Veiledning for tilkobling av leveringskanaler til GTG CRM

I detaljhandelen og netthandelen er rask og effektiv levering avgjørende for kundetilfredshet. Imidlertid kan administrasjon av flere transportpartnere, prissammenligning og ordresporing være svært tidkrevende. GTG CRM forstår dette og har integrert Vietnams ledende ekspressleveringstjenester, slik at du kan administrere hele leveringsprosessen innenfor ett enkelt system.

Med funksjonen for leveringskanalintegrasjon kan du enkelt koble til Viettel Post og Giao Hàng Nhanh-kontoer på få minutter, og aktivere Grab Express – byens leveringstjeneste på forespørsel – med bare ett klikk, uten behov for API-nøkler. Etter tilkobling utføres alle handlinger, fra å opprette ordre, sammenligne priser, skrive ut fraktbrev til å spore leveringsstatus, direkte på GTG CRM, noe som sparer deg for tid og optimaliserer fraktkostnadene. Kjøpere kan også spore ordren direkte etter at sjåføren har hentet den.

Hovedfunksjoner

GTG CRMs leveringskanalintegrasjonssystem støtter alle funksjoner:

- Integrasjon med Vietnams største transportpartnere: Viettel Post, Giao Hàng Nhanh og Grab Express, som dekker alle leveringsbehov fra by til mellom fylker.

- Grab Express – rask levering i byen på forespørsel: aktiveres med ett klikk, ingen API-nøkler kreves; systemet ruter kjøretøy basert på full adresse (GPS-posisjonering), sjekker automatisk serviceområdet og dirigerer sjåfører så snart du trykker "Klar til levering", støtter både etterkrav (COD) og forhåndsbetaling.

- Én enkelt tilkobling via kontoen din hos hver transportpartner, deretter kontinuerlig bruk uten å logge inn igjen.

- Kjøpere sporer ordren direkte: etter at sjåføren har hentet varen, kan kunden se sanntids leveringsstatus, forventet ankomsttid (ETA) og hendelsesforløp direkte på ordresiden, med en knapp for "Spor på Grab" (sjåførkart) eller en sporingslenke fra selskapet; systemet sender automatisk en e-post "Ordre under levering" med sporingslenke.

- Sammenlign fraktpriser mellom partnere når du oppretter en ordre, slik at du kan velge den mest kostnadseffektive leveringsmetoden.

- Sentralisert administrasjon av alle leveringsordrer fra forskjellige leveringskanaler i én enkelt liste, lett å søke og spore.

- Støtter også egenlevering (Self-shipping) med tre metoder direkte på salgssiden: budtjeneste (COURIER), levering fra butikk (STORE_DELIVERY) og henting i butikk (PICKUP).

- Bruker standardlager som utsendingspunkt (default-origin) og automatisk geokoding av lageradresse, med forhåndsvisning for administrator – nøyaktig beregning av avstand og leveringsområde.

- Tilbud på frakt (negotiable) for ordre i områder der frakt må avtales, med e-post med betalingslenke (pay-link) slik at kunden kan betale denne frakten.

- Automatisk avstemming av COD når du markerer "Levert" (Mark Delivered), for å sikre at oppgjørskontoopplysningene alltid stemmer.

- Sikker lagring av innloggingsinformasjon, beskyttelse av transportkontodatasikkerhet i henhold til de høyeste standardene.

Veiledning for tilkobling av leveringskanal

Steg 1: Gå til ordrebehandling for levering

Fra GTG CRM hjemmeside, finn menyen til venstre på skjermen. Du vil se gruppen "Lagringsadministrasjon" med flere underemner.

Klikk på "Leveringsordrer" for å åpne transportadministrasjonsgrensesnittet. Her, hvis du allerede har ordre under levering, vil systemet vise en fullstendig liste over disse ordrene med deres nåværende status.

Steg 2: Åpne fanen for ekspressleveringstjeneste

I begynnelsen av grensesnittet for én enkelt levering, vil du se navigasjonstabbene. Klikk på fanen "Hurtigleveringskanaler" for å se en liste over transportpartnere som GTG CRM støtter integrasjon med.

