E-faktura

Funksjonsintroduksjon

E-fakturaer er en viktig funksjon i GTG CRM som hjelper bedrifter med å administrere alle innkommende og utgående fakturaer på en sentralisert, automatisert og effektiv måte.

Hvorfor trenger du å administrere e-fakturaer?

I næringslivet er det to viktigste begreper:

Begrep	Beskrivelse	Fakturertype
Inntekter	Beløpet mottatt fra salg	Utgående faktura (sendt til kunder)
Kostnader	Beløpet brukt på kjøp av varer for videresalg	Inngående faktura (utstedt av leverandør til deg)

GTG CRM hjelper deg med å utstede fakturaer og administrere fakturaer utrolig enkelt!

Fremtredende funksjoner

1. Administrasjon av inngående fakturaer

Manuell opplasting av fakturaer

• Dra og slipp eller velg PDF-fakturafiler
• Systemet gjenkjenner og trekker ut informasjon automatisk
• Støtter komplekse fakturaer med flere produkter

Automatisk innsamling fra e-post

Dette er en spesiell funksjon i GTG CRM!

• Koble bedriftens e-post til GTG CRM
• Aktiver funksjonen "Automatisk innsamling av fakturaer"
• Systemet henter automatisk fakturaer fra e-post og importerer dem til systemet

💡 Fordeler: Du trenger ikke lenger å laste ned fakturaer manuelt hver måned! Alle inngående fakturaer samles pent, og regnskapsføreren trenger bare å laste dem ned og lage skatterapporter.

Dedikerte fakturapostbokser (Invoice Mailboxes)

Nå kan du opprette dedikerte fakturapostbokser – helt adskilt fra kundeservice-e-postkanaler (meldinger).

• Opprett en eller flere postbokser som er utelukkende for inngående fakturaer (f.eks. invoice@company.com, ketoan@company.com)
• Separate tilganger: kun personer med rettigheter (regnskapsførere, finansansvarlige) kan se fakturapostboksen – vanlige forretnings-e-poster blir ikke blandet inn
• Alle fakturaer som sendes til disse postboksene samles automatisk i listen "Innkommende fakturaer"
• Listen "Innkommende fakturaer" kan filtreres etter postboks (kildepostboks) – du vet umiddelbart hvilken faktura som kom fra hvilken postboks, uten forvirring mellom forskjellige avdelinger eller grener

💡 Fordeler: Inngående fakturaer forsvinner ikke lenger i kundeservice-postboksen. Regnskapsføreren har en egen, ryddig "fakturabank", som kan filtreres etter kilde – mye raskere avstemming ved månedsslutt.

2. Utstedelse av utgående fakturaer (MVA)

GTG CRM har integrert seg med anerkjente e-fakturaprovidere:

Leverandør	Beskrivelse
S-Invoice (Viettel)	Viettel e-faktura
MISA	Regnskaps- og e-fakturaprogramvare

Enkel fakturagenerering

• Velg riktig fakturamal
• Oppgi kjøpers informasjon (navn, organisasjonsnummer, adresse)
• Legg til produkter/tjenester med enhetspris, mengde, skattesats
• Støtter rabatt per produkt
• Forhåndsvis PDF før utstedelse

3. Erstatningsfaktura

Når en utstedt faktura må justeres (kunde returnerer vare, feil...):

• Opprett en erstatningsfaktura direkte fra originalfakturaen
• Juster produktinformasjon, mengde, pris
• Systemet kobler automatisk til originalfakturaen

💡 Merk: Erstatning er én måte å håndtere justeringer på etter utstedelse. Når en faktura må annulleres fullstendig (ikke justeres), bruk funksjonen Annuller faktura nedenfor.

4. Annuller Elektronisk Faktura

Når en utstedt faktura må annulleres fullstendig (feil kunde, alvorlig feil, kansellert ordre...), støtter GTG CRM annullering av elektroniske fakturaer direkte i systemet med begge leverandører:

Leverandør	Annuller faktura
S-Invoice (Viettel)	✅ Annuller direkte via API
MISA	✅ Annuller direkte via API

• Åpne utstedt faktura → velg "Annuller faktura" → bekreft
• GTG CRM sender annulleringskommando til leverandøren (S-Invoice/MISA) og oppdaterer fakturastatus
• Automatisk reversering av bilag (JE reversal): hvis fakturaen er bokført i regnskapet, oppretter systemet automatisk et reverseringsbilag — inntekt, skatt og skyldig beløp tilbakeføres til riktig saldo, uten behov for manuell justering av regnskapsføreren

💡 Fordel: Annullering av faktura er ikke lenger en operasjon som krever at du "logger inn separat i leverandørens programvare + gjør manuelle justeringer". Én operasjon i GTG CRM — fakturaen annulleres etter riktig prosedyre og regnskapet stemmer automatisk. (Se mer om dobbel bokføring i Regnskap-funksjonene i GTG CRM.)

5. Synkronisering & Administrasjon

• Synkroniser fakturaer fra leverandør til GTG CRM
• Last ned PDF av utstedte fakturaer
• Rediger fakturainformasjon ved behov
• Spor betalingsstatus (Betalt / Ubetalt)

Fordeler for Bedriften

Fordel	Beskrivelse
Tidsbesparende	Automatisk innhenting av inngående fakturaer fra e-post
Sentralisert administrasjon	Alle inngående/utgående fakturaer på ett sted
Leverandørkobling	Utsted fakturaer direkte via S-Invoice, MISA
Enkel rapportering	Regnskapsførere kan enkelt laste ned og lage skatterapporter
Erstatningsfakturaer	Rask håndtering av justeringer og returer
Sikker fakturaannullering	Annuller S-Invoice/MISA-fakturaer med én handling — reverserer bilag automatisk, regnskapet stemmer umiddelbart
Egen fakturapostkasse	Samle inngående fakturaer i en dedikert postkasse, sett rettigheter og filtrer etter kilde
Sporing av fordringer	Se betalingsstatus for hver faktura

Integrasjon med GTG CRM

Elektroniske fakturaer er dypt integrert med andre moduler i GTG CRM:

• Kunderelasjonsstyring (CRM): Koble fakturaer til kunder
• Ordrestyring: Automatisk fakturering ved fullført ordre
• Rapporter: Statistikk over inntekter og kostnader per faktura

Konklusjon

Elektronisk fakturering fra GTG CRM er en helhetlig løsning som hjelper bedrifter med å: - ✅ Automatisk håndtere innkommende fakturaer (med egen fakturapostkasse, filtrering etter kilde) - ✅ Enkel utstedelse av MVA-fakturaer - ✅ Sikker annullering av fakturaer — automatisk bokføring, automatisk avstemming av regnskap - ✅ Spare tid for regnskapsførere - ✅ Overholde skatteregler

Prøv det i dag!

---

Dokument tilhører GTG CRM - Omfattende system for kunderelasjonsstyring