Regelgeving met betrekking tot elektronische facturen voor individuele bedrijven

Vanaf 1 juli 2022 zijn, conform de bepalingen in Decreet 123/2020/ND-CP en Circulaire 78/2021/TT-BTC, individuele bedrijven en zelfstandigen die gebruikmaken van de methode van belastingaangifte verplicht om over te schakelen op elektronische facturen. Dit is niet alleen een wettelijke vereiste, maar ook een belangrijke stap in de modernisering van bedrijfsprocessen.

Om naleving van de regelgeving te garanderen en juridische risico's te vermijden, moeten eigenaren van bedrijven de regels met betrekking tot het opstellen, gebruiken en beheren van elektronische facturen goed begrijpen. Dit artikel zal de belangrijkste punten verduidelijken om u te helpen uw factureringsactiviteiten correct en efficiënt uit te voeren.

Concept van de Elektronische Factuur

Volgens Artikel 3 van Decreet 123/2020/ND-CP wordt een elektronische factuur beschouwd als een elektronisch document dat door de verkoper van goederen of diensten wordt aangemaakt via elektronische middelen, met het oog op het registreren van commerciële transactiegegevens in overeenstemming met de wetgeving inzake boekhouding en belastingen. Deze factuur kan worden aangemaakt vanuit een kassasysteem dat direct is verbonden met het systeem van de belastingdienst.

Elektronische facturen zijn onderverdeeld in twee hoofdtypes. Het eerste type is een factuur met een code van de belastingdienst, die wordt gecodeerd voordat deze naar de koper wordt verzonden. Deze code bevat een uniek transactienummer en een reeks versleutelde tekens op basis van de informatie van de verkoper. Het tweede type is een factuur zonder code van de belastingdienst, die door de organisatie zelf wordt aangemaakt en rechtstreeks aan de klant wordt verzonden zonder voorafgaande goedkeuring van de belastingdienst.

Drie Gevallen waarin Elektronische Facturen Verplicht Zijn

Volgens Circulaire 78/2021/TT-BTC moeten individuele bedrijven en zelfstandigen elektronische facturen gebruiken in drie specifieke situaties.

Het eerste geval is van toepassing op individuele bedrijven en personen die belasting betalen volgens de aangiftemethode. Dit is de groep die verplicht is om elektronische facturen regelmatig te gebruiken in hun bedrijfsactiviteiten.

Het tweede geval betreft individuele bedrijven die belasting betalen volgens de forfaitaire methode. Wanneer zij een factuur willen uitgeven, verstrekt de belastingdienst hen een elektronische factuur met een code voor elke transactie die plaatsvindt.

Het derde geval is voor individuele bedrijven die belastingaangifte doen per transactie. Net als bij de tweede groep, verstrekt de belastingdienst op verzoek een individuele elektronische factuur voor elke specifieke transactie.

Aandachtspunten bij het Gebruik van Elektronische Facturen

Wie Krijgt Facturen per Transactie?

Individuele bedrijven die belasting betalen volgens de forfaitaire methode krijgen van de belastingdienst een factuur met een code per transactie wanneer nodig. Individuen die niet regelmatig zaken doen en geen vaste vestiging hebben, en belasting betalen per transactie, vallen ook onder deze categorie.

Daarnaast worden in bepaalde speciale gevallen ook facturen per transactie verstrekt. Bijvoorbeeld, individuele bedrijven die hun activiteiten hebben stopgezet maar de beëindiging van hun belastingidentificatienummer nog niet hebben afgerond, kunnen nog steeds facturen aanvragen om activa te liquideren. Individuele bedrijven die tijdelijk hun activiteiten hebben stopgezet maar reeds gesloten contracten moeten afronden, krijgen ook soortgelijke ondersteuning. Gevallen waarbij het gebruik van facturen wordt gedwongen stopgezet, vallen ook onder deze lijst.

Gratis Service voor Elektronische Facturen

Volgens Lid 1 van Artikel 14 van Decreet 123/2020/ND-CP zijn kleine en middelgrote ondernemingen, coöperaties, individuele bedrijven en zelfstandigen in gebieden met moeilijke of bijzonder moeilijke sociaal-economische omstandigheden vrijgesteld van de kosten voor de elektronische factuur met code gedurende 12 maanden vanaf het begin van het gebruik. De lijst met begunstigde gebieden is vastgelegd in Decreet 118/2015/ND-CP.

