U hebt 2-3 winkels/magazijnen op verschillende locaties. Elk magazijn heeft eigen personeel, eigen goederen. En u beheert alles met Excel + Zalo - magazijnpersoneel meldt de voorraad via berichten, u werkt het bij in een Excel-bestand. Wanneer een klant vraagt "Is er voorraad?" - moet u een bericht sturen naar het magazijnpersoneel → wachten op antwoord → pas dan antwoorden aan de klant.
Problemen met magazijnbeheer met meerdere filialen
| Probleem | Gevolg |
|---|---|
| Elk magazijn een eigen Excel-bestand | Geen overzicht van de totale voorraad |
| Niet realtime bijgewerkt | Goederen zijn op, maar het bestand toont nog "op voorraad" |
| Onjuiste invoer van gegevens | Verschillen bij de maandelijkse voorraadtelling |
| Geen inzicht in kostprijs | Goederen in verschillende partijen en prijzen ontvangen → geen inzicht in de werkelijke winst |
| Magazijnoverdracht op papier | Verlies van goederen bij overdracht tussen magazijnen |
| Niet tijdig uitreiken van elektronische facturen | Overtreding van Decreet 123 |
GTG CRM — Magazijnbeheer + Facturatie in 1 Systeem
In tegenstelling tot standaard magazijnsoftware koppelt GTG CRM magazijnen aan elektronische facturen en orders — bijzonder geschikt voor bedrijven die voldoen aan Decreet 123.
1. Beheer van Meerdere Magazijnen Vanaf 1 Dashboard
Creëer en beheer meerdere magazijnen:
| Magazijn | Locatie | Verantwoordelijk personeel |
|---|---|---|
| Hoofdmagazijn | 123 Nguyễn Trãi, Q.1 | Anh Minh |
| Filiaalmagazijn 1 | 456 Lê Lợi, Q.3 | Chị Hoa |
| Filiaalmagazijn 2 | 789 CMT8, Bình Dương | Anh Tuấn |
Alles weergegeven op 1 dashboard:
- Voorraad per magazijn
- Totale voorraad
- Trage verkopers (slow-moving)
- Bijna op voorraad
2. Voorraadoverdracht met Tracking
Wanneer u goederen van magazijn A naar magazijn B moet overbrengen:
```
Maak een magazijnoverdrachtsbon
→ Magazijn A: 100 stuks X afgeboekt
→ Transport
→ Magazijn B: 100 stuks X ontvangen
→ Ontvangst bevestigen
```
- Volledige tracking: wie heeft het aangemaakt, wanneer, hoeveel
- Bij tekorten → het systeem registreert het verschil
- Nooit meer "verloren onderweg" zonder dat je het weet
3. Magazijnkoppeling → Digitale Facturen
Dit is het verschil met gewone magazijnsoftware:
```
Klant koopt in de winkel
↓
Bestelling aanmaken → Kiezen voor afgifte uit filiaal 1 magazijn
↓
Voorraad filiaal 1 vermindert automatisch
↓ (tegelijkertijd)
Digitale factuur wordt automatisch aangemaakt
↓
Digitale handtekening → Versturen naar belastingdienst → E-mailen naar klant
```
1 actie = magazijnuitgifte + digitale factuur aanmaken + omzet boeken.
4. Goederen Ontvangen + Kostprijs Berekenen
Wanneer u goederen van een leverancier ontvangt:
```
Magazijnontvangstbon aanmaken:
- Leverancier: ABC Corp
- Product: 200 stuks × 50.000đ
- Ontvangend magazijn: Hoofdmagazijn
↓
Voorraad neemt toe + FIFO kostprijs bijgewerkt
↓ (optioneel)
Aankoopfactuur aanmaken (inkomende digitale factuur)
```
5. Rapporten voor Zelfstandige Ondernemers
Eenvoudige, duidelijke rapporten - geen accountant nodig:
| Rapport | Inhoud |
|---|---|
| Huidige Voorraad | Aantal + waarde van de voorraad per magazijn |
| Inkoop - Verkoop | Samenvatting van inkoop/verkoop per dag/maand |
| Winst/Verlies per Product | Verkoopprijs - Kostprijs = Winst, per product |
| Langzaam Verkopen | Producten die langer dan 30/60/90 dagen niet verkocht zijn |
| Omzet | Totale omzet per magazijn, per filiaal |
Vergelijking: Excel vs GTG CRM
| Criteria | Excel | GTG CRM |
|---|---|---|
| Multiple Warehouses | Multiple files, difficult to consolidate | 1 dashboard for everything |
| Realtime | Manual updates | Automatic upon transaction |
| Stock Transfer | Paper/Zalo records | Electronic stock transfer forms |
| FIFO Costing | Manual calculation (prone to errors) | Automatic and accurate |
| E-Invoice | Requires separate software | Built-in integration |
| Low Stock Alerts | No | Automatic |
| Errors | 10-20% | < 1% |
| Cost | 0 (but time-consuming) | From 199K/month (saves time) |
Who is it Suitable For?
| Business Type | Example |
|---|---|
| Retail Sole Proprietorships with Multiple Stores | Grocery chains, fashion shops with 2-3 branches |
| Distributors | Central warehouse + dealer warehouses |
| Small-Scale Manufacturing | Raw material warehouse + finished goods warehouse |
| E-commerce Sellers | FBM warehouse + dropshipping warehouse |
| Food & Beverage Chains | Raw material storage for each branch |
Pricing
| Pakket | Prijs | Credits | Aantal magazijnen |
|---|---|---|---|
| Gratis | 0₫ | 36.888 (1 keer) | 1 magazijn |
| Basis | 199.000₫/maand | 80.000 | Meerdere magazijnen |
| Startpakket | 449.000₫/maand | 192.600 | Meerdere magazijnen |
| Groei | 639.000₫/maand | 275.000 | Meerdere magazijnen |
| Professioneel | 1.029.000₫/maand | 448.000 | Meerdere magazijnen |
Conclusie
Wanneer een bedrijf meerdere magazijnen of filialen heeft, kan voorraadbeheer met Excel gemakkelijk leiden tot fouten in de voorraadtellingen, tijdverlies bij controle en een moeilijke controle van de werkelijke winstgevendheid. Een centraal voorraadbeheersysteem helpt bij het realtime bijwerken van de voorraad, het duidelijk volgen van inkomende, uitgaande en overgebrachte goederen, en directe koppeling met bestellingen en facturen. Met GTG CRM kunnen bedrijven al hun magazijnen, omzet en facturen beheren binnen één enkel platform, wat zorgt voor een nauwkeurigere en professionelere bedrijfsvoering.
Begin Nu
- Registreer u voor GTG CRM → 36.888 gratis credits
- Maak een magazijn aan (hoofdmagazijn + filialen)
- Importeer producten vanuit Excel
- Begin met professioneel magazijnbeheer
