1. Toegang tot AI Biz Assistant
Stap 1: Inloggen op GTG CRM
Log in op uw GTG CRM-account.
Stap 2: Zoek de AI-assistent
Klik op het blauwe pictogram rechtsonder op het scherm.
2. Hoofdinterface
Gesprekslijst
Wanneer u de AI-assistent opent, ziet u een lijst met eerdere gesprekken.
Nieuw gesprek starten
Klik op de knop "Nieuw gesprek" om AI vragen te stellen.
AI Assistant Interface
Dit is de hoofdinterface voor interactie met AI:
- Invoer voor vragen: Hier typt u uw vraag in.
- Suggesties voor vragen: GTG CRM stelt enkele veelgestelde vragen voor.
- Chatgeschiedenis: Eerdere vragen en antwoorden.
- Bijlagen: Wanneer AI een Excel-, PowerPoint- of Word-bestand maakt, verschijnt de downloadknop direct in het chatvenster.
3. Hoe te vragen
Basisprincipes
- Gebruik natuurlijke taal alsof u praat.
- Hoe specifieker de vraag, hoe nauwkeuriger het antwoord.
- U kunt vervolgvragen stellen op basis van eerdere antwoorden.
- Wanneer u een bestand wilt maken, specificeer dan het type bestand dat u wilt exporteren (Excel, PowerPoint, Word).
Voorbeelden van vragen
Niet aanbevolen: - "Laat me data zien" - "Rapport" - "Maak een contract"
Aanbevolen: - "Hoeveel leads zijn er in mei?" - "Maak een Excel-bestand met de omzet van mei per product" - "Stel een arbeidsovereenkomst op voor werknemer Nguyễn Văn A" - "Zoek het offertebestand ABC in mijn Google Drive"
4. Analyse van Bedrijfsgegevens
Dit is de kernfunctionaliteit: AI haalt echte gegevens uit GTG CRM en geeft direct antwoord.
Vragen over Leads & Klanten
Voorbeelden van vragen:
Hoeveel leads zijn er deze maand?
AI geeft het specifieke aantal leads terug.
Vraag om meer details:
Lijst de leads op
AI geeft een lijst met leads met informatie: Naam, Creatiedatum en gerelateerde informatie.
Vragen over Advertentiecampagnes
Voorbeelden van vragen:
Welke advertentiecampagnes leveren de meeste leads op?
AI haalt gegevens uit de Ads-module (Facebook Ads, Google Ads) om te antwoorden.
Vragen over Inhoud & Sociale Media
Voorbeelden van vragen:
Welk type inhoud genereert de hoogste interactie en levert resultaten op sociale media op?
AI analyseert socialemediaposts en geeft inzicht in het meest effectieve contenttype.
Vragen over Producten
Voorbeelden van vragen:
Welk product verkoopt het best?
AI lijst het bestverkopende product op basis van gegevens uit de Product Management-module.
AI vragen om beslissingen te nemen
Voorbeelden van vragen:
Op welk gebied moet ik me concentreren?
AI analyseert de gegevens en geeft suggesties voor de meest effectieve marketingkanalen.
Vragen om risico's te voorspellen
Voorbeelden van vragen:
Als we zo doorgaan, waar liggen de risico's?
AI analyseert trends en waarschuwt voor potentiële risico's.
AI vragen om trefwoorden te suggereren
Voorbeelden van vragen:
Suggeer trefwoorden voor mijn Google-advertenties in mijn branche.
AI suggereert passende trefwoorden op basis van uw product en branche.
Grafieken bekijken in antwoorden
Voor datametrievragen maakt AI automatisch visuele grafieken direct in het chatvenster - u hoeft geen Excel of ander gereedschap te openen.
Voorbeelden van vragen:
Analyseer de prestaties van de top 10 klanten in de afgelopen 30 dagen, maak een grafiek
Vergelijk de omzet per verkoopkanaal, weergegeven als staafdiagram
Maak een grafiek die de verdeling van leads per bron deze maand weergeeft
AI ondersteunt 3 soorten grafieken in antwoorden: - Cirkeldiagram - verdeling, percentages - Staafdiagram - vergelijking, rangschikking - Lijngrafiek - trends in de tijd
Tip: Voeg de zinsnede "maak een grafiek" of "toon als grafiek" toe aan elke analysvraag voor meer visuele resultaten.