Her finner du fire hovedvalg:

Viettel Post - den nasjonale postoperatøren med et landsdekkende nettverk, spesielt sterk i fjerntliggende og avsidesliggende provinser.

Giao Hàng Nhanh - en partner som spesialiserer seg på rask levering innenfor byer og mellom provinser, med høy prosesseringshastighet og konkurransedyktige priser.

Grab Express - en innenbys rask leveringstjeneste på forespørsel, som tildeler en sjåfør umiddelbart etter at du trykker på "Klar til levering". I motsetning til Viettel Post og Giao Hàng Nhanh (som krever innlogging), er Grab Express aktivert med en enkelt knapp, uten behov for API-nøkkel. Se detaljer i delen "Aktiver Grab Express" nedenfor.

Sales Shipping (Egenlevering) - et alternativ for egenlevering når du ønsker at dine egne ansatte skal levere varer direkte til kunden. Dette feltet støtter nå fullt ut: tre metoder ved utsjekking (COURIER/STORE_DELIVERY/PICKUP), bruker standardlageret som utgangspunkt, gir tilbud om forhandlede fraktpriser med e-post med betalingslenke, og egen avstemming av COD etter levering. Se detaljer i delen "Konfigurer Egenlevering (Self-shipping)" nedenfor.

Trinn 3: Koble til Viettel Post

Hvis du bruker Viettel Posts leveringstjeneste, klikk på "Koble til"-knappen ved siden av Viettel Post-logoen.

Et popup-vindu vil vises, som ber deg om å oppgi Viettel Post-kontoinformasjon. Du må fylle ut all følgende informasjon:

Brukernavn eller telefonnummer som du har registrert deg med hos Viettel Post.

Passordet for Viettel Post-kontoen din.

Annen autentiseringsinformasjon hvis systemet krever det, avhengig av sikkerhetskonfigurasjonen for Viettel Post-kontoen din.

Etter å ha fylt ut all informasjon, klikk på "Bekreft" eller "Koble til"-knappen. Systemet vil deretter autentisere informasjonen med Viettel Posts server. Denne prosessen tar vanligvis bare noen få sekunder.

Trinn 4: Koble til Giao Hàng Nhanh

Deretter, for å koble til Giao Hàng Nhanh, gjør du det på samme måte. Klikk på "Koble til"-knappen ved siden av Giao Hàng Nhanh-logoen.

Vinduet for innlasting av Giao Hàng Nhanh-innloggingsinformasjon vil vises. Vær oppmerksom på at hver transportpartner kan kreve forskjellig autentiseringsinformasjon:

For Giao Hàng Nhanh kan du trenge å oppgi en API-token eller en autentiseringskode i stedet for et vanlig brukernavn og passord.

Noen partnere krever at du henter en API-kode fra deres administrasjonsside før du kobler til.

Ha denne informasjonen klar før du starter tilkoblingen.

Fyll ut all påkrevd informasjon og klikk "Bekreft". Systemet vil deretter sjekke og sette opp tilkoblingen med Giao Hàng Nhanh.

Trinn 5: Aktiver Grab Express (innenbys rask levering)

Grab Express er en on-demand budtjeneste for levering innenfor byen - sjåfører blir sendt for å hente varer så snart du er klar, perfekt for F&B, ferske blomster, kosmetikk eller enhver levering innenfor byen som må leveres samme dag. I motsetning til Viettel Post og Giao Hàng Nhanh, trenger du ikke å registrere deg for API-nøkler eller oppgi kontoinformasjon - GTG CRM er allerede koblet til Grab, du trenger bare å aktivere det.

I fanen Express Courier Channel, finn fanen Grab Express og trykk på knappen "Aktiver". Umiddelbart blir Grab Express et leveringsalternativ for kunder i kassen på nettbutikken din.

Noen viktige punkter om hvordan Grab Express fungerer:

Sjåfør tildeles basert på full adresse og automatisk sjekk av leveringsområde. Grab lokaliserer hentested og leveringssted ved hjelp av GPS-koordinater fra den fullstendige adressen (bruker ikke postnummer/distrikt/bydel som posttjenester). Systemet sjekker automatisk avstanden og viser kun Grab Express når bestillingen er innenfor rekkevidden (hurtiglevering innenfor byen); for bestillinger som er for langt unna, vil kunden ikke se Grab-alternativet og velger et annet selskap - dermed unngår man "falske" prisoverslag for avstander som motorsykler ikke kan dekke.

