Vanlige faktureringfeil med straff, tidsfrister og løsninger

I skatteforvaltningen er fakturaer ikke bare vanlige regnskapsdokumenter, men også direkte grunnlag for at skattemyndighetene kan fastslå bedriftens omsetning, kostnader og skatteplikt. I praksis blir mange bedrifter og enkeltpersonforetak bøtelagt ikke for bevisst lovbrudd, men for feil tidspunkt for fakturering, feil transaksjonskarakter eller bruk av ugyldige fakturaer.

Artikkelen nedenfor oppsummerer vanlige faktureringsfeil som fører til straff, med tilhørende spesifikke straffer, tidsfrister for straff og løsninger når en faktura er feilaktig utstedt, slik at bedrifter proaktivt kan unngå juridiske risikoer.

Feil 1: Utstedelse av faktura på feil tidspunkt

Når anses en faktura utstedt på feil tidspunkt?

En bedrift anses for å ha utstedt en faktura på feil tidspunkt når fakturaen ikke er utstedt på det tidspunktet loven foreskriver, inkludert følgende vanlige tilfeller:

• Varer levert eller tjenester fullført, men fakturaen utstedt for sent
• Faktura utstedt før levering av varer eller fullføring av tjenester
• Fakturering registrert i feil regnskapsperiode, noe som fører til feil i omsetning og skatteplikt
• Denne feilen oppdages ofte når skattemyndighetene sammenligner faktisk transaksjonstidspunkt med elektroniske fakturadata.

Straff for feilaktig utstedelse av faktura på feil tidspunkt

I henhold til dekret 125/2020/ND-CP (gjelder frem til 16.01.2026)

• Anklage: Anvendes ved fakturering på feil tidspunkt som ikke forsinker skatteplikten og har formildende omstendigheter
• Bøter fra 3 000 000 til 5 000 000 dong: Anvendes ved fakturering på feil tidspunkt som ikke fører til forsinket skatteplikt
• Bøter fra 4 000 000 til 8 000 000 dong: Anvendes for handlingen med å utstede fakturaer på feil tidspunkt i henhold til forskrifter om salg av varer og tjenester

I henhold til dekret 310/2025/ND-CP (gjelder fra 16.01.2026)

Bøtenivået bestemmes av antall fakturaer i strid:

• Anklage: Gratis prøver, reklame, modeller, gaver, donasjoner, interne overføringer; utsendelse av varer som lån, utlån eller retur; utstedelse av 1 faktura
• Bøter 500 000 - 1 500 000 dong: Fra 02 til under 10 fakturaer (utsendelse av varer som lån, utlån eller retur); 01 faktura (utstedelse av faktura på feil tidspunkt ved salg av varer/tjenester)
• Bøter 2 000 000 - 5 000 000 dong: Fra 10 til under 50 fakturaer (utsendelse av varer som lån, utlån eller retur); Fra 01 til under 10 fakturaer (utstedelse av faktura på feil tidspunkt ved salg av varer/tjenester)
• Bøter 5 000 000 - 15 000 000 dong: Fra 50 til under 100 fakturaer (utsendelse av varer som lån, utlån eller retur); Fra 10 til under 20 fakturaer (utstedelse av faktura på feil tidspunkt ved salg av varer/tjenester)
• Bøter 15 000 000 - 30 000 000 dong: Fra 100 fakturaer og oppover (utsendelse av varer som lån, utlån eller retur); Fra 10 til under 20 fakturaer (utstedelse av faktura på feil tidspunkt ved salg av varer/tjenester)
• Bøter 30 000 000 - 50 000 000 dong: 50 til under 100 fakturaer (salg av varer, levering av tjenester)
• Bøter 50 000 000 - 70 000 000 dong: Fra 100 fakturaer og oppover (salg av varer, levering av tjenester)

Løsning når en faktura er utstedt på feil tidspunkt

For selger

• Identifiser på nytt tidspunktet for den faktiske transaksjonen
• Skatte moms og registrer omsetning for selskapsskatt i perioden transaksjonen fant sted, ikke datoen for fakturaen
• Juster skatterapporten hvis den er rapportert i feil periode

For kjøper

• Momsfradrag ved perioden fakturaen ble mottatt
• Registrer kostnader for selskapsskatt i perioden den faktiske transaksjonen fant sted

Hvis en faktura med feil tidspunkt oppdages, bør kjøperen be selgeren om en snarlig korrigering for å unngå risikoen for å bruke en ugyldig faktura.

Illustrativt eksempel

Faktura utstedt 01.01.2026, men varene ble faktisk levert 31.12.2025:

• Selgeren registrerer omsetning og skatter i desember 2025
• Kjøperen trekker fra moms i januar 2026, men registrerer kostnader i 2025

Feil 2: Utstedelse av falske fakturaer eller bruk av ulovlige fakturaer

Hva er en falsk faktura?

