Fra 01.07.2022, i henhold til bestemmelsene i dekret 123/2020/ND-CP og sirkulær 78/2021/TT-BTC, er husholdninger og enkeltpersonforetak som bruker avgiftsfradragsmetoden forpliktet til å konvertere til elektroniske fakturaer. Dette er ikke bare et juridisk krav, men også et viktig skritt i moderniseringen av forretningsdriften.
For å sikre samsvar med forskriftene og unngå juridiske risikoer, må bedriftseiere forstå reglene knyttet til opprettelse, bruk og administrasjon av elektroniske fakturaer. Denne artikkelen vil klargjøre nøkkelpunktene for å hjelpe deg med å utføre faktureringsoppgaver nøyaktig og effektivt.
Definisjon av Elektronisk Faktura
I henhold til artikkel 3 i dekret 123/2020/ND-CP forstås elektronisk faktura som et elektronisk dokument opprettet av selgeren av varer eller tjenester gjennom elektroniske midler, for å registrere kommersielle transaksjonsdetaljer i samsvar med gjeldende regnskaps- og skattelovgivning. Denne fakturaen kan genereres fra en kassaapparat som er direkte koblet til skattemyndighetenes system.
Elektroniske fakturaer er delt inn i to hovedtyper. Den første typen er en faktura med et skattemyndighetsgodkjent kodenummer, som tildeles før den sendes til kjøperen. Denne koden inkluderer et unikt transaksjonsnummer og en kryptert tegnstreng basert på selgerens informasjon. Den andre typen er en faktura uten et skattemyndighetsgodkjent kodenummer, som er selvutstedt av organisasjonen og sendt direkte til kunden uten forhåndsgodkjenning fra skattemyndighetene.
Tre Obligatoriske Tilfeller for Bruk av Elektroniske Fakturaer
I henhold til sirkulær 78/2021/TT-BTC må husholdninger og enkeltpersonforetak bruke elektroniske fakturaer i tre spesifikke situasjoner.
Det første tilfellet gjelder for husholdninger og enkeltpersoner som betaler skatt etter avgiftsfradragsmetoden. Dette er gruppen som har plikt til å bruke elektroniske fakturaer regelmessig i forretningsdriften.
Det andre tilfellet gjelder for husholdninger som betaler skatt etter estimeringsmetoden. Når de trenger å utstede en faktura, vil de motta en elektronisk faktura med kode fra skattemyndighetene for hver transaksjon som oppstår.
Det tredje tilfellet er for husholdninger som innrapporterer skatt for hver forekommende transaksjon. På samme måte som den andre gruppen, hvis de trenger å bruke en faktura, vil skattemyndighetene utstede en elektronisk faktura for hver spesifikke transaksjon.
Viktige Punkter ved Bruk av Elektroniske Fakturaer
Mottakere av Elektroniske Fakturaer for Hver Transaksjon
Husholdninger som betaler estimert skatt vil motta støtte fra skattemyndighetene for å få en faktura med kode for hver enkelt transaksjon ved behov. Enkeltpersoner som ikke driver virksomhet regelmessig og ikke har et fast forretningssted, og som betaler skatt for hver transaksjon som oppstår, faller også inn under denne kategorien.
I tillegg vil visse spesielle tilfeller også få utstedt fakturaer for hver transaksjon. For eksempel kan husholdninger som har avsluttet virksomheten, men som ennå ikke har fullført avslutningsprosedyrene for skattenummeret, fortsatt be om en faktura for å avhende eiendeler. Husholdninger som midlertidig stopper virksomheten, men som trenger å fullføre en tidligere inngått kontrakt, vil også få tilsvarende støtte. Tilfeller der bruken av fakturaer er tvunget til å stoppe, er også inkludert i denne listen.
Gratis Tjeneste for Elektroniske Fakturaer
I henhold til punkt 1 i artikkel 14 i dekret 123/2020/ND-CP, er små og mellomstore bedrifter, samvirkeforetak, husholdninger og enkeltpersonforetak i områder med vanskelige eller spesielt vanskelige sosioøkonomiske forhold, fritatt for gebyrer for elektroniske fakturatjenester med kode i 12 måneder fra datoen de begynner å bruke dem. Listen over foretrukne områder er fastsatt i dekret 118/2015/ND-CP.
