Handleiding voor AI Biz Assistant

1. Toegang tot de AI Biz Assistant

Stap 1: Inloggen op GTG CRM

Log in op uw GTG CRM-account.

Stap 2: Zoek de AI Assistent

Klik in de rechterbenedenhoek van het scherm op het blauwe icoon.

2. Hoofdinterface

Conversatielijst

Wanneer u de AI Assistent opent, ziet u een lijst met eerdere gespreksgeschiedenis.

Nieuw gesprek aanmaken

Klik op de knop "Nieuw gesprek" om de AI vragen te stellen.

AI Assistent Interface

Dit is de hoofdinterface om met de AI te interageren:

• Vraaginvoerveld: Hier typt u uw vraag.
• Suggestievragen: GTG CRM stelt enkele veelgestelde vragen voor.
• Chatgeschiedenis: Eerdere vragen en antwoorden.
• Bijlage: Wanneer de AI een Excel-, PowerPoint- of Word-bestand genereert, verschijnt de downloadknop direct in het chatvenster.

3. Hoe vragen te stellen

Basisprincipes

• Gebruik natuurlijke taal, alsof u een gesprek voert.
• Hoe specifieker de vraag, hoe nauwkeuriger het antwoord.
• U kunt vervolgvragen stellen op basis van eerdere antwoorden.
• Wanneer u een bestand wilt aanmaken, specificeer dan het type bestand dat u wilt exporteren (Excel, PowerPoint, Word).

Voorbeelden van hoe vragen te stellen

Niet aanbevolen: - "Laat me de data zien" - "Rapport" - "Maak een contract" Aanbevolen: - "Hoeveel leads zijn er in mei?" - "Maak een Excel-bestand met de omzet voor mei per product" - "Stel een arbeidsovereenkomst op voor werknemer Nguyễn Văn A" - "Zoek de offerte-aanvraag ABC in mijn Google Drive"

4. Analyse van Bedrijfsgegevens

Dit is de kernfunctionaliteit - de AI haalt realtime gegevens uit GTG CRM en geeft onmiddellijk antwoord.

Vragen over Leads & Klanten

Voorbeeldvraag:

Hoeveel leads zijn er deze maand?

De AI zal het specifieke aantal leads beantwoorden.

Meer details vragen:

Lijst de leads op

De AI zal een lijst met leads weergeven met informatie: Naam, Aanmaakdatum en gerelateerde informatie.

Vragen over Advertentiecampagnes

Voorbeeldvraag:

Welke advertentiecampagnes leveren de meeste leads op?

De AI zal gegevens uit de advertentiemodules (Facebook Ads, Google Ads) ophalen om te antwoorden.

Vragen over Content & Social Media

Voorbeeldvraag:

Welk type content heeft de hoogste interactie en levert de beste resultaten op social media op?

De AI zal social media-posts analyseren en inzichten geven over het meest effectieve contenttype.

Vragen over Producten

Voorbeeldvraag:

Welk product verkoopt het beste?

AI zal de bestverkochte producten vermelden op basis van gegevens uit de module Productbeheer.

Vraag AI om beslissingen te nemen

Voorbeeldvraag:

Op welk gebied moet ik me concentreren?

AI analyseert de gegevens en geeft suggesties voor het meest effectieve marketingkanaal.

Vraag om risicovoorspelling

Voorbeeldvraag:

Wat zijn de risico's als we zo doorgaan?

AI analyseert trends en waarschuwt voor potentiële risico's.

Laat AI trefwoorden suggereren

Voorbeeldvraag:

Suggesteer mij trefwoorden om Google Ads te draaien voor mijn branche.

AI zal gebaseerd op uw product en branche geschikte trefwoorden suggereren.

Grafieken bekijken in Antwoorden

Voor vragen over gegevensanalyse genereert AI automatisch een visuele grafiek direct in het chatvenster - u hoeft geen Excel of andere tools te openen.

Voorbeeldvragen:

Analyseer de activiteit van de top 10 klanten in de afgelopen 30 dagen, teken een grafiek.

Vergelijk de omzet per verkoopkanaal, weergegeven als een staafdiagram.

Teken een grafiek van de leadverdeling per bron deze maand.

