1. Tilgang til AI Biz Assistant
Steg 1: Logg inn på GTG CRM
Logg inn på din GTG CRM-konto.
Steg 2: Finn AI-assistenten
Nede til høyre på skjermen trykker du på det blå ikonet.
2. Hovedgrensesnitt
Samtaleliste
Når du åpner AI-assistenten, ser du en liste over tidligere samtaler.
Opprett en ny samtale
Klikk på knappen "Ny samtale" for å begynne å spørre AI.
AI Assistant-grensesnitt
Dette er hovedgrensesnittet for å samhandle med AI:
- Spørsmålsfelt: Her skriver du inn spørsmålene dine.
- Foreslåtte spørsmål: GTG CRM foreslår allerede noen vanlige spørsmål.
- Chatlogg: Tidligere spørsmål og svar.
- Vedlegg: Når AI genererer en Excel-, PowerPoint- eller Word-fil, vises nedlastingsknappen umiddelbart i chatvinduet.
3. Hvordan stille spørsmål
Grunnleggende prinsipper
- Bruk naturlig språk som om du snakket.
- Jo mer spesifikt spørsmålet er, jo mer nøyaktig svar får du.
- Du kan stille oppfølgingsspørsmål basert på tidligere svar.
- Når du vil opprette en fil, spesifiser filtypen du ønsker (Excel, PowerPoint, Word).
Eksempler på hvordan du stiller spørsmål
Bør unngås: - "Vis meg data" - "Rapport" - "Lag en kontrakt"
Bør gjøres: - "Hvor mange leads er det i mai?" - "Lag en Excel-fil som oppsummerer mai-inntekter per produkt" - "Lag en ansettelseskontrakt for ansatt Nguyen Van A" - "Finn tilbudsfilen ABC i Google Drive mitt"
4. Analyse av forretningsdata
Dette er kjernefunksjonaliteten – AI henter reelle data fra GTG CRM og svarer umiddelbart.
Spørsmål om Leads & Kunder
Eksempel på spørsmål:
Hvor mange leads er det denne måneden?
AI vil svare med et spesifikt antall leads.
Be om mer detaljer:
List opp leadsene
AI vil liste opp leadsene med informasjon: Navn, Opprettelsesdato og relevant informasjon.
Spørsmål om annonsekampanjer
Eksempel på spørsmål:
Hvilken annonsekampanje genererer flest leads?
AI vil hente data fra Annonseringsmodulen (Facebook Ads, Google Ads) for å svare.
Spørsmål om innhold & sosiale medier
Eksempel på spørsmål:
Hvilken type innhold har høyest engasjement og gir best resultater på sosiale medier?
AI vil analysere innlegg på sosiale medier og gi innsikt om den mest effektive innholdstypen.
Spørsmål om produkter
Eksempel på spørsmål:
Hvilket produkt selger best?
AI vil liste opp de bestselgende produktene basert på data fra Produktadministrasjonsmodulen.
Be AI om å ta beslutninger
Eksempel på spørsmål:
Hvilken sektor bør jeg fokusere på?
AI vil analysere data og gi forslag til de mest effektive markedsføringskanalene.
Spørsmål om risikoprognoser
Eksempel på spørsmål:
Hvis vi fortsetter som nå, hvor vil risikoen ligge?
AI vil analysere trender og gi advarsler om potensielle risikoer.
Be AI foreslå nøkkelord
Eksempel på spørsmål:
Foreslå nøkkelord for Google Ads for min bransje
AI vil basere seg på ditt produkt og din bransje for å foreslå passende nøkkelord.
Se diagrammer i svar
For datanalysespørsmål vil AI automatisk generere visuelle diagrammer direkte i chatvinduet – ingen grunn til å åpne Excel eller andre verktøy.
Eksempel på spørsmål:
Analyser aktiviteten til topp 10 kunder de siste 30 dagene, tegn et diagram
Sammenlign inntekter per salgskanal, vis som stolpediagram
Tegn et diagram som viser fordelingen av leads per kilde denne måneden
AI støtter 3 typer diagrammer i svaret: - Kakediagram: fordeling, prosentandel - Stolpediagram: rangert sammenligning - Linjediagram: trender over tid
Tips: Legg til frasen "tegn et diagram" eller "vis som chart" til ethvert analysespørsmål for mer visuelle resultater.
