Standaard orderverwerkingsproces voor online verkopers

In online sales businesses, a professional order processing workflow is a decisive factor for business success. GTG CRM offers a comprehensive order processing workflow, from order reception, inventory management, shipping, to invoicing and customer care - all integrated into a single system.

With GTG CRM, you not only manage orders but can also connect with major e-commerce platforms like Shopee, Lazada, TikTok Shop, automatically synchronize products and inventory, quickly create shipping orders, and issue valid electronic invoices. This is a comprehensive solution to help businesses operate efficiently, enhance customer experience, and achieve sustainable growth.

Key Features

• Automatic Consultation and Order Confirmation: AI Chatbot assists in responding to and confirming customer orders 24/7, reducing the workload for staff
• Centralized Order Management: All orders from websites, e-commerce platforms, and other channels are managed within a single system
• Multi-channel Sales Connection: Integrates with Shopee, Lazada, TikTok Shop and synchronizes products and orders in both directions
• Smart Inventory Management: Real-time inventory tracking, automatic updates when orders are placed, supports multiple warehouses
• Shipping Carrier Integration: Create shipping orders directly with carriers such as Giao Hàng Nhanh, Viettel Post, supports COD
• Electronic Invoice Issuance: Links with S-Invoice (Viettel) and MISA to issue valid VAT invoices
• Order Status Tracking: Clear status updates from New → Processing → Completed

Standard Order Processing Workflow

Step 1: Product and Inventory Preparation

Create and Manage Warehouses

First, you need to set up warehouses in the system at Inventory Management → Warehouses.

• Create warehouses with information: Warehouse name, warehouse code, address, person in charge
• Supports multiple warehouses: Main warehouse, sub-warehouse, branch warehouse
• Track inventory for each warehouse separately

Create Products in the System

Go to Sales → Product Management to create new products.

Information to Enter:

• Product name, SKU, category, brand
• Product images and videos
• Variations: Color, size (up to 3 attributes)
• Original price, VAT, selling price (system automatically calculates profit)
• Detailed description and technical specifications
• Initial inventory quantity

Connect and Synchronize with E-commerce Platforms

Go to Sales → Integrations to connect with e-commerce platforms.

Connection Steps:

1. Select the platform to connect: Shopee / Lazada / TikTok Shop
2. Authenticate your shop account
3. Synchronize products in both directions:
   • Pull: Get products from the platform to GTG CRM
   • Push: Send products from GTG CRM to the platform

Benefits:

• Centralized management of all products
• Automatic inventory synchronization between channels
• Save time on manual updates

Step 2: Order Reception

Receive Orders from Multiple Channels

Orders can come from:

• Uw website (geïntegreerd met GTG CRM)
• Shopee, Lazada, TikTok Shop (automatische synchronisatie)
• Handmatige bestellingen (klanten plaatsen via telefoon, Facebook...)

Stap 3: Verwerking en Voorbereiding van Goederen

Bestellingen controleren en bewerken (indien nodig)

• Koperinformatie
• Afleveradres
• Producten toevoegen/verwijderen
• Aantal producten

Voorraadcontrole

Het systeem controleert automatisch de voorraadhoeveelheid:

• ✅ Voldoende voorraad → Doorgaan met inpakken
• ❌ Onvoldoende voorraad → Moet worden aangevuld bij de leverancier

Inkoopproces (indien onvoldoende):

Ga naar Leveranciers → Selecteer leverancier → Creëer inkooporder

• Selecteer de in te kopen producten
• Vul aantal en eenheidsprijs in
• Bevestig inkooporder
• Wanneer de goederen arriveren, creëer Magazijnbon
• Voorraad wordt automatisch bijgewerkt

Stap 4: Verzending aanmaken

Nadat de goederen zijn ingepakt, maakt u rechtstreeks vanuit de bestelling een verzendorder aan.

Benodigde informatie:

1. Kies een bezorgservice:

• Snelle levering
• Besparende levering

2. Bedrag te innen bij aflevering (COD):

• Voer het bedrag in dat van de klant moet worden geïnd
• Inclusief vracht- en verzendkosten (indien door de klant te betalen)

3. Pakketinformatie:

• Gewicht (kg)
• Afmetingen (lengte x breedte x hoogte)
• Wie betaalt de verzendkosten (verkoper/koper)

4. Bevestig orderaanmaak:

• Het systeem haalt automatisch informatie uit de bestelling
• Verzend een verzoek naar de vervoerder
• Ontvang een trackingcode

Na succesvolle aanmaak van de verzendorder:

• Print het verzendlabel en plak het op het pakket
• Lever het af bij de vervoerder

Stap 5: Digitale Factuur Uitgeven

Voor zakelijke klanten of wanneer een btw-factuur vereist is, kunt u rechtstreeks vanuit de bestelling een digitale factuur uitgeven of het systeem automatisch facturen laten uitgeven.

