Hva vil du kunne gjøre etter å ha fulgt denne veiledningen?

Se raskt oppgavelister etter status/fristfarge og "I dag"-tavlen → opprett en oppgave med sjekkliste, starttidspunkt, flere korrekturlesere og interessenter → legg ved filer fra biblioteket og sett inn interne lenker → del inn i underoppgaver og se kumulativ fremdrift → koble oppgaver til avtaler/bestillinger → kommenter og nevn teammedlemmer (@omtale) → fullfør oppgaven → vis Analyse-fanen og spor Aktivitet 360 → aktiver oppgaveautomatisering.

Ikke kjent med funksjonene ennå? Sjekk ut forhåndsvisningen av Oppgavebehandling 2.0 .

Forbered deg på forhånd

1. Logg inn på GTG CRM, gå til CRM-modulen → Oppgaver. – Her oppretter og administrerer du oppgaver.

2. (Påkrevd) En avtale/ordre/faktura er allerede tilgjengelig for kobling. — For å bruke funksjonen for kobling av relaterte objekter.

3. (Anbefales) Ha noen teammedlemmer i arbeidsområdet. — For å tildele anmeldere og relevante personer, og nevne navn i kommentarer.

Trinn 1 – Skann raskt gjennom gjøremålslisten: status-/fristfarge + «I dag»-fanen

  1. Gå til CRM → Oppgaver .
  2. Observer arbeidsflytene: hver status har en annen fargetone; oppgaver som nærmer seg fristen er farget gult, mens de som er forfalt er farget rødt.
  3. Øverst på siden ser du tabellen «I dag» : klikk på gruppene «Forfalt / Forfaller i dag / Forfaller snart / Høy prioritet / Mine oppgaver» for å filtrere raskt.

✅ Forventet resultat : Listen viser farger i henhold til status og frist. Hvis du klikker på en gruppe i tabellen «I dag», filtreres listen til den spesifikke gruppen.

Oppgaveliste farget etter status/frist og dagens timeplan
💡 Klikk på «AI-forslag» for å motta en prioritert plan for dagen (denne funksjonen bruker kreditter).

Trinn 2 – Opprett oppgaver med sjekklister, starttider, godkjennere og relevante parter.

  1. Klikk for å opprette en ny jobb.
  2. Skriv inn tittel, beskrivelse, frist, prioritet og ansvarlig person .
  3. Angi starttidspunkt og legg til relevante personer (de som må overvåke oppgaven).
  4. I rolledelen tildeler du én eller flere anmeldere og rapporterere hvis prosessen krever godkjenning/overvåking.
  5. Legg til en sjekkliste over trinn som skal tas under opprettelsesprosessen.

✅ Forventet resultat : Oppgaven opprettes med en sjekkliste, starttidspunkt, en liste over anmeldere (flere personer) og relevante parter vist fullt ut.

Skjemaet for opprettelse av oppgaver inneholder en sjekkliste, starttidspunkt, flere korrekturlesere og interessenter.

Trinn 3 – Legg ved filer fra biblioteket og sett inn interne lenker

  1. I arbeidsområdet ditt åpner du Vedlegg- delen → velger fanen «Velg fra bibliotek» for å hente filer/bilder som allerede er tilgjengelige i arbeidsområdet ditt.
  2. Åpne Lenker- delen → velg «Sett inn intern lenke» for å legge ved nettstedet, landingssiden eller innlegget for arbeidsområdet ditt.

✅ Forventet resultat : Filer fra biblioteket og interne lenker legges ved jobben uten at du må laste dem opp på nytt eller lime inn URL-er manuelt.

Legg ved fra biblioteket og sett inn interne lenker i jobben.

Trinn 4 – Del inn i underoppgaver og se fremdriften akkumuleres automatisk.

  1. Åpne den nyopprettede oppgaven og legg til underoppgaver – opptil to nivåer kan opprettes; hver underoppgave har sin egen ansvarlige person, frist og status.
  2. Fullfør deloppgavene gradvis.

✅ Forventet resultat : Fremdriftslinjen for den overordnede oppgaven akkumuleres automatisk basert på antall fullførte underoppgaver – du trenger ikke å angi prosentandelen manuelt.

Oppgaver med underoppgaver og en fremdriftslinje akkumuleres automatisk.

Trinn 5 – Koble oppgaven til avtalen, produktet, ordren eller fakturaen

  1. Åpne seksjonen for relaterte objekter i arbeidet ditt.
  2. Legg ved tilhørende avtale/produkt/ordre/faktura.