5. Automatisch Excel-bestanden (XLSX) maken
AI Biz Assistant kan Excel-bestanden (.xlsx) rechtstreeks uit gegevens in GTG CRM genereren. Beschrijf gewoon de inhoud die u nodig heeft - AI haalt echte gegevens op, organiseert ze in een tabel en exporteert een bestand om direct te downloaden.
Hoe Excel aan te vragen
Voorbeelden van vragen: Maak een Excel-bestand met de omzet van mei per product
Exporteer een lijst met de 50 meest veelbelovende klanten naar een Excel-bestand
Maak een rapportage van de Facebook-advertentiekosten van de afgelopen maand
Exporteer de huidige productvoorraad naar Excel
Wat AI naar Excel kan exporteren
| Rapporttype | Voorbeeldvraag |
|---|---|
| Omzet | "Maak een Excel met de dagelijkse omzet in mei" |
| Klanten | "Exporteer een lijst met nieuwe klanten van deze maand naar Excel" |
| Producten | "Maak een voorraadtabel per product" |
| Bestellingen | "Exporteer onafgeleverde bestellingen naar een Excel-bestand" |
| Advertenties | "Maak een rapport van de kosten en conversies van Facebook-campagnes" |
| Leads | "Exporteer alle leads van mei met status naar Excel" |
Hoe bestanden te downloaden nadat AI ze heeft gemaakt
Nadat AI antwoordt, verschijnt de knop "Download (.xlsx)" direct in het chatvenster. Klik om het bestand naar uw computer te downloaden en te openen in Microsoft Excel of Google Sheets.
6. Automatisch PowerPoint-slides (PPTX) maken
AI Biz Assistant kan professionele PowerPoint-presentaties (.pptx) maken - ideaal voor leiderschapsvergaderingen, periodieke rapportages of partnerpresentaties.
Hoe PowerPoint aan te vragen
Voorbeelden van vragen:
Maak een dia met een samenvatting van de bedrijfsresultaten van mei, met 5 hoofddia's Maak een presentatie over de effectiviteit van advertentiecampagnes in Q2
Maak een maandelijkse samenvattende PowerPoint voor het salesteam
Stel een presentatie op over de voorraadstatus en suggesties voor de inkoop voor volgende week
Tips voor het aanvragen van PowerPoint
- Geef het aantal dia's op indien nodig: "inclusief 6 dia's"
- Beschrijf de hoofdinhoud van elke dia: "dia 1 overzicht, dia 2 omzet, dia 3 leads..."
- Laat AI beslissen: AI structureert de inhoud correct als u alleen het doel van de presentatie beschrijft.
Hoe bestanden te downloaden nadat AI ze heeft gemaakt
De knop "Download (.pptx)" verschijnt direct in de chat nadat AI klaar is. Het bestand is compatibel met Microsoft PowerPoint en Google Slides.
7. Opstellen van Vietnamese Juridische Documenten
AI Biz Assistant kan Vietnamese juridische documenten opstellen volgens de officiële standaarden: Times New Roman lettertype 13pt, juiste briefkop, standaardmarges, officiële juridische taal. Bestanden worden geëxporteerd als .docx, te openen in Word en klaar om af te drukken en te ondertekenen.
24 documenttemplates, inclusief 10 groepen
| Groep | Ondersteunde documenten |
|---|---|
| Oprichting van een onderneming | Statuten van een B.V., Oprichtingsbesluit, Aanvraag voor een certificaat van investeringsregistratie |
| Personeel & Arbeid | Arbeidsovereenkomst, Benoemingsbesluit, Ontslagbesluit |
| Volmacht & Vertegenwoordiging | Individuele volmacht, Bedrijfsvolmacht |
| Vergaderingen & Besluiten | Notulen van de vergadering van de ledenraad, Notulen van de algemene vergadering van aandeelhouders |
| Economische contracten | Samenwerkingsovereenkomst, Dienstverleningsovereenkomst |
| Ontbinding | Besluit tot ontbinding van het bedrijf |
| Reglementen & Procedures | Bedrijfsreglement, Interne operationele regels |
Gebruiksaanwijzing - AI vraagt stap voor stap
Geef simpelweg het type document op dat u wilt opstellen. AI zal stap voor stap alle benodigde informatie vragen in een gespreksvorm, u hoeft niet van tevoren alle sjablonen te kennen.
