Handleiding voor het Verbinden van Bezorgkanalen met GTG CRM

In de detailhandel en e-commerce is snelle en efficiënte levering cruciaal voor klanttevredenheid. Het beheren van meerdere bezorgpartners, vergelijken van tarieven en volgen van bestellingen kost echter veel tijd. GTG CRM begrijpt dit en heeft de toonaangevende snelle bezorgdiensten van Vietnam geïntegreerd, zodat u uw gehele bezorgproces binnen één enkel systeem kunt beheren.

Met de functie voor het verbinden van bezorgkanalen kunt u eenvoudig uw Viettel Post- en Giao Hàng Nhanh-accounts koppelen binnen enkele minuten, en Grab Express - de on-demand bezorgservice voor binnen de stad - inschakelen met één druk op de knop, zonder API-sleutels. Na het verbinden worden alle handelingen, van het aanmaken van bestellingen, vergelijken van tarieven, printen van verzendlabels tot het volgen van de bezorgstatus, direct op GTG CRM uitgevoerd, waardoor u tijd bespaart en transportkosten optimaliseert. Kopers kunnen hun bestellingen ook direct volgen nadat de chauffeur de goederen heeft opgehaald.

Belangrijkste Functies

Het bezorgkanaal-verbindingssysteem van GTG CRM ondersteunt volledige functionaliteit:

- Integratie met de grootste transportpartners van Vietnam: Viettel Post, Giao Hàng Nhanh en Grab Express, die voldoen aan al uw bezorgbehoeften, van binnen de stad tot interprovinciaal.

- Grab Express - on-demand snelle bezorging binnen de stad: te activeren met één druk op de knop, geen API-sleutels nodig; het systeem stuurt een chauffeur op basis van het volledige adres (GPS-locatie), controleert automatisch het servicegebied en stuurt een chauffeur zodra u op "Klaar voor levering" klikt, ondersteunt zowel COD als vooruitbetaling.

- Eenmalige verbinding via uw account bij elke transportpartner, waarna u deze continu kunt gebruiken zonder opnieuw in te loggen.

- Kopers volgen bestellingen direct: nadat de chauffeur de goederen heeft opgehaald, kan de klant de real-time bezorgstatus, verwachte aankomsttijd (ETA) en tijdlijn van gebeurtenissen direct op de bestelpagina bekijken, met een knop "Volgen op Grab" (kaart van de chauffeur) of een link naar de tracking van de provider; het systeem stuurt automatisch een e-mail "Bestelling wordt bezorgd" met een trackinglink.

- Vergelijk transporttarieven tussen partners tijdens het aanmaken van een bestelling, zodat u de meest kosteneffectieve bezorgmethode kunt kiezen.

- Centrale beheersing van alle bezorgbestellingen van verschillende transportkanalen in één lijst, gemakkelijk te doorzoeken en te volgen.

- Ondersteuning voor zelf-bezorging (Self-shipping) met drie opties direct op de verkooppagina: koerier (COURIER), bezorging aan huis vanuit de winkel (STORE_DELIVERY) en afhalen bij de winkel (PICKUP).

- Gebruik het standaardmagazijn als afhaalpunt (default-origin) en automatische geocodering van het magazijnadres, met een preview voor de beheerder - nauwkeurige berekening van afstand en bezorggebied.

- Onderhandelbare verzendoffertes (negotiable) voor bestellingen in gebieden waar tarieven moeten worden overeengekomen, met een e-mail met een betaallink (pay-link) zodat de klant dit deel van de kosten kan betalen.

- Automatische afstemming van COD bij markering als "Geleverd" (Mark Delivered), zodat de collectieboekhouding altijd klopt.

- Veilige opslag van inloggegevens, bescherming van uw transportaccountgegevens volgens de hoogste standaarden.

Handleiding voor het Verbindingen van Bezorgkanalen

Stap 1: Toegang tot het Beheer van Bezorgbestellingen

Zoek vanaf de GTG CRM-startpagina de linkermenu. U ziet de functie "Magazijnbeheer" met verschillende subitems.

Klik op "Bezorgbestellingen" om de transportbeheerinterface te openen. Als u reeds lopende bezorgbestellingen heeft, toont het systeem een volledige lijst met hun huidige status.

Stap 2: Open het Tabblad "Snelle Bezorgkanalen"

Bovenaan de interface voor bezorgbestellingen ziet u navigatietabs. Klik op het tabblad "Snelle Bezorgkanalen" om de lijst met transportpartners te bekijken die GTG CRM ondersteunt voor integratie.