En falsk faktura er en faktura som ikke reflekterer den faktiske økonomiske transaksjonen, inkludert:

• Forfalsket faktura uten faktisk transaksjon: Fakturaen er fullstendig utfylt, men kjøp eller salg av varer eller tjenester skjedde ikke, eller bare delvis.
• Reflekterer feil faktisk verdi: Fakturaen oppgir en verdi som er høyere eller lavere enn den faktiske verdien av solgte varer eller tjenester.
• Faktura uten alle påkrevde opplysninger: Fakturaen mangler obligatoriske opplysninger som navn, adresse, skatteidentifikasjonsnummer for selger og kjøper, dato, beskrivelse av vare/tjeneste, enhet, antall, enhetspris, totalpris i henhold til forskriftene.
• Faktura med ureglementert endring eller sletting: Fakturaen er endret eller slettet uten å følge reglene for fakturakorrigering.
• Forskjell mellom kopiene av fakturaen: Verdiene på de ulike kopiene av fakturaen stemmer ikke overens.
• Bruk av andres fakturaer for å legitimere: Bruk av fakturaer som ikke tilhører egen bedrift for å dokumentere innkjøp eller salg av varer/tjenester.
• Bruk av fakturaer som myndighetene har konkludert med er ulovlige: Fakturaer som skattemyndighetene, politiet eller andre relevante myndigheter har konkludert med er ulovlig brukt.
• Faktura utstedt av en enhet uten lisens til å utstede fakturaer, eller fakturaer som ikke er gyldige.

Straff for utstedelse av falske fakturaer

Straff for feilaktig skatterapportering som fører til for lav skatt eller økt skattelette/refusjon

En straff på 20 % av den underrapporterte skatten eller den for høye skatteletten/refusjonen for bruk av ulovlige fakturaer eller dokumenter for å bokføre verdien av innkjøpte varer/tjenester, noe som reduserer den skyldige skatten eller øker skattebeløpet som skal refunderes, lettes eller reduseres. Dette gjelder dersom skattemyndighetene oppdager dette under inspeksjon, og kjøperen kan bevise at den ulovlige bruken av fakturaer/dokumenter tilhører selgeren, og kjøperen har fullført regnskapsføringen i henhold til forskriftene.

Straff for skatteunndragelse (artikkel 17 i dekret 125/2020/ND-CP): Avhengig av alvorlighetsgraden og eventuelle formildende eller skjerpende omstendigheter, er straffen som følger:

• Bøter lik 1 gang skatten unndratt, hvis den skyldige har minst én formildende omstendighet
• Bøter lik 1,5 ganger skatten unndratt, hvis det ikke er skjerpende eller formildende omstendigheter
• Bøter lik 2 ganger skatten unndratt, hvis det er én skjerpende omstendighet
• Bøter lik 2,5 ganger skatten unndratt, hvis det er to skjerpende omstendigheter
• Bøter lik 3 ganger skatten unndratt, hvis det er minst tre skjerpende omstendigheter

I alvorlige tilfeller kan enkeltpersoner og kommersielle enheter straffeforfølges i henhold til straffeloven.

Løsning når en falsk faktura oppdages

Når en faktura som ikke reflekterer den faktiske transaksjonen oppdages:

• Stopp bruken av den fakturaen for skatterapportering
• Gå gjennom alle kontrakter, leveringsdokumenter og betalingsdokumenter
• Korriger regnskapsbøker og skattedokumenter hvis feil bokføring har skjedd
• Ta proaktivt kontakt med skattemyndighetene i tilfelle høy risiko

Fortsatt bruk av feilaktige fakturaer etter at de er oppdaget, kan anses som bevisst lovbrudd, noe som fører til strengere straffer.

Tidsfrist for straff for fakturarelaterte lovbrudd

I henhold til lovverket for straff for administrative lovbrudd innen skatt og fakturering, er tidsfristen for administrative lovbrudd knyttet til fakturering 02 år

Hvordan beregne tidsfristen:

• For avsluttede lovbrudd, beregnes tidsfristen fra datoen for avslutning av lovbruddet
• For pågående lovbrudd, beregnes tidsfristen fra datoen da kompetent myndighet oppdager lovbruddet

Dette betyr at selv etter at bedriften har korrigert feilen, eksisterer risikoen for straff i 02 år.

Konklusjon

Faktureringsfeil, fra feil tidspunkt til utstedelse av falske fakturaer, har alle klare strafferammer og en tidsfrist for straff som varer opptil 02 år. I en tid med økende data-drevet skatteforvaltning, innebærer utstedelse av fakturaer som ikke reflekterer transaksjonens natur, betydelig risiko for straff, etterbetaling av skatt og juridisk ansvar.

Å proaktivt kontrollere salgstransaksjoner, omsetning og faktureringstidspunkt fra starten er avgjørende for å minimere risiko for bedrifter. Med en sentralisert administrasjonsplattform som GTG CRM, kan bedrifter spore ordrer, omsetning og fakturaer i samme system, og dermed utstede fakturaer på riktig tidspunkt, sikre transparent salgsdata og støtte optimalisering av skatteforpliktelser, spesielt for enkeltpersonforetak og små bedrifter som opplever press fra fast skatt og skatteregler.