Voorbeeld 1 - Bedrijfstatuten:
Maak de statuten voor mijn B.V.
AI zal achtereenvolgens vragen:
- Volledige bedrijfsnaam?
- Hoofdzeteladres?
- Gestort kapitaal?
- Lijst van leden en hun aandeel?
- Wettelijke vertegenwoordiger?
- Belangrijkste bedrijfsactiviteiten?
Nadat u alle informatie heeft verstrekt, maakt AI een compleet .docx-bestand volgens de overheidsnormen.
Voorbeeld 2 - Arbeidsovereenkomst:
Stel een arbeidsovereenkomst op voor mijn nieuwe werknemer
AI zal vragen:
- Naam werknemer? Geboortedatum? Adres?
- Functie? Afdeling?
- Type contract: bepaalde of onbepaalde duur?
- Duur van het contract (indien van toepassing)?
- Basissalaris?
- Betalingswijze (maandelijks/wekelijks)?
- Startdatum?
Voorbeeld 3 - Volmacht:
Stel een volmacht op voor de directeur van het filiaal in Hanoi om namens mij contracten te ondertekenen
Maak een besluit tot benoeming van de Verkoopmanager
Schrijf de notulen van de ledenvergadering van juni over de verhoging van het maatschappelijk kapitaal
Formaatnormen voor VN-documenten
Het door AI gegenereerde .docx-bestand voldoet aan:
| Criteria | Details |
|---|---|
| Lettertype | Times New Roman, 13pt |
| Briefkop | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM — Độc lập - Tự do - Hạnh phúc |
| Marges | Boven 2,5 cm, Onder 3 cm, Links 3 cm, Rechts 2 cm (standaard administratieve documenten) |
| Kenmerk & Nummer | Correct formaat: Nr.../Bedrijfsnaam/Afdeling |
| Positie handtekening | Correcte positie, met titel en naam van de ondertekenaar |
| Taal | Officiële juridische terminologie, geen informele taal |
Hoe Word-bestanden te downloaden
Nadat AI klaar is met opstellen, verschijnt de knop "Download (.docx)" in het chatvenster. Het bestand is klaar om te openen, verder te bewerken (indien nodig) en af te drukken en te ondertekenen.
Let op: De door AI gegenereerde documenten zijn ter referentie en besparen opsteltijd. Voor juridische dossiers met een hoog risicogehalte of die bij overheidsinstanties worden ingediend, is het raadzaam om een advocaat het document nogmaals te laten controleren voordat u het ondertekent.
8. Verbinding maken & Werken met Google Drive
AI Biz Assistant heeft toegang tot uw Google Drive nadat u uw Google-account heeft gekoppeld. Van daaruit kunt u AI vragen om documenten in Drive te zoeken, lezen en analyseren zonder GTG CRM te verlaten.
Stap 1: Google-account koppelen
- Ga naar Instellingen in GTG CRM
- Selecteer Integraties
- Zoek Google Drive en klik op Verbinden
- Log in op uw Google-account en verleen toegangsrechten
- Verbinding succesvol - AI heeft nu toegang tot Drive
U hoeft slechts één keer te verbinden. AI onthoudt de toegang voor toekomstige gesprekken.
