Belangrijkste Functies
Het leveringskanaalverbindingssysteem van GTG CRM ondersteunt een volledig scala aan functies:- Integratie met de grootste verzendpartners van Vietnam: Viettel Post, Giao Hàng Nhanh en Grab Express, om te voldoen aan alle leveringsbehoeften, van stadsbezorging tot interprovinciale leveringen.
- Grab Express - On-demand stadsbezorging: met één klik te activeren, geen API-sleutels nodig; het systeem regelt de route op basis van het volledige adres (GPS-locatie), controleert automatisch het servicegebied en wijst een chauffeur toe zodra u op "Klaar om te leveren" drukt, ter ondersteuning van zowel onder rembours (COD) als vooruitbetaling.
- Eenmalige verbinding via uw account bij elke verzendpartner, daarna continu gebruik zonder opnieuw te hoeven inloggen.
- Kopers volgen zendingen direct: nadat de chauffeur de goederen heeft opgehaald, ziet de klant de realtime leveringsstatus, verwachte aankomsttijd (ETA) en de tijdlijn van gebeurtenissen direct op de zendingpagina, met een knop "Volgen op Grab" (kaart met chauffeur) of een link naar het tracking-systeem van de koerier; het systeem stuurt automatisch een e-mail "Zending is onderweg" met een trackinglink.
- Vergelijk verzendtarieven tussen partners bij het aanmaken van een zending, zodat u de meest kosteneffectieve leveringsmethode kunt kiezen.
- Gecentraliseerd beheer van alle zendingen van verschillende verzendkanalen in één lijst, eenvoudig te doorzoeken en te volgen.
- Ondersteuning voor zelfbezorging (Self-shipping) met drie opties direct op de verkooppagina: koeriersdienst (COURIER), levering aan huis vanaf de winkel (STORE_DELIVERY) en afhalen in de winkel (PICKUP).
- Standaard magazijn gebruiken als afhaalpunt (default-origin) en automatisch de magazijnlocatie bepalen (auto-geocoding), met preview voor de beheerder – nauwkeurige berekening van afstand en leveringsgebied.
- Onderhandelbare verzendtarieven (negotiable) voor zendingen in gebieden waar tarieven onderhandeld moeten worden, inclusief een e-mail met een betaallink (pay-link) zodat de klant deze kosten kan betalen.
- Automatische COD-afstemming bij het markeren als "Geleverd" (Mark Delivered), zodat de incasso's altijd kloppen.
- Veilige opslag van inloggegevens, beveiliging van uw verzendaccountgegevens volgens de hoogste normen.
Handleiding voor het Verbinden van Leveringskanalen
Stap 1: Ga naar het beheer van leveringen
Zoek op de GTG CRM-startpagina naar het menu aan de linkerkant van het scherm. U ziet de groep "Magazijnbeheer" met daarin verschillende subsecties.
Klik op "Leveringen" om de verzendbeheerinterface te openen. Als u al zendingen in behandeling heeft, toont het systeem een volledige lijst van die zendingen met hun huidige status.
Stap 2: Open het tabblad koeriersdiensten
Aan het begin van de interface voor eenmalige leveringen ziet u de navigatietabbladen. Klik op het tabblad "Koeriersdiensten" om de lijst met verzendpartners te bekijken waarmee GTG CRM integratie ondersteunt.
Hier vindt u vier hoofdopties:
Viettel Post - een postbezorgingspartner met een netwerk dat het hele land bestrijkt, met name sterk in afgelegen en landelijke gebieden.
Giao Hàng Nhanh - een partner gespecialiseerd in snelle levering binnen de stad en tussen steden, met hoge verwerkingssnelheden en concurrerende prijzen.
Grab Express - een snelle binnenstedelijke bezorgservice op aanvraag, die direct een chauffeur toewijst nadat u op "Klaar om te leveren" drukt. In tegenstelling tot Viettel Post en Giao Hàng Nhanh (die een accountlogin vereisen), is Grab Express met één druk op de knop ingeschakeld, zonder dat een API-sleutel nodig is. Zie de details in de sectie "Grab Express inschakelen" hieronder.
