Utstede utgående fakturaer uten inngående fakturaer: Risiki og lovlig håndtering

I den daglige forretningsdriften opplever mange bedrifter, butikker og enkeltpersonforetak situasjoner der de har utstedt fakturaer til kunder, men ennå ikke har mottatt innkjøpsdokumentasjon fra leverandøren. Dette kan skyldes forsinkelser fra leverandøren, eller mangelfulle interne prosesser, men uansett årsak, mangel på inngående bilag medfører alvorlige konsekvenser.

Dette er ikke bare et teknisk regnskapsmessig problem, men påvirker også direkte skatteforpliktelser, fradragsberettigede kostnader, og til og med virksomhetens juridiske eksistens. Dersom dette ikke håndteres tidsnok og korrekt, kan bedriften bli pålagt administrative bøter, etterberegning av skatt, eller risikere å bli ansett for å ha benyttet seg av ugyldige bilag.

Denne artikkelen vil hjelpe deg å forstå gjeldende lovverk, de spesifikke risikoene ved manglende inngående dokumentasjon, hvordan du kan slå opp og verifisere elektroniske fakturaer, samt smarte løsninger for bilagsstyring for å unngå feil.

Hva er et inngående bilag og hvorfor er det viktig?

I henhold til forordning 123/2020/ND-CP, er en faktura et offisielt regnskapsdokument utstedt av selgeren ved overlevering av varer eller levering av tjenester. Inngående bilag er dokumenter som bedriften mottar fra leverandøren ved kjøp av råvarer, varer, tjenester eller eiendeler til bruk i produksjon eller forretningsdrift.

Rollen til et inngående bilag stopper ikke ved å bevise kjøps- eller salgstransaksjoner. Det er også grunnlaget for å trekke fra merverdiavgift, beregne fradragsberettigede kostnader ved oppgjør av selskapsskatt, og bevise varenes opprinnelse ved inspeksjoner fra myndighetene. Å mangle inngående bilag innebærer at bedriften ikke kan bevise påløpte kostnader, selv om de faktisk er fullt ut betalt.

Tillater lovverket utstedelse av utgående bilag uten tilsvarende inngående bilag?

I henhold til artikkel 9 i forordning 123/2020, som endret ved forordning 70/2025, er tidspunktet for utstedelse av utgående bilag spesifisert som følger:

Ved salg av varer er tidspunktet for utstedelse av faktura når eierskap eller bruksrett til varene overføres til kjøperen, uavhengig av om betaling er mottatt eller ikke. Ved levering av tjenester skal faktura utstedes umiddelbart etter ferdigstillelse av tjenesten, eller ved mottak av betaling hvis betaling mottas før eller under levering av tjenesten.

Dette regelverket krever ikke at bedriften må ha et inngående bilag før et utgående bilag utstedes. Imidlertid betyr ikke dette at bedriften fritt kan drive virksomhet uten inngående bilag. Lovverket krever at alle kjøp og salg av varer og tjenester fra organisasjoner og enkeltpersoner som er registrert for næringsvirksomhet, skal ha et bilag. Dersom man ikke kan fremvise inngående bilag når det kreves, vil bedriften møte en rekke alvorlige juridiske og økonomiske konsekvenser.

Spesifikke risikoer ved manglende inngående bilag

Tap av rett til å trekke fra merverdiavgift

Når det ikke foreligger gyldige inngående bilag, vil bedriften ikke få fradrag for merverdiavgiften som er betalt til leverandøren. Dette øker betydelig beløpet som må betales i skatt. For eksempel, hvis du selger varer og utsteder en faktura på 220 millioner VND, hvorav 20 millioner VND er merverdiavgift, men du mangler inngående bilag for fradrag, må du betale hele 20 millioner VND i stedet for kun differansen mellom utgående og inngående avgift.

Kostnader blir ikke anerkjent ved skatteoppgjør

For at en utgift skal kunne godkjennes som en fradragsberettiget kostnad, må den ha fullstendige bilag og dokumentasjon. Dersom inngående bilag mangler, vil alle kostnader knyttet til kjøp av varer og tjenester bli utelukket fra fradragsberettigede kostnader ved beregning av selskapsskatt. Resultatet er at den skattepliktige fortjenesten øker, og bedriften må betale mer selskapsskatt enn reelt.

Risiko for administrative sanksjoner

I henhold til forordning 98/2020 og endringsbestemmelser, hvis en bedrift handler med varer av ukjent opprinnelse, kan bøtene være opp til titalls millioner VND, avhengig av varenes verdi. Spesifikt, hvis varenes verdi er 100 millioner VND eller mer, kan bøtene variere fra 40 millioner til 50 millioner VND.

Etterberegning av skatt og forsinkelsesrenter

Ved tilsyn og kontroll vil skatteetaten sammenligne inngående og utgående fakturaer. Dersom det oppdages manglende inngående dokumentasjon, kan virksomheten bli krevd for både merverdiavgift og selskapsskatt, pluss forsinkelsesrenter per dag. Dette representerer et stort økonomisk tap, spesielt for små bedrifter.

