Siden elektroniske fakturaer ble obligatoriske i henhold til General Directorate of Taxation's forskrifter, er mange butikkeiere, forhandlere og næringsdrivende fortsatt usikre på hvilken type elektronisk faktura som passer best for deres skala og forretningskarakteristikker. Tre vanlige typer elektroniske fakturaer i dag er fakturaer med skattekontorets kode, fakturaer uten skattekontorets kode, og CQT-kode fakturaer (også kjent som trykte fakturaer) – hver type har sine egne fordeler og ulemper.
Å velge riktig fakturatype hjelper ikke bare bedrifter med å overholde loven, men optimaliserer også driftskostnader og salgsprosesser. Denne artikkelen vil analysere de 3 typene elektroniske fakturaer i detalj, sammenligne fordeler og ulemper, og hjelpe deg med å ta den mest passende avgjørelsen.
1. Elektronisk faktura med CQT-kode
Konsept
En elektronisk faktura med skattekontorets kode er en faktura som er utstedt med en bekreftelseskode fra General Directorate of Taxation før den sendes til kunden. Denne koden består av en unik tegnstreng generert av skattekontoret og festet til fakturaen for å bekrefte gyldigheten.
Gjelder for
I henhold til dekret 123/2020/ND-CP er bedrifter med høy skatterisiko pålagt å bruke fakturaer med kode:
- Nystartede bedrifter som har vært i drift i mindre enn 12 måneder
- Bedrifter som er midlertidig stengt, skylder skatt, eller har skatterisiko
- Husholdninger og enkeltpersonforetak med en årlig omsetning på 1 milliard VND eller mer
- Bedrifter som opererer i sensitive sektorer (avfall, petroleum osv.)
Utstedelsesprosess
- Bedriften oppretter fakturaen i regnskapsprogramvare eller styringssystem
- Sender fakturadata til General Directorate of Taxation's portal
- Skattekontoret sjekker og utsteder en bekreftelseskode innen 1-2 sekunder
- Bedriften mottar fakturaen med kode og sender den til kunden
Fordeler
Åpenhet og streng kontroll: Skattekontoret mottar fakturainformasjon i sanntid, noe som reduserer skatteunndragelse.
Lave kostnader: Bedrifter betaler ingen gebyrer til fakturaleverandører, de trenger bare å registrere seg og bruke systemet gratis via General Directorate of Taxation's portal.
Høy juridisk status: Fakturaer er direkte bekreftet av skattekontoret, noe som sikrer absolutt juridisk verdi.
Ulemper
Avhengig av skattesystemet: Når General Directorate of Taxation's system har feil eller vedlikehold, kan bedriften ikke utstede fakturaer.
Langsommere hastighet: Sammenlignet med fakturaer uten kode, kan ventetiden på skattekontorets kodeutstedelse forårsake forsinkelser i noen tilfeller.
Begrenset fleksibilitet: Ikke egnet for bedrifter som trenger å utstede et stort antall fakturaer på kort tid.
2. Elektronisk faktura uten CQT-kode
Konsept
En elektronisk faktura uten kode er en faktura som bedriften utsteder selv gjennom en godkjent fakturapartners (leverandør godkjent av General Directorate of Taxation), uten å måtte innhente en bekreftelseskode før den sendes til kunden.
Gjelder for
Bedrifter kan bruke fakturaer uten kode når de oppfyller følgende betingelser:
- Har vært i drift i 12 måneder eller mer
- Har ingen skatterestanser, ingen brudd på skatteforpliktelser
- Ikke ansett som høy skatterisiko av skattekontoret
- Bruker tjenester fra en lisensiert elektronisk fakturaleverandør
Utstedelsesprosess
- Bedriften inngår en kontrakt med en elektronisk fakturaleverandør
- Oppretter fakturaen i programvaren og sender den direkte til kunden
- Sender periodisk (daglig/månedlig) fakturadata til skattekontoret via leverandøren
Fordeler
Rask hastighet: Utsteder fakturaer umiddelbart, uten å måtte vente på bekreftelse fra skattekontoret.
Ikke avhengig av skattesystemet: Bedrifter kan fortsatt utstede fakturaer selv om General Directorate of Taxation's system har feil.
Høy fleksibilitet: Egnet for bedrifter med stor transaksjonsvolum, som trenger å utstede et stort antall fakturaer.
Enkel integrasjon: Tjenesteleverandører tilbyr vanligvis API-er og funksjoner for integrasjon med salgsstyringsprogramvare.
Ulemper
Tjenestekostnader: Bedrifter må betale gebyrer til elektroniske fakturaleverandører, fra noen millioner til titalls millioner VND per år, avhengig av tjenestepakken.