Sales Shipping (Zelf bezorgen) - een optie voor zelfbezorging wanneer u wilt dat uw eigen medewerkers bestellingen rechtstreeks bij klanten afleveren. Dit onderdeel biedt nu volledige ondersteuning: drie methoden bij het afrekenen (COURIER/STORE_DELIVERY/PICKUP), waarbij het standaardmagazijn als afhaalpunt dient, offertes voor onderhandelbare tarieven met een e-mail met betaallink, en zelfafhandeling van rembourszendingen na levering. Zie de details in de sectie "Zelf Bezorging Instellen" hieronder.
Stap 3: Verbinding maken met Viettel Post
Als u gebruikmaakt van de bezorgservice van Viettel Post, klikt u op de knop "Verbinden" naast het Viettel Post-logo.
Er verschijnt een pop-upvenster waarin u wordt gevraagd uw Viettel Post-accountgegevens in te voeren. U moet de volgende informatie volledig invullen:
Gebruikersnaam of telefoonnummer waarmee u zich bij Viettel Post heeft geregistreerd.
Wachtwoord van het Viettel Post-account.
Andere verificatiegegevens indien het systeem daarom vraagt, afhankelijk van de beveiligingsconfiguratie van uw Viettel Post-account.
Nadat u de informatie volledig heeft ingevuld, klikt u op de knop "Bevestigen" of "Verbinden". Het systeem zal de informatie valideren met de servers van Viettel Post. Dit proces duurt meestal slechts enkele seconden.
Stap 4: Verbinding maken met Giao Hàng Nhanh
Vervolgens maakt u op dezelfde manier verbinding met Giao Hàng Nhanh. Klik op de knop "Verbinden" naast het Giao Hàng Nhanh-logo.
Het venster voor het invoeren van de inloggegevens van Giao Hàng Nhanh verschijnt. Houd er rekening mee dat elke verzendpartner verschillende verificatiegegevens kan vereisen:
Voor Giao Hàng Nhanh moet u mogelijk een API-token of een verificatiecode invoeren in plaats van een reguliere gebruikersnaam en wachtwoord.
Sommige partners vereisen dat u de API-code eerst ophaalt van hun beheerpagina voordat u verbinding maakt.
Zorg ervoor dat u deze informatie gereed heeft voordat u verbinding maakt.
Vul de vereiste informatie volledig in en klik op "Bevestigen". Het systeem controleert en configureert de verbinding met Giao Hàng Nhanh.
Stap 5: Grab Express inschakelen (snelle binnenstedelijke bezorging)
Grab Express is het on-demand snelle leverkanaal binnen de stad - de chauffeur wordt gestuurd om de goederen op te halen zodra u klaar bent, geschikt voor F&B, verse bloemen, cosmetica of elke levering binnen de stad die binnen de dag moet worden bezorgd. In tegenstelling tot Viettel Post en Giao Hàng Nhanh, hoeft u geen API-sleutels te registreren of accounts in te voeren - GTG CRM is al verbonden met Grab, u hoeft het alleen maar in te schakelen.
Op het tabblad Snelle verzendkanalen zoekt u de tegel Grab Express en klikt u op de knop "Inschakelen". Onmiddellijk daarna wordt Grab Express een bezorgoptie voor klanten bij de betalingsstap op uw storefront.
Enkele punten om te weten over hoe Grab Express werkt:
Voertuigdispatch op basis van volledig adres en zelfcontrole van het servicegebied. Grab lokaliseert het ophaal- en afleverpunt met GPS-coördinaten van het volledige adres (niet met provincienummers/districten/wijken zoals postbedrijven). Het systeem controleert automatisch de afstand en toont Grab Express alleen wanneer de bestelling zich binnen de leverbare straal bevindt (snelle levering binnen de stad); voor bestellingen die te ver weg zijn, ziet de klant de Grab-optie niet en kiest hij een ander bedrijf - hierdoor zijn er geen "virtuele" prijsoffertes voor afstanden die een motorfiets niet kan leveren.
Stuur een chauffeur direct nadat u op "Klaar voor verzending" heeft gedrukt. Omdat Grab onmiddellijk een chauffeur stuurt om de goederen op te halen, worden Grab-bestellingen niet geboekt zodra de klant de bestelling heeft geplaatst, maar wacht men tot u bevestigt dat de goederen zijn ingepakt en op "Klaar voor verzending" (Ready to ship) drukt. Dan pas zoekt Grab en stuurt een chauffeur, om te voorkomen dat de chauffeur arriveert terwijl de goederen nog niet klaar zijn. Grab Express ondersteunt zowel rembours (COD) als vooruitbetaling, net als andere bedrijven.