Hier vindt u vier hoofkeuzes:

Viettel Post - nationale posttransportpartner met een netwerk door het hele land, vooral sterk in afgelegen gebieden.

Giao Hàng Nhanh - partner gespecialiseerd in snelle levering binnen de stad en interprovinciaal, met hoge verwerkingssnelheid en concurrerende prijzen.

Grab Express - on-demand snelle bezorgservice voor binnen de stad, stuurt een chauffeur zodra u op "Klaar voor levering" klikt. In tegenstelling tot Viettel Post en Giao Hàng Nhanh (die een accountlogin vereisen), wordt Grab Express met één druk op de knop geactiveerd, zonder API-sleutels. Zie "Grab Express Activeren" hieronder voor meer details.

Sales Shipping (Zelf Bezorgen) - optie om zelf te bezorgen als u wilt dat uw eigen personeel de klanten direct bezorgt. Dit wordt nu volledig ondersteund: drie opties bij het afrekenen (COURIER/STORE_DELIVERY/PICKUP), het standaardmagazijn als afhaalpunt, onderhandelbare verzendoffertes met pay-link e-mail, en automatische COD-afstemming na bezorging. Zie "Zelf Bezorgen (Self-shipping) Instellen" hieronder voor meer details.

Stap 3: Verbinding maken met Viettel Post

Als u de bezorgdiensten van Viettel Post gebruikt, klik dan op de knop "Verbinden" naast het Viettel Post-logo.

Er verschijnt een pop-upvenster waarin u uw Viettel Post-accountgegevens moet invoeren. U moet de volgende informatie invullen:

Gebruikersnaam of telefoonnummer waarmee u zich bij Viettel Post heeft geregistreerd.

Wachtwoord van uw Viettel Post-account.

Andere verificatiegegevens indien gevraagd door het systeem, afhankelijk van de beveiligingsconfiguratie van uw Viettel Post-account.

Nadat u alle informatie heeft ingevuld, klikt u op de knop "Bevestigen" of "Verbinden". Het systeem verifieert de informatie met de Viettel Post-server. Dit proces duurt meestal slechts enkele seconden.

Stap 4: Verbinding maken met Giao Hàng Nhanh

Vervolgens maakt u op een vergelijkbare manier verbinding met Giao Hàng Nhanh. Klik op de knop "Verbinden" naast het Giao Hàng Nhanh-logo.

Het venster voor het invoeren van Giao Hàng Nhanh-inloggegevens verschijnt. Houd er rekening mee dat elke transportpartner verschillende verificatiegegevens kan vereisen:

Voor Giao Hàng Nhanh moet u mogelijk een API-token of verificatiecode invoeren in plaats van een reguliere gebruikersnaam en wachtwoord.

Sommige partners vereisen dat u een API-code ophaalt van hun beheerpagina voordat u verbinding maakt.

Zorg ervoor dat u deze informatie bij de hand heeft voordat u de verbinding tot stand brengt.

Vul de vereiste informatie in en klik op "Bevestigen". Het systeem controleert en configureert de verbinding met Giao Hàng Nhanh.

Stap 5: Grab Express Activeren (snelle bezorging binnen de stad)

Grab Express is een on-demand snelle bezorgservice voor binnen de stad - een chauffeur wordt gestuurd om goederen op te halen zodra u klaar bent, ideaal voor F&B, verse bloemen, cosmetica of elke binnenstedelijke bestelling die op dezelfde dag moet worden bezorgd. In tegenstelling tot Viettel Post en Giao Hàng Nhanh hoeft u geen API-sleutels te registreren of in te voeren - GTG CRM is al verbonden met Grab, u hoeft het alleen maar in te schakelen.

Op het tabblad Snelle Bezorgkanalen, zoek het kaartje Grab Express en klik op de knop "Activeren". Direct daarna wordt Grab Express een bezorgoptie voor klanten op uw storefront tijdens het afrekenen.

Enkele punten over hoe Grab Express werkt:

Chauffeurs worden gestuurd op basis van het volledige adres en de servicegebied wordt automatisch gecontroleerd. Grab bepaalt de ophaal- en afleverpunten met GPS-coördinaten van het volledige adres (geen provincie/district/wijkcodes zoals bij postbedrijven). Het systeem controleert automatisch de afstand en toont Grab Express alleen wanneer de bestelling binnen het servicebereik valt (snelle bezorging binnen de stad); voor te ver weg gelegen bestellingen zien klanten de Grab-optie niet en kiezen ze een andere provider - hierdoor zijn er geen "valse" offertes voor afstanden die een motorfiets niet kan afleggen.