Kvalifikasjonskrav: Ikke alle bedrifter kvalifiserer seg, spesielt nyetablerte eller bedrifter med skatterisiko.
Juridisk ansvar: Bedrifter er selv ansvarlige for nøyaktigheten og lovligheten av utstedte fakturaer.
3. Elektronisk faktura med CQT-kode (trykt)
Konsept
En elektronisk faktura med skattekontorets kode, også kjent som en trykt faktura på forespørsel, er en faktura som er forhåndstrykket med et kodenummer utstedt av skattekontoret. Dette er en overgangsform fra papirfakturaer til elektroniske fakturaer, og brukes vanligvis av enheter som ikke oppfyller betingelsene eller ikke er klare til å fullstendig konvertere til elektroniske fakturaer.
Gjelder for
- Små bedrifter og husholdninger med en årlig omsetning under 1 milliard VND
- Enheter som opererer i fjerntliggende områder uten teknologisk infrastruktur
- Spesielle tilfeller i henhold til skattekontorets forskrifter
Bruksregler
- Bedriften registrerer antall fakturaer som trengs hos skattekontoret
- Skattekontoret utsteder fakturanummer
- Bedriften bestiller trykking av fakturaer hos et godkjent trykkeri
- Bruker papirfakturaer med kode for transaksjoner med kunder
Fordeler
Passer for små bedrifter: Krever ikke kompleks teknologisk infrastruktur.
Enkel prosess: Lett å bruke, ingen internettilkobling nødvendig når du utsteder fakturaer.
Lave oppstartskostnader: Ingen investering i programvare eller elektroniske fakturatjenester.
Ulemper
Utdatert: Ikke i tråd med dagens digitaliseringstrender, og blir gradvis eliminert.
Vanskelig administrasjon: Lett å miste, vanskelig å søke opp og lagre sammenlignet med elektroniske fakturaer.
Ikke fleksibelt: Ved feil må papirfakturaen kanselleres og rapporteres til skattekontoret.
Tidsbegrensning: I henhold til tidsplanen vil denne typen faktura gradvis bli fullstendig erstattet av elektroniske fakturaer.
Sammenligningstabell over 3 fakturatyper
| Kriterier | Med CQT-kode | Uten CQT-kode | CQT-kode (trykt) |
|---|---|---|---|
| Utstedelseshastighet | Langsom (1-2s) | Rask (umiddelbar) | Middels |
| Kostnad | Gratis | 3-15 millioner/år | Trykkostnader |
| Internettavhengighet | Ja | Ja | Nei |
| Administrasjon | Enkel | Enkel | Vanskelig |
| Fleksibilitet | Lav | Høy | Veldig lav |
| Trend | Vanlig | Vanlig | Blir eliminert |
Hvilken fakturatype skal velges?
Velg faktura MED KODE hvis du:
- Er en nystartet bedrift eller en husholdning med en omsetning over 1 milliard/år
- Ønsker å spare på tjenestekostnader
- Ikke har for stort transaksjonsvolum på kort tid
- Prioriterer åpenhet og absolutt overholdelse
Velg faktura UTEN KODE hvis du:
- Er en etablert bedrift som har vært i drift i over 12 måneder
- Har et stort antall bestillinger, trenger å utstede fakturaer raskt
- Selger på flere netthandelsplattformer, trenger automatisk integrasjon
- Er villig til å betale for tjenester for å få fart og fleksibilitet
Velg CQT-kode faktura (trykt) hvis du:
- Er en liten husholdning, med en omsetning under 1 milliard/år
- Opererer i et område uten internettilgang
- Trenger en midlertidig løsning under digitaliseringsprosessen
Konklusjon
Valget av riktig type elektronisk faktura avhenger av virksomhetens omfang, transaksjonsvolum og utviklingsstrategi. De fleste små og mellomstore bedrifter bruker for tiden fakturaer med kode på grunn av lave kostnader og fullstendig oppfyllelse av juridiske krav. I mellomtiden velger store bedrifter med høyt transaksjonsvolum ofte fakturaer uten kode for å optimalisere driftsprosessen.
For å støtte butikkeiere og husholdninger med å utstede elektroniske fakturaer enkelt og raskt, har GTG CRM integrert funksjonalitet for direkte utstedelse av elektroniske fakturaer fra bestillinger. Du kan koble deg til ledende fakturaleverandører, automatisk opprette fakturaer fra ordredata, og sende fakturaer til kunder med bare noen få enkle trinn. Dette sparer tid, reduserer feil og sikrer overholdelse av lovbestemmelser.
Gjør det du nettopp har lest til virkelighet – bruk det med GTG CRM, gratis.
Søk nå
