Regels voor elektronische facturen voor eenmanszaken

Vanaf 01/07/2022 zijn, volgens de bepalingen van Besluit 123/2020/NĐ-CP en Circulaire 78/2021/TT-BTC, ondernemingshuishoudens en zelfstandig ondernemers die de aangifte-methode voor belastingheffing toepassen verplicht over te stappen op elektronische facturen. Dit is niet alleen een wettelijke vereiste, maar ook een belangrijke stap in het moderniseren van bedrijfsactiviteiten.

Om ervoor te zorgen dat u de voorschriften correct naleeft en juridische risico’s vermijdt, moeten eigenaren van ondernemingshuishoudens de regels met betrekking tot het opstellen, gebruiken en beheren van elektronische facturen goed kennen. In dit artikel worden de belangrijkste punten verduidelijkt, zodat u het factureringsproces nauwkeurig en efficiënt kunt uitvoeren.

Het begrip elektronische factuur

Volgens artikel 3 van Besluit 123/2020/NĐ-CP wordt een elektronische factuur verstaan als een document in elektronische gegevensvorm, opgesteld door de verkoper van goederen of diensten via elektronische middelen, om handelsinformatie vast te leggen in overeenstemming met de bepalingen van de wetgeving inzake boekhouding en belastingen. Deze factuur kan worden aangemaakt via een kasregister dat rechtstreeks is verbonden met het systeem van de belastingdienst.

Elektronische facturen worden onderverdeeld in twee hoofdcategorieën. De eerste categorie is een factuur met een code van de belastingdienst, die vóór verzending aan de koper wordt toegekend. Deze code bestaat uit een uniek transactienummer en een geëncodeerde tekenreeks op basis van de gegevens van de verkoper. De tweede categorie is een factuur zonder code van de belastingdienst, die door de organisatie zelf wordt opgesteld en rechtstreeks naar de klant wordt verzonden zonder voorafgaande validatie door de belastingdienst.

Drie verplichte gevallen voor het gebruik van elektronische facturen

Op basis van Circulaire 78/2021/TT-BTC moeten ondernemingshuishoudens en zelfstandig ondernemers in drie specifieke situaties elektronische facturen gebruiken.

Het eerste geval geldt voor ondernemingshuishoudens en zelfstandigen die belasting betalen volgens de aangiftemethode. Deze groep is verplicht om regelmatig elektronische facturen te gebruiken in hun bedrijfsactiviteiten.

Het tweede geval betreft ondernemingshuishoudens die belasting betalen volgens de forfaitaire methode. Wanneer zij een factuur nodig hebben, wordt door de belastingdienst per afzonderlijke transactie een elektronische factuur met code uitgegeven.

Het derde geval is bedoeld voor ondernemingshuishoudens die per afzonderlijke gebeurtenis belasting aangeven. Net als bij de tweede groep zal, indien er een factuur wordt gevraagd, de belastingdienst een afzonderlijke elektronische factuur verstrekken voor elke specifieke transactie.

Belangrijke aandachtspunten bij het gebruik van elektronische facturen

Entiteiten die per afzonderlijke keer een elektronische factuur kunnen krijgen

Ondernemingshuishoudens die onder het forfaitaire belastingstelsel vallen, kunnen door de belastingdienst worden ondersteund met een factuur met code per afzonderlijke aanvraag wanneer zij daar behoefte aan hebben. Zelfstandig ondernemers die niet regelmatig actief zijn en geen vaste vestigingsplaats hebben, en belasting betalen per afzonderlijke gebeurtenis, vallen eveneens onder deze groep.

Daarnaast komen enkele bijzondere gevallen ook in aanmerking voor een factuur per afzonderlijke keer. Bijvoorbeeld: een ondernemingshuishouden dat de activiteiten al heeft stopgezet maar de procedure voor beëindiging van het belastingnummer nog niet heeft afgerond, kan nog steeds een factuur aanvragen voor de liquidatie van activa. Een huishouden dat de bedrijfsactiviteiten tijdelijk heeft opgeschort maar een eerder ondertekend contract moet afwerken, krijgt eveneens dezelfde ondersteuning. Ook gevallen die zijn onderworpen aan dwang tot stopzetting van het gebruik van facturen vallen hieronder.

Kosteloze elektronische factuurdienst

Volgens lid 1 van artikel 14 van Besluit 123/2020/NĐ-CP zijn kleine en middelgrote ondernemingen, coöperaties, ondernemingshuishoudens en zelfstandig ondernemers in gebieden met moeilijke of bijzonder moeilijke sociaaleconomische omstandigheden vrijgesteld van de kosten voor de elektronische factuurdienst met code gedurende 12 maanden vanaf het moment van ingebruikname. De lijst van de in aanmerking komende gebieden is vastgelegd in Besluit 118/2015/NĐ-CP.

