Vergelijking van 3 soorten elektronische facturen: Met code, zonder code, code van CQT - Welk type te kiezen?

Sinds elektronische facturen verplicht zijn gesteld door de Algemene Belastingdienst, twijfelen veel winkeleigenaren, retailers en bedrijven nog steeds over welk type elektronische factuur het meest geschikt is voor hun omvang en specifieke bedrijfsvoering. De drie meest voorkomende soorten elektronische facturen zijn momenteel facturen met een code van de belastingdienst, facturen zonder een code van de belastingdienst, en facturen met een code van de belastingdienst (ook wel "in te drukken" facturen genoemd) - elk met zijn eigen voordelen en beperkingen.

Het correct kiezen van het factuurtype helpt bedrijven niet alleen om aan de wet te voldoen, maar optimaliseert ook de operationele kosten en verkoopprocessen. Dit artikel analyseert de 3 soorten elektronische facturen in detail, vergelijkt de voor- en nadelen, en helpt u de meest geschikte keuze te maken.

1. Elektronische Factuur met CQT-code

Concept

Een elektronische factuur met een code van de belastingdienst is een factuur die vóór verzending naar de klant wordt voorzien van een verificatiecode door de Algemene Belastingdienst. Deze code bestaat uit een unieke reeks tekens die door de belastingdienst wordt gegenereerd en op de factuur wordt geplaatst om de geldigheid ervan te bevestigen.

Toepassingsgebied

Volgens Decreet 123/2020/ND-CP moeten bedrijven die onderworpen zijn aan een hoog fiscaal risico verplicht facturen met een code gebruiken:

• Nieuw opgerichte bedrijven die minder dan 12 maanden actief zijn
• Bedrijven die tijdelijk hun activiteiten hebben stopgezet, belastingschulden hebben of een fiscaal risico lopen
• Huishoudens en individuele bedrijven met een jaaromzet van 1 miljard dong of meer
• Bedrijven die actief zijn in gevoelige sectoren (schroot, benzine, diesel, etc.)

Uitgifteproces

1. Het bedrijf maakt de factuur aan in de boekhoudsoftware of het beheersysteem
2. De factuurgegevens worden verzonden naar de portaal van de Algemene Belastingdienst
3. De belastingdienst controleert en verstrekt de verificatiecode binnen 1-2 seconden
4. Het bedrijf ontvangt de factuur met de code en stuurt deze naar de klant

Voordelen

Transparantie en strikte controle: De belastingdienst beschikt over real-time factuurinformatie, wat belastingfraude minimaliseert.

Lage kosten: Bedrijven hoeven geen kosten te betalen aan de factuurdienstverlener; ze kunnen zich registreren en gratis gebruik maken van de portaal van de Algemene Belastingdienst.

Hoge wettelijke status: De factuur wordt rechtstreeks door de belastingdienst geverifieerd, wat de absolute juridische waarde garandeert.

Nadelen

Afhankelijkheid van het belastingsysteem: Wanneer het systeem van de Algemene Belastingdienst storingen of onderhoud ondergaat, kan het bedrijf geen facturen uitgeven.

Lagere snelheid: Vergeleken met facturen zonder code kan het wachten op de belastingdienst om een code te verstrekken in sommige gevallen vertraging veroorzaken.

Beperkte flexibiliteit: Niet geschikt voor bedrijven die in korte tijd grote aantallen facturen moeten uitreiken.

2. Elektronische Factuur zonder CQT-code

Concept

Een elektronische factuur zonder code is een factuur die het bedrijf zelf uitgeeft via een organisatie die elektronische factuurdiensten levert (een door de Algemene Belastingdienst goedgekeurde leverancier), zonder dat er een verificatiecode nodig is voordat deze naar de klant wordt verzonden.

Toepassingsgebied

Bedrijven mogen facturen zonder code gebruiken indien zij voldoen aan de volgende voorwaarden:

• Actief gedurende 12 maanden of langer
• Geen belastingschulden, geen overtredingen van de belastingwetgeving
• Niet behoren tot de categorie met een hoog fiscaal risico volgens de beoordeling van de belastingdienst
• Gebruik maken van de diensten van een legitieme leverancier van elektronische facturen

Uitgifteproces

1. Het bedrijf sluit een contract af met een organisatie die elektronische factuurdiensten levert
2. Maak de factuur aan in de software en stuur deze rechtstreeks naar de klant
3. Stuur periodiek (dagelijks/maandelijks) factuurgegevens naar de belastingdienst via de leverancier

Voordelen

Hoge snelheid: Facturen worden onmiddellijk uitgereikt, zonder te hoeven wachten op bevestiging van de belastingdienst.

Niet afhankelijk van het belastingsysteem: Bedrijven kunnen nog steeds facturen uitgeven, zelfs als het systeem van de Algemene Belastingdienst storingen heeft.

Hoge flexibiliteit: Geschikt voor bedrijven met een groot aantal transacties die in korte tijd veel facturen moeten uitreiken.

Eenvoudige integratie: Dienstverleners hebben vaak API's en integratiefuncties met verkoopbeheersoftware.

