E-faktura

Funksjonsintroduksjon

E-faktura er en viktig funksjon i GTG CRM som hjelper bedrifter med å administrere alle innkommende og utgående fakturaer på en sentralisert, automatisert og effektiv måte.

Hvorfor trenger du å administrere e-fakturaer?

I forretningsdrift er det to viktigste konsepter:

Konsept	Beskrivelse	Faktur type
Inntekter	Penger mottatt fra salg	Utgående fakturaer (sendt til kunder)
Kostnader	Penger brukt på varer kjøpt for videresalg	Innkommende fakturaer (levert til deg av leverandører)

GTG CRM hjelper deg med å utstede fakturaer og administrere fakturaer utrolig enkelt!

Fremhevede funksjoner

1. Administrasjon av innkommende fakturaer

Manuell opplasting av fakturaer

• Dra og slipp eller velg PDF-filen for fakturaen
• Systemet gjenkjenner og trekker ut informasjon automatisk
• Støtter komplekse fakturaer med flere produkter

Automatisk innsamling fra e-post

Dette er en spesiell funksjon ved GTG CRM!

• Koble bedriftens e-post til GTG CRM
• Aktiver funksjonen "Automatisk fakturainnsamling"
• Systemet henter automatisk fakturaer fra e-post og importerer dem til systemet

💡 Fordel: Du trenger ikke lenger å laste ned fakturaer manuelt hver måned! Alle innkommende fakturaer samles pent, og regnskapsføreren trenger bare å laste dem ned og lage skatterapporter.

Egne fakturapostbokser

Nå kan du opprette egne fakturapostbokser — helt atskilt fra kundeservice-e-postkanaler (meldinger).

• Opprett én eller flere postbokser dedikert utelukkende for innkommende fakturaer (f.eks. invoice@company.com, ketoan@company.com)
• Egne tilgangsrettigheter: kun autoriserte personer (regnskapsførere, økonomisjefer) kan se fakturapostboksen — vanlige forretnings-e-poster blir ikke blandet inn
• Alle fakturaer som sendes til disse postboksene samles automatisk i listen "Innkommende fakturaer"
• Listen "Innkommende fakturaer" kan filtreres etter kildepostboks (source mailbox) — du vet umiddelbart hvilken faktura som kom fra hvilken postboks, uten forvirring mellom ulike avdelinger eller grener

💡 Fordel: Innkommende fakturaer drukner ikke lenger i kundeservice-postboksen. Regnskapsføreren har en egen, ryddig "fakturabank" som kan filtreres etter kilde — avstemmingen ved månedsslutt går mye raskere.

Oppbevaring av dokumenter direkte på hver innkommende faktura

Leverandørens faktura på ett sted, betalingsbekreftelse et annet sted, kontrakt et tredje sted. Hver innkommende faktura kan lagre flere filer samtidig:

• Leverandørfakturaer, betalingsdokumenter (f.eks. bankremisse), kontrakter eller innkjøpsordrer, leveringskvitteringer og andre filer; hver fil med navn, opplaster og opplastingsdato
• Leverandørfakturaer kan lastes opp av deg, mottas fra en tilkoblet fakturaboks, eller hentes fra skattemyndighetene. For fakturaer som mangler filer, legger du dem til med "+"-tegnet i boksen "Dokumenter". De resterende filene, inkludert de du har lastet ned fra e-post eller Zalo, legger du også til én etter én per faktura
• Eldre filer overskrives ikke når du legger til nye filer, og sletting av en fil skjuler den bare fra fakturaen, den slettes ikke permanent
• Når leverandøren sender en korrigert faktura på nytt, leser GTG CRM filen (PDF- og bildefiler leses med AI, koster 2 AI-kreditter per lesing; XML-filer leses direkte og koster ingen AI-kreditter). Tallene i filen vises ved siden av de lagrede tallene slik at du kan sammenligne hvert tall, inkludert hver enkelt varelinje. Tall fra nye filer blir kun registrert i fakturaen når en bruker med tillatelsen "Godkjenn innkjøpsfakturanummer" klikker "Bruk tallene i denne filen"
• Et filter for å finne fakturaer uten betalingsdokumenter, og en knapp for å laste ned vedlegg for fakturaer som matcher filteret i en .zip-fil med et indekskart

Du legger ved fakturaer, betalingsdokumenter, kontrakter og leveringskvitteringer til den aktuelle innkjøpsfakturaen. Åpne en faktura for å se alle filene, og du kan laste ned hele settet samtidig. Når leverandøren sender en korrigert faktura på nytt, trenger du ikke å taste inn alt på nytt. Du ser tallene i filen ved siden av de lagrede tallene for å sammenligne, og deretter velger du om du vil bruke de nye tallene eller beholde de eksisterende. Å legge til filer endrer ikke noen tall på fakturaen automatisk.