Personen en organisaties die niet voor de vrijstelling in aanmerking komen, moeten de servicekosten betalen volgens het contract dat met de aanbieder van elektronische factuurdiensten is gesloten.

Situaties waarin het gebruik van elektronische facturen moet worden stopgezet

Lid 1 van artikel 16 van Besluit 123/2020/NĐ-CP somt de gevallen op waarin het gebruik van elektronische facturen met code verplicht moet worden stopgezet.

Wanneer een onderneming haar btw-nummer laat vervallen of wanneer de belastingdienst vaststelt dat zij niet actief is op het geregistreerde adres, wordt het gebruik van facturen stopgezet. Ook wanneer de onderneming zelf bij de bevoegde instantie melding maakt van een tijdelijke bedrijfsstillegging, leidt dit tot het stoppen van het gebruik van elektronische facturen.

Ernstige overtredingen hebben eveneens soortgelijke gevolgen. Als een onderneming facturen gebruikt voor de verkoop van illegale goederen, verboden goederen, namaakproducten of goederen die inbreuk maken op intellectuele eigendomsrechten, zal de bevoegde instantie dit vaststellen en de belastingdienst informeren voor verdere afhandeling. Het opmaken van fictieve facturen om geld te verduisteren is ook een reden om het gebruik van elektronische facturen te stoppen.

Daarnaast moet een onderneming ook stoppen met het gebruik van elektronische facturen wanneer de belastingdienst meldt dat het gebruik van facturen wordt opgeschort in het kader van invordering van belastingachterstanden, of wanneer de instantie voor bedrijfsregistratie verzoekt om de bedrijfsactiviteiten in een vergunningplichtige branche tijdelijk stil te leggen omdat niet aan de vereisten wordt voldaan.

Welke Belastingdienst Geeft Facturen Per Keer Af?

Punt c, lid 2, artikel 13 van Decreet 123/2020/NĐ-CP bepaalt duidelijk de plaats waar het verzoek tot uitgifte van facturen moet worden ingediend.

Voor ondernemingen en zelfstandigen met een vaste vestigingsplaats wordt het dossier ingediend bij het belastingkantoor dat verantwoordelijk is voor het gebied waar de bedrijfsactiviteiten plaatsvinden. Daarentegen dienen ondernemingen en personen zonder vaste vestigingsplaats het dossier in bij het belastingkantoor van hun woonplaats of de plaats waar zij hun onderneming hebben geregistreerd.

Stappenplan voor de Overstap van Forfaitaire Belasting naar Aangifte

Vanaf 2026 zal de belastingdienst het traject uitvoeren om ondernemingen over te zetten van de forfaitaire belastingmethode naar de aangiftemethode. Dit vereist dat ondernemingen alle werkzaamheden volledig uitvoeren, zoals het bijhouden van boekhouding, het opstellen en verzenden van elektronische facturen en het online aangeven en betalen van belastingen volgens de voorschriften, in plaats van simpelweg forfaitaire belasting te betalen zoals voorheen.

Om kleine ondernemingen te helpen zich aan te passen aan de nieuwe regels zonder een accountant in te huren of ingewikkelde handmatige processen te moeten uitvoeren, zijn er veel geïntegreerde digitale transformatieoplossingen ontwikkeld die functies voor verkoopbeheer, belastingaangifte, belastingbetaling, het uitgeven van elektronische facturen en het beheren van de boekhouding op één enkel platform samenbrengen.

Conclusie

Het gebruik van elektronische facturen is een verplichte verplichting geworden voor ondernemingen en zelfstandigen die belasting betalen via de aangiftemethode. Een goed begrip van de regels rond elektronische facturen, van de definitie en de toepassingsgroep tot de gevallen waarin facturen mogen worden uitgegeven en de situaties waarin het gebruik moet worden stopgezet, is essentieel zodat elke ondernemer zijn bedrijf transparant en in overeenstemming met de wet kan voeren.

Vooral in de context van de overstap van forfaitaire belasting naar aangifte wordt het steeds noodzakelijker om over geschikte hulpmiddelen te beschikken voor het beheren van de boekhouding, het aangeven van belastingen en het uitgeven van elektronische facturen. GTG CRM biedt een geïntegreerde functie voor automatische uitgifte van elektronische facturen, waarmee ondernemingen eenvoudig wettige facturen kunnen uitgeven, gegevens correct aan de belastingdienst kunnen verzenden en tegelijkertijd inkomende facturen kunnen controleren en fouten kunnen opsporen. Daardoor besparen ondernemers niet alleen tijd, maar waarborgen zij ook de nauwkeurigheid van de boekhouding en de volledige naleving van de vereiste procedures van de belastingdienst.