Påvirkning på omdømme og forretningsdrift

Mangel på åpenhet i regnskapsdokumentasjon skaper mistanke hos partnere, banker og myndigheter om virksomhetens lovlighet. Dette påvirker mulighetene for å låne penger, delta i anbud og samarbeide med større partnere.

Risiko for strafferettslig ansvar

I tilfeller der det foreligger indikasjoner på svindel eller bruk av ulovlige fakturaer, kan virksomheten bli gjenstand for strafferettslig etterforskning. Dette er den mest alvorlige risikoen, og kan føre til fengselsstraff eller stans i virksomheten.

Hvordan søke opp og verifisere inngående elektroniske fakturaer

For å proaktivt administrere og kontrollere gyldigheten av inngående fakturaer, kan virksomheter søke direkte på Skattedirektoratets portal. Nedenfor følger en detaljert steg-for-steg veiledning:

Trinn 1: Gå til nettstedet https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Trinn 2: Logg inn med organisasjonsnummeret og passordet som er utstedt av skatteetaten.

Trinn 3: I hovedgrensesnittet, velg "Søk opp" (Tra cứu), deretter "Søk opp faktura" (Tra cứu hóa đơn).

Trinn 4: Fortsett med å velge "Søk opp inngående elektroniske fakturaer" (Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào).

Trinn 5: Tast inn selgers organisasjonsnummer hvis du ønsker å søke opp fakturaer fra en spesifikk leverandør. Hvis du ønsker å se alle inngående fakturaer, kan du la dette feltet stå åpent.

Trinn 6: Velg "Alle" (Tất cả) under "Kontrollresultat" (Kết quả kiểm tra), eller filtrer etter spesifikk status om nødvendig.

Trinn 7: Angi tidsperioden du ønsker å søke innenfor i feltet "Fakturadato" (Ngày lập hóa đơn).

Trinn 8: Klikk på "Søk" (Tìm kiếm). Systemet vil vise resultatene under to faner: "Elektroniske fakturaer" (Hóa đơn điện tử) (som inneholder fakturaer med skattekontorets godkjenningsmerke) og "Fakturaer generert fra kassaapparat" (Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền) (hvis relevant).

Hvis du trenger å eksportere en liste over fakturaer, kan du klikke på knappen "Eksporter faktura" (Xuất hóa đơn) for å laste ned en Excel-fil for sammenligning og arkivering.

Løsning for intelligent fakturahåndtering med GTG CRM

For å unngå risikoen for manglende inngående fakturaer og sikre lovlighet, trenger virksomheter et robust og automatisert system for dokumentasjonshåndtering. GTG CRM tilbyr en omfattende fakturahåndteringsfunksjon, som hjelper virksomheter med å kontrollere både utgående og inngående fakturaer.

Automatisk og nøyaktig utstedelse av utgående fakturaer

GTG CRM lar virksomheter utstede elektroniske utgående fakturaer umiddelbart etter en salgstransaksjon. Systemet synkroniserer automatisk informasjon fra salgsordrer, noe som sparer tid og reduserer feil. Alle fakturaer lagres sikkert og kan enkelt søkes opp og sammenlignes ved behov.

Automatisk innhenting og håndtering av inngående fakturaer

En av GTG CRMs fremtredende funksjoner er muligheten for automatisk innhenting av inngående fakturaer. Systemet kobler seg direkte til e-post, og laster automatisk ned og lagrer alle innkjøpsfakturaer (fakturaer som sendes til e-post). Dette eliminerer bekymringer for tap av dokumentasjon eller at fakturaer ikke blir avstemt for regnskapsførere.

Praktiske fordeler ved bruk av GTG CRM

For det første, vil virksomheten alltid ha fullstendig inngående dokumentasjon for å bevise varenes opprinnelse, og dermed unngå bøter eller etterkrav av skatt. For det andre, blir avstemming av inngående og utgående fakturaer enkel og rask, noe som bidrar til å oppdage avvik eller mangler i tide. For det tredje, kan virksomheten fullt ut trekke fra MVA, optimalisere skatteforpliktelser og redusere unødvendige kostnader.

For det andre lagres alle dokumenter elektronisk, noe som gjør dem enkle å hente frem ved behov for rapportering, revisjon eller skatteavregning. Til slutt hjelper systemet bedriften med å fullt ut overholde lovbestemmelsene om fakturaer, unngå juridiske risikoer og beskytte bedriftens omdømme.

Konklusjon

Utstedelse av utgående fakturaer uten tilsvarende inngående fakturaer er ikke bare et teknisk problem, men også en kilde til betydelige juridiske og økonomiske risikoer. Bedrifter må proaktivt styre dokumenter tett, bruke støtteverktøy for å automatisere prosesser og sikre full overholdelse av forskrifter. GTG CRM, med funksjoner for utstedelse av utgående fakturaer og automatisk innsamling av inngående fakturaer, er en helhetlig løsning som hjelper bedrifter med å operere mer transparent, effektivt og trygt i den digitale tidsalderen.