For å prøve, klikk på "Prøv gratis"-knappen nederst på siden.

2. Utsted Utgående Faktura (MVA)

GTG CRM har koblet seg til anerkjente leverandører av elektroniske fakturaer:

Leverandør	Beskrivelse
S-Invoice (Viettel)	Elektronisk faktura fra Viettel
MISA	Regnskaps- og elektronisk fakturaprogramvare

Enkel fakturering

• Velg en passende fakturamal
• Oppgi mottakerinformasjon (navn, organisasjonsnummer, adresse)
• Legg til produkter/tjenester med enhetspris, antall, momssats
• Støtte for rabatter per produkt
• Forhåndsvis PDF før utstedelse

3. Erstatningsfaktura

Når du trenger å korrigere en utstedt faktura (kunde returnerer varer, feil...):

• Opprett en erstatningsfaktura direkte fra den opprinnelige fakturaen
• Korriger produktinformasjon, antall, pris
• Systemet kobles automatisk til den opprinnelige fakturaen

💡 Merk: Erstatning er bare én måte å håndtere en faktura på etter utstedelse. Hvis fakturaen må kanselleres helt (ikke bare korrigeres), bruk funksjonen Kanseller faktura i seksjonen nedenfor.

4. Kanseller Elektroniske Fakturaer

Når en utstedt faktura må kanselleres helt (feil kunde, alvorlige feil, kansellert bestilling...), støtter GTG CRM kansellering av elektroniske fakturaer direkte i systemet for begge leverandører:

Leverandør	Avbryt faktura
S-Invoice (Viettel)	✅ Avbryt direkte via API
MISA	✅ Avbryt direkte via API

• Åpne utstedt faktura → velg "Avbryt faktura" → bekreft
• GTG CRM sender avbestillingsordre til leverandøren (S-Invoice/MISA) og oppdaterer fakturastatus
• Automatisk bokføring (JE reversal): Hvis fakturaen er bokført i regnskapet, oppretter systemet automatisk en reverseringsbokføring — inntekter, skatt og skyldig beløp returneres til riktig balanse, uten at regnskapsføreren trenger å justere manuelt

💡 Fordeler: Å avbryte en faktura er ikke lenger en operasjon som "krever separat innlogging i leverandørprogramvaren + manuell korrigering av bøkene". Én operasjon i GTG CRM — fakturaen avbrytes etter riktig prosedyre og bokføringene stemmer automatisk. (Se mer om dobbel bokføring i funksjonssettet Regnskap i GTG CRM.)

5. Synkronisering og administrasjon

• Synkroniser fakturaer fra leverandør til GTG CRM
• Last ned PDF av utstedte fakturaer
• Rediger fakturainformasjon etter behov
• Spor betalingsstatus (Betalt / Ubetalt)

Fordeler for bedriften

Fordeler	Beskrivelse
Tidsbesparende	Automatisk innsamling av inngående fakturaer fra e-post
Sentralisert administrasjon	Alle inngående/utgående fakturaer på ett sted
Leverandørkobling	Utsted fakturaer direkte via S-Invoice, MISA
Enkel rapportering	Regnskapsførere kan enkelt laste ned og lage skatterapporter
Erstatningsfakturaer	Rask håndtering av korrigeringer og refusjoner
Sikker fakturaavbestilling	Avbryt S-Invoice/MISA-fakturaer i én operasjon — automatisk bokføring, bøkene stemmer automatisk
Egen fakturapostboks	Samle inngående fakturaer i en egen postboks, sett rettigheter og filtrer etter kilde
Spor kundefordringer	Kjenn til betalingsstatusen for hver faktura

Integrasjon med GTG CRM

Elektroniske fakturaer er dypt integrert med andre moduler i GTG CRM:

• Kundebehandling (CRM): Koble fakturaer til kunder
• Ordrebehandling: Automatisk utstedelse av fakturaer ved fullført ordre
• Rapportering: Statistikk over inntekter og kostnader basert på fakturaer

Konklusjon

GTG CRMs Elektroniske Fakturaer er en komplett løsning som hjelper bedrifter med å: - ✅ Automatisk administrere inngående fakturaer (inkludert egen fakturapostboks, filtrering etter kilde) - ✅ Enkel utstedelse av MVA-fakturaer - ✅ Sikker avbestilling av fakturaer — automatisk bokføring, bøkene stemmer automatisk - ✅ Tidsbesparelse for regnskapsførere - ✅ Overholdelse av skatteregler

Prøv det i dag!

Dokumentasjon tilhører GTG CRM - et helhetlig system for kundebehandling