Nadelen

Servicekosten: Bedrijven moeten betalen voor de elektronische factuurdienstverlener, variërend van enkele miljoenen tot tientallen miljoenen dong per jaar, afhankelijk van het servicepakket.

Toepassingsvoorwaarden: Niet alle bedrijven komen in aanmerking, met name nieuwe bedrijven of bedrijven met een fiscaal risico.

Wettelijke verantwoordelijkheid: Het bedrijf is zelf verantwoordelijk voor de nauwkeurigheid en wettigheid van de uitgegeven facturen.

3. Elektronische Factuur met CQT-code (In te drukken)

Concept

Een factuur met een code van de belastingdienst, ook wel een factuur op maat genoemd, is een factuur die vooraf is afgedrukt met een door de belastingdienst verstrekt codenummer. Dit is een overgangsvorm van papieren facturen naar elektronische facturen, die doorgaans wordt toegepast voor entiteiten die nog niet aan de vereisten voldoen of nog niet volledig klaar zijn om over te schakelen op elektronische facturen.

Toepassingsgebied

• Kleine bedrijven, huishoudens met een omzet van minder dan 1 miljard dong per jaar
• Entiteiten die actief zijn in afgelegen gebieden zonder technologische infrastructuurfaciliteiten
• Speciale gevallen volgens de bepalingen van de belastingdienst

Gebruiksproces

1. Het bedrijf registreert bij de belastingdienst het aantal benodigde facturen
2. De belastingdienst verstrekt het factuurnummer
3. Het bedrijf drukt de facturen af bij een erkende drukkerij
4. Gebruik de papieren factuur met code voor transacties met klanten

Voordelen

Geschikt voor kleine bedrijven: Vereist geen complexe technologische infrastructuur.

Eenvoudig proces: Gemakkelijk te gebruiken, geen internetverbinding nodig bij het uitgeven van facturen.

Lage initiële kosten: Geen investering in software of elektronische factuurdiensten nodig.

Nadelen

Verouderd: Niet geschikt voor de huidige digitaliseringsgolf, wordt geleidelijk afgeschaft.

Moeilijk te beheren: Gemakkelijk te verliezen, moeilijk te raadplegen en op te slaan in vergelijking met elektronische facturen.

Niet flexibel: Bij fouten moeten papieren facturen worden geannuleerd en gemeld aan de belastingdienst.

Tijdsbeperking: Volgens de planning zal dit type factuur geleidelijk volledig worden vervangen door elektronische facturen.

Vergelijkingstabel van de 3 factuurtypen

Criteria	Met CQT-code	Zonder CQT-code	CQT-code (In te drukken)
Uitgifte Snelheid	Langzaam (1-2s)	Snel (onmiddellijk)	Gemiddeld
Kosten	Gratis	3-15 miljoen/jaar	Drukkerijkosten
Internet afhankelijkheid	Ja	Ja	Nee
Beheer	Eenvoudig	Eenvoudig	Moeilijk
Flexibiliteit	Laag	Hoog	Zeer laag
Trend	Populair	Populair	Wordt afgeschaft

Welk type factuur te kiezen?

Kies een factuur MET CODE als u:

• Een nieuw opgericht bedrijf bent of een huishouden met een omzet van meer dan 1 miljard per jaar
• Servicekosten wilt besparen
• Geen extreem groot aantal transacties in korte tijd heeft
• Prioriteit geeft aan transparantie en absolute naleving

Kies een factuur ZONDER CODE als u:

• Een stabiel opererend bedrijf bent gedurende meer dan 12 maanden
• Een groot aantal bestellingen heeft en snel facturen moet uitreiken
• Verkoopt op verschillende e-commerce platforms en automatische integratie nodig heeft
• Bereid bent te betalen voor diensten in ruil voor snelheid en flexibiliteit

Kies een factuur MET CQT-code (In te drukken) als u:

• Een klein huishouden bent met een omzet van minder dan 1 miljard per jaar
• Actief bent in een gebied zonder internetfaciliteiten
• Een tijdelijke oplossing nodig heeft tijdens de digitale transitie

Conclusie

De keuze van het juiste type elektronische factuur hangt af van de omvang van het bedrijf, het aantal transacties en de ontwikkelingsstrategie van het bedrijf. De meeste kleine en middelgrote bedrijven gebruiken momenteel facturen met een code vanwege de lage kosten en de volledige naleving van de wettelijke vereisten. Grote bedrijven met een hoog aantal transacties kiezen daarentegen vaak voor facturen zonder code om hun operationele processen te optimaliseren.

Om winkeleigenaren en huishoudens te helpen bij het eenvoudig en snel uitreiken van elektronische facturen, heeft GTG CRM een functie geïntegreerd voor het direct uitreiken van elektronische facturen vanuit bestellingen. U kunt verbinding maken met toonaangevende factuurleveranciers, automatisch facturen maken op basis van bestelgegevens en facturen met een paar eenvoudige stappen naar klanten sturen. Dit bespaart tijd, vermindert fouten en zorgt voor naleving van de wettelijke voorschriften.