Handleiding voor het Beheer van Restaurants & Cafés op GTG CRM - Stap voor Stap, van Menu tot Boekhouding

Dit artikel begeleidt u bij het opzetten van een compleet café in GTG CRM en het uitvoeren van een echte verkooptransactie, van het creëren van gerechten, het koppelen van recepten, het invoeren van ingrediënten, tot verkoop aan de kassa/bediening aan tafel en het bekijken van de automatisch gegenereerde boekhouding. Volg de stappen in volgorde; elke stap heeft een verwacht resultaat zodat u deze kunt controleren.

Eenmalige Voorbereiding (Admin doet dit één keer per workspace)

1. Accounting inschakelen

Finance & HR → Accounting → Chart of Accounts → Load Template → kies Vietnam (VAS TT99/2025).

✅ Er verschijnt "Template applied: 176 accounts…" en 3 verkoopautomatiseringen zijn ingeschakeld (opname omzet, opname kostprijs, opname ontvangst geld).

2. Magazijn aanmaken

Operations → Warehouse Management → Warehouses → + CREATE → vul de naam "Hoofdmagazijn", contactpersoon, adres in → CREATE.

✅ Hoofdmagazijn verschijnt in de magazijnlijst.

3. POS koppelen aan magazijn

Sales & CRM → Catalog → F&B Menu → tabblad "Set up F&B" → Outlet (POS store) → kies Hoofdmagazijn → Set as store.

✅ Er verschijnt "Store set" (groen vinkje).

4. Tafels toevoegen (indien van toepassing)

F&B Menu → Add sample tables.

✅ Tafels T1–T5 verschijnen.

Deel A: Producten lokaal bereiden + recepten (voorbeeld: koffie met melk)

5. Verkoopproduct aanmaken

Catalog → Product Hub → CREATE: Naam "Koffie met melk", For sale ON, For production ON, BTW "8", Verkoopprijs "35000", Product type "Finished good", Voorraadeenheid "Piece (pcs)" → CREATE.

✅ "Koffie met melk" is een Finished good, prijs ₫35.000.

6. Ingrediënten aanmaken

Product Hub → CREATE (per ingrediënt): "Koffiebonen" (Raw material, eenheid "Gram"), "Gecondenseerde melk" (Raw material, eenheid "Millilitre"), instellen op For sale OFF, For production ON.

✅ Twee ingrediënten actief, voorraad 0.

7. Eenheidconversies instellen

Open elk ingrediënt → Manufacturing → Unit conversions: "Koffiebonen" 1 "Kilogram" = 1000 "Gram"; "Gecondenseerde melk" 1 "Box" = 1000 "Millilitre".

✅ Aankoop van 1 kg levert 1000 g voorraad op; aankoop van 1 doos levert 1000 ml op.

8. Recept aanmaken

Operations → Manufacturing → Bills of Materials → Create BOM voor "Koffie met melk" → voeg 2 componenten toe (koffiebonen + gecondenseerde melk, hoeveelheden per kop) → Create.

✅ Recept gekoppeld aan "Koffie met melk".

Deel B: Ingrediënten in voorraad nemen

9. Inkooporder aanmaken

Operations → Warehouse Management → Purchase Orders → maak PO aan voor `Koffiebonen` + `Gecondenseerde melk` met inkoopprijzen → verzenden.

✅ PO is in wachtende status.

10. Goederenontvangst (stock-in)

Ontvang goederen op basis van PO → voorraad neemt toe, en kostprijs = werkelijke inkoopprijs.

✅ Voorraad "Koffiebonen" / "Gecondenseerde melk" > 0.

Deel C: Een kopje aan de kassa verkopen

11. POS openen

("pos.dev"/ verkoopprogramma) → log in met kassa-account.

12. Verkoop

Selecteer "Koffie met melk" → (optioneel) selecteer suikerhoeveelheid → Betalen (Cash) → factuur afdrukken.

✅ Factuur afgedrukt; transactie geregistreerd.

13. Voorraad & Boekhouding

Terug naar portal: voorraad `Koffiebonen`/`Gecondenseerde melk` verminderd met juiste recepthoeveelheid (backflush); Accounting → Journal → 3 journaalposten (ontvangst geld, omzet, kostprijs verkopen).

✅ Voorraad correct verminderd; 3 journaalposten in evenwicht.

Deel D: Bediening aan tafel + keukenscherm (dine-in)

14. Tafel openen

In POS selecteer tafel `T1` → gerecht toevoegen → Vuur (naar keuken sturen).

✅ `T1` tafel geopend, gerecht doorgestuurd.

15. Keuken verwerking (KDS)

Log in met Keuken-account → keukenscherm → ticket verplaatsen Nieuw → Bezig → Klaar.

✅ Ticketstatus verandert op basis van actie.

16. Betaling & tafel sluiten

Kassamedewerker int de betaling voor tafel `T1` → tafel sluiten.

✅ `T1` tafel is weer vrij; boekhouding registreert zoals in Deel C.

Deel E: Optionele kostenberekening & retourneren (geavanceerd)

17. Kosten-add-on

(Beheer) F&B Menu → optiegroep → voeg add-on "+1 shot espresso" toe, koppel ingrediënt → opslaan. Bij verkoop add-on: extra kosten + juiste ingrediënten aftrekken.

✅ Add-on verhoogt prijs en trekt voorraad af.

18. Retourneren / restitutie

(Beheer) selecteer transactie → Return: verkochte goederen opnieuw te verkopen → terug in voorraad plaatsen; bereid gerecht → geld terug, registreren als verlies.

✅ Boekhouding correct aangepast per retourtype.

> Klaar om uw zaak te openen? Begin gratis, geen kaart nodig.

> 👉 Registreren: https://gtgcrm.com/vi/signup

Bekijk functieoverzicht: Beheer van restaurants & cafés.