Sjåfører tildeles umiddelbart når du trykker "Klar for levering". Fordi Grab tildeler sjåfører for å hente varer umiddelbart, reserveres ikke Grab-bestillinger når kunden nettopp har lagt inn bestillingen, men venter til du bekrefter at varen er ferdigpakket og trykker "Klar for levering" (Ready to ship). Først da vil Grab søke etter og tildele en sjåfør, for å unngå at sjåføren kommer mens varen ikke er klar. Grab Express støtter både oppkrav (COD) og forhåndsbetaling, akkurat som de andre selskapene.

Enhetlig status, sanntidsoppdateringer. Grab-bestillinger går gjennom de samme statusene som GHN/Viettel Post: søker sjåfør → vare hentet → under levering → vellykket levering, automatisk oppdatert via Grabs sporingskobling.

Trinn 6: Fullfør og sjekk tilkoblingen

Etter å ha koblet til begge kanalene vellykket, vil du se statusen "Tilkoblet" vises ved siden av hver fraktpartner. Et grønt ikon eller en hake vil bekrefte at tilkoblingen fungerer som den skal.

Fra dette øyeblikket, hver gang du oppretter en ny leveringsbestilling fra GTG CRM, vil systemet automatisk hente fraktpriser fra Viettel Post, Giao Hàng Nhanh og Grab Express (når bestillingen er innenfor Grabs dekningsområde) slik at du kan sammenligne og velge. Du trenger ikke å logge inn på disse kontoene igjen.

Husk å lagre eller notere kontoinformasjonen du brukte for tilkoblingen. Dette vil være nyttig hvis du trenger å logge direkte inn på fraktpartnerens nettside for å sjekke detaljer eller utføre andre avanserte operasjoner.

Selvlevering (Self-shipping) Oppsett

Hvis du har ditt eget leveringsteam eller betjener et lokalt område - F&B, blomsterbutikker, innenfor bygninger - lar Self-shipping deg aktivt selge og levere med dine egne ressurser, mens alle bestillinger, fraktkostnader og leveringsstatus fortsatt administreres sentralt på GTG CRM.

For at selvleveringsmetoden skal vises på nettbutikken for kunden å velge, må du sikre begge betingelsene samtidig: Self Shipping-konfigurasjonen må være aktivert med minst ett fraktnivå, og standardlageret må ha en adresse som er vellykket posisjonert. Hvis en av disse mangler, vil selvleveringsalternativet ikke vises i kundens kasse.

Trinn 1: Aktiver Self Shipping og konfigurer fraktkostnader

Fra menyen til venstre, gå til Lagerstyring → Leveringsordrer, og velg deretter fanen Fraktleverandører. Her ser du tre alternativer: Viettel Post, Giao Hàng Nhanh, og fanen Self Shipping til høyre med knappen KONFIGURER.

Trykk KONFIGURER for å åpne innstillingsvinduet for selvlevering. Slå på bryteren Self Shipping til PÅ, og legg deretter til fraktkostnadsregler med ny-knappen.

Hver fraktkostnadsregel er en regel for beregning av frakt basert på leveringsområde og handlekurvbetingelser. Når en kunde legger inn en bestilling, beregner systemet avstanden fra lageret til kundens adresse, sammenligner med hver regel i prioritetsrekkefølge, og bruker den første regelen som oppfyller alle betingelser. Tabellen nedenfor beskriver betydningen av hvert felt:

Felt Beskrivelse

Navn Vist navn for kunden ved utsjekking, for eksempel "Lokal levering" eller "Rask levering 2t"

Område Same City (≤ 15 km fra lager), Intra City (≤ 50 km), Negotiable (> 50 km eller ukjent), Free Ship

Pris Fraktkostnad; settes automatisk til 0 hvis FREESHIP eller NEGOTIABLE velges

Valutaenhet VND eller USD

Maksimal vekt Handlekurven over denne grensen vil ignorere denne fraktkostnadsregelen

