Handleiding: Installatie & Gebruik van AI Chatbot op GTG CRM

Wat u kunt doen na deze handleiding

Verbind communicatiekanalen → schrijf aangepaste instructies voor de bot → selecteer het juiste bereik voor de gebruikte artikelen van de bot (Uit / Alle / Alleen de artikelen die ik kies) → stel de overdrachts-drempel in → opslaan en chatten → zie de bot natuurlijk antwoorden met snel-klik suggesties.

Voorbereiding

#	Voorwaarde	Waarom nodig
1	Ingelogd in GTG CRM met klantenservice configuratierechten	Om de AI Chatbot in te stellen
2	Producten/artikelen in het systeem	Om de bot de juiste antwoorden te laten geven
3	Account voor de te verbinden kanalen (Facebook Fanpage, Zalo OA, WhatsApp…)	Om de bot op deze kanalen te laten antwoorden

Stap 1 — Kanaal verbinden

1. Selecteer vanuit het hoofdmenu Communicatiekanalen.
2. Klik op Verbinden bij het kanaal dat u wilt gebruiken (Facebook Messenger, Zalo OA, WhatsApp, Live Chat), selecteer de pagina/account en verleen toestemming.

✅ Verwacht resultaat: Het kanaal toont de status "Verbonden" in de lijst.

Stap 2 — AI Chatbot instellingen openen & gegevensbronnen begrijpen

1. Ga naar Instellingen → AI Chatbot.
2. Bekijk het gedeelte over hoe de bot werkt: de bot antwoordt op basis van uw Merkherkenning, Producten en Artikelen.

✅ Verwacht resultaat: De instellingenpagina van de AI Chatbot is geopend en u ziet de gegevensbronnen.

Stap 3 — Aangepaste instructies schrijven

1. Open het gedeelte Aangepaste Instructies.
2. Beschrijf de rol, de antwoordstijl en hoe om te gaan met situaties. Bijvoorbeeld: "U bent een vriendelijke modeverkoopmedewerker. Groet beleefd, vraag wat de klant zoekt, suggereer geschikte producten; als de klant wil kopen, vraag naar de maat en bevestig de bestelling."

✅ Verwacht resultaat: De instructies zijn opgeslagen; de bot zal antwoorden volgens de door u ingestelde rol en stijl.

Stap 4 — NIEUW: Artikelbereik voor de bot selecteren

1. Zoek in Contextuele Opties naar het gedeelte Artikelen. In plaats van de oude aan/uit-schakelaar, is er nu een knop om het bereik te selecteren.
2. Kies een van de drie niveaus:

• Uit — de bot gebruikt geen artikelen.
• Alle artikelen — de bot kan alle beschikbare artikelen in het systeem gebruiken.
• Alleen de artikelen die ik kies — u selecteert zelf een lijst met artikelen.

✅ Verwacht resultaat: De knop toont het correct geselecteerde bereik.

Stap 5 — NIEUW: Individuele artikelen selecteren in het artikelkeuzeveld (bij gebruik van "Alleen de artikelen die ik kies")

1. Klik om het artikelkeuzeveld te openen.
2. Filter op categorie & status, of zoek op titel.
3. Vink individuele artikelen aan (of selecteer een hele categorie). Let op de kolom beschikbaarheid van elk artikel: Klaar / Verwerking / Nog niet verwerkt.
4. Bevestig de selectie.

✅ Verwacht resultaat: Alleen de door u geselecteerde (en beschikbare) artikelen worden door de bot gebruikt voor antwoorden; nog niet verwerkte artikelen kunnen worden gebruikt nadat het systeem ze heeft verwerkt.

💡 Wilt u dat de bot antwoordt op basis van uw documenten (beleid, prijslijsten, FAQ)? Bekijk de handleiding Hoe de Kennisbank voor AI Chatbot In te Stellen — u kunt documenten uploaden en de mogelijkheid om "te antwoorden uit documenten" inschakelen.

Stap 6 — Overdrachts-drempel instellen & per kanaal aan/uit zetten

1. Stel de overdrachts-drempel in (het aantal berichten dat de bot verwerkt voordat deze wordt doorgestuurd naar een medewerker). Advies: 5–7 voor eenvoudige producten, 10–15 indien advies nodig is, 20+ voor complexe diensten.
2. Zet de bot aan/uit voor elk kanaal afhankelijk van de behoefte; selecteer de antwoordtaal.

✅ Verwacht resultaat: De bot antwoordt op het ingestelde aantal berichten en stuurt dan door naar een medewerker; werkt alleen op de door u ingeschakelde kanalen; antwoordt in de geselecteerde taal.

Stap 7 — Opslaan & chatten (natuurlijke toon + snel-klik suggesties)

1. Klik op Opslaan.
2. Open het chat-testscherm (of stuur een bericht op het verbonden kanaal). Stel vragen zoals een echte klant: "Heeft de winkel iets te verkopen?", "Wat is de prijs van product X?", "Bezorgt u?".

✅ Verwacht resultaat: De bot antwoordt natuurlijk, met de juiste informatie en binnen het door u geselecteerde artikelbereik; aan het einde van de beurt worden 2–3 suggesties voor vervolgstappen weergegeven in de vorm van snel-klik knoppen (op Live Chat website/app), de klant tikt erop en de vraag wordt direct beantwoord.

Snelle tabel verwachte resultaten

Actie	Resultaat dat u ziet
Kanaal verbinden	Kanaal toont "Verbonden"
Artikelbereik selecteren	Knop toont het juiste niveau (Uit / Alle / Alleen de artikelen die ik kies)
Artikelkeuzeveld openen	Filteren op categorie/status, beschikbaarheid per artikel zien
Opslaan & chatten	Bot antwoordt natuurlijk + toont snel-klik suggesties aan het einde van de beurt

Opmerkingen

• De natuurlijke toon en de snel-klik suggesties werken automatisch — ze hoeven niet apart te worden ingeschakeld.
• Op kanalen die alleen tekst ondersteunen (Facebook/Zalo/WhatsApp), worden suggesties als tekst weergegeven; op Live Chat website/app zijn het tikbare snel-klik knoppen.
• Artikelen in de status "Nog niet verwerkt/Verwerking" worden door de bot gebruikt nadat het systeem ze heeft verwerkt.
• Als de bot onvolledig antwoordt: voeg meer artikelen toe/selecteer meer artikelen met het juiste onderwerp, of update productinformatie, en probeer het opnieuw.

Ondersteuning

Meer ondersteuning nodig: e-mail support@gtgcrm.com.