra oficialus apskaitos dokumentas, kurį pardavėjas išrašo perduodamas prekes arba teikdamas paslaugas. Pirkimo sąskaita faktūra yra dokumentai, kuriuos įmonė gauna iš tiekėjo pirkdama žaliavas, prekes, paslaugas ar turtą gamybai ir verslui.

Pirkimo sąskaitų faktūrų vaidmuo neapsiriboja tik pirkimo-pardavimo sandorių įrodymu. Tai taip pat yra pagrindas atskaityti pridėtinės vertės mokestį, apskaičiuoti tinkamas išlaidas tvarkant įmonių pajamų mokestį, ir įrodyti prekių kilmę, kai tai tikrina valdžios institucijos. Neturint pirkimo sąskaitos faktūros, įmonė negali įrodyti patirtų išlaidų, net jei faktiškai buvo sumokėta visa suma.

Ar įstatymai leidžia išrašyti pardavimo sąskaitą faktūrą neturint pirkimo sąskaitos faktūros?

Remiantis 123/2020/NĐ-CP 9 straipsniu, pakeistu 70/2025/NĐ-CP dekretu, pardavimo sąskaitos faktūros išrašymo laikas nustatomas konkrečiai taip:

Prekių pardavimo atveju sąskaita faktūra išrašoma perleidus nuosavybės ar naudojimo teises į prekes pirkėjui, nepriklausomai nuo to, ar pinigai buvo gauti. Paslaugų teikimo atveju sąskaita faktūra turi būti išrašyta iškart po paslaugos suteikimo arba gavus mokėjimą, jei mokėjimas gautas prieš arba paslaugos teikimo metu.

Ši taisyklė nereikalauja, kad įmonė turėtų pirkimo sąskaitą faktūrą prieš išrašydama pardavimo sąskaitą faktūrą. Tačiau tai nereiškia, kad įmonė gali laisvai vykdyti veiklą be pirkimo dokumentų. Įstatymai reikalauja, kad visi pirkimo-pardavimo sandoriai su organizacijomis ar fiziniais asmenimis, turinčiais verslo registraciją, turėtų sąskaitą faktūrą. Jei nepateikiamas pirkimo sąskaitos faktūros, kai tai reikalinga, įmonė susidurs su daugybe rimtų teisinių ir finansinių pasekmių.

Konkreti rizika, susijusi su pirkimo sąskaitų faktūrų trūkumu

Prarandama teisė į pridėtinės vertės mokesčio atskaitymą

Neturint tinkamos pirkimo sąskaitos faktūros, įmonė negalės atskaityti tiekėjui sumokėto PVM. Dėl to mokėtinas mokesčių suma žymiai padidėja. Pavyzdžiui, jei parduodate prekes ir išrašote 220 milijonų VND sąskaitą faktūrą, įskaitant 20 milijonų VND PVM, bet neturite pirkimo sąskaitos faktūros atskaitymui, turėsite sumokėti visus 20 milijonų VND, o ne tik skirtumą tarp pardavimo ir pirkimo mokesčių.

Išlaidos nebus pripažintos mokesčių apskaitos metu

Kad išlaida būtų pripažinta tinkama, ji turi būti patvirtinta visais sąskaitomis ir dokumentais. Jei trūksta pirkimo sąskaitų faktūrų, visos išlaidos už pirktas prekes ar paslaugas bus neįtrauktos į tinkamas atskaityti išlaidas, apskaičiuojant įmonių pajamų mokestį. Dėl to didėja apmokestinamasis pelnas, o įmonė moka daugiau įmonių pajamų mokesčio nei turėtų.

Administracinių baudų rizika

Pagal 98/2020/NĐ-CP ir vėlesnius pakeitimus, jei įmonė prekiauja prekėmis, kurių kilmė nežinoma, bauda gali siekti dešimtis milijonų VND, priklausomai nuo prekių vertės. Konkrečiai, jei prekių vertė yra 100 milijonų VND ar daugiau, bauda gali būti nuo 40 milijonų iki 50 milijonų VND.

Mokesčių ir delspinigių priskyrimas

Tikrinimo metu mokesčių inspekcija palygins pirkimo ir pardavimo sąskaitas faktūras. Jei nustatoma, kad trūksta pirkimo dokumentų, įmonei gali būti priskaičiuotas tiek PVM, tiek įmonių pajamų mokestis, kartu su delspinigiais už kiekvieną dieną. Tai didelė finansinė žala, ypač mažoms įmonėms.

Poveikis reputacijai ir verslo veiklai

Apskaitos dokumentų neaiškumas kelia abejonių dėl verslo teisėtumo tarp partnerių, bankų ir valdžios institucijų. Tai daro įtaką galimybei gauti paskolas, dalyvauti konkursuose ir bendradarbiauti su dideliais partneriais.

Nusikaltimo atsakomybės rizika

Aptikus sukčiavimo ar neteisėtai naudotų sąskaitų faktūrų požymių, įmonė gali būti patraukta baudžiamojon atsakomybėn. Tai yra didžiausia rizika, kuri gali baigtis įkalinimu arba verslo veiklos sustabdymu.