AI ondersteunt 3 soorten grafieken in het antwoord: - Cirkeldiagram (Pie) - verdeling, percentage - Horizontaal staafdiagram (Bar) - rangschikking vergelijken - Lijndiagram (Line) - trend over tijd

Tip: Voeg de zin "teken een grafiek" of "toon als grafiek" toe aan elke analysevraag om visuelere resultaten te krijgen.

5. Automatisch Excel-bestanden (XLSX) Genereren

AI Biz Assistant kan Excel-bestanden (.xlsx) rechtstreeks maken vanuit gegevens in GTG CRM. Beschrijf gewoon wat u nodig heeft - AI haalt de echte gegevens op, organiseert ze in een tabel en exporteert het bestand om direct te downloaden.

Hoe Excel aan te vragen

Voorbeeldvragen: Maak een Excel-bestand met de omzet samenvatting van mei per product

Exporteer de lijst met de 50 meest veelbelovende leads naar een Excel-bestand

Maak een rapport van de advertentiekosten van Facebook van vorige maand

Exporteer de huidige productvoorraad naar Excel

Wat AI naar Excel kan exporteren

Type rapport	Voorbeeldvraag
Omzet	"Maak een Excel met de omzet per dag in mei"
Klanten	"Exporteer de lijst met nieuwe klanten van deze maand naar Excel"
Producten	"Maak een voorraadlijst per product"
Bestellingen	"Exporteer niet-bezorgde bestellingen naar een Excel-bestand"
Advertenties	"Maak een rapport van kosten en conversies van Facebook-campagnes"
Leads	"Exporteer alle leads van mei met status naar Excel"

Hoe het bestand te downloaden nadat AI het heeft gemaakt

Nadat AI heeft geantwoord, verschijnt de knop "Downloaden (.xlsx)" direct in het chatvenster. Klik erop om het bestand naar uw computer te downloaden en open het in Microsoft Excel of Google Sheets.

6. Automatisch PowerPoint-presentaties (PPTX) Genereren

AI Biz Assistant kan professionele PowerPoint-presentatiebestanden (.pptx) genereren - geschikt voor directievergaderingen, periodieke rapporten of partnerpitching.

Hoe u PowerPoint kunt aanvragen

Voorbeelden van vragen:

Genereer een samenvattende slide van de bedrijfsresultaten van mei, met 5 hoofddslides Genereer een presentatie voor het Q2-advertentiecampagnerapport

Genereer een maandelijkse samenvattende PowerPoint voor het salesteam

Stel slides op om de voorraadstatus te rapporteren en suggesties te doen voor de inkoop van volgende week

Tips voor het aanvragen van PowerPoint

• Geef het aantal slides op indien nodig: "met 6 slides"
• Beschrijf de hoofdinhold van elke slide: "slide 1 overzicht, slide 2 omzet, slide 3 leads..."
• Laat AI de beslissing nemen: AI structureert de inhoud zelf indien u alleen het doel van de presentatie beschrijft

Hoe u bestanden na creatie door AI kunt downloaden

De knop "Download (.pptx)" verschijnt direct in de chat nadat AI klaar is. Het bestand is compatibel met Microsoft PowerPoint en Google Slides.

7. Stel Vietnamese juridische documenten op

AI Biz Assistant kan Vietnamese juridische documenten opstellen volgens de overheidsstandaarden: Times New Roman lettertype 13pt, de juiste briefhoofden van de instantie, standaard marges, officiële juridische taal. Het bestand wordt geëxporteerd als .docx, kan worden geopend in Word en is klaar om af te drukken en te ondertekenen.

24 documenttemplates, waaronder 10 groepen

Groep	Ondersteunde documenten
Bedrijfsoprichting	Statuten van een BV, Besluit tot oprichting, Aanvraagformulier voor een investeringsregistratiecertificaat
Personeel & Arbeid	Arbeidsovereenkomst, Besluit tot benoeming, Besluit tot ontslag
Volmacht & Vertegenwoordiging	Persoonlijke volmacht, Volmacht voor organisaties
Vergaderingen & Besluiten	Notulen van de vergadering van de ledenraad, Notulen van de algemene vergadering van aandeelhouders
Commerciële contracten	Samenwerkingscontract, Servicecontract
Ontbinding	Besluit tot ontbinding van het bedrijf
Huisregels & Reglementen	Bedrijfsreglement, Interne gedragscode

Hoe te gebruiken - AI vraagt stap voor stap

Geef simpelweg het type document aan dat u wilt opstellen. AI zal stapsgewijs om de benodigde informatie vragen in een conversatievorm, u hoeft niet van tevoren het volledige sjabloon te kennen.