✅ Forventet resultat : Oppgaven vil vise de lenkede objektene; fra den avtalen/ordren vil du også se de relaterte oppgavene.

Trinn 6 – Kommenter og nevn (@mention) lagkameratene dine

  1. Åpne fanen Jobbkommentarer og skriv inn kommentaren din.
  2. Skriv @ og velg deretter navnet på en lagkamerat du vil nevne ; legg igjen en kommentar.

✅ Forventet resultat : Navnet som nevnes vises i blått ; personen som nevnes mottar et varsel i appen (og en e-post hvis automatisering av e-postpåminnelser er aktivert – se trinn 10).

Kommenter med navnet uthevet i blått.

Trinn 7 – Fullfør oppgaven

  1. Merk oppgaven som fullført.

✅ Forventede resultater : Status og fullføringstid registreres av systemet (ikke basert på personlige klokker), noe som sikrer konsistente data for sammenligning og rapportering.

Trinn 8 – Vis Analyse-fanen: volum etter individ

  1. Åpne Analyse- fanen i Oppgaver -menyen.
  2. Se oversiktskort og diagrammer; klikk på et medlem for å se detaljert hva personen gjør.

✅ Forventede resultater : Analyse-fanen viser totalt antall oppgaver / pågående oppgaver / fullførte oppgaver / forsinkede oppgaver / fullføringsgrad + trend og et volumdiagram per individ .

Oppgaveanalyse-fanen med arbeidsmengde per person og fullføringstrender.

Trinn 9 – Overvåk utviklingen i Aktivitet 360

  1. Åpne Aktivitet 360- fanen for jobben.

✅ Forventet resultat : En lettlest tidslinje som viser alt som skjedde rundt oppgaven (opprettet, oppdatert, fullført, lenket, kommentert) – hvem gjorde hva og når.

Aktivitet 360-fanen for oppgaven med en tidslinje over hendelser.

Trinn 10 – Aktiver oppgaveautomatisering

  1. I Oppgaver- menyen åpner du Automatisering- fanen (eller går til Automatisering-repositoriet , Oppgaver-klyngen).
  2. Aktiver passende scenarier: varsler når en ny oppgave tildeles , når oppgaven endrer status , når en oppgave er fullført og e-poster når det nevnes i kommentarer .

✅ Forventet resultat : Relevante varsler sendes automatisk. Når e-poster med navneomtale er aktivert, mottar personen som blir @nevnt flere e-poster utover varsler i appen.

Automatiserte skript for oppgaver i lagerautomatisering.

Hurtigoppslagstabell for forventede resultater

Åpne oppgavelisten – Oppgaver er fargekodet etter status/frist; fanen «I dag» grupperer oppgaver som må behandles.

Opprett oppgave + sjekkliste + godkjennere — Oppgave med sjekkliste, flere godkjennere, starttidspunkt, involverte personer

Legg ved fra bibliotek / interne lenker – Legg ved filer og interne lenker uten å laste opp/lime inn URL-er.

Legg til underoppgaver – Fremdriften til overordnede oppgaver akkumuleres automatisk.

Legg ved relaterte objekter – Avtaler/Produkter/Bestillinger/Fakturaer lenket i begge retninger

Kommentar + @omtale – Navn uthevet i blått; personen som blir påminnet mottar varsler (og e-post hvis aktivert).

Oppgave fullført – fullføringstid registrert av systemet

Åpne Analyse-fanen – Volum per individ + fullført trend

Åpne Aktivitet 360 – Tidslinje for oppgavefremdrift

Aktiver automatisering – Varsler om oppgavetildeling/statusendring/fullføring + e-postpåminnelser

Note

  • Deloppgavene støtter maksimalt to nivåer – nok til å dele dem opp uten å bli kompliserte.
  • Fremdriften til den overordnede oppgaven akkumuleres automatisk fra de underordnede oppgavene – juster statusen til de underordnede oppgavene, ikke juster prosentandelen av den overordnede oppgaven manuelt.
  • Det kan være flere personer som vurderer rapporten; personen som skriver den samme.
  • E-post når den nevnes er et av/på-alternativ for hele arbeidsområdet; varsler i appen sendes alltid til personen som er @nevnt.
  • Vedlegg fra biblioteket henter filer innenfor hele arbeidsområdet; interne lenker foreslår kun publiserte nettsteder/landingssider/artikler.
  • Automatisering kan fortsatt opprette/tildele oppgaver til deg som før (for eksempel når en avtale går over i en ny fase).