In retail and e-commerce, fast and efficient delivery is crucial for customer satisfaction. However, managing multiple shipping partners, comparing shipping rates, and tracking orders can be very time-consuming. GTG CRM understands this and has integrated Vietnam's leading express delivery channels, allowing you to manage the entire delivery process within a single system.
With the shipping channel connection feature, you can easily link your Viettel Post and Giao Hàng Nhanh accounts in just a few minutes, and enable Grab Express – on-demand inner-city express delivery – with a single click, no API keys required. After connecting, all actions from creating orders, comparing shipping rates, printing shipping labels, to tracking delivery status can be done directly on GTG CRM, saving you time and optimizing shipping costs. Buyers can also track their orders directly after the driver picks up the package.
Key Features
The GTG CRM shipping channel connection system fully supports the following features:
- Integration with Vietnam's largest shipping partners: Viettel Post, Giao Hàng Nhanh, and Grab Express, catering to all delivery needs from inner-city to inter-provincial.
- Grab Express - on-demand inner-city express delivery: enable with a single click, no API keys required; the system dispatches vehicles based on full addresses (GPS coordinates), automatically checks service areas, and assigns drivers as soon as you click "Ready to Deliver," supporting both COD and prepaid payments.
- Connect once via your account with each shipping partner, then use it continuously without re-logging.
- Buyers track orders directly: after the driver picks up the package, customers can view real-time delivery status, estimated time of arrival (ETA), and event timeline directly on the order page, with a "Track on Grab" button (driver map) or carrier lookup link; the system automatically sends a "Order is being delivered" email with a tracking link.
- Compare shipping rates between partners when creating an order, allowing you to choose the most cost-effective delivery method.
- Centralized management of all delivery orders from various shipping channels in a single list, making it easy to search and track.
- Supports self-shipping with three methods directly on the sales page: courier (COURIER), in-store delivery (STORE_DELIVERY), and in-store pickup (PICKUP).
- Uses the default warehouse as the origin point (default-origin) and automatically geocodes the warehouse address (auto-geocoding), with a preview for the admin – accurately calculating distance and delivery area.
- Negotiable shipping quotes for orders in areas requiring freight negotiation, with an email containing a pay-link for the customer to pay this portion of the freight.
- Automatic COD reconciliation when marking "Mark Delivered," ensuring COD records always match.
- Securely stores login information, protecting your shipping account data to the highest standards.
How to Connect Shipping Channels
Step 1: Access Delivery Order Management
From the GTG CRM homepage, navigate to the left-hand menu. You will find the "Warehouse Management" feature with several sub-items.
Click on the "Delivery Orders" item to open the shipping management interface. Here, if you have ongoing delivery orders, the system will display a complete list of those orders along with their current status.
Step 2: Open the Express Delivery Channel Tab
Aan het begin van de interface voor single-shipmentzendingen zie je navigatietabs. Klik op de tab "Verzendkanalen" om de lijst met verzendpartners te zien waarmee GTG CRM integratie ondersteunt.
Hier zie je vier hoofdopties:
Viettel Post - de nationale postbezorgingspartner met een landelijk netwerk, met name sterk in afgelegen en landelijke gebieden.
Giao Hàng Nhanh - een partner die gespecialiseerd is in snelle leveringen binnen steden en tussen provincies, met hoge verwerkingssnelheden en concurrerende prijzen.
Grab Express - een snelle bezorgdienst binnen de stad op aanvraag, die een chauffeur stuurt zodra je op "Klaar om te leveren" drukt. In tegenstelling tot Viettel Post en Giao Hàng Nhanh (die inloggen vereisen), is Grab Express met één knop te activeren, zonder API-sleutel. Zie details in de sectie "Grab Express inschakelen" hieronder.
Sales Shipping (Eigen bezorging) - een optie voor eigen transport wanneer je wilt dat je personeel de goederen rechtstreeks aan de klant bezorgt. Dit deel wordt nu volledig ondersteund: drie methoden bij het afrekenen (COURIER/STORE_DELIVERY/PICKUP), het standaardmagazijn als vertrekpunt, offerteonderhandeling met een e-mail met betaallink, en zelfafwikkeling van COD na levering. Zie details in de sectie "Eigen Bezorging Instellen" hieronder.