5. Automatisk generering av Excel-filer (XLSX)
AI Biz Assistant kan opprette Excel-filer (.xlsx) direkte fra data i GTG CRM. Bare beskriv innholdet du trenger – AI henter reelle data, organiserer dem i en tabell og eksporterer filen for umiddelbar nedlasting.
Hvordan be om å opprette Excel
Eksempel på spørsmål: Opprett en Excel-fil som oppsummerer mai-inntekter per produkt
Eksporter en liste over de 50 mest lovende kundene til en Excel-fil
Lag en rapport over Facebook-annonsekostnader for forrige måned
Eksporter gjeldende produktlager til Excel
Hva AI kan eksportere til Excel
| Rapporttype | Eksempel på spørsmål |
|---|---|
| Inntekter | "Lag Excel med inntekter per dag i mai" |
| Kunder | "Eksporter en liste over nye kunder denne måneden til Excel" |
| Produkter | "Lag en lagerstatus per produkt" |
| Bestillinger | "Eksporter uleverte bestillinger til en Excel-fil" |
| Annonsering | "Lag en rapport over kostnader og konverteringer for Facebook-kampanjer" |
| Leads | "Eksporter alle leads fra mai med status til Excel" |
Hvordan laste ned filen etter at AI har opprettet den
Etter at AI svarer, vises knappen "Last ned (.xlsx)" umiddelbart i chatvinduet. Klikk for å laste ned filen til datamaskinen din og åpne den i Microsoft Excel eller Google Sheets.
6. Automatisk generering av PowerPoint-lysbilder (PPTX)
AI Biz Assistant kan opprette profesjonelle PowerPoint-presentasjoner (.pptx) – perfekt for ledermøter, periodiske rapporter eller pitchinger til partnere.
Hvordan be om å opprette PowerPoint
Eksempel på spørsmål:
Lag et sammendrag av forretningsresultatene for mai, med 5 hovedlysbilder Lag en presentasjon av resultatene fra Q2-annonsekampanjene
Lag en månedsrapport-presentasjon for salgsteamet
Lag et lysbilde som rapporterer lagerstatus og foreslår varelagerpåfylling for neste uke
Tips når du ber om å opprette PowerPoint
- Oppgi antall lysbilder om nødvendig: "inkludert 6 lysbilder"
- Beskriv hovedinnholdet for hvert lysbilde: "lysbilde 1 oversikt, lysbilde 2 inntekter, lysbilde 3 leads..."
- La AI bestemme: AI vil strukturere innholdet passende hvis du bare beskriver formålet med presentasjonen.
Hvordan laste ned filen etter at AI har opprettet den
Knappen "Last ned (.pptx)" vises umiddelbart i chatten etter at AI er ferdig. Filen er kompatibel med Microsoft PowerPoint og Google Slides.
7. Utarbeidelse av vietnamesiske juridiske dokumenter
AI Biz Assistant kan utarbeide vietnamesiske juridiske dokumenter i henhold til statlige standarder: Times New Roman 13pt skrift, korrekt brevinnledning i henhold til byråets mal, standard marger, offisielt juridisk språk. Filen eksporteres som .docx, kan åpnes i Word og er klar for utskrift og signering.
24 dokumentmaler, inkludert 10 kategorier
| Kategori | Dokumenter som støttes |
|---|---|
| Opprettelse av selskap | Vedtekter for AS, Beslutning om opprettelse, Søknad om investeringsregistreringsbevis |
| Personell & Arbeidskraft | Arbeidskontrakter, Beslutning om utnevnelse, Beslutning om avskjed |
| Fullmakt & Representasjon | Personlig fullmakt, Fullmakt for organisasjon |
| Møter & Protokoller | Referat fra medlemsmøte, Referat fra generalforsamling |
| Forretningskontrakter | Samarbeidsavtale, Tjenesteavtale |
| Avvikling | Beslutning om avvikling av selskap |
| Reglement & Forskrifter | Selskapets reglement, Interne driftsforskrifter |
Slik bruker du det – AI spør steg for steg
Bare spesifiser hvilken type dokument du trenger å utarbeide. AI vil spørre om nødvendig informasjon steg for steg i en samtaleform, du trenger ikke å vite hele malen på forhånd.
