Handleiding: Werving / ATS op GTG CRM

Wat u na deze handleiding zult kunnen doen

Vacature + JD maken met AI → kandidaten zoeken op LinkedIn → kandidaten toevoegen door CV te slepen (AI leest + beoordeelt) → kanban-workflow beheren → een aanbieding opstellen en versturen → een interview plannen en uitnodiging versturen → kandidaat aannemen als medewerker.

Voorbereiding

#	Voorwaarde	Waarom nodig
1	Inloggen bij GTG CRM, met de rechten HRM_MANAGE_RECRUITMENT (of HRM_MANAGE_EMPLOYEE).	Om vacatures aan te maken, kandidaten te sourcen, te beoordelen, aanbiedingen te doen, te interviewen en aan te nemen.
2	(Optioneel) Een verbonden mailbox in Personeelsinstellingen.	Alleen nodig bij het versturen van uitnodigingen / interviewverzoeken.
3	Workspace met credits.	CV's lezen + AI-beoordeling + JD maken + LinkedIn-sourcing zijn betaalde functies.

Stap 1 — Vacature + JD maken met AI

1. Linker navigatiebalk → Personeel → Werving (Recruitment) → + Nieuwe vacature.
2. Vul in: Functietitel, Afdeling, Locatie, Niveau, Type, Land, Aantal.
3. Voer de Belangrijkste vereisten in → klik op ✨ Maken met AI naast het veld Werkomschrijving → klik op Opslaan.

✅ Verwacht resultaat: Salarisveld toont duizendtalscheiders + valutaselectie. Indien een salarisschaal actief is, verschijnt een dropdown Salarisschaal toepassen die automatisch het salarisbereik invult. Na enkele seconden wordt het veld Werkomschrijving ingevuld met een gestructureerde JD (verantwoordelijkheden / vereisten / pluspunten / voordelen). Na het opslaan verschijnt de vacature in de lijst met de status OPEN/Concept.

Stap 2 — Kandidaten zoeken op LinkedIn

1. Klik op de regel van de vacature op WORKFLOW (Pipeline) → het kanban-bord opent zich → klik op ZOEKEN OP LINKEDIN.
2. Locatie wordt automatisch ingevuld vanuit de vacature. Vul Bedrijf/vaardigheden in (bv. Solution Architect) → klik op ZOEKEN.
3. Selecteer 1-2 kandidaten met een vinkje → TOEVOEGEN AAN WORKFLOW.

✅ Verwacht resultaat: Een lijst met openbare LinkedIn-profielen verschijnt (letter-avatar, naam, functie @ bedrijf, locatie, label "op zoek naar werk" indien aanwezig). Geselecteerde kandidaten verschijnen in de kolom Sourcing met een basisprofiel; de knop Meer laden haalt meer pagina's met kandidaten op.

Stap 3 — Kandidaten toevoegen door CV te slepen (AI leest + beoordeelt)

1. Klik op het workflow-bord op KANDIDAAT TOEVOEGEN → sleep een CV (PDF/DOCX) naar het drop-gebied.
2. Wacht op "CV aan het lezen..." → de velden (naam, e-mail, telefoon, functie) worden automatisch ingevuld uit het CV.
3. Klik op Opslaan.

✅ Verwacht resultaat: "AI aan het beoordelen..." verschijnt, gevolgd door een melding "Toegevoegd — AI-score: NN/100". De kandidaat verschijnt in de kolom Sourcing met een gekleurde scorekaart (groen ≥75, geel 50–74, rood <50).

Stap 4 — Kanban-workflow beheren + notities

1. Klik op de kandidaatkaart → het kandidaatdetail opent zich.
2. Bekijk de kaart Contact (e-mail/telefoon/LinkedIn-link/CV downloaden), AI-score + uitleg, profiel.
3. Wijzig de status via de dropdown → bijvoorbeeld Screening. Voeg een Notitie toe en klik op Notitie toevoegen.

✅ Verwacht resultaat: De kaart verschuift naar een nieuwe kolom, het aantal wordt bijgewerkt. Notities verschijnen met een tijdstempel en blijven behouden na het opnieuw laden van de pagina.

Stap 5 — Aanbieding opstellen en naar kandidaat versturen

1. In het kandidaatdetail → kaart Aanbieding (Offers) → AANBIEDING MAKEN (Create offer) (functie, salaris, valuta; u kunt op ✦ Salarisvoorstel (AI) klikken) → Opslaan. De aanbieding verschijnt met de status Concept (Draft).
2. Op de regel van de Concept-aanbieding klikt u op DOWNLOADEN (Download) om de officiële aanbiedingsbrief in .docx-formaat te downloaden (per land). (Er is geen aparte knop "Aanbiedingsbrief maken (AI)" — de tekst van de aanbiedingsbrief wordt rechtstreeks gemaakt en gedownload via de DOWNLOAD/Download-knop van de aanbieding.)
3. (E-mail van kandidaat + verbonden mailbox nodig) Klik op NAAR KANDIDAAT VERSTUREN (Send to candidate).