Stap 3: Verbinding maken met Viettel Post
Als je gebruik maakt van de bezorgservice van Viettel Post, klik dan op de knop "Verbinden" naast het Viettel Post-logo.
Een pop-upvenster verschijnt waarin je wordt gevraagd je Viettel Post-accountgegevens in te voeren. Je moet de volgende informatie volledig invullen:
De gebruikersnaam of het telefoonnummer waarmee je je hebt geregistreerd bij Viettel Post.
Het wachtwoord van je Viettel Post-account.
Andere verificatiegegevens als het systeem daarom vraagt, afhankelijk van de beveiligingsconfiguratie van je Viettel Post-account.
Nadat je alle informatie hebt ingevuld, klik je op de knop "Bevestigen" of "Verbinden". Het systeem zal de gegevens verifiëren met de servers van Viettel Post. Dit proces duurt meestal slechts enkele seconden.
Stap 4: Verbinding maken met Giao Hàng Nhanh
Vervolgens verbind je op dezelfde manier met Giao Hàng Nhanh. Klik op de knop "Verbinden" naast het Giao Hàng Nhanh-logo.
Het venster voor het invoeren van de inloggegevens van Giao Hàng Nhanh verschijnt. Houd er rekening mee dat elke verzendpartner verschillende verificatiegegevens kan vereisen:
Voor Giao Hàng Nhanh moet je mogelijk een API-token of een verificatiecode invoeren in plaats van een gebruikelijke gebruikersnaam en wachtwoord.
Sommige partners vereisen dat je een API-code ophaalt van hun beheerpagina voordat je verbinding maakt.
Zorg ervoor dat je deze informatie bij de hand hebt voordat je verbinding maakt.
Vul alle vereiste informatie in en klik op "Bevestigen". Het systeem controleert en maakt de verbinding met Giao Hàng Nhanh tot stand.
Stap 5: Grab Express inschakelen (snelle bezorging binnen de stad)
Grab Express is een snelle bezorgservice binnen de stad op aanvraag – een chauffeur wordt gestuurd om de goederen op te halen zodra je er klaar voor bent, ideaal voor F&B, verse bloemen, cosmetica of elke bestelling binnen de stad die dezelfde dag moet worden geleverd. In tegenstelling tot Viettel Post en Giao Hàng Nhanh hoef je **geen API-sleutel te registreren of accountgegevens in te voeren** – GTG CRM is al verbonden met Grab, je hoeft het alleen maar in te schakelen.
Op het tabblad Verzendkanalen, zoek de kaart Grab Express en klik op de knop "Inschakelen". Hierdoor wordt Grab Express onmiddellijk een bezorgoptie voor klanten in de winkelwagen op uw website.
Enkele punten om te weten over hoe Grab Express werkt:
Voertuigen worden besteld op basis van een volledig adres en de servicezone wordt automatisch gecontroleerd. Grab bepaalt het ophaalpunt en het afleverpunt op basis van GPS-coördinaten van het volledige adres (geen provincie-/district-/wijkcodes zoals bij postbedrijven). Het systeem controleert automatisch de afstand en toont Grab Express alleen wanneer de bestelling binnen de bezorgradius valt (snelle bezorging binnen de stad); voor bestellingen die te ver weg zijn, zien klanten de Grab-optie niet en kiezen ze een ander bedrijf - hierdoor zijn er geen "nep" offertes voor afstanden die niet met de motor kunnen worden afgelegd.
Bestel een chauffeur zodra u op "Klaar voor verzending" klikt. Omdat Grab onmiddellijk een chauffeur stuurt om de goederen op te halen, wordt er voor Grab-bestellingen niet een voertuig geboekt wanneer de klant net heeft besteld, maar wordt gewacht totdat u bevestigt dat de goederen zijn verpakt en op "Klaar voor verzending" (Ready to ship) klikt. Pas dan zoekt Grab een chauffeur en stuurt deze, zodat de chauffeur niet komt wanneer de goederen nog niet klaar zijn. Voordat u op 'Klaar voor verzending' klikt, moet u het magazijnuitgifteformulier van de bestelling bevestigen. Als het formulier nog in behandeling is, zal GTG CRM geen chauffeur bellen en u laten weten welk formulier u eerst moet bevestigen; na bevestiging, klik nogmaals op 'Klaar voor verzending'. Grab Express ondersteunt zowel rembours als vooruitbetaling, net als andere bedrijven.