Eksempel 1 – Selskapsvedtekter:
Lag selskapsvedtekter for mitt AS
AI vil spørre etter tur:
- Fullt navn på selskapet?
- Hovedadresse?
- Aksjekapital?
- Liste over medlemmer og kapitalandeler?
- Juridisk representant?
- Hovedvirksomhet?
Etter at du har gitt all informasjonen, vil AI generere en komplett .docx-fil i statlig standardformat.
Eksempel 2 – Arbeidskontrakt:
Lag en arbeidskontrakt for min nye ansatte
AI vil spørre:
- Navn på arbeidstaker? Fødselsdato? Adresse?
- Stilling? Avdeling?
- Kontraktstype: tidsbegrenset eller ubestemt?
- Kontraktens varighet (hvis aktuelt)?
- Grunnlønn?
- Lønnsutbetalingsform (månedlig/ukentlig)?
- Startdato?
Eksempel 3 – Fullmakt:
Lag en fullmakt for daglig leder for Hanoi-avdelingen til å signere kontrakter på mine vegne
Lag en beslutning om utnevnelse av salgssjef
Skriv et referat fra medlemsmøtet i juni om økning av aksjekapital
Standarder for VN-dokumentformatering
docx-filen generert av AI sikrer:
| Kriterier | Detaljer |
|---|---|
| Skrift | Times New Roman, 13pt |
| Brevhode | REPUBLIKKEN SOSIALISTISK VIETNAM — Uavhengighet - Frihet - Lykke |
| Marger | Topp 2,5 cm, Bunn 3 cm, Venstre 3 cm, Høyre 2 cm (standard administrativ tekst) |
| Symbol & Nummer | Riktig format: Nr.../Firma/Avdeling |
| Signaturposisjon | Riktig posisjon, med tittel og navn på signaturpersonen |
| Språk | Offisielle juridiske termer, ikke vanlig språk |
Hvordan laste ned Word-filen
Etter at AI har fullført utkastet, vises knappen "Last ned (.docx)" i chatvinduet. Filen er klar til å åpnes, redigeres videre (hvis nødvendig) og skrives ut.
Merk: Dokumenter generert av AI er til referanse og tidsbesparelse. For juridiske dokumenter med høy risiko eller for innlevering til offentlige myndigheter, bør du fortsatt få en advokat til å gjennomgå dem før signering.
8. Koble til & Arbeide med Google Drive
AI Biz Assistant kan få tilgang til Google Drive-en din etter at du har koblet til Google-kontoen din. Derfra kan du be AI om å finne, lese og analysere dokumenter i Drive uten å forlate GTG CRM.
Steg 1: Koble til Google-kontoen
- Gå til Innstillinger i GTG CRM
- Velg Integrasjoner
- Finn Google Drive og klikk Koble til
- Logg inn på Google-kontoen din og gi tilgang
- Tilkobling vellykket – AI har nå tilgang til Drive
Koble til bare én gang. AI vil huske tilgangsrettighetene for fremtidige samtaler.