Stappen voor het uitgeven van facturen:

1. Kies factuuraanbieder: S-Invoice (Viettel) of MISA
2. Kies factuurtemplate: BTW-factuur of Verkoopfactuur
3. Vul informatie in: Klantinformatie (bedrijfsnaam, BTW-nummer, adres), Producten en aantal (automatisch uit de bestelling gehaald), BTW-tarief, Betaalmethode
4. Bekijk PDF-voorbeeld:

5. Factuur uitgeven: Het systeem stuurt een verzoek naar de aanbieder, de factuur krijgt een code van de belastingdienst, downloaden en naar de klant sturen

Stap 6: Bestelling Volgen en Afronden

Verzendstatus volgen

• Werk de status van de trackingcode bij van de vervoerder
• Informeer de klant over de voortgang van de levering
• Afhandelen van speciale gevallen (mislukte levering, vertraging...)

Bestelling afronden

Wanneer de klant de goederen succesvol heeft ontvangen:

• Werk de bestelstatus bij naar Afgerond
• Bevestig dat het geld is ontvangen (voor COD-bestellingen)
• Sla de informatie op in de transactiegeschiedenis

Afhandeling van problematische bestellingen

Geval van retourneren/omruilingen door de klant:

1. Maak een vervangende factuur aan (indien al een factuur is uitgestuurd) - Pas het aantal en de waarde aan - Het systeem genereert automatisch een vervangende factuur nadat deze is geactiveerd.
2. Voorraad bijwerken - Retourgoederen terug in het magazijn plaatsen (indien nog goed) - Beschadigde goederen registreren (indien van toepassing).
3. Geld terugbetalen aan de klant (indien nodig).

Voordelen van een gestandaardiseerd proces

Voor bedrijven

• Gecentraliseerd beheer: Alle bestellingen, producten en voorraden in één systeem.
• Tijdsbesparing: Automatisering van veel stappen (productsynchronisatie, verzendlabelgeneratie, facturatie).
• Minder fouten: Gegevens automatisch gesynchroniseerd, beperking van handmatige invoer.
• Voorraadbeheer: Realtime updates, voorkomt oververkoop.
• Wettelijke naleving: Geldige, volledige elektronische facturen.

Voor medewerkers

• Gebruiksvriendelijke interface: Eenvoudig te gebruiken, geen complexe training vereist.
• Duidelijk proces: Elke stap wordt gedetailleerd begeleid.
• Volledige integratie: Geen noodzaak om te wisselen tussen meerdere applicaties.
• Efficiënt werken: Verwerken van meerdere bestellingen tegelijk.

Voor klanten

• Snelle respons: AI Chatbot ondersteunt 24/7.
• Tijdige levering: Snel verwerkingsproces.
• Nauwkeurige informatie: Bestellingen en verzendingen worden continu bijgewerkt.
• Professionele facturatie: Geldige, volledige elektronische facturen.

Belangrijke opmerkingen

Over de verbinding met e-commerceplatforms:

• U hebt een geverifieerd winkeliersaccount nodig op Shopee/Lazada/TikTok Shop.
• Productsynchronisatie moet worden uitgevoerd tijdens periodes met weinig bestellingen om gegevensconflicten te voorkomen.

Over voorraadbeheer:

• Werk de voorraad regelmatig bij om nauwkeurigheid te garanderen.
• Voer periodieke voorraadcontroles uit (maandelijks/kwartaal) om deze te vergelijken met het systeem.

Over facturatie:

• Factureer alleen op verzoek van de klant of bij bestellingen met een hoge waarde.
• Controleer vóór facturatie zorgvuldig de BTW-ID en het adres.
• Vervangende facturen worden alleen gebruikt indien nodig (retouren, fouten).

Over verzending:

• Verpak zorgvuldig om schade tijdens transport te voorkomen.
• Kies een verzendservice die past bij de waarde van de bestelling en de eisen van de klant.

Conclusie

Het gestandaardiseerde bestelverwerkingsproces van GTG CRM helpt online bedrijven om professioneel, efficiënt en systematisch te opereren. Van productbeheer, omnichannel-connectiviteit, bestelafhandeling, verzending tot facturatie en klantenservice - alles is naadloos geïntegreerd in één platform.

Door dit proces toe te passen, zult u:

• De bestelsnelheid verhogen.
• De bedrijfsactiviteiten beter controleren.
• Operationele kosten optimaliseren.
• De klantervaring verbeteren.
• Het bedrijf duurzaam laten groeien.

Begin vandaag nog met het gebruik van GTG CRM om een professioneel verkoopproces te ervaren!