✅ Verwacht resultaat: De Concept-aanbieding wordt weergegeven met salaris + functie; klikken op DOWNLOADEN downloadt het aanbiedingsbestand (bv. Job_Offer_Letter_(Formal).docx). Bij verzending: melding "e-mail verzonden", status verandert naar Verzonden. Indien de kandidaat nog geen e-mail heeft, is de knop Naar kandidaat versturen vergrendeld met een tooltip die vraagt om een e-mail toe te voegen (geen backend-fout).

Stap 6 — Interview plannen en uitnodiging versturen

1. In het kandidaatdetail → kaart Interviews → INTERVIEW PLANNEN (Schedule interview) → vul in Wanneer (tijdstip), Type (vorm, standaard Video), Min (aantal minuten), Locatie / link (adres of vergaderlink), Interviewers (interviewers) → OPSLAAN (Save).
2. (E-mail + mailbox nodig) Klik op de regel van het zojuist aangemaakte interview op UITNODIGING VERSTUREN (Send invite).

✅ Verwacht resultaat: Een interviewregel Gepland (Scheduled) verschijnt met datum · vorm · link · interviewer, met knoppen UITNODIGING VERSTUREN / VOLTOOIEN (Complete) / ANNULEREN (Cancel). Bij het versturen van de uitnodiging: melding "verzonden", kandidaat ontvangt e-mail met datum/vorm/link — tijd wordt weergegeven in uw tijdzone, e-mailonderwerp bevat de bedrijfsnaam.

Stap 7 — Kandidaat aannemen → automatisch werknemer worden

1. Bij een kandidaat met een geaccepteerde aanbieding (met salaris), klik op Aannemen (Hire) (of selecteer de status Aangenomen en bevestig).

✅ Verwacht resultaat: Melding "Aangenomen — werknemer EMP-xxxx aangemaakt"; de kandidaat verplaatst naar de kolom Aangenomen. Ga naar Personeel → Werknemers om deze persoon als echte werknemer te zien (CV + profiel meegenomen) en een concept arbeidsovereenkomst is reeds aangemaakt vanuit de aanbieding — controleer deze en activeer.

ℹ️ Opmerking: De knop Aannemen (Hire) bevindt zich in het detailvenster van de kandidaat. Na aannemen verschijnt de kandidaat op het scherm Personeel → Werknemers als een echte werknemer (code EMP-xxxx, met meegenomen CV + profiel) met een concept arbeidsovereenkomst — de HR-afdeling hoeft deze alleen maar te controleren en te activeren.

Snelle referentietabel verwachte resultaten

Actie	Resultaat dat u zult zien
Vacature aanmaken + ✨ Maken met AI (Stap 1)	Gestructureerde JD in enkele seconden; vacature OPEN/Concept
LinkedIn zoeken (Stap 2)	Openbaar profiel + letter-avatar; toevoegen aan Sourcing-kolom; Meer laden
CV slepen en neerzetten (Stap 3)	Automatisch ingevuld formulier + "Toegevoegd — AI-score: NN/100" + gekleurde scorekaart
Kolom wijzigen + notities (Stap 4)	Kaart verschuift kolom, aantal bijgewerkt; notities met timestamp, behouden
Aanbieding maken + versturen (Stap 5)	Aanbiedingstekst + Downloaden; versturen → "Verzonden"; ontbrekend e-mailadres → vergrendelde knop + tooltip
Interview (Stap 6)	"Gepland" regel; versturen → e-mail per tijdzone + bedrijfsnaam
Aannemen (Stap 7)	"Aangenomen — EMP-xxxx"; werknemer + concept arbeidsovereenkomst automatisch aangemaakt

Opmerkingen

• Versturen van aanbiedingen / uitnodigingen vereist een verbonden mailbox (Personeelsinstellingen) en een kandidaat met een e-mailadres; indien niet, toont het systeem een vriendelijke melding, de tekst kan nog steeds worden gedownload.
• LinkedIn-sourcing gebruikt openbare bronnen (SERP) — geen profielfoto's (gebruikt letter-avatar) en geen direct e-mailadres/telefoonnummer; verrijk profielen door een CV te uploaden en opnieuw te beoordelen.
• Wervingsrechten kunnen onafhankelijk van beheerdersrechten voor personeel worden toegekend (HRM_*_RECRUITMENT). Na het toekennen van rechten, log opnieuw in om de token te vernieuwen.