Veiledning for utstedelse av internasjonale elektroniske fakturaer på GTG CRM

Hva du vil kunne gjøre etter denne veiledningen

Velg utstedelsesmarked (anvend kontoplan + skatt + valutasystem) → sjekk utstedelsesnettverket i Tilkoblinger-delen → (når nødvendig) koble til din egen konto eller token → lag en internasjonal faktura som overholder kjøperens lands standard → utsted og send via passende nettverk/gatewayer → følg overføringsstatus og last ned fakturaen som PDF i riktig format. Alt i ett system, ingen behov for egen fakturaprogramvare for hvert land.

Forberedelser før

1. Logg inn på GTG CRM, ha fakturabehandlingstillatelse (ERP). — For å opprette og utstede fakturaer.

2. Ha tillatelse til å administrere kontoplan (Manage Chart of Accounts). — For å anvende landspesifikke kontoplaner i trinn 1.

3. Ha bedriftens skatteidentifikasjon i utstedelsesmarkedet (skattenummer / UEN / NIP…). — En gyldig faktura krever riktig selgers skatteidentifikasjon.

4. (Kun markeder med statlige portaler, f.eks. Polen) Ha KSeF-autorisasjonstoken hentet fra den statlige portalen. — For å sende inn fakturaer via KSeF-portalen.

5. Utstedelsesmarkedet er i klar tilstand. — Noen markeder er fortsatt under utvikling — da kan du lagre som utkast, offisiell innsending vil bli aktivert senere.

Trinn 1 — Velg marked og anvend kontoplan

Gå til Regnskap → Oppsett (Accounting → Setup).

I landvelgeren, velg landet du utsteder fakturaen til — f.eks. Singapore (eller Polen, Japan, Malaysia…).

Klikk Anvend (Apply) for å opprette kontoplan, fastsette regnskapsstandarder, valuta og skatteprofil for det landet.

✅ Forventet resultat: arbeidsområdet viser riktig regnskapsstandard og valuta for det valgte landet (f.eks. Singapore: standard SFRS, valuta SGD, skatt GST 9%). En ny kontoplan vises i kontolisten.

💡 Tips: hvert arbeidsområde bruker ett land/regnskapsstandard. For å bytte land må du nullstille først. Etter at bokføring er gjort, vil kontoplanen bli låst for å beskytte bøkene.

Trinn 2 — Sjekk utstedelsestilkobling

Gå til Oppsett → Fakturering → Fakturatilkobling (Settings → Invoicing → E-invoice Connection).

Se på Nettverk (Network) og Status (Status): - For Peppol-markeder som for øyeblikket er aktive på GTGs standardnettverk (Singapore, Japan, Malaysia, Nederland, Sverige og Danmark: statusen er vanligvis "Bruker GTGs standardnettverk" — du kan utstede umiddelbart, uten å opprette en konto. Australia og de resterende 11 EU-landene (inkludert Frankrike, Italia, Spania) er for øyeblikket IKKE aktive på standardnettverket — fakturaene dine vil bli lagret som utkast til tilkoblingen er klar (se "Markedsplan" nedenfor). - For markeder med statlige portaler (f.eks. Polen — KSeF): siden viser feltene som må fylles ut (NIP-skattenummer + KSeF-token) — KSeF-tilkoblingen er for øyeblikket IKKE aktiv på GTG CRM; disse feltene vises når tilkoblingen blir aktiv, polske fakturaer vil for øyeblikket bli lagret som utkast.

✅ Forventet resultat: du ser tydelig om fakturaen din vil gå via GTGs standardnettverk eller om du trenger en egen konto/token-tilkobling; og knappen "Koble til din egen konto (Connect your own)" er tilgjengelig hvis du ønsker å være selvstendig.

Trinn 3 — Koble til din egen konto eller token (når nødvendig)

Hopp over dette trinnet hvis du bruker GTGs standardnettverk for Peppol-markeder. Utfør dette trinnet når du ønsker å utstede under din egen konto (BYO), eller når markedet krever en tilkobling (f.eks. Polen — KSeF).

På siden Faktureringstilkobling, klikk Koble til din egen konto (Connect your own).

Oppgi markedspesifikke detaljer: - Peppol (BYO): Kontoid + API-nøkkel (og Base URL, hvis aktuelt). - Polen (KSeF): Skatteidentifikasjonsnummer (NIP) + KSeF-token (lim inn tokenet hentet fra den offisielle portalen) — denne tilkoblingen er foreløpig IKKE operativ; innliming av token her kan ennå ikke sendes til KSeF.

Klikk Verifiser & Koble til (Verify & Connect).

✅ Forventet resultat: systemet verifiserer nøkkelen/tokenet umiddelbart ved tilkobling. Hvis korrekt, endres statusen til "Tilkoblet — din egen (Connected — your own)", og viser en maskert identitet (f.eks. acct •••1580) og tilkoblingsdato, med en Koble fra (Disconnect)-knapp. Hvis nøkkelen er feil, vises en feilmelding umiddelbart, og den lagres ikke.

ℹ️ Nøkkelen/tokenet lagres kryptert og vises aldri igjen. Du kan koble fra når som helst for å gå tilbake til GTGs standardnettverk.

