Denne artikkelen gir en detaljert steg-for-steg veiledning for hvordan du eksporterer elektroniske fakturaer (e-faktura) ved hjelp av GTG CRM — fra den første oppsettet til daglig fakturering og feilhåndtering.

Steg 0: Forberedelser før du starter

Før du eksporterer e-fakturaer, må du forberede:

Punkt Beskrivelse
✅ Registrer momsnummer Ha et organisasjonsnummer (for person eller selskap)
✅ Registrer e-faktura hos skattemyndighetene Registrer for bruk av e-faktura hos din lokale skattekontor
✅ Digitalt signaturbevis (Token/USB-minnepinne) Brukes til elektronisk signering av fakturaen
✅ GTG CRM-konto Registrer deg på gtgcrm.com

Steg 1: Konfigurere bedriftsinformasjon

Logg inn på GTG CRM → Innstillinger → Bedriftsinformasjon:

```

Bedriftsnavn: ABC AS

Organisasjonsnummer: 0123456789

Adresse: 123 Gateveien, Sone 1, Byen

Telefon: 123 45 678

E-post: info@abc.com.vn

Representant: Ola Nordmann

```

Steg 2: Konfigurere fakturamal

Gå til Fakturabehandling → Innstillinger for maler:

  1. Velg fakturatype:
  • Merverdiavgiftspliktig faktura (med satser 5%, 8%, 10%)
  • Varesalgfaktura (uten merverdiavgift)
  1. Velg visningsmal:
  • Bedriftens logo
  • Siddefot-informasjon
  • Standard merknad
  1. Konfigurere fakturaserienummer:
  • Mal-ID: 1C24TAA (eksempel)
  • Systemet genererer fortløpende fakturanummer

Steg 3: Manuell fakturaeksport

Metode 1: Opprette en ny faktura

  1. Gå til Fakturaer → Opprett ny
  2. Legg inn kundeinformasjon:
  • Firmanavn / person
  • Momsnummer (hvis selskap)
  • Adresse
  1. Legg til produkt/tjeneste:
  • Varenavn
  • Måleenhet
  • Antall
  • Enhetspris
  • Moms (0%, 5%, 8%, 10%)
  1. Sjekk totalsummen
  2. Klikk "Signer & Eksporter faktura"
  3. Signer digitalt med token/USB
  4. Fakturaen sendes til skattemyndighetene (hvis e-faktura med kode) og til kunden via e-post
Opprett ny faktura

Metode 2: Eksporter faktura fra en ordre

  1. Gå til Ordrer → velg ferdigstilt ordre
  2. Klikk "Eksporter faktura"
  3. Systemet fyller automatisk ut informasjon fra ordren:
  • Kundeinformasjon (fra CRM)
  • Produktliste (fra ordren)
  • Totalsum
  1. Sjekk → Signer & Eksporter
Automatisk fakturaeksport ved ferdigstilt ordre

Steg 4: Automatisk fakturaeksport (Automatisering)

Konfigurer automatisering for at systemet skal eksportere e-fakturaer automatisk:

```

Utløser: Ordre endrer status til "Ferdigstilt"

↓

Handling 1: Opprett e-faktura (informasjon fra ordren)

↓

Handling 2: Automatisk signering (hvis HSM digitalt signaturbevis er tilgjengelig)

↓

Handling 3: Send til skattemyndighetene

↓

Handling 4: Send e-post til kunden (med vedlagt PDF-faktura)

```

Merk: Automatisk signering krever digitalt signaturbevis av typen HSM (Hardware Security Module) — forskjellig fra vanlige USB-tokens. Kontakt leverandøren av det digitale signaturbeviset for oppgradering.

Steg 5: Masse-eksportering av fakturaer

Når du trenger å eksportere flere fakturaer samtidig:

  1. Gå til Ordrer → velg flere ordrer (merk av i boksen)
  2. Klikk "Masse-eksporter fakturaer"
  3. Systemet oppretter fakturaer for alle valgte ordrer
  4. Gjennomgå fakturalisten
  5. Signer & Eksporter alle

Steg 6: Feilhåndtering

Faktura med feil navn/adresse (ikke feil momsnummer og beløp):

  1. Gå til fakturaen som skal rettes
  2. Velg "Varsle om feil"
  3. Systemet sender en varsling til skattemyndighetene
  4. Ingen ny faktura trenger å eksporteres

Faktura med feil momsnummer, beløp, eller momssats:

  1. Gå til fakturaen som skal rettes
  2. Velg "Eksporter korrigerende faktura" eller "Eksporter justert faktura"
  3. Legg inn korrekt informasjon
  4. Signer & Eksporter den nye fakturaen
  5. Den gamle fakturaen merkes som "Erstattet/Justert"

Avbestill faktura:

  1. Velg faktura → "Avbestill faktura"
  2. Oppgi årsak til avbestilling
  3. Systemet sender en avbestillingsvarsel til skattemyndighetene

Steg 7: Rapportering og administrasjon

Fakturadashbordet gir:

  • Totalt antall eksporterte fakturaer (per dag/måned/år)
  • Total omsetning fra fakturaer
  • Fakturaer etter status (eksportert, avbestilt, justert)
  • Eksport til Excel/PDF for regnskapsføreren

Konklusjon ###

Eksport av elektroniske fakturaer med GTG CRM er designet for å forenkle hele prosessen: fra konfigurasjon av bedriftsinformasjon, opprettelse av fakturaer, digital signering, sending til skattemyndighetene, til senere administrasjon og oppslag. Takket være direkte kobling til ordre, produkter og kundedata, kan du opprette fakturaer raskt, redusere manuell dataregistrering og minimere feil.

Ved å kombinere dette med automatisering, kan bedrifter også sette opp automatiserte arbeidsflyter: ordre ferdigstilt → opprett faktura → signer digitalt → send til kunde. Dette sparer tid, sikrer samsvar med regelverket og gjør fakturabehandlingen tydeligere og lettere kontrollerbar i den daglige forretningsdriften.

Ofte stilte spørsmål (FAQ)

Spørsmål: Hvor mange kreditter trenger jeg for å eksportere én faktura?

Svar: Kostnaden for å eksportere e-fakturaer avhenger av bruksplanen. Med Basisplanen (199 kr/måned, 80 000 kreditter), kan du eksportere tusenvis av fakturaer per måned.

Spørsmål: Støttes fakturaer i fremmed valuta?

Svar: Ja. GTG CRM støtter eksport av fakturaer i NOK og fremmed valuta (USD, EUR...) med konverteringskurs.

Spørsmål: Hva skjer hvis internettilkoblingen brytes?

Svar: E-fakturaer krever internettilkobling for å sendes til skattemyndighetene. Du kan opprette fakturaer som utkast (draft) når du er offline, og deretter signere og eksportere dem når du er på nett.

Spørsmål: Hvordan mottar kundene fakturaer?

Svar: Via e-post (med PDF-vedlegg) eller ved å slå opp direkte via søkekoden på fakturaen.