Sammenligning av 3 typer elektroniske fakturaer: Med kode, uten kode, CQT-kode - Hvilken type skal man velge?

Siden elektroniske fakturaer ble obligatoriske i henhold til Skatteetatens forskrifter, er mange butikkeiere, forhandlere og selvstendig næringsdrivende fortsatt usikre på hvilken type elektronisk faktura de skal velge for å passe til deres virksomhets størrelse og særegenheter. De tre mest populære typene elektroniske fakturaer for øyeblikket er fakturaer med skatteetatens kode, fakturaer uten skatteetatens kode og fakturaer med skatteetatens kode (også kjent som spesialbestilte fakturaer) – hver type har sine egne fordeler og ulemper.

Å velge riktig type faktura hjelper ikke bare bedrifter med å overholde loven, men optimaliserer også driftskostnader og salgsprosesser. Denne artikkelen vil analysere de 3 typene elektroniske fakturaer i detalj, sammenligne fordeler og ulemper, og hjelpe deg med å ta den mest passende avgjørelsen.

1. Elektronisk faktura med CQTs kode

Konsept

Elektronisk faktura med skatteetatens kode er en faktura som er utstedt en bekreftelseskode av Skatteetaten før den sendes til kunden. Denne koden består av en unik tegnstreng generert av skatteetaten og festet til fakturaen for å bekrefte gyldigheten.

Gjelder for

I henhold til dekret 123/2020/ND-CP må bedrifter med høy skatterisiko bruke fakturaer med kode:

• Nyopprettede bedrifter som har vært i drift i mindre enn 12 måneder
• Bedrifter som midlertidig er stengt, har restskatt eller skatterisiko
• Selvstendig næringsdrivende og individuelle næringsdrivende med inntekt på 1 milliard VND/år eller mer
• Bedrifter som opererer i sensitive sektorer (avfall, bensin og olje...)

Utstedelsesprosess

1. Bedriften oppretter fakturaen i sitt regnskapsprogram eller administrasjonssystem
2. Sender fakturadata til Skatteetatens portal
3. Skatteetaten kontrollerer og utsteder en bekreftelseskode innen 1-2 sekunder
4. Bedriften mottar fakturaen med kode og sender den til kunden

Fordeler

Åpenhet og streng kontroll: Skatteetaten har sanntidsinformasjon om fakturaer, noe som minimerer skatteunndragelse.

Lave kostnader: Bedrifter trenger ikke å betale gebyrer til fakturaleverandører; de trenger bare å registrere seg og bruke gratistjenesten via Skatteetatens portal.

Høy juridisk gyldighet: Fakturaen er direkte bekreftet av skatteetaten, noe som sikrer absolutt juridisk verdi.

Ulemper

Avhengig av skattesystemet: Når Skatteetatens system har feil eller vedlikehold, kan bedrifter ikke utstede fakturaer.

Langsommere hastighet: Sammenlignet med fakturaer uten kode, kan ventetiden på at skatteetaten skal utstede en kode forårsake forsinkelser i enkelte tilfeller.

Begrenset fleksibilitet: Ikke egnet for bedrifter som trenger å utstede et stort antall fakturaer på kort tid.

2. Elektronisk faktura uten CQTs kode

Konsept

Elektronisk faktura uten kode er en faktura som bedriften utsteder selv via en leverandør av elektroniske fakturatjenester (en leverandør godkjent av Skatteetaten), uten å måtte innhente en bekreftelseskode før den sendes til kunden.

Gjelder for

Bedrifter kan bruke fakturaer uten kode når de oppfyller følgende betingelser:

• Har vært i drift i 12 måneder eller mer
• Har ingen restskatt, ingen brudd på skattelovgivningen
• Er ikke vurdert som høy skatterisiko av skatteetaten
• Bruker tjenester fra en lovlig leverandør av elektroniske fakturaer

Utstedelsesprosess

1. Bedriften inngår en kontrakt med en leverandør av elektroniske fakturatjenester
2. Oppretter fakturaen i programvaren og sender den direkte til kunden
3. Sender fakturadata til skatteetaten periodisk (daglig/månedlig) via leverandøren

Fordeler

Høy hastighet: Faktura utstedes umiddelbart, uten å vente på bekreftelse fra skattemyndighetene.

Uavhengig av skattesystemet: Selskaper kan fortsatt utstede fakturaer selv om skattemyndighetenes system har problemer.

Høy fleksibilitet: Egnet for bedrifter med stort transaksjonsvolum som trenger å utstede fakturaer i bulk.

Enkel integrasjon: Tjenesteleverandører har vanligvis API-er og funksjoner for integrasjon med salgsstyringsprogramvare.

