Veelvoorkomende fouten bij handmatig orderbeheer

In de beginfase van een bedrijf beheren veel verkopers hun bestellingen met een notitieboekje, een Excel-bestand of willekeurige notities op hun telefoon. Deze aanpak kan acceptabel zijn als er slechts een paar bestellingen per dag zijn, via één kanaal worden verkocht en er bijna geen retourzendingen of terugbetalingen zijn.

Maar naarmate het aantal bestellingen toeneemt, er via meerdere kanalen tegelijk wordt verkocht, of er COD-leveringen, retourneringen en geldovermakingen beginnen te ontstaan, wordt handmatig orderbeheer snel de grootste knelpunt in de operatie.

Niet weinig verkopers bevinden zich in een situatie waarin er wel bestellingen en inkomsten zijn, maar hoe meer ze verkopen, hoe verwarder ze raken, zonder precies te weten of ze winst maken of verlies lijden.

Hieronder de meest voorkomende fouten.

Verspreide orderregistratie, geen centrale gegevensbron

Een veelvoorkomende fout is dat elk verkoopkanaal op een andere manier wordt vastgelegd. Shopee-bestellingen staan op de app, Facebook-bestellingen in berichten, Zalo-bestellingen worden in een boek geschreven, en websitebestellingen komen binnen via e-mail.

Zonder een centrale plek voor alle bestellingen, kunnen verkopers bijna niet:

• Het totale aantal bestellingen per dag weten
• Snel de status van elke bestelling controleren
• Oude bestellingen controleren bij problemen

Op de lange termijn maakt de versnippering van gegevens het beheer afhankelijk van geheugen en intuïtie.

Met GTG CRM worden alle bestellingen van meerdere kanalen: e-commerce platforms, websites, handmatige bestellingen,... verzameld op één beheertabel, zodat verkopers onmiddellijk een totaalbeeld krijgen, zonder meerdere apps of bestanden te hoeven openen.

Gemakkelijk bestellingen missen of dubbel verwerken

Handmatig beheer leidt gemakkelijk tot situaties zoals:

• Vergeten bij te werken dat een bestelling is geleverd
• Niet meer weten of een bestelling al is verwerkt, wat leidt tot herhaalde verwerking
• Niet duidelijk weten of een COD-bestelling is betaald

Deze fouten lijken in eerste instantie klein, maar cumuleren na verloop van tijd tot discrepanties in inkomsten, cashverlies of geschillen met transporteurs.

Wanneer bestellingen centraal worden beheerd in GTG CRM, heeft elke bestelling een duidelijke status. Verkopers weten precies welke bestellingen in behandeling zijn, welke zijn voltooid en welke moeten worden afgerekend, waardoor het risico op fouten door handmatige handelingen aanzienlijk wordt verminderd.

De levenscyclus van een bestelling niet kunnen volgen

Een daadwerkelijke bestelling is meer dan alleen 'maken en klaar'. Het doorloopt verschillende fasen: bevestiging, verpakking, verzending, succesvolle levering, retour of annulering.

Handmatig beheer registreert doorgaans alleen het eindresultaat en negeert het hele proces daartussenin. Hierdoor weten verkopers niet waar het probleem zich voordoet in het proces: trage verpakking, late levering of een hoog retourpercentage.

Met GTG CRM heeft elke bestelling een duidelijke levenscyclus, waardoor verkopers knelpunten in het proces kunnen identificeren en aanpassen, in plaats van problemen pas op te lossen als het te laat is.

Bestellingen losgekoppeld van voorraad, hoe meer verkoop, hoe groter de afwijking

Een extreem gevaarlijke fout is wanneer bestellingen niet aan de voorraad zijn gekoppeld. Verkopers controleren de voorraad alleen op gevoel of werken de voorraad bij nadat er al is verkocht.

Veelvoorkomende gevolgen zijn:

• Verkopen boven de voorraad
• Te weinig leveren
• Eind van de maand klopt de fysieke voorraad niet met de administratie

GTG CRM koppelt bestellingen direct aan de voorraad, waardoor de voorraad wordt bijgewerkt zodra er een bestelling wordt geplaatst. Dit is vooral belangrijk voor verkopers via meerdere kanalen, waarbij een kleine afwijking in de voorraad op één kanaal al tot tal van problemen kan leiden.

Geen controle over de kosten per bestelling

Veel verkopers kijken alleen naar de verkoopprijs en koppelen geen kosten aan elke bestelling: verzendkosten, platformkosten, retourkosten, verpakkingskosten, promoties.

Zonder kosteninformatie per bestelling, is het gemakkelijk voor verkopers om in de volgende situaties te belanden:

• Inkomsten stijgen, maar het geld dat ze overhouden niet
• Niet weten welke bestellingen winstgevend zijn en welke verliesgevend
• Beslissingen nemen op basis van gevoel

Wanneer bestellingen op een gestructureerde manier worden beheerd in GTG CRM, worden bestelgegevens, kosten en inkomsten synchroon opgeslagen, wat de basis vormt voor verkopers om hun bedrijfsprestaties correct te begrijpen.

Shop eigenaren worden opgeslokt door operaties, geen tijd meer voor groei

Handmatig beheer vereist dat de shop eigenaar elke bestelling persoonlijk controleert, elk bedrag controleert en elke kleine fout afhandelt. Tijd die besteed zou moeten worden aan marketing, productverbetering of het uitbreiden van verkoopkanalen, wordt 'opgeslokt' door repetitieve taken.

Dit is een duidelijk teken dat het operationele model zijn grenzen heeft bereikt.

GTG CRM automatiseert een groot deel van de orderbeheertaken, zodat verkopers zich kunnen losmaken van handmatig werk en zich kunnen concentreren op activiteiten die groei genereren.

Conclusie

Handmatig orderbeheer is niet fout in de beginfase, maar kan geen langetermijnoplossing zijn als het bedrijf eenmaal op stoom komt.

Fouten zoals het missen van bestellingen, afwijkingen in de voorraad, gebrek aan kostenbeheersing of verwarde gegevens komen niet voort uit onvoldoende inspanning van de verkoper, maar uit het gebrek aan een geschikt beheersysteem.

Daarom kiezen veel online verkopers voor GTG CRM als een gecentraliseerd orderbeheerplatform, waar bestellingen, voorraad, verzending, facturen en geldstromen in hetzelfde systeem worden verbonden. Wanneer gegevens vanaf het begin worden gestandaardiseerd, vermindert de verkoper niet alleen risico's, maar heeft hij ook de basis om duurzaam te groeien.