Kaip ieškoti ir tikrinti elektronines pirkimo sąskaitas faktūras

Kad būtų galima aktyviai valdyti ir tikrinti pirkimo sąskaitų faktūrų galiojimą, įmonės gali tiesiogiai ieškoti Generalinės mokesčių inspekcijos informaciniame portale. Štai išsamios instrukcijos kiekvienam žingsniui:

1 žingsnis: Apsilankykite tinklalapyje https://hoadondientu.gdt.gov.vn

2 žingsnis: Prisijunkite naudodami mokesčių kodą ir slaptažodį, kuriuos suteikė mokesčių inspekcija.

3 žingsnis: Pagrindiniame puslapyje pasirinkite skyrių „Ieškoti“, tada pasirinkite „Ieškoti sąskaitos faktūros“.

4 žingsnis: Toliau pasirinkite skyrių „Ieškoti pirktos elektroninės sąskaitos faktūros“.

5 žingsnis: Įveskite pardavėjo mokesčių kodą, jei norite ieškoti sąskaitos faktūros iš konkretaus tiekėjo. Jei norite peržiūrėti visas pirktas sąskaitas faktūras, šį lauką galite palikti tuščią.

6 žingsnis: Pasirinkite „Visos“ skyriuje „Patikrinimo rezultatai“ arba, jei reikia, filtruokite pagal konkretų būseną.

7 žingsnis: Įveskite laikotarpį, kurį reikia ieškoti, laukelyje „Sąskaitos faktūros išdavimo data“.

8 žingsnis: Paspauskite „Ieškoti“. Sistema parodys rezultatus dviejose skirtukėse: „Elektroninė sąskaita faktūra“ (su mokesčių inspekcijos kodu) ir „Iš kompiuterio sukurtos sąskaitos faktūros“ (jei taikoma).

Jei reikia eksportuoti sąskaitų faktūrų sąrašą, galite spustelėti mygtuką „Eksportuoti sąskaitą faktūrą“, kad atsisiųstumėte Excel failą, skirtą palyginimui ir saugojimui.

Pažangios sąskaitų faktūrų valdymo sprendimai su GTG CRM

Norint išvengti pirkimo sąskaitų faktūrų trūkumo rizikos ir užtikrinti teisės aktų laikymąsi, įmonės turi turėti griežtą ir automatizuotą dokumentų valdymo sistemą. GTG CRM siūlo visapusišką sąskaitų faktūrų valdymo funkciją, padedančią įmonėms griežtai kontroliuoti tiek pardavimo, tiek pirkimo sąskaitas faktūras.

Automatinis ir tikslus pardavimo sąskaitų faktūrų išrašymas

GTG CRM leidžia įmonėms išrašyti pardavimo elektronines sąskaitas faktūras iškart po pardavimo sandorio. Sistema automatiškai sinchronizuoja informaciją iš užsakymų, taupydama laiką ir mažindama klaidas. Visos sąskaitos faktūros saugiai saugomos, jas lengva rasti ir palyginti, kai reikia.

Automatinis pirkimo sąskaitų faktūrų rinkimas ir valdymas

Viena iš GTG CRM išskirtinių funkcijų yra automatinis pirkimo sąskaitų faktūrų rinkimas. Sistema tiesiogiai jungiasi prie el. pašto, automatiškai atsisiunčia ir saugo visas pirktas sąskaitas faktūras (el. paštu siunčiamas sąskaitas faktūras). Tai padeda buhalteriams nebesijaudinti dėl dokumentų praradimo ar pamiršimo palyginti sąskaitas faktūras.

Praktiškos naudos naudojant GTG CRM

Pirma, įmonė visada turi visus pirkimo dokumentus, įrodančius prekių kilmę, vengdama baudų ar papildomų mokesčių. Antra, pirkimo ir pardavimo sąskaitų faktūrų palyginimas tampa paprastas, greitas, padedant laiku pastebėti neatitikimus ar trūkumus. Trečia, įmonė gali visapusiškai atskaityti PVM, optimizuodama mokesčių prievoles ir mažindama nereikalingas išlaidas.

Antra, visi dokumentai saugomi elektroniniu būdu, juos lengva rasti, kai reikia ataskaitų, patikrinimų ar mokesčių apskaitos. Galiausiai, sistema padeda įmonei visiškai laikytis teisės aktų, susijusių su sąskaitomis faktūromis, vengti teisinių rizikų ir apsaugoti verslo reputaciją.

Išvada

Pardavimo sąskaitos faktūros išrašymas neturint pirkimo sąskaitos faktūros yra ne tik techninis klausimas, bet ir kelia daug teisinių bei finansinių rizikų. Įmonės turi aktyviai griežtai valdyti dokumentus, naudoti pagalbines priemones procesams automatizuoti ir užtikrinti visapusišką taisyklių laikymąsi. GTG CRM su automatinio pardavimo sąskaitų faktūrų išrašymo ir pirkimo sąskaitų faktūrų rinkimo funkcijomis yra visapusiškas sprendimas, padedantis įmonei veikti skaidriau, efektyviau ir saugiau skaitmeninėje eroje.