Voorbeeld 1 - Statuten van een bedrijf:

Maak statuten voor mijn BV

AI zal achtereenvolgens vragen:

• Volledige naam van het bedrijf?
• Hoofdadres?
• Geregistreerd kapitaal?
• Lijst van leden en hun aandeel in het kapitaal?
• Wettelijke vertegenwoordiger?
• Hoofdactiviteit(en)?

Nadat u alle informatie heeft verstrekt, genereert AI een compleet .docx-bestand in de officiële overheidsindeling.

Voorbeeld 2 - Arbeidsovereenkomst:

Stel een arbeidsovereenkomst op voor mijn nieuwe medewerker

AI zal vragen:

• Naam van de werknemer? Geboortedatum? Adres?
• Functie? Afdeling?
• Type contract: bepaalde of onbepaalde tijd?
• Looptijd contract (indien van toepassing)?
• Basissalaris?
• Betalingsmethode (maandelijks/wekelijks)?
• Startdatum?

Voorbeeld 3 - Volmacht:

Stel een volmacht op voor de directeur van de vestiging Hanoi om namens mij contracten te ondertekenen

Genereer een besluit tot benoeming van de Manager Verkoop

Maak een notulen van de aandeelhoudersvergadering van juni over de kapitaalverhoging

VN Tekst Formaat Standaarden

Het door AI gegenereerde .docx-bestand garandeert:

Criteria	Details
Lettertype	Times New Roman, 13pt
Briefhoofd	SOCIALISTISCHE REPUBLIEK VIETNAM — Onafhankelijkheid - Vrijheid - Geluk
Marges	Boven 2,5 cm, Onder 3 cm, Links 3 cm, Rechts 2 cm (standaard administratieve tekst)
Signatuur & Nummer	Correcte opmaak: Nummer.../Bedrijfsnaam/Afdeling
Positie handtekening	Correcte positie, met functietitel en naam van ondertekenaar
Taal	Officiële juridische terminologie, geen informeel taalgebruik

Hoe een Word-bestand te downloaden

Nadat AI de opstelling heeft voltooid, verschijnt de knop "Download (.docx)" in het chatvenster. Het bestand is klaar om te openen, verder te bewerken (indien nodig) en af te drukken.

Opmerking: Door AI gegenereerde documenten zijn ter referentie en bedoeld om opsteltijd te besparen. Voor juridische dossiers met een hoog risico of die bij overheidsinstanties worden ingediend, is het nog steeds raadzaam om een advocaat de laatste controle te laten uitvoeren voordat u ondertekent.

8. Verbinding maken & Werken met Google Drive

AI Biz Assistant heeft toegang tot uw Google Drive na het verbinden van uw Google-account. Van daaruit kunt u AI vragen om documenten in Drive te zoeken, te lezen en te analyseren zonder GTG CRM te verlaten.

Stap 1: Google-account verbinden

1. Ga naar Instellingen in GTG CRM
2. Selecteer Integraties
3. Zoek Google Drive en klik op Verbinden
4. Log in op uw Google-account en geef toestemming voor toegang
5. Verbinding succesvol - AI heeft nu toegang tot Drive

U hoeft slechts één keer verbinding te maken. AI onthoudt de toegangsrechten voor toekomstige gesprekken.

Stap 2: Vraag AI naar bestanden in Drive

Na het verbinden kunt u AI vragen om direct met Drive te werken via vragen:

Bestanden zoeken:

Zoek naar het contractbestand met klant Minh Hung in Google Drive

Geef een lijst van alle bestanden in de map "Q2 Rapporten" in mijn Drive

Documenten lezen en samenvatten:

Vat de inhoud van contractbestand ABC in Drive samen

Lees het bestand "Mei Rapport.docx" in Drive en vertel me de belangrijkste punten

Gegevens in Drive vergelijken met GTG CRM:

Vergelijk de cijfers in het prijsofferte-Excelbestand in Drive met de werkelijke omzet in GTG CRM

