Fra Excel-fil til et reisesenter som går sømløst med GTG CRM

«Reiser er en opplevelse, men for at kundene skal få en god opplevelse, trenger du bedre driftsprosesser.»

Dette er ordene fra Ms. Minh Nguyet, grunnleggeren av GoExplore Travel – et reisesenter som spesialiserer seg på å organisere turer i Sentral-Vietnam for både innenlandske og internasjonale kunder.

Begynte med bare 5 ansatte og 3 hovedturer (Hoi An, Hue, Ba Na Hills), GoExplore opplevde en periode med «kollapset planlegging, tapte kunder» – noe som ikke er uvanlig for små reisebyråer.

«Kunder sendte meldinger om turer på Facebook, ansatte skrev det ned i en bok. Dagen etter ringte noen andre opp, men visste ikke om kunden allerede hadde fått rådgiving. Hver uke brukte jeg timer på å dobbeltsjekke med Excel. Noen ganger kunne en liten feil føre til at hele gruppen måtte utsette reisen.»

Og det var da Ms. Nguyet bestemte seg for å «virkelig digitalisere», i stedet for bare å kjøre annonser og bruke chat for å selge turer.

AI Landingsside – Når kunden blir «berørt» av turen fra første øyekast

Tidligere promoterte GoExplore turer hovedsakelig via Facebook. Mange innlegg, vakre bilder, men kundene skrollet videre etter å ha lest... uten å legge igjen informasjon.

Med AI Landingsside i GTG CRM, trengte Ms. Nguyet ikke å ansette en designer eller programmerer.

Systemet har en ferdig malbibliotek med landingssider spesielt for reiselivsbransjen, med innebygd skjema for innsamling av kundeinformasjon for turregistrering.

Hun trengte bare å velge malen hun likte, skrive inn grunnleggende informasjon som tur navn, destinasjon, avreisedato, resten ordner GTG CRM.

GTG CRM sin AI støtter:

• Skrive engasjerende og SEO-optimalisert tur beskrivelse
• Generere illustrasjonsbilder som passer til temaet

«På bare 10 minutter hadde jeg en komplett tur introduksjonsside – fra innhold, bilder til registreringsskjema. Ingen design eller redigering nødvendig.»

Alle registreringsdata fra kunder strømmer automatisk til CRM, som lar salgsteamet bekrefte umiddelbart uten å gå glipp av noen kunder.

Resultatet, på bare 1 uke, brakt GoExplore sin første landingsside inn over 200 turregistreringer, 5 ganger mer enn vanlige Facebook-annonser.

CRM – Alle kunder, alle turer, alt på én skjerm

Tidligere brukte GoExplore Excel til å lagre kundeinformasjon. Hver person i en kolonne, hver tur i et ark.

Nå administreres all kundedata sentralt i GTG CRM, med fullstendig informasjon:

• Fullt navn, telefonnummer, e-post
• Interessert tur og forventet avreisedato
• Status (ny - under rådgivning - depositum betalt - fullført)
• Notater fra rådgivende ansatte

Når en kunde ringer, er det bare å taste inn telefonnummeret, så vises hele historikken: hvilke turer kunden har reist på, tilbakemeldinger, og hvem som er ansvarlig medarbeider.

Ingen mer "kaotisk videresending av samtaler" – alt er oversiktlig.

"En gang ringte en australsk kunde for å bestille en tur til Da Nang - Hue. Vi visste umiddelbart at de hadde vært på en tur til Hoi An uken før, likte vegetarmat og bodde på et hotell nær elven. Med bare noen få minutters rådgivning, sa de ja med en gang."

Dette er kraften i CRM – å gjøre data om til en personlig opplevelse.

Oppgaver – Administrer arbeidet som profesjonell turkoordinering

Et annet stort problem for GoExplore var... alle trodde noen andre gjorde det.

Kunder spør, ingen svarer fordi de tror noen andre allerede har svart. Kunder har satt inn depositum, men det er glemt å bekrefte.

Med Oppgaver i GTG CRM, begynte Nguyet å opprette oppgaver for hver enkelt medarbeider:

• "Ring og bekreft tur til Da Nang – kl. 10 i morgen formiddag"
• "Send turkontrakt til Mai – frist kl. 14 i dag"
• "Forbered kundeliste for guide Huy"

Alt vises på ett eneste dashboard – hvem gjør hva, hvor langt har de kommet, er det fullført.

"Jeg trenger ikke lenger å sende meldinger i Zalo-gruppen hver morgen. Bare åpne GTG CRM, så vet jeg umiddelbart hvem som gjør hva."

Resultat: Når reiselivet drives av data og følelser

Etter 2 måneder med implementering av GTG CRM, har GoExplore Travel gjennomgått en tydelig forvandling:

• Antall avgåtte turer økte med 28%
• Omsetningen økte med 35%
• Andelen gjentagende kunder nådde 30%
• Kundeservicemedarbeidere sparte 40% av tiden på administrasjon av timeplaner og oppgaver

Men for Nguyet er det viktigste "lettelsen":

"Nå trenger jeg ikke lenger å bekymre meg for å miste timeplaner, glemme kunder eller ha rotete tidsfrister. Jeg kan bruke mer tid på å komme opp med nye turideer – det jeg liker best."

Konklusjon

Historien om GoExplore Travel viser: "God prosessstyring er grunnlaget for en komplett reise."

GTG CRM hjelper reise- og turoperatører å fungere som et komplett orkester – fra kundeanskaffelse, informasjonsbehandling, oppgavefordeling til kundepleie etter turen – alt koblet sammen i én enkelt plattform.