Partijen die niet in aanmerking komen voor gratis service, moeten de servicekosten betalen volgens het contract dat is gesloten met de dienstverlener van elektronische facturen.

Situaties waarin het Gebruik van Elektronische Facturen Moet Worden Gestopt

Lid 1 van Artikel 16 van Decreet 123/2020/ND-CP somt de gevallen op waarin het gebruik van elektronische facturen met code verplicht moet worden stopgezet.

Wanneer een individueel bedrijf zijn belastingidentificatienummer beëindigt of wanneer de belastingdienst vaststelt dat het bedrijf niet actief is op het geregistreerde adres, wordt het gebruik van facturen stopgezet. Situaties waarin een individueel bedrijf de belastingdienst actief op de hoogte stelt van de tijdelijke stopzetting van de activiteiten leiden ook tot het stopzetten van het gebruik van elektronische facturen.

Ernstige overtredingen leiden ook tot soortgelijke gevolgen. Als een individueel bedrijf facturen gebruikt voor de verkoop van smokkelwaar, verboden goederen, namaakgoederen of goederen die inbreuk maken op intellectuele eigendomsrechten, zullen de autoriteiten dit ontdekken en de belastingdienst informeren voor actie. Het opstellen van valse facturen om geld te ontvreemden is ook een reden om het gebruik van elektronische facturen stop te zetten.

Bovendien, wanneer de belastingdienst de stopzetting van het gebruik van facturen aankondigt om belastingachterstanden af te dwingen, of wanneer de instantie voor handelsregistratie de tijdelijke stopzetting van een gereguleerde bedrijfsactiviteit vereist vanwege onvoldoende normen, moeten individuele bedrijven ook stoppen met het gebruik van elektronische facturen.

Welke Belastingdienst Verstrekt Facturen per Transactie?

Punt c van Lid 2 van Artikel 13 van Decreet 123/2020/ND-CP specificeert de locatie voor het indienen van aanvragen voor facturen.

Voor individuele bedrijven en zelfstandigen met een vaste vestiging, worden de documenten ingediend bij het Belastingkantoor dat verantwoordelijk is voor het gebied waar de zakelijke activiteiten plaatsvinden. Daarentegen dienen individuele bedrijven en zelfstandigen zonder vaste vestiging hun documenten in bij het Belastingkantoor van hun woonplaats of registratieplaats.

Traject voor de Overgang van Forfaitaire Belasting naar Aangifte

Vanaf 2026 zal de belastingdienst een traject implementeren voor de overgang van individuele bedrijven van de forfaitaire belastingmethode naar de aangiftemethode. Dit vereist dat individuele bedrijven alle benodigde werkzaamheden uitvoeren, zoals het bijhouden van boekhouding, het opstellen en indienen van elektronische facturen, en het online doen van belastingaangifte en -betaling volgens de regelgeving, in plaats van alleen forfaitaire belastingen te betalen zoals voorheen.

Om kleine bedrijven te ondersteunen bij de aanpassing aan de nieuwe regelgeving zonder dat zij boekhouders hoeven in te huren of complexe handmatige procedures hoeven te doorlopen, zijn er uitgebreide digitale oplossingen ontwikkeld. Deze integreren functies voor verkoopbeheer, belastingaangifte, belastingbetaling, elektronische facturatie en boekhouding op één enkel platform.

Conclusie

Het gebruik van elektronische facturen is een verplichte plicht geworden voor individuele bedrijven en zelfstandigen die belasting betalen volgens de aangiftemethode. Een goed begrip van de regelgeving met betrekking tot elektronische facturen, van het concept en de toepasselijke partijen tot de gevallen waarin facturen kunnen worden verstrekt en de situaties waarin het gebruik ervan moet worden stopgezet, is essentieel voor alle bedrijfseigenaren om hun activiteiten transparant en in overeenstemming met de wet uit te voeren.

Met name in de context van de overgang van forfaitaire belasting naar aangifte, is het cruciaal om de juiste tools aan te schaffen voor het beheer van boekhouding, belastingaangifte en elektronische facturatie. GTG CRM biedt een geïntegreerde automatische functie voor het uitgeven van elektronische facturen, waardoor het voor bedrijven eenvoudig is om wettelijke facturen te genereren, gegevens correct naar de belastingdienst te verzenden en inkomende facturen te controleren en op fouten te detecteren. Hierdoor besparen bedrijfseigenaren niet alleen tijd, maar zorgen ze ook voor nauwkeurigheid in hun boekhouding en volledige naleving van alle procedures die door de belastingdienst worden vereist.