Utstedelse av utgående faktura uten inngående faktura: Risiko og riktig juridisk håndtering

I den daglige forretningsdriften opplever mange bedrifter, butikker og enkeltpersonforetak situasjoner der de har utstedt fakturaer til kunder, men ennå ikke har mottatt kjøpsdokumentasjon fra leverandører. Dette kan skyldes forsinkelser fra leverandøren, eller mangelfulle interne prosesser, men uansett årsak, medfører manglende inngående fakturaer betydelige konsekvenser.

Dette er ikke bare et teknisk problem innen regnskap, men påvirker også direkte skatteforpliktelser, fradragsberettigede kostnader, og til og med bedriftens juridiske eksistens. Uten umiddelbar og korrekt håndtering, kan bedriften bli pålagt administrative bøter, etterbetale skatt, eller risikere å bli ansett for å ha benyttet ugyldige fakturaer.

Denne artikkelen vil hjelpe deg med å forstå gjeldende lovverk, de spesifikke risikoene ved manglende inngående dokumentasjon, hvordan du søker etter og verifiserer elektroniske fakturaer, samt smarte løsninger for fakturahåndtering for å unngå feil.

Hva er en inngående faktura, og hvorfor er den viktig?

I henhold til Dekret 123/2020/ND-CP er en faktura et offisielt regnskapsdokument utstedt av selger ved overlevering av varer eller levering av tjenester. En inngående faktura er dokumentasjon som bedriften mottar fra leverandøren ved kjøp av råvarer, varer, tjenester eller eiendeler som brukes i produksjon og drift.

Inngående fakturaers rolle strekker seg utover bare å dokumentere kjøps- og salgstransaksjoner. Den er også grunnlaget for å trekke fra moms, beregne fradragsberettigede kostnader ved oppgjør av selskapsskatt, og bevise varenes opprinnelse ved kontroller fra offentlige myndigheter. Å mangle inngående fakturaer betyr at bedriften ikke kan dokumentere påløpte kostnader, selv om de faktisk er fullt betalt.

Tillater loven utstedelse av utgående faktura uten inngående faktura?

I henhold til Artikkel 9 i Dekret 123/2020, som endret ved Dekret 70/2025, er tidspunktet for utstedelse av utgående faktura spesifisert som følger:

For salg av varer er tidspunktet for fakturering når eierskap eller bruksrett til varene overføres til kjøperen, uavhengig av om betaling er mottatt eller ikke. For levering av tjenester må fakturaen utstedes umiddelbart etter fullføring av tjenesten, eller når betaling mottas dersom betaling mottas før eller under leveringen av tjenesten.

Dette regelverket krever ikke at bedriften må ha inngående fakturaer før utgående fakturaer utstedes. Imidlertid betyr ikke dette at bedrifter kan operere fritt uten inngående dokumentasjon. Loven krever at alle kjøps- og salgstransaksjoner av varer og tjenester fra registrerte organisasjoner og enkeltpersoner skal ha fakturaer. Dersom bedriften ikke kan fremvise inngående fakturaer ved behov, vil det medføre en rekke alvorlige juridiske og økonomiske konsekvenser.

Spesifikke risikoer ved manglende inngående faktura

Tap av rett til fradrag for merverdiavgift

Når det mangler gyldige inngående fakturaer, kan bedriften ikke trekke fra moms som er betalt til leverandøren. Dette øker betydelig det skyldige skattebeløpet. For eksempel, hvis du selger varer og utsteder en faktura på 220 millioner VND, hvorav 20 millioner VND er moms, men ikke har inngående fakturaer for fradrag, vil du måtte betale hele 20 millioner VND i stedet for bare differansen mellom utgående og inngående moms.

Kostnader som ikke anerkjennes ved skatteoppgjør

For at en utgift skal kunne regnes som en fradragsberettiget kostnad, kreves det fullstendig faktura- og dokumentasjonsgrunnlag. Ved manglende inngående fakturaer, vil hele kostnaden for innkjøp av varer og tjenester bli utelukket fra fradragsberettigede kostnader ved beregning av selskapsskatt. Resultatet er økt skattepliktig fortjeneste, og bedriften må betale mer selskapsskatt enn reelt.

Fare for administrative sanksjoner

I henhold til Dekret 98/2020 og dets endringer, kan bøter for bedrifter som handler med varer med ukjent opprinnelse eller herkomst, være opptil titalls millioner VND avhengig av varenes verdi. Spesifikt, hvis verdien av varene er 100 millioner VND eller mer, kan bøten være fra 40 til 50 millioner VND.

Etterbetaling av skatt og forsinkelsesrenter

Under tilsyn og kontroll vil skattemyndighetene sammenligne inngående og utgående fakturaer. Hvis det oppdages manglende inngående dokumentasjon, kan bedriften bli etterkrevd både moms og selskapsskatt, pluss forsinkelsesrenter per dag. Dette er et stort økonomisk tap, spesielt for små bedrifter.

