Vanlige faktureringsfeil som lett fører til straff: bøter, foreldelsesfrister og hvordan man håndterer dem

I skatteforvaltningen er fakturaer ikke bare vanlige regnskapsdokumenter, men også et direkte grunnlag for skattemyndighetene til å fastslå selskapets inntekter, kostnader og skatteplikt. I praksis blir mange selskaper og næringsdrivende bøtelagt, ikke fordi de bevisst har brutt loven, men fordi de utsteder fakturaer på feil tidspunkt, med feil transaksjonsnatur eller bruker ugyldige fakturaer.

Artikkelen nedenfor oppsummerer vanlige feil ved utstedelse av fakturaer som medfører bøter, sammen med spesifikke bøtesatser, foreldelsesfrister og hvordan man håndterer feilaktige fakturaer, for å hjelpe selskaper med å proaktivt unngå juridiske risikoer.

Feil 1: Utstedelse av faktura på feil tidspunkt

Når anses en faktura for å være utstedt på feil tidspunkt?

Et selskap anses å ha utstedt en faktura på feil tidspunkt når fakturaen ikke er utstedt på det tidspunktet loven krever, inkludert vanlige tilfeller:

• Varer levert eller tjenester fullført, men fakturaen er utstedt for sent
• Faktura utstedt før levering av varer eller fullføring av tjenester
• Registrering av faktura utenfor riktig regnskapsperiode, noe som fører til feil i inntekter og skatteplikt
• Denne feilen blir ofte oppdaget når skattemyndighetene avstemmer tidspunktet for den faktiske transaksjonen med data fra elektroniske fakturaer.

Bøter for utstedelse av faktura på feil tidspunkt

I henhold til dekret 125/2020/ND-CP (gjelder til før 16.01.2026)

• Advarsel: Gjelder ved utstedelse av faktura på feil tidspunkt, men som ikke forsinker skatteplikten og med formildende omstendigheter
• Bøter fra 3.000.000 til 5.000.000 VND: Gjelder ved utstedelse av faktura på feil tidspunkt, men som ikke fører til forsinket skatteplikt
• Bøter fra 4.000.000 til 8.000.000 VND: Gjelder for handlingen med å utstede faktura på feil tidspunkt i henhold til forskriftene for salg av varer og levering av tjenester

I henhold til dekret 310/2025/ND-CP (gjelder fra 16.01.2026)

Bøtesatsen fastsettes etter antall fakturaer som er i strid:

• Materiell advarsel: Kampanjevarer, reklame, prøver, gaver, tilskudd, donasjoner; internt bruk; levering av varer som lån, forskudd eller retur; utstedelse av faktura nummer 01
• Bøter fra 500 000 - 1 500 000 dong: Fra 02 - mindre enn 10 fakturanumre (levering av varer som lån, forskudd eller retur); 01 fakturanummer (utstedelse av faktura på feil tidspunkt ved salg av varer/tjenester)
• Bøter fra 2 000 000 - 5 000 000 dong: Fra 10 - mindre enn 50 fakturanumre (levering av varer som lån, forskudd eller retur); Fra 01 - mindre enn 10 fakturanumre (utstedelse av faktura på feil tidspunkt ved salg av varer/tjenester)
• Bøter fra 5 000 000 - 15 000 000 dong: Fra 50 - mindre enn 100 fakturanumre (levering av varer som lån, forskudd eller retur); Fra 10 - mindre enn 20 fakturanumre (utstedelse av faktura på feil tidspunkt ved salg av varer/tjenester)
• Bøter fra 15 000 000 - 30 000 000 dong: Fra 100 fakturanumre og oppover (levering av varer som lån, forskudd eller retur); Fra 10 - mindre enn 20 fakturanumre (utstedelse av faktura på feil tidspunkt ved salg av varer/tjenester)
• Bøter fra 30 000 000 - 50 000 000 dong: 50 - mindre enn 100 fakturanumre (salg av varer, levering av tjenester)
• Bøter fra 50 000 000 - 70 000 000 dong: Fra 100 fakturanumre og oppover (salg av varer, levering av tjenester)

Hvordan håndtere feil utstedte fakturaer

For selger

• Bekreft tidspunktet for den faktiske transaksjonen
• Deklarer moms og registrer selskapsskatt i perioden transaksjonen skjedde, ikke i henhold til fakturadato
• Juster skatterapporteringen hvis den er feilrapportert

For kjøper

• Deklarer inngående moms i perioden mottak av faktura
• Registrer kostnader for selskapsskatt i perioden den faktiske transaksjonen fant sted

Hvis en faktura med feil dato oppdages, bør kjøperen be selgeren om å korrigere den umiddelbart for å unngå risikoen ved å bruke en ugyldig faktura.

Illustrativt eksempel

Faktura utstedt 01.01.2026, men varene ble faktisk levert 31.12.2025:

• Selger registrerer inntekt og skatt i desember 2025
• Kjøper deklarerer moms i januar 2026, men registrerer kostnader i 2025

Feil 2: Utstedelse av fiktive fakturaer eller bruk av ulovlige fakturaer

Hva er en fiktiv faktura?

