Wat kun je doen nadat je deze handleiding hebt gevolgd?

Verbind het communicatiekanaal → schrijf aangepaste instructies voor de bot → selecteer het juiste bereik van berichten dat de bot zal gebruiken (Uit / Alles / Alleen berichten die ik selecteer) → stel de overdrachtsdrempel in → sla op en test de chat → zie hoe de bot op een natuurlijke manier reageert met suggesties die met een paar muisklikken te beantwoorden zijn .

Bereid je van tevoren voor.

1. Log in bij GTG CRM met de juiste rechten voor de configuratie van de klantenservice — om de AI-chatbot te installeren

2. Het product/artikel staat al in het systeem — Hierdoor beschikt de bot over de juiste gegevens om te reageren.

3. Accounts en kanalen om verbinding mee te maken (Facebook-fanpagina, Zalo OA, WhatsApp, enz.) — Zodat de bot op die kanalen kan reageren.

Stap 1 — Een communicatiekanaal opzetten

  1. Selecteer in het hoofdmenu 'Communicatiekanalen' .
  2. Klik op Verbinden bij het gewenste kanaal (Facebook Messenger, Zalo OA, WhatsApp, Live Chat), selecteer de pagina/het account en geef toestemming.

✅ Verwacht resultaat : Het kanaal zal "Verbonden" in de lijst weergeven.

Stap 2 — Open de instellingen van de AI-chatbot en begrijp de gegevensbron.

  1. Ga naar Instellingen → AI-chatbot .
  2. Zie het gedeelte over hoe de bot werkt: de bot reageert op basis van uw merkidentiteit , producten en berichten .

✅ Verwacht resultaat : De instellingenpagina van de AI-chatbot wordt geopend en de gegevensbronnen zijn zichtbaar.

Stap 3 — Schrijf aangepaste instructies

  1. Open de aanpassingshandleiding .
  2. Beschrijf je rol, je reactiestijl en hoe je met situaties omgaat. Bijvoorbeeld: "Je bent een vriendelijke modeverkoper. Je begroet klanten beleefd, vraagt ​​wat ze zoeken en stelt geschikte producten voor. Als klanten iets willen kopen, vraag je naar de maat en bevestig je de bestelling."

✅ Verwacht resultaat : Instructies worden opgeslagen; de bot zal reageren volgens de rol en stijl die je hebt ingesteld.

Stap 4 — NIEUW: Selecteer het artikelbereik voor de bot

  1. Ga in de contextopties naar de optie 'Artikelen' . In plaats van de oude aan/uit-schakelaar is er nu een knop om een ​​bereik te selecteren .
  2. Kies een van de drie niveaus:
  • Uitschakelen — de bot gebruikt geen berichten.
  • Alle artikelen — de bot kan elk artikel gebruiken dat al in het systeem beschikbaar is.
  • Alleen de nummers die ik heb uitgekozen — de rest van de lijst mag je zelf samenstellen.

✅ Verwacht resultaat : De knop toont het juiste bereik dat zojuist is geselecteerd.

Selectieoptie voor berichtbereik: Uit / Alles / Alleen geselecteerde berichten

Stap 5 — NIEUW: Selecteer individuele berichten in het berichtselectievak (wanneer u "Alleen de berichten die ik selecteer" gebruikt).

  1. Klik om het kader voor artikelselectie te openen.
  2. Filter op categorie en status , of zoek op titel .
  3. Selecteer elk item afzonderlijk (of selecteer de hele categorie ). Bekijk de kolom met de gereedheidsstatus voor elk item: Gereed / In behandeling / Niet in behandeling .
  4. Bevestig uw keuze.

✅ Verwacht resultaat : Alleen de berichten die je selecteert (en die klaar zijn) zullen door de bot worden gebruikt om te reageren; onverwerkte berichten blijven beschikbaar nadat het systeem ze heeft verwerkt.

Artikelselectiekader met filters voor categorie/status en beschikbaarheid.
💡 Wil je dat je chatbot reageert op basis van je documenten (beleid, prijslijsten, veelgestelde vragen)? Bekijk dan de handleiding voor het instellen van kennisbronnen voor AI-chatbots — je uploadt je documenten en schakelt de functie "reageren op basis van documenten" in.

Stap 6 — Stel overdrachtdrempels in en schakel ze per kanaal in/uit.

  1. Stel een overdrachtsdrempel in (het aantal berichten dat de bot verwerkt voordat het wordt doorgestuurd naar een medewerker). Suggestie: 5-7 voor eenvoudige producten, 10-15 voor consultaties, 20+ voor complexe diensten.
  2. Schakel bots voor elk kanaal naar behoefte in of uit; selecteer de taal voor de reacties.

✅ Verwacht resultaat : De bot beantwoordt het juiste aantal berichten en stuurt deze door naar de medewerkers; hij werkt alleen op het kanaal dat je hebt ingeschakeld; en hij beantwoordt berichten in de geselecteerde taal.

Stap 7 — Sla de chat op en test deze (controleer de natuurlijke schrijfstijl en de suggesties die je snel kunt aanklikken).

  1. Klik op Opslaan .
  2. Open een testchatvenster (of verstuur een testbericht via het gekoppelde kanaal). Stel vragen alsof u een echte klant bent: "Wat voor shirts verkoopt de winkel?" , "Wat is de prijs van product X?" , "Verzenden jullie?" .

✅ Verwacht resultaat : De bot reageert op een natuurlijke manier, met accurate informatie en binnen de context van het door u geselecteerde artikel; aan het einde van elke sessie worden 2-3 suggesties voor vervolgstappen weergegeven als snelklikbare knoppen (op de website/app Live Chat), zodat de gebruiker direct verdere vragen kan stellen.

Snel naslagtabel voor verwachte resultaten

Kanaalverbinding — Het kanaal geeft "Verbonden" weer.

Selecteer het bereik van het artikel — Toon de juiste niveauknop (Uit / Alles / Alleen geselecteerde artikelen)

Open het venster voor nummerselectie — Filter op categorie/status om de beschikbaarheidsstatus van elk nummer te bekijken.

Chat opslaan en uitproberen — De bot reageert natuurlijk en toont snelklikbare suggesties aan het einde van de chat.

Opmerking

  • De natuurlijke schrijfstijl en suggesties met een snelle klik werken automatisch ; u hoeft ze niet apart in te schakelen.
  • Op tekstkanalen (Facebook/Zalo/WhatsApp) worden suggesties als tekst weergegeven; op livechatwebsites/apps zijn het aanklikbare knoppen.
  • Artikelen met de status "Niet verwerkt/In behandeling" worden door de bot gebruikt nadat het systeem de verwerking ervan heeft voltooid.
  • Als het antwoord van de bot onvolledig is: voeg relevantere artikelen toe/selecteer deze, of werk de productinformatie bij en probeer het opnieuw.

Steun

Voor verdere hulp kunt u een e-mail sturen naar support@gtgcrm.com .