Parter som ikke er omfattet av fritaket, må betale for tjenestekostnadene i henhold til kontrakten inngått med leverandøren av elektroniske fakturatjenester.
Situasjoner der Bruken av Elektroniske Fakturaer Må Stoppes
Punkt 1 i artikkel 16 i dekret 123/2020/ND-CP lister opp tilfellene der bruk av elektroniske fakturaer med kode er obligatorisk å stoppe.
Når en næringsdrivende opphører å ha et skatteregistreringsnummer gyldig, eller når skattemyndighetene verifiserer at de ikke er aktive på registrert adresse, vil bruken av fakturaer bli stoppet. Tilfeller der næringsdrivende proaktivt varsler om midlertidig stans av virksomhet til kompetente myndigheter, vil også føre til stans av bruk av elektroniske fakturaer.
Alvorlige brudd vil også få lignende konsekvenser. Hvis næringsdrivende bruker fakturaer for å selge smuglergods, forbudte varer, falske varer eller varer som krenker immaterielle rettigheter, vil myndighetene oppdage dette og varsle skattemyndighetene for behandling. Handlinger som å utstede falske fakturaer for å tilegne seg penger er også en grunn til å stoppe bruken av elektroniske fakturaer.
I tillegg, når skattemyndighetene varsler om stans av bruk av fakturaer for å gjennomføre tvangsinndrivelse av skattegjeld, eller når forretningsregistreringsmyndighetene ber om midlertidig stans av virksomhet i regulerte bransjer på grunn av manglende standarder, må næringsdrivende også stoppe bruken av elektroniske fakturaer.
Hvilken skatteetat utsteder fakturaer ved behov?
Punkt c i punkt 2 i artikkel 13 i forskrift 123/2020/NĐ-CP fastsetter tydelig stedet for innlevering av søknader om fakturautstedelse.
For næringsdrivende og enkeltpersonforetak med fast forretningssted, vil søknaden leveres til det lokale skattekontoret som forvalter distriktet der virksomheten drives. Omvendt, næringsdrivende og enkeltpersoner uten fast forretningssted vil levere søknaden til det lokale skattekontoret der de bor eller der virksomheten er registrert.
Veikart for overgang fra fast skatt til selvangivelse
Fra og med 2026 vil skattemyndighetene implementere en veikart for å overføre næringsdrivende fra fast skattemetode til selvangivelsesmetoden. Dette krever at næringsdrivende utfører alle oppgaver fullt ut, som å føre regnskap, utstede og sende elektroniske fakturaer, og sende inn selvangivelser og betale skatt online i henhold til forskriftene, i stedet for bare å betale fast skatt som før.
For å støtte små næringsdrivende med å tilpasse seg de nye forskriftene uten å måtte ansette regnskapsførere eller utføre komplekse manuelle oppgaver, er det utviklet mange omfattende digitale konverteringsløsninger som integrerer funksjoner for salgsstyring, selvangivelsesinnlevering, skattebetaling, utstedelse av elektroniske fakturaer og regnskapsføring på én enkelt plattform.
Konklusjon
Bruken av elektroniske fakturaer har blitt en obligatorisk plikt for næringsdrivende og enkeltpersonforetak som betaler skatt etter selvangivelsesmetoden. Å forstå forskriftene om elektroniske fakturaer, fra konseptet, mottakere, til tilfeller der fakturaer kan utstedes og situasjoner der bruken må stanses, er avgjørende for at alle eiere av næringsdrivende kan drive sin virksomhet på en gjennomsiktig og lovlig måte.
Spesielt i sammenheng med overgangen fra fast skatt til selvangivelse, blir det viktigere enn noensinne å utstyre seg med passende verktøy for å administrere regnskap, levere selvangivelser og utstede elektroniske fakturaer. GTG CRM tilbyr en integrert automatisk funksjon for utstedelse av elektroniske fakturaer, som hjelper næringsdrivende med enkelt å utstede lovlige fakturaer, sende data til skattemyndighetene i henhold til forskriftene, og samtidig støtte kontroll og feiloppdagelse av inngående fakturaer. Som et resultat sparer eiere ikke bare tid, men sikrer også nøyaktighet i regnskapsføringen og full overholdelse av alle operasjoner som kreves av skattemyndighetene.
Gjør det du nettopp leste til virkelighet – prøv det med GTG CRM, gratis.
Prøv nå