Geconsolideerde status, real-time updates. Grab-bestellingen doorlopen statussen die verenigd zijn met GHN/Viettel Post: chauffeur zoeken → goederen opgehaald → onderweg → succesvol geleverd, automatisch bijgewerkt via de trackingverbinding van Grab.
Stap 6: Voltooiing en controle van de verbinding
Nadat u beide kanalen met succes hebt verbonden, ziet u de status "Verbonden" naast elke transportpartner. Een groen pictogram of een vinkje bevestigt dat de verbinding normaal functioneert.
Vanaf dit moment zal het systeem, telkens wanneer u een nieuwe bezorgbestelling aanmaakt vanuit GTG CRM, automatisch de vrachtprijzen van Viettel Post, Giao Hàng Nhanh en Grab Express (wanneer de bestelling binnen het Grab-servicegebied valt) ophalen, zodat u deze kunt vergelijken en kiezen. U hoeft zich niet opnieuw aan te melden bij deze accounts.
Vergeet niet de accountinformatie die u hebt gebruikt voor de verbinding te onthouden of op te slaan. Dit is handig voor het geval u rechtstreeks moet inloggen op de website van de transportpartner om details te controleren of geavanceerdere bewerkingen uit te voeren.
Zelfafhandeling instellen (Self-shipping)
Als u uw eigen bezorgteam heeft of binnen een lokale straal levert — F&B, bloemenwinkels, winkels op het terrein — stelt Self-shipping u in staat om proactief te verkopen en te leveren met uw eigen middelen, terwijl alle bestellingen, verzendkosten en bezorgstatussen gecentraliseerd worden beheerd op GTG CRM.
Om ervoor te zorgen dat de zelfafhandelingsmethode op de storefront wordt weergegeven zodat klanten deze kunnen kiezen, moet u aan twee voorwaarden voldoen: de Self Shipping-configuratie moet zijn ingeschakeld met ten minste één verzendtarief, en het standaardmagazijn moet een locatie hebben waarvan de coördinaten succesvol zijn vastgesteld. Als een van beide ontbreekt, wordt de zelfafhandelingsoptie niet weergegeven tijdens het afrekenproces van de klant.
Stap 1: Self Shipping inschakelen en verzendtarieven configureren
Vanuit het linkermenu navigeert u naar Magazijnbeheer → Verzendingen en selecteert u vervolgens het tabblad Koeriersdiensten. Hier vindt u drie opties: Viettel Post, Giao Hàng Nhanh, en de tegel Self Shipping, die zich aan de rechterkant bevindt met de knop CONFIGUREREN.
Klik op CONFIGUREREN om het zelf-verzendingsinstellingenvenster te openen. Schakel de Self Shipping schakelaar naar AAN, voeg vervolgens de transportkostenlijnen toe met de knop toevoegen.
Elke kostenlijn is een regel voor het berekenen van verzendkosten op basis van het leveringsgebied en de winkelwagenvoorwaarden. Wanneer een klant een bestelling plaatst, berekent het systeem de afstand van het magazijn tot het adres van de klant, vergelijkt dit met elke regel op volgorde van prioriteit en past de eerste regel toe die aan alle voorwaarden voldoet. De onderstaande tabel beschrijft de betekenis van elk veld:
Veld Beschrijving
Naam Weergavenaam voor de klant tijdens het afrekenen, bijvoorbeeld "Binnenstad levering" of "Snelle levering 2u"
Regio Same City (≤ 15 km van magazijn), Intra City (≤ 50 km), Onderhandelbaar (> 50 km of onbekend), Gratis verzending
Prijs Verzenden prijs; automatisch 0 indien FREESHIP of NEGOTIABLE is geselecteerd
Valuta VND of USD
Max. gewicht Winkelwagen boven deze drempel wordt genegeerd voor deze kostenlijn
Min. waarde Winkelwagen onder deze waarde wordt genegeerd voor deze kostenlijn — gebruikt voor het maken van prijsniveaus of gratis verzending
Aan/uit Schakelt tijdelijk een kostenlijn uit zonder deze te hoeven verwijderen
Prioriteit tussen de kostenlijnen wordt aangepast met de pijl omhoog/omlaag in de tabel. Een veelvoorkomend gebruik is het creëren van prijsniveaus: plaats de regel "Same City 5.000 VND (minimale waarde 500.000 VND)" boven de regel "Same City 15.000 VND (minimale waarde 0 VND)". Klanten binnen de stad die meer kopen, betalen lagere kosten, klanten die minder kopen, betalen het gebruikelijke tarief. Evenzo zal een FREESHIP-regel met een minimumwaarde alle andere verzendkostenlijnen overschrijven — ongeacht de regio — wanneer de winkelwagen die drempel bereikt.
