Fra Excel-fil til en velfungerende reiselivsdestinasjon med GTG CRM

«Reise handler om opplevelser, men for at kundene skal få en god opplevelse, trenger du bedre driftsrutiner.»

Dette er ordene til Ms. Minh Nguyet, grunnlegger av GoExplore Travel – et reiselivssenter som spesialiserer seg på å organisere turer i Sentral-Vietnam for både nasjonale og internasjonale kunder.

GoExplore startet med kun 5 ansatte og 3 hovedturer (Hoi An, Hue, Ba Na Hills) og opplevde en periode med «kolliderende timeplaner og tapte kunder» – noe som ikke er uvanlig for små reisebyråer.

«Kunder som spurte om turer på Facebook, ble notert ned i en bok av ansatte. Neste dag ringte en annen person tilbake uten å vite om kunden allerede hadde mottatt rådgivning. Hver uke brukte jeg timer på å kryssjekke med Excel. Noen ganger kunne en liten feil føre til at hele gruppen måtte endre reiseplanen.»

Og det var da Ms. Nguyet bestemte seg for å «virkelig digitalisere», i stedet for bare å kjøre annonser og bruke chat for å selge turer.

Landing Page AI – Når kunder blir «berørt» av turen fra første blikk

Tidligere promoterte GoExplore turer hovedsakelig via Facebook. Mange innlegg, vakre bilder, men etter å ha lest dem, «scrollet» kundene videre uten å legge igjen informasjon.

Med Landing Page AI i GTG CRM, trengte Ms. Nguyet ikke å ansette designere eller programmerere.

Systemet har en innebygd malbibliotek for landingssider spesielt for reiselivsbransjen, med et ferdig integrert skjema for å samle inn kundedata for turpåmeldinger.

Hun trenger bare å velge en mal hun liker, fylle inn litt grunnleggende informasjon som tur navn, destinasjon, avreisetid, og GTG CRM tar seg av resten.

GTG CRM sin AI hjelper til med:

• Å skrive fengslende og SEO-vennlig tur-beskrivelsestekst
• Å generere illustrasjonsbilder som passer til temaet

«På bare 10 minutter hadde jeg en komplett turintroduksjonsside – fra innhold, bilder til registreringsskjema. Ingen design, ingen redigering nødvendig.»

Alle kunderegistreringsdataene strømmer automatisk inn i CRM, slik at salgsteamet kan ringe og bekrefte umiddelbart uten å gå glipp av noen kunder.

Resultatet: Bare i løpet av 1 uke, brakte GoExplore sin første landingsside inn over 200 turpåmeldinger, 5 ganger mer enn vanlige Facebook-annonseinnlegg.

CRM – Alle kunder, alle turer, alt på én skjerm

Tidligere brukte GoExplore Excel til å lagre kundeinformasjon. Hver person i en kolonne, hver tur i en fil i et regneark.

Nå administreres all kundedata sentralt i GTG CRM, med fullstendig informasjon:

• Fullt navn, telefonnummer, e-post
• Interessert tur og forventet avreisedato
• Status (ny – under veiledning – depositum betalt – fullført)
• Notater fra kundekonsulenten

Når en kunde ringer, trenger du bare å oppgi telefonnummeret for å få opp hele historikken: hvilke turer kunden har tatt, hvordan responsen var, hvem som er ansvarlig ansatt.

Ingen mer «kaotisk videresending av samtaler» – alt er klart.

«Det var en gang en kunde fra Australia ringte tilbake for å bestille en tur til Da Nang – Hue. Vi visste umiddelbart at de hadde vært på en tur til Hoi An uken før, likte vegetarmat og bodde på et hotell nær elven. Dermed, etter bare noen få minutters rådgivning, ble de enige.»

Det er kraften i CRM – å gjøre data om til personlige opplevelser.

Tasks – Håndtering av oppgaver som profesjonell turkoordinering

Et annet stort problem for GoExplore var… alle trodde noen andre gjorde det.

Kunder spør, ingen svarer fordi de tror noen andre allerede har svart. Kunder har betalt depositum, men det glemmes å bekrefte.

Med Tasks i GTG CRM, begynte Ms. Nguyet å opprette oppgaver for hver ansatt:

• «Ring for å bekrefte Da Nang-tur – kl. 10 i morgen tidlig»
• «Send turkontrakt til Ms. Mai – frist kl. 14 i dag»
• «Forbered kundeliste for reiseleder Huy»

Alt vises på ett dashboard – hvem gjør hva, hvor langt har de kommet, er det fullført.

«Jeg trenger ikke lenger å spørre i Zalo-gruppen hver morgen. Bare åpne GTG CRM for å vite hvem som gjør hva.»

Resultat: Når reiseliv drives av data og følelser

Etter 2 måneder med implementering av GTG CRM, har GoExplore Travel gjennomgått en markant forvandling:

• Antall avgående turer økte med 28%
• Omsetningen økte med 35%
• Andelen returnerende kunder nådde 30%
• Kundeservicemedarbeidere sparte 40% av tiden på administrasjon av timeplaner og oppgaver

Men for Ms. Nguyet var det viktigste den «lette følelsen»:

«Nå bekymrer jeg meg ikke lenger for tapte timeplaner, tapte kunder eller overveldende tidsfrister. Jeg kan bruke mer tid på å komme opp med ideer til nye turer – det jeg liker aller best.»

Konklusjon

Historien til GoExplore Travel viser: «God prosessstyring er grunnlaget for en komplett reise.»

GTG CRM hjelper reiselivsdestinasjoner og reisebyråer med å operere som et komplett orkester – fra kunderekruttering, informasjonsbehandling, oppgavefordeling til etter-tur-omsorg – alt koblet sammen i én plattform.