Ulemper

Tjenestekostnader: Bedrifter må betale gebyrer til leverandøren av elektroniske fakturatjenester, varierende fra noen få millioner til titalls millioner dong per år avhengig av tjenestepakken.

Anvendelsesbetingelser: Ikke alle bedrifter er kvalifisert til å bruke dette, spesielt nye bedrifter eller de med skatterisiko.

Juridisk ansvar: Bedrifter må selv bære ansvaret for nøyaktigheten og lovligheten av utstedte fakturaer.

3. Elektronisk Faktura Med CQT-Kode (Bestilt Trykk)

Konsept

Faktura med skattemyndighetens kode, også kjent som bestilt trykkfaktura, er en type faktura som er ferdigtrykt med et kodenummer utstedt av skattemyndighetene. Dette er en overgangsform fra papirfaktura til elektronisk faktura, som vanligvis gjelder for enheter som ikke er kvalifisert eller ikke er klare til å fullstendig konvertere til elektroniske fakturaer.

Aktuelle subjekter

• Små bedrifter, husholdningsbedrifter med en årlig omsetning under 1 milliard dong
• Enheter som opererer i avsidesliggende områder uten teknologisk infrastruktur
• Spesielle tilfeller i henhold til forskrifter fra skattemyndighetene

Brukerprosess

1. Bedriften registrerer ønsket antall fakturaer hos skattemyndighetene
2. Skattemyndighetene utsteder fakturanummer
3. Bedriften bestiller trykking av fakturaer hos et autorisert trykkeri
4. Bruk papirfakturaer med kode for transaksjoner med kunder

Fordeler

Egnet for små bedrifter: Krever ikke kompleks teknologisk infrastruktur.

Enkel prosess: Lett å bruke, ingen internettilkobling nødvendig når faktura utstedes.

Lave startkostnader: Ingen investering i programvare eller elektroniske fakturatjenester er nødvendig.

Ulemper

Utdatert: Ikke i tråd med dagens digitaliseringsutvikling, gradvis eliminert.

Vanskelig administrasjon: Lett å miste, vanskelig å søke og lagre sammenlignet med elektroniske fakturaer.

Ikke fleksibel: Ved feil må papirfakturaen kanselleres og rapporteres til skattemyndighetene.

Tidsbegrensning: Ifølge planen vil denne typen faktura gradvis bli fullstendig erstattet av elektroniske fakturaer.

Sammenligningstabell for 3 Fakturatyper

Kriterier	Med CQT-kode	Uten CQT-kode	CQT-kode (Bestilt Trykk)
Utstedelseshastighet	Sakte (1-2s)	Rask (umiddelbar)	Middels
Kostnad	Gratis	3-15 millioner/år	Trykkostnad
Avhengig av internett	Ja	Ja	Nei
Administrasjon	Enkel	Enkel	Vanskelig
Fleksibilitet	Lav	Høy	Veldig lav
Trend	Populær	Populær	Blir faset ut

Hvilken Fakturatype Bør Man Velge?

Velg faktura MED KODE hvis du:

• Er nyetablert selskap eller enkeltpersonforetak med omsetning over 1 milliard/år
• Ønsker å spare tjenestekostnader
• Har ikke for stor transaksjonsmengde på kort tid
• Prioriterer transparens og absolutt etterlevelse

Velg faktura UTEN KODE hvis du:

• Er et selskap som har vært stabilt operativt i over 12 måneder
• Har stor ordremengde, trenger rask fakturering
• Selger på mange netthandelsplattformer, trenger automatisert integrasjon
• Er villig til å betale for tjenesten for å få hastighet og fleksibilitet

Velg CQT-kodefakturering (Bestill trykk) hvis du:

• Er et lite enkeltpersonforetak, med omsetning under 1 milliard/år
• Opererer i et område uten internettilgang
• Trenger en midlertidig løsning i overgangsperioden til digitalisering

Konklusjon

Valget av riktig type elektronisk faktura avhenger av bedriftens størrelse, transaksjonsmengde og utviklingsstrategi. De fleste små og mellomstore bedrifter bruker i dag fakturaer med kode på grunn av lave kostnader og full overholdelse av juridiske krav. Store bedrifter med høy transaksjonsmengde velger derimot ofte fakturaer uten kode for å optimalisere driftsprosessene.

For å hjelpe butikkeiere og enkeltpersonforetak med å utstede elektroniske fakturaer enkelt og raskt, har GTG CRM integrert funksjonalitet for å utstede elektroniske fakturaer direkte fra ordrer. Du kan koble deg til ledende fakturaleverandører, automatisk generere fakturaer fra ordreinformasjon og sende fakturaer til kunder med bare noen få enkle trinn. Dette sparer tid, reduserer feil og sikrer overholdelse av lovverket.