Stap 2: Stel het standaardmagazijn in als verzendpunt
Het systeem moet de locatie van uw magazijn kennen om de afstand tot het adres van elke klant te berekenen en het leveringsgebied te bepalen. Daarom moet u, voordat Self Shipping op de storefront kan worden weergegeven, een magazijn als standaard verzendpunt aanwijzen.
Ga naar Magazijnbeheer → Magazijnen, klik op de regel van het magazijn dat u wilt gebruiken om het bewerkingsformulier te openen.
Zoek in het bewerkingsformulier de schakelaar "Instellen als standaardmagazijn (Winkelbezorging)" en schakel deze in. Voer vervolgens het volledige en correcte adres van het magazijn in en klik op Opslaan. Onmiddellijk na het opslaan stuurt het systeem het adres naar de OpenStreetMap-kaart om de coördinaten automatisch te bepalen (auto-geocoding). Na een paar seconden toont het formulier de regel "Geocodeerd op: [tijd]" met de latitude/longitude-coördinaten - dit is een bevestiging dat de geocoding succesvol is en u kunt definitief opslaan.
Elke werkruimte heeft slechts één standaardmagazijn tegelijk. Wanneer u een ander magazijn als standaard inschakelt, wordt het oude magazijn automatisch gedeactiveerd zonder dat u het handmatig hoeft uit te schakelen. Als het ingevoerde adres niet kan worden bepaald, verschijnt Self Shipping niet voor de klant totdat u het adres correcter heeft aangepast.
Stap 3: Behandel bestellingen in gebieden waar onderhandeling over kosten nodig is
Wanneer een klant bestelt vanaf een adres buiten een straal van 50 km van het magazijn, of wanneer het systeem de bezorgzone niet kan bepalen, ziet de klant de melding "Neem contact op met de winkel" bij de stap voor het selecteren van de verzendmethode. De bestelling wordt aangemaakt met de status Wachten op verzendkostenberekening en nog niet betaald - het systeem wacht tot de beheerder de geschikte verzendkosten heeft bevestigd.
Om dit af te handelen, ga naar Magazijnbeheer → Bezorgbestellingen, zoek de bestelling met het gele label "Wachten op verzendkostenberekening" en open deze.
Klik op de knop Confirm Quote (Bevestig Offerte). Een klein formulier verschijnt waarin u de onderhandelde verzendkosten kunt invoeren, de verwachte bezorgtijd kunt noteren (bijv. "Levering binnen 3-5 dagen"), en indien nodig een trackingnummer kunt toevoegen (bijv. een Ahamove-deelbare link). Na het klikken op Bevestigen, slaat het systeem de verzendkosten op in de bestelling en stuurt het binnen ongeveer 10 seconden een e-mail naar de klant. De e-mail bevat een betaallink waarmee de klant terugkeert naar de storefront en deze verzendkosten kan voldoen. Zodra de klant heeft betaald, verandert de status van de bestelling naar Bevestigd en is deze klaar voor verzending.
De e-mail wordt verzonden in de taal van de bestelling, Nederlands of Engels, afhankelijk van de taalinstelling van de klant bij het plaatsen van de bestelling. Als de klant geen e-mailadres achterlaat, wordt de e-mailstap overgeslagen zonder invloed op het verwerkingsproces. Als u per ongeluk twee keer op Confirm Quote klikt voor dezelfde bevestigde bestelling, herkent het systeem dit en negeert de tweede klik - er worden geen dubbele e-mails verzonden en geen overbodige gegevens opgeslagen.
Stap 4: Markeren als bezorgd en automatische afhandeling COD
Wanneer de bestelling daadwerkelijk is bezorgd, opent u de besteldetails en klikt u op Mark as Delivered (Markeren als bezorgd). De bestelstatus wordt bijgewerkt naar "Succesvol bezorgd".
