Brukerhåndbok: Rekruttering / ATS på GTG CRM

Hva du vil kunne gjøre etter denne veiledningen

Opprett rekrutteringsannonse + stillingsbeskrivelse med AI → finn kandidater på LinkedIn → legg til kandidater ved å dra og slippe CV-er (AI leser + vurderer) → administrer kanban-prosessen → opprett og send tilbud → planlegg og send intervjuinvitasjoner → ansett kandidater som ansatte.

Forberedelser

#	Betingelse	Hvorfor det er nødvendig
1	Logg inn på GTG CRM, ha rettighetene HRM_MANAGE_RECRUITMENT (eller HRM_MANAGE_EMPLOYEE).	For å opprette stillinger, rekruttere, vurdere, tilby, intervjue, ansette.
2	(Valgfritt) En tilkoblet innboks i Personalinnstillinger.	Kun nødvendig når du sender e-poster / intervjuinvitasjoner.
3	Arbeidsområde med kreditter.	CV-lesing + AI-vurdering + oppretting av stillingsbeskrivelser + LinkedIn-sourcing er avgiftsbelagt.

Steg 1 — Opprett rekrutteringsannonse + stillingsbeskrivelse med AI

1. Venstre navigasjonsfelt → Personal (HRM) → Rekruttering (Recruitment) → + Ny rekrutteringsannonse.
2. Fyll inn: Tittel, Avdeling, Sted, Nivå, Type, Land, Antall.
3. Skriv inn Hovedkrav → klikk ✨ Opprett med AI ved siden av feltet for stillingsbeskrivelse → klikk Lagre.

✅ Forventet resultat: Lønnsfeltet viser tusenskilletegn + velger valuta. Hvis det finnes en aktiv lønnsramme, vises en nedtrekksmeny Bruk lønnsramme som fyller inn lønnsintervallet automatisk. Etter noen sekunder fylles feltet for stillingsbeskrivelse med en strukturert stillingsbeskrivelse (ansvar / krav / fordeler / fordeler). Etter lagring vises stillingen i listen med statusen OPEN/Utkast.

Steg 2 — Finn kandidater på LinkedIn

1. På linjen for rekrutteringsannonse, klikk PROSESS (Pipeline) → kanban-tavlen åpnes → klikk FINN PÅ LINKEDIN.
2. Sted fylles automatisk ut fra stillingen. Angi bedrift/ferdigheter (f.eks. Solution Architect) → klikk FINN.
3. Marker 1-2 kandidater → LEGG TIL I PROSESSEN.

✅ Forventet resultat: En liste over offentlige LinkedIn-profiler vises (bokstav-avatar, navn, tittel @ bedrift, sted, merket "søker jobb" når det er aktuelt). Valgte kandidater vises i kolonnen Sourcing med grunnleggende profil; knappen Last inn mer henter flere kandidatsider.

Steg 3 — Legg til kandidater ved å dra og slippe CV-er (AI leser + vurderer)

1. På prosess-tavlen, klikk LEGG TIL KANDIDAT → dra en CV (PDF/DOCX) til drop-boksen.
2. Vent på "Leser CV…" → feltene (navn, e-post, telefon, tittel) fylles automatisk ut fra CV-en.
3. Klikk Lagre.

✅ Forventet resultat: Viser "AI vurderer…" deretter en melding "Lagt til — AI-passformscore: NN/100". Kandidater vises i kolonnen Sourcing med fargede poengkort (grønn ≥75, gul 50–74, rød <50).

Steg 4 — Administrer kanban-prosessen + notater

1. Klikk på kandidatens kort → åpne kandidatdetaljer.
2. Se kortet Kontakt (e-post/telefon/LinkedIn-lenke/last ned CV), AI-poeng + forklaring, profil.
3. Endre status via nedtrekksmenyen → for eksempel Screening. Legg til en Note deretter Legg til note.

✅ Forventet resultat: Kortet flyttes til en ny kolonne, antallet oppdateres. Notatet vises med tidsstempel og lagres etter at siden er lastet inn på nytt.

Steg 5 — Opprett og send tilbud til kandidaten

1. I kandidatdetaljene → kortet Tilbud (Offers) → OPPRETT TILBUD (Create offer) (tittel, lønn, valuta; du kan klikke ✦ Foreslå lønn (AI)) → Lagre. Tilbudet vises med statusen Utkast (Draft).
2. På linjen for Utkast-tilbudet, klikk LAST NED (Download) for å få en offisiell invitasjon i .docx-format (i henhold til land). (Det finnes ingen egen "Opprett invitasjon (AI)"-knapp – invitasjonsteksten opprettes og lastes ned direkte fra LAST NED/Download-knappen for tilbudet.)
3. (Krever e-post til kandidat + tilkoblet innboks) Klikk SEND TIL KANDIDAT (Send to candidate).

