E-Faktura

Introduksjon til funksjoner

Elektroniske fakturaer er en viktig funksjon i GTG CRM som hjelper bedrifter med å administrere alle innkommende og utgående fakturaer på en sentralisert, automatisert og effektiv måte.

Hvorfor trenger du å administrere elektroniske fakturaer?

I forretningsverdenen er det to viktigste begrepene:

Begrep	Beskrivelse	Fakturtype
Inntekter	Beløpet mottatt fra salg	Utgående faktura (utstedt til kunden)
Kostnader	Beløpet brukt på varer for videresalg	Inngående faktura (utstedt til deg av leverandøren)

GTG CRM hjelper deg med å utstede fakturaer og administrere fakturaer utrolig enkelt!

Fremragende funksjoner

1. Administrasjon av inngående fakturaer

Manuell opplasting av fakturaer

• Dra og slipp eller velg PDF-filen for fakturaen
• Systemet gjenkjenner og trekker ut informasjon automatisk
• Støtter komplekse fakturaer med flere produkter

Automatisk innsamling fra e-post

Dette er en spesiell funksjon i GTG CRM!

• Koble bedriftens e-post til GTG CRM
• Aktiver funksjonen "Automatisk innsamling av fakturaer"
• Systemet henter automatisk fakturaer fra e-post og importerer dem til systemet

💡 Fordeler: Du trenger ikke lenger å laste ned fakturaer manuelt hver måned! Alle inngående fakturaer samles pent, og regnskapsføreren trenger bare å laste dem ned og lage skatterapporter.

Egne fakturapostbokser

Nå kan du opprette egne fakturapostbokser – helt atskilt fra kundeservice e-postkanaler (meldinger).

• Opprett en eller flere postbokser som er dedikert til inngående fakturaer (f.eks. invoice@company.com, ketoan@company.com)
• Dedikerte tillatelser: kun autoriserte personer (regnskapsførere, finanssjefer) kan se fakturapostboksen – vanlige forretningseposter blir ikke blandet inn
• Alle fakturaer sendt til disse postboksene samles automatisk i listen "Inngående fakturaer"
• Listen "Inngående fakturaer" kan filtreres etter kildepostboks (source mailbox) – du vet umiddelbart hvilken faktura som kom fra hvilken postboks, og det blir ingen forvirring mellom ulike avdelinger eller filialer

💡 Fordeler: Inngående fakturaer drukner ikke lenger i kundeservice-postboksen. Regnskapsførere har en egen, ren "fakturabank" som kan filtreres etter kilde – mye raskere oppgjør ved månedsslutt.

2. Utstedelse av utgående fakturaer (MVA)

GTG CRM har koblet seg til pålitelige leverandører av elektroniske fakturaer:

Leverandør	Beskrivelse
S-Invoice (Viettel)	Viettel elektroniske fakturaer
MISA	Regnskaps- og elektroniske fakturaprogramvare

Enkel opprettelse av fakturaer

• Velg riktig fakturamal
• Skriv inn kjøperens informasjon (navn, skatteidentifikasjonsnummer, adresse)
• Legg til produkter/tjenester med enhetspris, antall, skattesats
• Støtter rabatter per produkt
• Forhåndsvisning av PDF før utstedelse

3. Erstatningsfakturaer

Når en utstedt faktura må endres (kunde returnerer varer, feilaktig informasjon, etc.):

• Opprett en erstatningsfaktura direkte fra den opprinnelige fakturaen
• Juster produktinformasjon, antall, pris
• Systemet kobler automatisk til den opprinnelige fakturaen

💡 Merk: Erstatning er kun én metode for håndtering etter utstedelse. Når en faktura må annulleres fullstendig (ikke bare endres), bruk funksjonen Annuller faktura i seksjonen nedenfor.

4. Annullering av elektroniske fakturaer

Når en utstedt faktura må annulleres fullstendig (feil kunde, alvorlige feil, kansellert ordre, etc.), støtter GTG CRM annullering av elektroniske fakturaer direkte i systemet med begge leverandører:

Leverandør	Annuller faktura
S-Invoice (Viettel)	✅ Annuller direkte via API
MISA	✅ Annuller direkte via API

• Åpne den utstedte fakturaen → velg "Annuller faktura" → bekreft
• GTG CRM sender annulleringskommandoen til leverandøren (S-Invoice/MISA) og oppdaterer fakturastatusen
• Automatisk journalføring (JE reversal): hvis fakturaen allerede er bokført i regnskapet, oppretter systemet automatisk en reverseringspost – inntekter, skatter og skyldig beløp returneres til riktig saldo, uten behov for manuell justering av regnskapsføreren

💡 Fordeler: Annullering av fakturaer er ikke lenger en prosess med "separat innlogging i leverandørens programvare + manuell korrigering av bøker". Én operasjon i GTG CRM – fakturaen annulleres i henhold til prosedyren, og bøkene stemmer overens automatisk. (Se mer om dobbel bokføring i Regnskap-funksjonspakken til GTG CRM.)

5. Synkronisering og administrasjon

• Synkroniser fakturaer fra leverandøren til GTG CRM
• Last ned PDF av utstedte fakturaer
• Rediger fakturainformasjon ved behov
• Spor betalingsstatus (Betalt / Ubetalt)

Fordeler for bedriften

Fordeler	Beskrivelse
Tidsbesparelse	Automatisk innsamling av inngående fakturaer fra e-post
Sentralisert administrasjon	Alle inngående/utgående fakturaer på ett sted
Leverandørkobling	Utsted fakturaer direkte via S-Invoice, MISA
Enkel rapportering	Regnskapsførere kan enkelt laste ned og lage skatterapporter
Erstatningsfakturaer	Rask håndtering av justeringer, returer
Sikker annullering av fakturaer	Annuller S-Invoice/MISA-fakturaer med 1 operasjon – automatisk reversering av journalpost, automatisk avstemming av bøker
Egne fakturapostbokser	Samle inngående fakturaer i egne postbokser, tillatelser og filtrering etter kilde
Sporing av kundefordringer	Se betalingsstatus for hver faktura

Integrasjon med GTG CRM

Elektroniske fakturaer er dypt integrert med andre moduler i GTG CRM:

• Kundeadministrasjon (CRM): Koble fakturaer til kunder
• Ordreadministrasjon: Automatisk utstedelse av fakturaer ved fullført ordre
• Rapporter: Statistikk over inntekter, kostnader per faktura

Konklusjon

GTG CRMs Elektroniske fakturaer er en helhetlig løsning som hjelper bedrifter med å: - ✅ Automatisk administrasjon av inngående fakturaer (med egne fakturapostbokser, filtrering etter kilde) - ✅ Enkel utstedelse av MVA-fakturaer - ✅ Sikker annullering av fakturaer – automatisk reversering av journalpost, automatisk avstemming av bøker - ✅ Tidsbesparelse for regnskapsførere - ✅ Samsvar med skatteregler

Prøv det i dag!

---

Dokumentasjon tilhører GTG CRM – et omfattende system for kundeadministrasjon