En fiktiv faktura er en faktura som ikke reflekterer den faktiske økonomiske transaksjonen, inkludert:

• Falske fakturaer, ingen reelle transaksjoner: Fakturaer med fullstendig informasjon, men kjøp og salg av varer eller tjenester skjer ikke, eller bare delvis.
• Reflekterer ikke reell verdi: Fakturaer viser verdier som er høyere eller lavere enn den faktiske verdien av solgte varer eller tjenester.
• Fakturaer mangler obligatorisk innhold: Fakturaer mangler obligatorisk informasjon som navn, adresse, skattenummer for selger og kjøper, dato, beskrivelse av varer/tjenester, enhet, antall, enhetspris, totalpris i henhold til forskrifter.
• Fakturaer med ulovlig sletting eller endring: Fakturaer er slettet eller endret i strid med forskrifter for fakturaendringer.
• Forskjell mellom kopier av faktura: Verdien på de ulike kopiene av fakturaen er forskjellig og stemmer ikke overens.
• Bruk av fakturaer fra andre organisasjoner eller enkeltpersoner for å legitimere: Bruk av fakturaer som ikke tilhører egen virksomhet for å dokumentere kjøpte eller solgte varer eller tjenester.
• Bruk av fakturaer som er konstatert ulovlige av myndighetene: Fakturaer som skattemyndighetene, politiet eller andre myndigheter har konstatert er ulovlig brukt.
• Fakturaer utstedt av enheter uten fakturautstedelsesfunksjon, eller fakturaer som ennå ikke har gyldighet.

Bøter for utstedelse av falske fakturaer

Straff for feilaktig selvangivelse som fører til at skatten som skal betales er for lav, eller at skattefritak, -reduksjon eller -refusjon er for høy

En bot på 20 % av den udeklarerte skatten eller det skattefritaket/reduksjonen/refusjonen som er for høy, for bruk av ulovlige fakturaer eller bilag for å registrere verdien av innkjøpte varer eller tjenester, noe som reduserer skatten som skal betales eller øker skattefritaket/reduksjonen/refusjonen, men hvor skattemyndighetene oppdager dette under tilsyn eller inspeksjon, og kjøperen kan bevise at den ulovlige bruken av fakturaer eller bilag skyldes selgeren, og kjøperen har utført regnskapsføring i henhold til forskriftene.

Straff for skatteunndragelse (Artikkel 17 i forordning 125/2020/ND-CP): Avhengig av alvorlighetsgraden av overtredelsen og formildende/skjerpende omstendigheter, er de spesifikke bøtene som følger:

• Bøter tilsvarende 1 gang beløpet unndratt skatt, hvis den overtredende part har minst én formildende omstendighet.
• Bøter tilsvarende 1,5 ganger beløpet unndratt skatt, hvis det ikke er noen skjerpende eller formildende omstendigheter.
• Bøter tilsvarende 2 ganger beløpet unndratt skatt, hvis det er én skjerpende omstendighet.
• Bøter tilsvarende 2,5 ganger beløpet unndratt skatt, hvis det er to skjerpende omstendigheter.
• Bøter tilsvarende 3 ganger beløpet unndratt skatt, hvis det er tre eller flere skjerpende omstendigheter.

I alvorlige tilfeller kan enkeltpersoner og kommersielle juridiske personer straffesrettslig forfølges i henhold til straffeloven.

Hvordan håndtere fakturaer med mistanke om å være falske

Når det oppdages en faktura som ikke reflekterer transaksjonen korrekt:

• Slutt å bruke den fakturaen for skatteoppgjør
• Gjennomgå alle kontrakter, leveringsdokumenter og betalingsdokumenter
• Juster regnskapsbøker og skattedokumenter hvis det er gjort feilbokføringer
• Jobb proaktivt med skattemyndighetene i tilfelle høy risiko

Fortsatt bruk av feil faktura etter at den er oppdaget kan betraktes som bevisst brudd, som fører til strengere straff.

Foreldelsesfrist for brudd på fakturareglene

I henhold til lovbestemmelsene om straff for administrative brudd innen skatte- og fakturering, er foreldelsesfristen for administrative brudd på fakturering 02 år

Hvordan beregne tidspunktet for foreldelsesfristen:

• For avsluttede brudd, beregnes foreldelsesfristen fra datoen for avslutning av handlingen
• For pågående brudd, beregnes foreldelsesfristen fra datoen da myndighetene oppdaget det

Dette betyr at selv om selskapet har korrigert feilen, risikerer det fortsatt straff innen 02 år.

Konklusjon

Feil ved utstedelse av fakturaer, fra feil tidspunkt til utstedelse av fiktive fakturaer, har alle klare strafferammer og en foreldelsesfrist som strekker seg opptil 02 år. I en tid med stadig mer datadrevet skattestyring, utgjør utstedelse av fakturaer som ikke gjenspeiler transaksjoner en betydelig risiko for straff, etteroppgjør og juridisk ansvar.

Det er avgjørende for selskaper å proaktivt kontrollere salgstransaksjoner, inntekter og tidspunktet for fakturering fra starten for å minimere risiko. Med en sentralisert styringsplattform som GTG CRM, kan selskaper spore bestillinger, inntekter og fakturaer på samme system, og dermed utstede fakturaer til rett tid, transparentgjøre salgsdata og bidra til effektivisering av skatteforpliktelser, spesielt for enkeltpersonforetak og småbedrifter som er under press fra skatteforpliktelser og skattekontroller.