Chauffeurs worden direct gestuurd zodra u op "Klaar voor levering" klikt. Omdat Grab onmiddellijk een chauffeur stuurt om goederen op te halen, wordt er bij Grab geen taxi geboekt zodra de klant bestelt, maar wacht tot u bevestigt dat de goederen zijn verpakt en op "Klaar voor levering" (Ready to ship) klikt. Dan pas zoekt Grab een chauffeur en stuurt deze, om te voorkomen dat de chauffeur arriveert voordat de goederen klaar zijn. Grab Express ondersteunt zowel COD als vooruitbetaling, net als de andere providers.

Geünificeerde status, real-time updates. Grab-bestellingen doorlopen dezelfde statussen als GHN/Viettel Post: chauffeur zoeken → goederen opgehaald → onderweg → succesvol geleverd, automatisch bijgewerkt via de trackingverbinding van Grab.

Stap 6: Voltooiing en Verbindingscontrole

Nadat beide kanalen succesvol zijn verbonden, ziet u de status "Verbonden" naast elke transportpartner. Een groen pictogram of een vinkje bevestigt dat de verbinding normaal werkt.

Vanaf dit moment zal het systeem, telkens wanneer u een nieuwe bezorgbestelling aanmaakt vanuit GTG CRM, automatisch de tarieven van Viettel Post, Giao Hàng Nhanh en Grab Express (wanneer de bestelling binnen Grab's servicegebied valt) ophalen, zodat u kunt vergelijken en kiezen. U hoeft niet opnieuw in te loggen op deze accounts.

Vergeet niet uw inloggegevens op te slaan die u heeft gebruikt om verbinding te maken. Dit is handig als u rechtstreeks wilt inloggen op de website van de transportpartner voor meer details of geavanceerde acties.

Zelf Bezorgen (Self-shipping) Instellen

Als u uw eigen bezorgteam heeft of binnen een lokale straal levert - F&B, bloemenwinkel, buurtwinkel - kunt u met Self-shipping zelf verkopen en bezorgen met uw eigen middelen, terwijl alle bestellingen, verzendkosten en bezorgstatussen gecentraliseerd worden beheerd op GTG CRM.

Om de zelf-bezorgoptie op de storefront weer te geven voor klanten, moet u aan twee voorwaarden voldoen: de Self Shipping-configuratie moet zijn ingeschakeld met ten minste één tariefniveau, en het standaardmagazijn moet een adres hebben met succesvolle geocodering. Als een van beide ontbreekt, verschijnt de zelf-bezorgoptie niet bij het afrekenen van de klant.

Stap 1: Self Shipping Activeren en Verzendtarieven Configureren

Ga vanuit het linkermenu naar Magazijnbeheer → Bezorgbestellingen en selecteer vervolgens het tabblad Snelle Bezorgkanalen. Hier vindt u de drie opties: Viettel Post, Giao Hàng Nhanh en het kaartje Self Shipping aan de rechterkant met de knop CONFIGUREREN.

Klik op CONFIGUREREN om het configuratiescherm voor zelf-bezorgen te openen. Schakel de toggle Self Shipping naar AAN en voeg vervolgens tariefregels toe met de knop "Nieuwe toevoegen".

Elke tariefregel is een verzendkostenberekeningsregel op basis van het bezorggebied en de winkelwagenvoorwaarden. Wanneer een klant bestelt, berekent het systeem de afstand van het magazijn tot het adres van de klant, vergelijkt dit met elke regel in volgorde van prioriteit en past de eerste regel toe die aan alle voorwaarden voldoet. De onderstaande tabel beschrijft de betekenis van elk veld:

Veld Beschrijving

Naam Naam die aan de klant wordt getoond bij het afrekenen, bijvoorbeeld "Bezorging binnen de stad" of "Snelle Bezorging 2u"

Gebied Same City (≤ 15 km vanaf magazijn), Intra City (≤ 50 km), Negotiable (> 50 km of onbekend), Free Ship

Prijs Verzendkosten; automatisch 0 indien FREESHIP of NEGOTIABLE is geselecteerd

Valuta VND of USD

Max. Gewicht Winkelwagen over deze drempel wordt genegeerd voor deze tariefregel

Min. Waarde Winkelwagen onder deze drempel wordt genegeerd voor deze tariefregel — gebruikt voor prijsniveaus of gratis verzending