Stap 2: Vraag AI over bestanden in Drive
Na het koppelen kunt u AI vragen om direct met Drive te werken via de volgende vragen:
Bestanden zoeken:
Zoek het contractbestand met klant Minh Hùng in Google Drive
Lijst alle bestanden op in de map "Rapport Q2" op mijn Drive
Documenten lezen en samenvatten:
Vat de inhoud van het contractbestand ABC in Drive samen
Lees het bestand "Rapport van mei.docx" op Drive en vertel me de belangrijkste punten
Vergelijken van Drive-gegevens met GTG CRM:
Vergelijk de cijfers in het offerte Excel-bestand op Drive met de werkelijke omzet in GTG CRM
Metadata van video's:
Geef me de informatie van de video "Demo nieuw product" in Drive
9. Resultaten interpreteren
Antwoordindeling
AI Biz Assistant antwoordt in verschillende formaten, afhankelijk van het type vraag:
| Formaat | Wanneer te gebruiken |
|---|---|
| Eenvoudige cijfers | Vraag "hoeveel...", "totaal..." |
| Lijsten | Vraag "lijst op...", "geef me een lijst van..." |
| Analyse | Vraag "waarom...", "vergelijk..." |
| Suggesties | Vraag "moet ik...", "suggereer..." |
| Grafieken (Nieuw) | Vraag om analyse + voeg toe "maak een grafiek" of "toon als grafiek" |
| Excel-bestanden (.xlsx) (Nieuw) | Vraag "maak een Excel-bestand...", "exporteer naar tabel..." |
| PowerPoint-bestanden (.pptx) (Nieuw) | Vraag "maak dia's...", "maak een presentatie..." |
| Word-bestanden (.docx) (Nieuw) | Vraag "stel een contract op...", "maak statuten...", "schrijf notulen..." |
Vraag om meer details
Als het antwoord niet voldoende informatie bevat, kunt u verder vragen in hetzelfde gesprek: - "Geef me meer details over..." - "Lijst specifiek op..." - "Leg verder uit over..." - "Pas sectie X aan naar Y" (voor documenten/bestanden)
10. Tips voor effectief gebruik
Wel doen
-
Stel specifieke vragen - In plaats van "omzet", vraag "wat is de omzet van mei per product?"
-
Gebruik tijdlijnen - "In de afgelopen 7 dagen..." - "Deze maand..." - "Q2 2026..."
-
Stel vervolgvragen in hetzelfde gesprek - Ga dieper in op het antwoord zonder de context te hoeven herhalen.
-
Vraag om vergelijkingen - "Vergelijk de omzet van deze maand met vorige maand" - "Welk kanaal is effectiever: Facebook of Google?"
-
Vraag AI om bestanden te maken wanneer u gegevens wilt exporteren - In plaats van een lijst uit de chat te kopiëren, zeg: "Exporteer dit resultaat naar een Excel-bestand"
-
Voeg "maak een grafiek" toe aan analysvragen - "Analyseer de leadverdeling per bron, maak een cirkeldiagram"
-
Begin gewoon met juridische documenten - AI zal de ontbrekende informatie vragen - Typ "Maak een arbeidsovereenkomst", AI vraagt vervolgens naar de benodigde informatie.
-
Koppel Google Drive voordat u naar bestanden vraagt - Instellingen → Integraties → Google Drive → Verbinden
Niet doen
-
Te algemene vragen stellen - "Laat me alle data zien" - "Maak een rapport"
-
Vragen stellen over gegevens die nog niet in het systeem staan - AI kan alleen antwoorden op basis van gegevens die in GTG CRM zijn ingevoerd (of bestanden in Google Drive indien verbonden).
-
Verwachten dat AI informatie buiten GTG CRM weet - AI heeft geen algemene marktinformatie, tenzij u deze informatie in Drive heeft opgeslagen.
-
Een complex juridisch document aanvragen en vervolgens niet reageren op de vragen van AI - AI heeft alle informatie nodig (naam, datum, bedrag, partijen...) om een correct document te maken. Geef alle antwoorden op de vragen van AI.
Samenvatting
AI Biz Assistant helpt u om:
-
Gegevens op te vragen met natuurlijke taal
-
Informatie uit meerdere modules in GTG CRM samen te vatten
-
Inzichten, grafieken en actiesuggesties te ontvangen
-
Tijd te besparen bij het bekijken van rapporten
-
Beslissingen te nemen op basis van gegevens
-
Automatisch Excel-bestanden te maken uit echte gegevens
-
Professionele PowerPoint-slides te maken
-
24 soorten Vietnamese juridische documenten op te stellen volgens overheidsnormen
-
Google Drive-bestanden direct te lezen en te analyseren via AI
Opmerking: AI Biz Assistant wordt voortdurend verbeterd. Als AI een vraag niet kan beantwoorden, geef dan feedback zodat het GTG CRM-team deze kan bijwerken.