Minimumsverdi Handlekurven under denne verdien vil ignorere denne fraktkostnadsregelen — brukes til å lage prisnivåer eller gratis frakt

På/av Deaktiver midlertidig en fraktkostnadsregel uten å måtte slette den

Prioritetsrekkefølgen mellom fraktkostnadsreglene justeres med opp/ned-pilene direkte i tabellen. En vanlig bruk er å lage prisnivåer: plasser regelen "Same City 5.000đ (minimumsverdi 500.000đ)" over regelen "Same City 15.000đ (minimumsverdi 0đ)". Kunder i byen som kjøper mer, betaler lavere frakt, kunder som kjøper mindre, betaler normalprisen. Tilsvarende vil en FREESHIP-regel med en minimumsverdi overstyre alle andre fraktkostnadsregler — uavhengig av område — når handlekurven når den terskelen.

Trinn 2: Konfigurer standardlageret som utskipingssted

Systemet trenger å vite lagerets plassering for å beregne avstanden til kundens adresse og bestemme leveringsområdet. Derfor, før Self Shipping kan vises i nettbutikken, må du spesifisere et lager som standard utskipingssted.

Gå til Lagerstyring → Lagerbeholdning, klikk på lageret du vil bruke for å åpne redigeringsskjemaet.

I redigeringsskjemaet, finn bryteren "Sett som standardlager (Shop Delivery)" og slå den på. Deretter, skriv inn fullstendig og nøyaktig lageradresse og trykk Lagre. Umiddelbart etter lagring sender systemet adressen til OpenStreetMap for automatisk posisjonering (auto-geocoding). Etter noen sekunder vil skjemaet vise linjen "Geocoded at: [tid]" med latitude/longitude-koordinater – dette er en bekreftelse på at posisjoneringen var vellykket, og du kan lagre permanent.

Hvert arbeidsområde kan bare ha ett standardlager om gangen. Når du aktiverer et annet lager som standard, blir det gamle lageret automatisk deaktivert uten at du trenger å slå det av manuelt. Hvis adressen som er oppgitt ikke kan posisjoneres, vil Self Shipping ikke vises for kunden før du korrigerer adressen.

Trinn 3: Håndtere bestillinger for områder som krever avtale om fraktkostnader

Når en kunde bestiller fra en adresse som er mer enn 50 km fra lageret, eller systemet ikke kan identifisere leveringsområdet, ser kunden meldingen "Kontakt butikken" ved valg av fraktmetode. Ordren opprettes med statusen Venter på fraktkostnadsbekreftelse og uten forhåndsbetaling – systemet venter på at en administrator skal bekrefte en passende fraktkostnad.

For å håndtere dette, gå til Lagerstyring → Leveringsordrer, finn ordren med den gule merkelappen "Venter på fraktkostnadsbekreftelse" og åpne den.

Trykk på knappen Bekreft tilbud. Et lite skjema vil dukke opp der du kan fylle inn forhandlet fraktkostnad, legge til en merknad om forventet leveringstid (f.eks. "Leveres innen 3–5 dager"), og sporingsnummer om nødvendig (f.eks. en Ahamove delingslenke). Etter å ha trykket Bekreft, lagrer systemet fraktkostnaden i ordren og sender en e-post til kunden innen omtrent 10 sekunder. E-posten inkluderer en betalingslenke (pay-link) slik at kunden kan gå tilbake til nettbutikken og fullføre betalingen for frakten. Når kunden har betalt, endres ordren til statusen Bekreftet og er klar for levering.

E-posten sendes i ordrens språk, enten vietnamesisk eller engelsk, avhengig av språkinnstillingen kunden valgte ved bestilling. Hvis kunden ikke oppga e-postadresse, hoppes e-postsendingen over uten at det påvirker behandlingsflyten. I tilfeller der du ved et uhell trykker Bekreft tilbud to ganger på samme ordrebekreftelse, vil systemet gjenkjenne dette og ignorere den andre gangen – ingen duplikat-e-post sendes, ingen overflødige data lagres.

Trinn 4: Merk som levert og automatisk avstemming av oppkrav

Når ordren er faktisk levert, åpne ordre-detaljene og trykk Merk som levert. Ordrestatusen oppdateres til "Levert vellykket".