Påvirkning på omdømme og forretningsdrift

Manglende transparens i regnskapsdokumentasjon skaper mistanke hos partnere, banker og offentlige myndigheter om lovligheten av forretningsdriften. Dette påvirker muligheten for å oppnå lån, delta i anbudskonkurranser, og samarbeide med store partnere.

Fare for strafferettslig ansvar

I tilfeller av svindel eller bruk av ugyldige fakturaer, kan bedriften bli vurdert for strafferettslig ansvar. Dette er den alvorligste risikoen, som kan føre til fengselsstraff eller stenging av virksomheten.

Hvordan søke etter og verifisere elektroniske inngående fakturaer

For å proaktivt administrere og kontrollere gyldigheten av inngående fakturaer, kan bedrifter søke direkte på nettsiden til General Tax Department. Her er en detaljert steg-for-steg-veiledning:

Steg 1: Gå til nettsiden https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Steg 2: Logg inn med organisasjonsnummer og passord utstedt av skattemyndighetene.

Steg 3: I hovedmenyen, velg "Søk etter", deretter "Søk etter fakturaer".

Steg 4: Fortsett med å velge "Søk etter elektroniske inngående fakturaer".

Steg 5: Skriv inn selgers organisasjonsnummer hvis du ønsker å søke etter fakturaer fra en spesifikk leverandør. Hvis du ønsker å se alle inngående fakturaer, kan dette feltet stå tomt.

Steg 6: Velg "Alle" under "Kontrollresultater", eller filtrer etter spesifikk status om nødvendig.

Steg 7: Angi tidsperioden du ønsker å søke innenfor i feltet "Fakturadato".

Steg 8: Trykk "Søk". Systemet vil vise resultatene under to faner: "Elektroniske fakturaer" (inneholder fakturaer med skattemyndighetenes koder) og "Fakturaer generert fra kassaapparat" (hvis aktuelt).

Hvis du trenger å eksportere listen over fakturaer, kan du trykke på knappen "Eksporter fakturaer" for å laste ned en Excel-fil for avstemming og arkivering.

Smarte løsninger for fakturahåndtering med GTG CRM

For å unngå risikoen ved manglende inngående fakturaer og sikre samsvar med lovverket, trenger bedrifter et robust og automatisert system for dokumentasjonsstyring. GTG CRM tilbyr en omfattende funksjonalitet for fakturahåndtering, som hjelper bedrifter med å kontrollere både utgående og inngående fakturaer.

Automatisk og nøyaktig utstedelse av utgående fakturaer

GTG CRM gjør det mulig for bedrifter å utstede elektroniske utgående fakturaer umiddelbart ved salgstransaksjoner. Systemet synkroniserer automatisk informasjon fra salgsordrer, noe som sparer tid og minimerer feil. Alle fakturaer lagres sikkert, og er enkle å søke opp og avstemme ved behov.

Automatisk innsamling og administrasjon av inngående fakturaer

En av de fremtredende funksjonene i GTG CRM er muligheten for automatisk innsamling av inngående fakturaer. Systemet kobles direkte til e-post, og laster automatisk ned og lagrer alle inngående fakturaer (fakturaer som sendes til e-post). Dette eliminerer bekymringer for bortkommet dokumentasjon eller manglende avstemming av fakturaer for regnskapsførere.

Praktiske fordeler ved bruk av GTG CRM

For det første har bedriften alltid fullstendig inngående dokumentasjon for å bevise varenes opprinnelse, og unngå bøter eller etterbetaling av skatt. For det andre blir avstemmingen av inngående og utgående fakturaer enkel og rask, noe som bidrar til å identifisere avvik eller mangler i tide. For det tredje kan bedriften trekke fra full moms, optimalisere skatteforpliktelsene og redusere unødvendige kostnader.

For det andre lagres all dokumentasjon elektronisk, noe som gjør det enkelt å hente frem ved rapportering, kontroller eller skatteoppgjør. Til slutt hjelper systemet bedrifter med å fullt ut overholde lovpålagte krav til fakturaer, unngå juridiske risikoer og beskytte forretningsomdømmet.

Konklusjon

Utstedelse av utgående fakturaer uten tilsvarende inngående fakturaer er ikke bare et teknisk problem, men innebærer også betydelige juridiske og økonomiske risikoer. Bedrifter må proaktivt styre dokumentasjonen nøye, bruke støtteverktøy for å automatisere prosesser og sikre full overholdelse av regelverket. GTG CRM, med sine funksjoner for automatisk utstedelse av utgående fakturaer og innsamling av inngående fakturaer, er en helhetlig løsning som hjelper bedrifter med å operere mer transparent, effektivt og sikkert i den digitale tidsalderen.