Video metadata:

Geef mij de informatie van de video "Demo nieuw product" in Drive

9. Resultaten interpreteren

Formaat van antwoord

AI Biz Assistant antwoordt in verschillende formaten, afhankelijk van het type vraag:

Formaat	Wanneer te gebruiken
Eenvoudige cijfers	Vraag "hoeveel...", "totaal..."
Lijsten	Vraag "som op...", "toon een lijst van..."
Analyse	Vraag "waarom...", "vergelijk..."
Suggesties	Vraag "zou moeten...", "suggest..."
Grafieken (Nieuw)	Vraag om analyse + voeg "teken een grafiek" of "in de vorm van een diagram" toe
Excel-bestand (.xlsx) (Nieuw)	Vraag "maak een Excel-bestand...", "exporteer naar een tabel..."
PowerPoint-bestand (.pptx) (Nieuw)	Vraag "maak een dia...", "maak een presentatie..."
Word-bestand (.docx) (Nieuw)	Vraag 'stel een contract op...", "maak statuten...", "schrijf een verslag..."

Stel meer details vragen

Als het antwoord niet voldoende informatie bevat, kunt u in hetzelfde gesprek verder vragen stellen: - "Geef me meer details over..." - "Som specifiek op..." - "Leg meer uit over..." - "Pas sectie X aan naar Y" (met tekst/bestand)

10. Tips voor efficiënt gebruik

Moet doen

1. Stel specifieke vragen - Vraag in plaats van "omzet": "Wat was de omzet in mei per product?"

2. Gebruik tijdlijnen - "In de afgelopen 7 dagen..." - "Deze maand..." - "Q2 2026..."

3. Stel vervolgvragen in hetzelfde gesprek - Blijf na het ontvangen van een antwoord dieper ingaan zonder de context te herhalen

4. Vraag om vergelijkingen - "Vergelijk de omzet van deze maand met vorige maand" - "Welk kanaal is effectiever: Facebook of Google?"

5. Vraag de AI om bestanden te genereren wanneer gegevens moeten worden geëxporteerd - Zeg in plaats van de lijst uit de chat te kopiëren: "Exporteer dit resultaat naar een Excel-bestand"

6. Voeg "teken een grafiek toe" toe aan analysevragen - "Analyseer de leadverdeling per bron, teken een cirkeldiagram"

7. Begin gewoon met juridische teksten — de AI zal om de ontbrekende informatie vragen - Typ gewoon "Maak een arbeidsovereenkomst", de AI vraagt zelf naar elke informatie

8. Koppel Google Drive voordat u naar bestanden vraagt - Instellingen → Integraties → Google Drive → Verbinden

Niet doen

1. Te algemene vragen stellen - "Laat me alle gegevens zien" - "Maak een rapport"

2. Vragen stellen over gegevens die niet in het systeem aanwezig zijn - De AI kan alleen antwoorden op basis van de gegevens die in GTG CRM zijn ingevoerd (of bestanden in Google Drive indien gekoppeld)

3. Verwachten dat de AI informatie buiten GTG CRM kent - De AI heeft geen algemene marktgegevens, tenzij u die informatie in Drive hebt opgeslagen

4. Een complexe juridische tekst aanvragen en vervolgens niet reageren op vragen van de AI - De AI heeft voldoende informatie nodig (naam, datum, bedrag, partijen...) om de juiste tekst te genereren. Beantwoord alle vragen van de AI volledig

Samenvatting

AI Biz Assistant helpt u:

• Gegevens opvragen in natuurlijke taal

• Informatie aggregeren uit meerdere modules in GTG CRM

• Inzichten, grafieken en actieaanbevelingen ontvangen

• Tijd besparen bij het bekijken van rapporten

• Datagedreven beslissingen nemen

• Automatisch Excel-bestanden genereren uit echte gegevens

• Professionele PowerPoint-presentaties maken

• Stel 24 Vietnamese juridische documenten op volgens officiële overheidsnormen

• Google Drive-bestanden direct lezen en analyseren door AI

Let op: AI Biz Assistant wordt voortdurend verbeterd. Als er vragen zijn die AI niet kan beantwoorden, geef dan feedback zodat het GTG CRM-team dit kan bijwerken.