Uniforme statussen, realtime updates. Grab-bestellingen doorlopen uniforme statussen met GHN/Viettel Post: chauffeur zoeken → opgehaald → onderweg → succesvol bezorgd, automatisch bijgewerkt via de trackingverbinding van Grab.
Stap 6: Voltooiing en controle van de verbinding
Nadat u beide kanalen succesvol hebt verbonden, ziet u de status "Verbonden" naast elke bezorgpartner. Een groen pictogram of een vinkje bevestigt dat de verbinding normaal functioneert.
Vanaf dat moment zal het systeem, telkens wanneer u een nieuwe bezorgbestelling aanmaakt vanuit GTG CRM, automatisch de vrachtkosten van Viettel Post, Giao Hang Nhanh en Grab Express (wanneer de bestelling binnen het Grab-servicegebied valt) ophalen, zodat u deze kunt vergelijken en kiezen. U hoeft niet meer opnieuw in te loggen op deze accounts.
Vergeet niet de accountgegevens die u hebt gebruikt voor de verbinding te onthouden of op te slaan. Dit is handig als u rechtstreeks op de website van de bezorgpartner moet inloggen om details te controleren of andere geavanceerde handelingen uit te voeren.
Zelfverzending Instellen (Self-shipping)
Als u uw eigen bezorgteam heeft of binnen een lokaal gebied bezorgt — F&B, bloemenwinkels, lokale winkels — kunt u met zelfverzending proactief verkopen en bezorgen met uw eigen middelen, terwijl alle bestellingen, verzendkosten en bezorgstatussen centraal worden beheerd op GTG CRM.
Om de zelfverzending optie op de website voor klanten zichtbaar te maken, moet u aan beide voorwaarden voldoen: de zelfverzending moet zijn ingeschakeld met ten minste één tarief, en het standaardmagazijn moet een locatie hebben met succesvolle coördinaten. Als een van beide ontbreekt, verschijnt de zelfverzending optie niet in de checkout stap van de klant.
Stap 1: Zelfverzending inschakelen en verzendtarieven configureren
Ga vanuit het linkermenu naar Magazijnbeheer → Verzenden, selecteer vervolgens het tabblad Verzendkanalen. Hier ziet u drie opties: Viettel Post, Giao Hang Nhanh, en de kaart Zelf Verzenden aan de rechterkant met de knop CONFIGUREREN.
Klik op CONFIGUREREN om het configuratiescherm voor zelflevering te openen. Schakel de Self Shipping toggle naar AAN en voeg vervolgens verzendtarieven toe met de nieuwe toevoegenknop.
Elke tariefregel is een regel voor het berekenen van verzendkosten op basis van het leveringsgebied en de winkelwagenvoorwaarden. Wanneer een klant een bestelling plaatst, berekent het systeem de afstand van het magazijn tot het adres van de klant, vergelijkt dit met elke regel in volgorde van prioriteit en past de eerste regel toe die aan alle voorwaarden voldoet. De onderstaande tabel beschrijft de betekenis van elk veld:
Veld Beschrijving
Naam Naam die aan de klant wordt getoond tijdens het afrekenen, bijvoorbeeld "Levering binnen de stad" of "Snelle levering 2 uur"
Gebied Same City (≤ 15 km van magazijn), Intra City (≤ 50 km), Negotiable (> 50 km of onbekend), Gratis Verzending
Prijs Verzendkosten; automatisch 0 indien FREESHIP of NEGOTIABLE wordt gekozen
Valuta VND of USD
Maximaal gewicht Winkelwagen boven deze drempel wordt genegeerd voor dit tarief
Minimale waarde Winkelwagen onder deze drempel wordt genegeerd voor dit tarief — gebruikt om prijsniveaus of gratis verzending te creëren
Aan/uit Schakel tijdelijk een tarief uit zonder het te hoeven verwijderen
De prioriteit tussen tariefregels wordt aangepast met de pijl omhoog/omlaag in de tabel. Een veelgebruikte toepassing is het creëren van prijsniveaus: plaats de regel "Same City 5.000 VND (minimale waarde 500.000 VND)" boven de regel "Same City 15.000 VND (minimale waarde 0 VND)". Klanten binnen de stad die meer kopen, betalen lagere kosten, klanten die minder kopen, betalen het gebruikelijke tarief. Op dezelfde manier zal een FREESHIP-regel met een minimale waarde alle andere verzendkosten overschrijven - ongeacht het gebied - wanneer de winkelwagen deze drempel bereikt.