Steg 2: Spør AI om filer i Drive
Etter tilkobling kan du be AI om å jobbe med Drive direkte via spørsmål:
Søke etter filer:
Finn kontrakten med kunden Minh Hung i Google Drive
List opp alle filer i mappen "Q2 Rapporter" i mitt Drive
Lese og oppsummere dokumenter:
Oppsummer innholdet i ABC-kontrakten i Drive
Les filen "Mai-rapport.docx" i Drive og gi meg hovedpunktene
Sammenligne data i Drive med GTG CRM:
Sammenlign tallene i tilbud-Excel-filen i Drive med faktiske inntekter i GTG CRM
Metadata for video:
Fortell meg informasjonen om videoen "Ny produkt demo" i Drive
9. Forstå resultatene
Svarsformater
AI Biz Assistant svarer i forskjellige formater avhengig av spørsmålstypen:
| Format | Når skal det brukes |
|---|---|
| Enkle tall | Når du spør "hvor mange...", "total..." |
| Liste | Når du spør "list opp...", "vis meg listen over..." |
| Analyse | Når du spør "hvorfor...", "sammenlign..." |
| Forslag | Når du spør "bør...", "foreslå..." |
| Diagrammer (Nytt) | Spør om analyse + legg til "tegn et diagram" eller "vis som chart" |
| Excel-filer (.xlsx) (Nytt) | Spør "lag Excel-fil...", "eksporter til tabell..." |
| PowerPoint-filer (.pptx) (Nytt) | Spør "lag lysbilder...", "lag presentasjon..." |
| Word-filer (.docx) (Nytt) | Spør "lag kontrakt...", "lag vedtekter...", "skriv referat..." |
Be om mer detaljer
Hvis svaret ikke inneholder nok informasjon, kan du stille oppfølgingsspørsmål i samme samtale: - "Gi meg mer detaljer om..." - "List opp spesifikt..." - "Forklar mer om..." - "Endre seksjon X til Y" (for dokumenter/filer)
10. Tips for effektiv bruk
Bør gjøres
-
Still spesifikke spørsmål - I stedet for "inntekter", spør "hva er inntektene per produkt i mai?"
-
Bruk tidsrammer - "De siste 7 dagene..." - "Denne måneden..." - "Andre kvartal 2026..."
-
Still oppfølgingsspørsmål i samme chat - Etter å ha mottatt et svar, fortsett med dypere spørsmål uten å gjenta konteksten
-
Be om sammenligninger - "Sammenlign inntektene denne måneden med forrige måned" - "Hvilken kanal er mer effektiv: Facebook eller Google?"
-
Be AI om å opprette filer når du trenger å eksportere data - I stedet for å kopiere lister fra chatten, si: "Eksporter dette resultatet til en Excel-fil"
-
Legg til "tegn et diagram" til analyse-spørsmål - "Analyser fordelingen av leads per kilde, tegn et kakediagram"
-
For juridiske dokumenter, bare begynn – AI vil spørre om manglende informasjon - Skriv bare "Lag en arbeidskontrakt", AI spør om hver enkelt informasjon
-
Koble til Google Drive før du spør om filer - Innstillinger → Integrasjoner → Google Drive → Koble til
Bør ikke gjøres
-
For generelle spørsmål - "Vis meg all data" - "Lag en rapport"
-
Spør om data som ikke finnes i systemet - AI kan bare svare basert på data som er lagt inn i GTG CRM (eller filer i Google Drive hvis koblet til)
-
Forvente at AI kjenner informasjon utenfor GTG CRM - AI har ikke generell markedsdata, med mindre du har lagret den informasjonen i Drive
-
Be om et komplekst juridisk dokument og deretter ikke svare på informasjonen AI spør om - AI trenger all informasjon (navn, dato, beløp, parter...) for å lage riktig dokument. Svar fullstendig på alle AI's spørsmål.
Oppsummering
AI Biz Assistant hjelper deg med å:
-
Forespørre data med naturlig språk
-
Aggregere informasjon fra flere moduler i GTG CRM
-
Få innsikt, diagrammer og handlingsforslag
-
Spare tid på rapportvisning
-
Ta datadrevne beslutninger
-
Opprette automatisk Excel-filer fra reelle data
-
Opprette profesjonelle PowerPoint-lysbilder
-
Utarbeide 24 vietnamesiske juridiske dokumentmaler i henhold til statlige standarder
-
Lese og analysere Google Drive-filer direkte fra AI
Merk: AI Biz Assistant forbedres kontinuerlig. Hvis det er spørsmål AI ikke kan svare på, vennligst gi tilbakemelding slik at GTG CRM-teamet kan oppdatere.