Aan/uit Tijdelijk een tariefniveau uitschakelen zonder het te verwijderen

De prioriteitsvolgorde tussen de tariefregels kan worden aangepast met de pijltjes omhoog/omlaag in de tabel. Een veelvoorkomend gebruik is het creëren van prijsniveaus: plaats de regel "Same City 5.000 VND (Minimale waarde 500.000 VND)" boven de regel "Same City 15.000 VND (Minimale waarde 0 VND)". Klanten binnen de stad betalen minder voor grotere bestellingen, klanten met kleinere bestellingen betalen het standaardtarief. Evenzo zal een FREESHIP-regel met een minimale waarde alle andere tariefregels overschrijven - ongeacht het gebied - wanneer de winkelwagen die drempel bereikt.

Stap 2: Standaardmagazijn Instellen als Afhaalpunt

Het systeem moet de locatie van uw magazijn weten om de afstand tot elk klantadres te berekenen en het bezorggebied te bepalen. Daarom moet u, voordat Self Shipping op de storefront kan worden weergegeven, één magazijn als standaard afhaalpunt aanwijzen.

Ga naar Magazijnbeheer → Magazijn, klik op de regel van het magazijn dat u wilt gebruiken om het bewerkingsformulier te openen.

Zoek in het bewerkingsformulier de toggle "Instellen als standaard magazijn (Shop Delivery)" en schakel deze in. Voer vervolgens het volledige en nauwkeurige adres van het magazijn in en klik op Opslaan. Direct na het opslaan stuurt het systeem het adres naar de OpenStreetMap-kaart om de coördinaten automatisch te bepalen (auto-geocoding). Na enkele seconden toont het formulier de regel "Geocoded at: [tijd]" met de latitude/longitude coördinaten - dit is een bevestiging dat de geocodering succesvol is en u kunt officieel opslaan.

Elke workspace kan slechts één standaardmagazijn tegelijk hebben. Wanneer u een ander magazijn als standaard instelt, wordt het oude magazijn automatisch gedeactiveerd zonder handmatige uitschakeling. Als het ingevoerde adres niet kan worden gegecodeerd, wordt Self Shipping niet weergegeven voor klanten totdat u het adres correcter invoert.

Stap 3: Bestellingen in Gebieden met Onderhandelbare Tarieven Behandelen

Wanneer een klant een bestelling plaatst vanaf een adres buiten een straal van 50 km vanaf het magazijn, of wanneer het systeem het bezorggebied niet kan bepalen, ziet de klant de melding "Neem contact op met de winkel" bij het kiezen van de verzendmethode. De bestelling wordt aangemaakt met de status Wachten op verzendofferte en er wordt nog geen geld geïnd - het systeem wacht op de bevestiging van de beheerder van het passende tarief.

Om dit af te handelen, gaat u naar Magazijnbeheer → Bezorgbestellingen, zoek de bestelling met het gele label "Wachten op verzendofferte" en open deze.

Klik op de knop Confirm Quote (Offerte Bevestigen). Een klein formulier verschijnt waarin u het onderhandelbare tarief kunt invoeren, een geschatte bezorgtijd (bijvoorbeeld "Levering binnen 3-5 dagen") kunt toevoegen, en indien nodig een trackingnummer (bijvoorbeeld een Ahamove deel-link).

Nadat u op Bevestigen klikt, slaat het systeem de verzendkosten op de bestelling op en stuurt binnen ongeveer 10 seconden een e-mail naar de klant. De e-mail bevat een betaallink (pay-link) zodat de klant terug kan gaan naar de storefront en de verzendkosten kan betalen. Zodra de klant heeft betaald, verandert de bestelling in de status Confirmed en is deze klaar voor verzending.

De e-mail wordt verzonden in de taal van de bestelling, Vietnamees of Engels, afhankelijk van de taalinstelling tijdens het bestellen. Als de klant geen e-mailadres achterlaat, wordt de e-mailstap overgeslagen zonder dat dit de verwerking beïnvloedt. Als u per ongeluk twee keer op Confirm Quote klikt voor een reeds bevestigde bestelling, herkent het systeem dit en slaat de tweede keer over - er worden geen dubbele e-mails verzonden en geen overtollige gegevens opgeslagen.

Stap 4: Als Geleverd Markeren en COD Automatisch Afstemmen

Wanneer de bestelling daadwerkelijk is geleverd, opent u de besteldetails en klikt u op Mark as Delivered (Als Geleverd Markeren). De bestelstatus wordt bijgewerkt naar "Succesvol Geleverd".