Stap 2: Stel het standaardmagazijn in als afzenderpunt
Het systeem moet de locatie van uw magazijn kennen om de afstand tot het adres van elke klant te berekenen en het leveringsgebied te bepalen. Voordat Self Shipping op de storefront kan worden weergegeven, moet u daarom een magazijn aanwijzen als standaardafzenderpunt.
Ga naar Magazijnbeheer → Magazijnen, klik op de regel van het magazijn dat u wilt gebruiken om het bewerkingsformulier te openen.
Zoek in het bewerkingsformulier de toggle "Instellen als standaardmagazijn (Shop Delivery)" en schakel deze in. Voer vervolgens het volledige en correcte magazijnadres in en klik op Opslaan. Direct na het opslaan stuurt het systeem het adres naar de OpenStreetMap-kaart om automatisch de coördinaten te bepalen (auto-geocoding). Na enkele seconden toont het formulier de regel "Geocoded op: [tijd]" met de latitude/longitude-coördinaten - dit is een bevestiging dat de geocoding succesvol is en u kunt definitief opslaan.
Elke workspace heeft slechts één standaardmagazijn tegelijk. Wanneer u een ander magazijn als standaard instelt, wordt het oude magazijn automatisch genegeerd zonder handmatige uitschakeling. Als het ingevoerde adres niet kan worden gegecodeerd, zal Self Shipping niet voor klanten worden weergegeven totdat u het adres nauwkeuriger wijzigt.
Stap 3: Verwerk bestellingen voor gebieden waarover afspraken moeten worden gemaakt
Wanneer een klant een bestelling plaatst vanaf een adres buiten 50 km van het magazijn, of als het systeem het leveringsgebied niet kan bepalen, ziet de klant de melding "Neem contact op met de winkel" tijdens de stap voor het kiezen van de verzendmethode. De bestelling wordt aangemaakt met de status Wacht op verzendkosten en er wordt nog geen geld geïnd - het systeem wacht op de bevestiging van de admin van de geschikte verzendkosten.
Om dit af te handelen, gaat u naar Magazijnbeheer → Leveringsbestellingen, zoekt u de bestelling met het gele label "Wacht op verzendkosten" en opent u deze.
Druk op de knop Confirm Quote (Offerte Bevestigen). Er verschijnt een klein formulier waar u het onderhandelde tarief kunt invullen, een opmerking kunt maken over de verwachte levertijd (bijv. "Levering binnen 3-5 dagen"), en indien nodig een trackingnummer (bijv. Ahamove deel link). Na het klikken op Bevestigen, slaat het systeem de verzendkosten op in de bestelling en stuurt het binnen ongeveer 10 seconden een e-mail naar de klant. De e-mail bevat een betaallink (pay-link) waarmee de klant kan terugkeren naar de storefront en de verzendkosten kan voltooien. Zodra de klant heeft betaald, wordt de bestelling bijgewerkt naar de status Confirmed en is klaar voor verzending.
De e-mail wordt verzonden in de taal van de bestelling, Vietnamees of Engels, afhankelijk van de taalinstelling die de klant heeft gekozen bij het plaatsen van de bestelling. Als de klant geen e-mailadres achterlaat, wordt de stap van het verzenden van de e-mail overgeslagen zonder de verwerkingsstroom te beïnvloeden. In het geval dat u per ongeluk twee keer op Confirm Quote klikt voor dezelfde bevestigde bestelling, herkent het systeem dit en negeert het de tweede keer - er wordt geen dubbele e-mail verzonden, geen overbodige gegevens opgeslagen.
Stap 4: Markeer als Verzonden en COD Zelf Verrekenen
Wanneer de bestelling daadwerkelijk is bezorgd, opent u de besteldetails en klikt u op Mark as Delivered (Markeren als Verzonden). De status van de bestelling wordt bijgewerkt naar "Succesvol Verzonden".