For oppkravsordrer (COD - kontant ved levering), i det øyeblikket du trykker på denne knappen, vil systemet automatisk registrere betalingsstatusen som mottatt og stemple tidspunktet for innkrevingen. Oppkravsbøkene blir umiddelbart korrekte, uten behov for manuell registrering eller ytterligere avstemming. Hvis det er behov for justeringer senere, kan du fortsatt endre betalingsstatusen direkte fra ordre-detaljsiden. Et nytt trykk på Merk som levert på en allerede registrert ordre er ugyldig – systemet vil ikke overskrive dataene.

💡 Tips: Oppgi vekt og dimensjoner for produktene (under Produkter/Lager) for nøyaktig fraktberegning; hvis dette ikke er oppgitt, bruker systemet en standard sikkerhetsverdi.

Kjøpere følger ordren direkte

Et stort pluss for kundeopplevelsen: etter at sjåføren har hentet varene, kan kjøpere følge sin egen ordre direkte på ordre-siden i nettbutikken (/account/orders/... eller ordresøk-siden for gjestekunder), dette gjelder alle transportører – Grab Express, Giao Hàng Nhanh, Viettel Post og egne leveranser.

På ordren-siden ser kunden:

• Sanntids leveringsstatus på vietnamesisk (venter på sjåfør, hentet, under levering, levert osv.) i stedet for bare et sporingsnummer.
• Forventet leveringstid (ETA) og en tidslinje med hendelser for ordren, oppdatert etter den faktiske fremdriften.
• En knapp "Følg på Grab" som åpner Grab sin sanntidskartside for sjåfører; for GHN/Viettel Post er det en offentlig sporingslenke fra transportøren. Knappen vises kun når transportøren tilbyr en sporingslenke (vanligvis etter at sjåføren har hentet varene).

I tillegg, så snart ordren sendes (etter at sjåføren har hentet varene), sender GTG CRM automatisk en e-post med "Ordren er under levering" til kunden, med en sporingslenke som hovedhandlingsknapp. Denne e-posten sendes kun én gang per ordre, i ordrens språk (vietnamesisk eller engelsk). Hvis kunden ikke oppga e-postadresse, hoppes e-postsendingen over uten at det påvirker ordren.

Takket være dette kan kunden aktivt vite "hvor ordren min er, og når den kommer", noe som reduserer antallet anrop/meldinger om leveringsstatus til butikken betraktelig.

Fordeler ved bruk av GTG CRM for leveringsstyring

Spar betydelig tid ved å slippe å veksle mellom nettsidene til ulike fraktselskaper. Alle operasjoner samles på ett sted.

Optimaliser fraktkostnadene ved automatisk prissammenligning mellom partnere. Du kan alltid velge den rimeligste leveringsmetoden for hver enkelt ordre.

Énhetlig styring av hele prosessen fra ordre, lagerbeholdning til levering innenfor samme system, noe som reduserer feil og øker driftseffektiviteten.

Spor leveringsstatus i sanntid direkte i GTG CRM uten å måtte gå inn på hver enkelt fraktpartners nettside.

Utvid enkelt flerkanalssalg takket være et system som allerede støtter store fraktpartnere, egnet for både forhandlere og selgere på flere e-handelsplattformer.

Viktige merknader

Før du kobler til, må du sørge for at du har en aktiv konto hos Viettel Post eller Giao Hàng Nhanh. Hvis du ikke har det, må du registrere deg direkte hos dem først. Bare Grab Express krever ingen konto eller API-nøkkel – bare trykk på «Aktiver» for å begynne å bruke.

Innloggingsinformasjonen du oppgir til GTG CRM er kryptert og sikret i henhold til høye standarder. Sørg likevel for å ikke dele denne informasjonen med andre.

Noen fraktpartnere kan kreve tofaktorautentisering eller spesielle API-tillatelser. Følg deres veiledning for å hente inn riktig autentiseringsinformasjon.

Hvis du endrer passordet på fraktpartnerens nettside, husk å oppdatere tilkoblingsinformasjonen i GTG CRM for å unngå tjenesteavbrudd.