Voor COD-bestellingen (contant geld incasseren), zodra u op deze knop klikt, registreert het systeem automatisch de status van de betaling als geïnd en markeert het de tijd van incasso. De collectieboekhouding klopt direct, geen handmatige invoer of verdere afstemming nodig. Als aanpassingen nodig zijn, kunt u de betalingsstatus direct aanpassen vanuit de detailpagina van de bestelling. Twee keer op Mark as Delivered klikken voor een reeds geregistreerde bestelling is ongeldig - het systeem overschrijft niet.

💡 Tip: Voer het gewicht & de afmetingen van het product in (onder Producten/Magazijn) voor nauwkeurige verzendkosten; indien niet ingevoerd, gebruikt het systeem veilige standaardwaarden.

Kopers Volgen Bestellingen Direct

Een groot pluspunt voor de klantervaring: nadat de chauffeur de goederen heeft opgehaald, kunnen kopers hun bestelling direct volgen op de bestelpagina van de storefront (/account/orders/... of de bestellingzoekpagina voor gasten), van toepassing op alle providers - Grab Express, Giao Hàng Nhanh, Viettel Post en zelfs zelf-bezorgde bestellingen.

Op de bestelpagina ziet de klant:

• Real-time bezorgstatus (in het Vietnamees vertaald: chauffeur zoeken, goederen opgehaald, onderweg, geleverd...) in plaats van alleen een verzendnummer.
• Verwachte aankomsttijd (ETA) en tijdlijn van gebeurtenissen van de bestelling, bijgewerkt volgens de actuele voortgang.
• Knop "Volgen op Grab" opent de real-time chauffeurskaartpagina van Grab; voor GHN/Viettel Post is het een openbare trackinglink van de provider. De knop wordt alleen weergegeven wanneer de provider een trackinglink biedt (meestal nadat de chauffeur de goederen heeft opgehaald).

Bovendien, zodra de bestelling vertrekt (nadat de chauffeur de goederen heeft opgehaald), stuurt GTG CRM automatisch een e-mail "Bestelling wordt bezorgd" naar de klant, met een trackinglink als belangrijkste actieknop. Deze e-mail wordt slechts één keer per bestelling verzonden, in de taal van de bestelling (Vietnamees of Engels). Als de klant geen e-mailadres achterlaat, wordt de e-mail verzending overgeslagen zonder de bestelling te beïnvloeden.

Hierdoor weet de klant proactief "waar zijn bestelling is, wanneer deze arriveert", wat het aantal telefoontjes/berichten over de bezorgstatus voor de winkel aanzienlijk vermindert.

Voordelen van het Gebruiken van GTG CRM voor Bezorgbeheer

Aanzienlijke tijdsbesparing doordat u niet hoeft te wisselen tussen de websites van verschillende transportbedrijven. Alle handelingen worden op één plek geconcentreerd.

Optimalisatie van transportkosten door automatische tariefvergelijking tussen partners. U kunt altijd de meest kosteneffectieve bezorgmethode kiezen voor elke specifieke bestelling.

Geünificeerd beheer van het gehele proces, van bestellingen, voorraad tot levering binnen hetzelfde systeem, wat fouten minimaliseert en de operationele efficiëntie verhoogt.

Real-time volgen van de bezorgstatus direct in GTG CRM zonder toegang te hoeven krijgen tot de individuele websites van de transportpartners.

Gemakkelijk uitbreiden van multi-channel business dankzij het systeem dat de grote transportpartners ondersteunt, geschikt voor zowel retailers als verkopers op meerdere e-commerce platforms.

Belangrijke Opmerkingen

Voordat u verbinding maakt, zorg ervoor dat u een actief account heeft bij Viettel Post of Giao Hàng Nhanh. Als u er nog geen heeft, moet u zich eerst rechtstreeks bij hen registreren. Alleen Grab Express vereist geen account of API-sleutels - klik gewoon op "Activeren" om het te gebruiken.

De inloggegevens die u aan GTG CRM verstrekt, worden gecodeerd en beveiligd volgens hoge standaarden. Zorg er echter voor dat u deze informatie niet met anderen deelt.

Sommige transportpartners vereisen mogelijk tweefactorauthenticatie of speciale API-toestemmingen. Volg hun instructies om de juiste verificatiegegevens te verkrijgen.

Als u uw wachtwoord op de website van de transportpartner wijzigt, vergeet dan niet de verbindingsgegevens in GTG CRM bij te werken om serviceonderbrekingen te voorkomen.