✅ Forventet resultat: Utkast-tilbudet vises med lønn + tittel; klikk LAST NED vil laste ned invitasjonsfilen (f.eks. Job_Offer_Letter_(Formal).docx). Ved sending: en melding "e-post sendt", statusen endres til Sendt. Hvis kandidaten ikke har en e-postadresse, er knappen Send til kandidat deaktivert med en tooltip som minner om å legge til e-post (uten backend-feil).

Steg 6 — Planlegg og send intervjuinvitasjoner

1. I kandidatdetaljene → kortet Intervjuer (Interviews) → PLANLEGG INTERVJU (Schedule interview) → fyll inn Når (tidspunkt), Type (format, standard Video), Min (antall minutter), Sted / lenke (adresse eller møtelenke), Intervjuere (intervjuere) → LAGRE (Save).
2. (Krever e-post + innboks) På linjen for det nyopprettede intervjuet, klikk SEND INVITASJON (Send invite).

✅ Forventet resultat: En intervju-linje med statusen Planlagt (Scheduled) vises med dato · format · lenke · intervjuere, sammen med knappene SEND INVITASJON / FULLFØR (Complete) / KANSELLERE (Cancel). Ved sending av invitasjon: en melding "sendt", kandidaten mottar en e-post med dato/format/lenke – tidspunkt vises i din tidssone, e-postens emnefelt inneholder firmanavn.

Steg 7 — Ansett kandidat → automatisk ansatt

1. På kandidaten med et akseptert tilbud (inkludert lønn), klikk Ansett (Hire) (eller velg statusen Ansatt og bekreft).

✅ Forventet resultat: En melding "Ansatt — ansatt EMP-xxxx opprettet"; kandidaten flyttes til kolonnen Ansatt. Gå til Personal (HRM) → Ansatte for å se denne personen som en faktisk ansatt (medfølgende CV + profil) og et utkast til arbeidsavtale som er forhåndsopprettet fra tilbudet – det er bare å gjennomgå og aktivere.

ℹ️ Merk: Knappen Ansett (Hire) befinner seg i detaljeringspanelet for kandidaten. Etter ansettelse vises kandidaten i skjermbildet Personal (HRM) → Ansatte som en faktisk ansatt (med kode EMP-xxxx, medfølgende CV + profil) sammen med et utkast til arbeidsavtale – personalavdelingen trenger bare å gjennomgå og aktivere.

Rask oversikt over forventede resultater

Handling	Resultat du vil se
Opprett stilling + ✨ Opprett med AI (Steg 1)	Strukturert stillingsbeskrivelse på sekunder; stilling OPEN/Utkast
Finn LinkedIn (Steg 2)	Offentlige profiler + bokstav-avatar; legg til i Sourcing-kolonnen; Last inn mer
Dra og slipp CV (Steg 3)	Automatisk utfylt skjema + "Lagt til — AI-poeng: NN/100" + fargede poengkort
Endre kolonne + notat (Steg 4)	Kortet flyttes til kolonne, antall oppdateres; notat med tidsstempel, lagres
Opprett + send tilbud (Steg 5)	Tilbuds-tekst + Last ned; send → "Sendt"; mangler e-post → deaktivert knapp + tooltip
Intervju (Steg 6)	Linje "Planlagt"; send → e-post etter tidssone + firmanavn
Ansett (Steg 7)	"Ansatt — EMP-xxxx"; ansatt + utkast til arbeidsavtale opprettes automatisk

Merknader

• Sende tilbud / invitasjoner krever en tilkoblet innboks (Personalinnstillinger) og en kandidat med e-post; hvis ikke, vises en vennlig melding, men teksten kan fortsatt lastes ned.
• LinkedIn-sourcing bruker offentlige kilder (SERP) – ingen profilbilder (bruker bokstav-avatar) og ingen e-post/telefon tilgjengelig; berik profilen ved å laste opp CV og vurdere på nytt.
• Rekrutteringsrettigheter kan gis uavhengig av ansattadministrasjonsrettigheter (HRM_*_RECRUITMENT). Etter å ha fått rettigheter, logg inn igjen for å oppdatere token med nye rettigheter.