Trinn 4 — Opprett internasjonal faktura

Gå til ERP → Fakturaer → Ny utgående faktura (New Outgoing Invoice).

For Peppol-markedet vises en blå informasjonslinje "E-faktura klar via GTG (Peppol)-nettverk — ingen behov for separat konto" (uten felt for leverandør/modellnummer/serienummer som for vietnamesiske fakturaer).

Oppgi **kjøpers** detaljer, vær oppmerksom på at feltet for **skatteidentifikasjonsnummer** automatisk endrer etikett basert på land — for eksempel, for Singapore, er det "GST Reg No (UEN)". Skriv inn et gyldig nummer (f.eks. 200912345A).

Velg/la stå den **valutaen** som gjelder for markedet (f.eks. SGD); sjekk den viste **kursen**.

Legg til varelinjer, for eksempel: Konsulenttjenester · Antall 1 · Enhetspris 1 000 · Skatt 9 %.

Klikk Lagre som utkast (Save as Draft).

✅ Forventet resultat: et utkast til faktura opprettes, med korrekt visning av skatt og totalbeløp (f.eks. GST S$90.00, totalt S$1,090.00). Hvis du skriver inn et skatteidentifikasjonsnummer i feil format (f.eks. 12345), vil feltet umiddelbart vise en rød feilmelding: "The GST Reg No (UEN) is not valid", og du vil ikke kunne lagre.

Trinn 5 — Utsted faktura

Åpne utkastet til faktura du nettopp opprettet.

Klikk Utsted faktura (Issue Invoice).

I bekreftelsesboksen, dobbeltsjekk informasjonen, og klikk deretter Bekreft (Confirm).

✅ Forventet resultat: en melding som sier "Invoice issued successfully" (Faktura utstedt vellykket) vises, og skjermbildet returnerer til listen E-fakturabehandling (E-Invoice Management). Fakturaen sendes via det relevante nettverket/portalen, og en transaksjonskode mottas.

ℹ️ KSeF-tilkoblingen (Polen) er foreløpig ikke operativ på GTG CRM, så dette trinnet gjelder ikke for Polen — polske fakturaer vil for øyeblikket lagres som utkast inntil tilkoblingen er klar.

Trinn 6 — Spor overføringsstatus & last ned PDF

I listen E-fakturabehandling, åpne fakturaen du nettopp utstedte.

Se fakturaens aktivitetslogg (Activity) — hendelsene sendt → levert/akseptert → (hvis relevant) avvist med årsak på nettverket.

Klikk Last ned PDF (Download PDF) for å få fakturakopien i det angitte formatet.

✅ Forventet resultat: aktivitetsloggen viser fakturaens overføringsstatus (f.eks. sendt via Peppol, deretter levert/akseptert). **PDF**-filen som lastes ned, har riktig dokumentetikett, skatteetikett og valuta for markedet.

ℹ️ Noen markeder under implementering har kanskje ikke aktivert offisiell sending ennå, eller har ikke fullstendige overføringsstatusoppdateringer — i slike tilfeller kan du fortsatt opprette og lagre fakturaer som utkast; fullstendige statusdetaljer vil vises når markedet er klart.

Hurtigreferansetabell for forventede resultater

Velg land i Regnskap → Oppsett — Bruker riktig regnskapsstandard, valuta og skatt for det landet (f.eks. Singapore: SFRS, SGD, GST 9%)

Åpne siden Utstedelsestilkobling — Viser utstedelsesnettverk + status ("Bruker GTGs standardnettverk" eller felt som skal fylles ut)

Bekreft & Koble til konto/token — "Tilkoblet — din konto", viser maskert identitet + frakoblingsknapp

Skriv inn feil formatert skattenummer — Feltet viser rødt "The … is not valid", tillater ikke lagring

Lagre utkast til faktura — Utkast til faktura med riktig skatt og markedsbasert totalsum

Utsted faktura — "Invoice issued successfully" + går tilbake til listen over elektroniske fakturabehandlinger

Åpne utstedt faktura — Aktivitetsloggen viser overføringsstatus; nedlastingsknappen for PDF er aktiv

Merknader

Rettigheter: krever tillatelsen Fakturabehandling (ERP) for utstedelse og tillatelsen Kontosystemadministrasjon for å bruke kontosystemet etter land.

Ett arbeidsområde = ett land/regnskapsstandard. Ønsker du å bytte land, må du tilbakestille først; etter at bokførte transaksjoner er gjort, er kontosystemet låst.

GTGs standardnettverk vs din konto: for markeder med aktivt Peppol (Singapore, Japan, Malaysia, Nederland, Sverige og Danmark), kan du utstede umiddelbart ved hjelp av standardnettverket; å koble til din egen konto (BYO) er valgfritt. For statlige portaler som KSeF, må du lime inn token før utstedelse — tilkobling til KSeF er foreløpig IKKE aktiv på GTG CRM.

Markedsspesifikk rute: kapasiteten utvides per marked. Markeder som er under implementering tillater fortsatt oppretting/lagring av utkast; offisiell sending aktiveres når det er klart.

Ønsker du å utstede fakturaer innenlands i Vietnam, se artikkelen "Veiledning for utstedelse av elektroniske fakturaer med GTG CRM — Fra A til Å" — denne artikkelen er kun for internasjonale / grensekryssende fakturaer.