Voor bestellingen met COD (rembours) registreert het systeem, zodra u op deze knop klikt, automatisch de status van de betaling als ontvangen en stempelt het de tijd van ontvangst. De COD-administratie is direct bijgewerkt, zonder dat handmatig schrijven of vergelijken nodig is. Indien later aanpassingen nodig zijn, kunt u de betalingsstatus nog steeds rechtstreeks wijzigen op de detailpagina van de bestelling. Twee keer op Mark as Delivered klikken voor een eerder geregistreerde bestelling is ongeldig - het systeem overschrijft niet.
💡 Tip: Geef het gewicht & de afmetingen op voor het product (onder Producten/Voorraad) zodat de verzendkosten nauwkeurig worden berekend; indien niet opgegeven, gebruikt het systeem een veilige standaardwaarde.
Koper Volgt Bestelling Direct
Een groot pluspunt voor de klantervaring: nadat de chauffeur de goederen heeft opgehaald, kan de koper zijn bestelling rechtstreeks volgen op de bestelpagina van de storefront (/account/orders/... of de bestelopzoekpagina voor gastenklanten), van toepassing op alle vervoerders - Grab Express, Giao Hàng Nhanh, Viettel Post en zelfs zelfbezorgde bestellingen.
Op de bestelpagina ziet de klant:
Real-time bezorgstatus in het Vietnamees (chauffeur zoeken, goederen opgehaald, onderweg, afgeleverd...) in plaats van alleen een trackingnummer.
Verwachte levertijd (ETA) en een tijdlijn van gebeurtenissen voor de bestelling, bijgewerkt volgens de werkelijke voortgang.
De knop "Volgen op Grab" opent de real-time kaartpagina van de chauffeur van Grab; voor GHN/Viettel Post is dit een openbare trackinglink van de vervoerder. De knop wordt alleen weergegeven wanneer de vervoerder een trackinglink verstrekt (meestal nadat de chauffeur de goederen heeft opgehaald).
Bovendien, zodra de bestelling vertrekt (chauffeur heeft de goederen opgehaald), stuurt GTG CRM automatisch een e-mail "Bestelling onderweg" naar de klant, met de trackinglink als hoofdactieknop. Deze e-mail wordt slechts één keer per bestelling verzonden, in de taal van de bestelling (Vietnamees of Engels). Als de klant geen e-mailadres achterlaat, wordt de e-mailstap overgeslagen zonder invloed op de bestelling.
Hierdoor weet de klant proactief "waar zijn bestelling is en wanneer deze arriveert", waardoor het aantal telefoontjes/berichten over de bezorgstatus voor de winkel aanzienlijk vermindert.
Voordelen van het Gebruik van GTG CRM voor Bezorgingsbeheer
Aanzienlijke tijdsbesparing doordat u niet meer hoeft te schakelen tussen verschillende websites van verschillende transporteurs. Alle handelingen worden op één plek gecentraliseerd.
Optimaliseer verzendkosten door automatische prijsvergelijking tussen partners. U kunt altijd de meest redelijke verzendmethode kiezen voor elke specifieke bestelling.
Uniform beheer van het gehele proces, van bestellingen, voorraad tot verzending, binnen hetzelfde systeem, wat fouten helpt verminderen en de operationele efficiëntie verhoogt.
Volg de realtime verzendstatus direct in GTG CRM zonder dat u afzonderlijke websites van verzendpartners hoeft te bezoeken.
Breid uw omnichannel bedrijf eenvoudig uit dankzij het systeem dat grote verzendpartners ondersteunt, geschikt voor zowel retailers als verkopers op meerdere e-commerceplatforms.
Belangrijke opmerkingen
Zorg ervoor dat u een actief account heeft bij Viettel Post of Giao Hàng Nhanh voordat u verbinding maakt. Zo niet, dan moet u zich eerst rechtstreeks bij hen registreren. Grab Express vereist geen account of API-sleutel - u kunt het direct gebruiken door op "Inschakelen" te klikken.
De inloggegevens die u aan GTG CRM verstrekt, worden gecodeerd en beveiligd volgens hoge standaarden. Zorg er echter voor dat u deze informatie niet deelt met anderen.
Sommige verzendpartners vereisen mogelijk tweefactorauthenticatie of speciale API-toestemmingen. Volg hun instructies om de juiste inloggegevens op te halen.
Als u uw wachtwoord op de website van de verzendpartner wijzigt, vergeet dan niet de verbindingsgegevens in GTG CRM bij te werken om serviceonderbrekingen te voorkomen.