Voor bestellingen met COD (rembours), zodra u op deze knop klikt, registreert het systeem automatisch de betalingsstatus als ontvangen en stempelt het de tijd van incasso. De kasboeken zijn direct in balans, er is geen handmatige registratie of verdere controle nodig. Indien later aanpassing nodig is, kunt u de betalingsstatus nog steeds rechtstreeks wijzigen op de detailpagina van de bestelling. Twee keer op Mark as Delivered klikken voor een eerder geregistreerde bestelling is ongeldig - het systeem overschrijft niet.
💡 Tip: Voer het gewicht en de afmetingen van het product in (onder Producten/Magazijn) om de verzendkosten correct te berekenen; indien niet ingevoerd, gebruikt het systeem een standaardveilige waarde.
Kopers volgen bestellingen rechtstreeks op
Een groot voordeel voor de klantervaring: nadat de chauffeur de goederen heeft opgehaald, kan de koper zijn bestelling rechtstreeks volgen op de bestelpagina van de storefront (/account/orders/... of de bestellingopzoekpagina voor incidentele klanten), van toepassing op alle vervoerders - Grab Express, Giao Hàng Nhanh, Viettel Post en zelfs zelfafhandeling.
Op de bestelpagina ziet de klant:
- Real-time leveringsstatus in het Nederlands (chauffeur zoeken, goederen opgehaald, onderweg, bezorgd...) in plaats van alleen een trackingnummer.
- Verwachte leveringstijd (ETA) en een gebeurtenistijdlijn van de bestelling, bijgewerkt volgens de werkelijke voortgang.
- De knop "Volgen op Grab" opent de real-time kaartpagina van de Grab-chauffeur; voor GHN/Viettel Post is dit een openbare traceerlink van de vervoerder. De knop wordt alleen weergegeven als de vervoerder een traceerlink aanbiedt (meestal nadat de chauffeur de goederen heeft opgehaald).
Bovendien, zodra de bestelling vertrekt (de chauffeur heeft de goederen opgehaald), stuurt GTG CRM automatisch een "Bestelling onderweg" e-mail naar de klant, met een volglink als belangrijkste actieknop. Deze e-mail wordt slechts één keer per bestelling verzonden, in de taal van de bestelling (Nederlands of Engels). Als de klant geen e-mailadres achterlaat, wordt de e-mailstap overgeslagen zonder invloed op de bestelling.
Hierdoor weet de klant proactief "waar zijn bestelling is en wanneer deze arriveert", wat het aantal telefoontjes/berichten over de leveringsstatus aan de winkel aanzienlijk vermindert.
Voordelen van het gebruik van GTG CRM voor verzendbeheer
Bespaar aanzienlijk veel tijd doordat u niet meer hoeft te wisselen tussen verschillende webpagina's van expediteurs. Alle handelingen worden op één plek geconcentreerd.
Optimaliseer verzendkosten door automatisch vrachtprijzen te vergelijken tussen partners. U kunt altijd de meest kosteneffectieve verzendmethode kiezen voor elke specifieke bestelling.
Beheer het gehele proces uniform, van bestellingen, voorraad tot levering, binnen hetzelfde systeem, wat fouten minimaliseert en de operationele efficiëntie verhoogt.
Volg de realtime leveringsstatus direct in GTG CRM zonder de individuele websites van vervoerders te hoeven bezoeken.
Breid eenvoudig uw omnichannel business uit dankzij het systeem dat al grote logistieke partners ondersteunt, geschikt voor zowel retailers als verkopers op meerdere e-commerce platforms.
Belangrijke opmerking
Zorg ervoor dat u een actief account hebt bij Viettel Post of Giao Hàng Nhanh voordat u verbinding maakt. Als u er nog geen hebt, moet u zich eerst rechtstreeks bij hen registreren. Alleen voor Grab Express is geen account of API-sleutel vereist - klik gewoon op "Inschakelen" en u kunt het direct gebruiken.
De inloggegevens die u aan GTG CRM verstrekt, worden versleuteld en beveiligd volgens hoge standaarden. Zorg er echter voor dat u deze informatie niet deelt met anderen.
Sommige logistieke partners vereisen mogelijk tweefactorauthenticatie of speciale API-toestemmingen. Volg hun instructies om de juiste authenticatiegegevens te verkrijgen.
Als u uw wachtwoord op de website van de logistieke partner wijzigt, vergeet dan niet de verbindingsgegevens in GTG CRM bij te werken om onderbreking van de service te voorkomen.
