Vergelijking van 3 soorten elektronische facturen: Met code, zonder code, code van de belastingdienst - Welk type kiezen?

Sinds de elektronische factuur verplicht werd volgens de voorschriften van de Belastingdienst, twijfelen veel winkeliers, detailhandelaren en bedrijven nog steeds over welk type elektronische factuur ze moeten kiezen dat past bij hun schaal en bedrijfsspecialisaties. De drie meest voorkomende soorten elektronische facturen momenteel zijn: facturen met een code van de belastingdienst, facturen zonder code van de belastingdienst en facturen met een code van de belastingdienst (ook wel print-op-aanvraag facturen genoemd) - elk type heeft zijn eigen voordelen en nadelen.

Het kiezen van het juiste type factuur helpt bedrijven niet alleen om te voldoen aan de wet, maar ook om operationele kosten en verkoopprocessen te optimaliseren. Dit artikel zal de 3 soorten elektronische facturen gedetailleerd analyseren, de voor- en nadelen vergelijken en u helpen de meest geschikte beslissing te nemen.

1. Elektronische Factuur Met Code Van De Belastingdienst

Concept

Een elektronische factuur met een code van de belastingdienst is een factuur die door de Belastingdienst van een authenticatiecode wordt voorzien voordat deze aan de klant wordt verzonden. Deze code bestaat uit een unieke reeks tekens die door de belastingdienst wordt gegenereerd en op de factuur wordt geplaatst om de geldigheid ervan te bevestigen.

Toepassingsgebied

Volgens Decreet 123/2020/ND-CP moeten bedrijven met een hoog belastingrisico verplicht facturen met een code gebruiken:

• Nieuw opgerichte bedrijven die nog geen 12 maanden actief zijn
• Bedrijven die tijdelijk hun activiteiten hebben stopgezet, belastingschulden hebben of belastingrisico lopen
• Huishoudens en individuele ondernemers met een omzet van 1 miljard VND/jaar of meer
• Bedrijven die actief zijn in gevoelige sectoren (afval, aardolieproducten...)

Uitgifteproces

1. Het bedrijf stelt de factuur op in de boekhoudsoftware of managementsysteem
2. Verzend de factuurgegevens naar het portaal van de Belastingdienst
3. De belastingdienst controleert en verleent een authenticatiecode binnen 1-2 seconden
4. Het bedrijf ontvangt de factuur met de code en stuurt deze naar de klant

Voordelen

Transparantie en strikte controle: De belastingdienst beschikt over factuurinformatie in realtime, wat belastingfraude minimaliseert.

Lage kosten: Bedrijven hoeven geen kosten te betalen aan de factuurdienstverlener, maar hoeven zich alleen te registreren en gratis gebruik te maken via het portaal van de Belastingdienst.

Hoge wettelijke status: De factuur wordt rechtstreeks door de belastingdienst bevestigd, wat zorgt voor absolute wettelijke waarde.

Nadelen

Afhankelijkheid van het belastingsysteem: Wanneer het systeem van de Belastingdienst problemen ondervindt of onderhoud ondergaat, kunnen bedrijven geen facturen uitgeven.

Langzamere snelheid: In vergelijking met facturen zonder code kan het wachten op de belastingdienst om een code te verlenen in sommige gevallen tot vertraging leiden.

Beperkte flexibiliteit: Niet geschikt voor bedrijven die in korte tijd grote aantallen facturen moeten uitgeven.

2. Elektronische Factuur Zonder Code Van De Belastingdienst

Concept

Een elektronische factuur zonder code is een factuur die door het bedrijf zelf wordt uitgegeven via een organisatie die elektronische factuurdiensten levert (een door de Belastingdienst goedgekeurde leverancier), zonder dat vooraf een authenticatiecode nodig is voordat deze aan de klant wordt verzonden.

Toepassingsgebied

Bedrijven mogen facturen zonder code gebruiken indien zij aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Minstens 12 maanden actief zijn
• Geen belastingschulden hebben, geen belastingovertredingen hebben begaan
• Niet onderworpen zijn aan een hoog belastingrisico volgens de inschatting van de belastingdienst
• Gebruik maken van de diensten van een legitieme leverancier van elektronische facturen

Uitgifteproces

1. Het bedrijf sluit een contract af met een organisatie die elektronische factuurdiensten levert
2. Stel de factuur op in de software en stuur deze rechtstreeks naar de klant
3. Verzend de factuurgegevens periodiek (dagelijks/maandelijks) via de leverancier naar de belastingdienst

Voordelen

Snelle verwerking: Facturen worden direct gegenereerd, zonder wachttijd op bevestiging van de belastingdienst.

Onafhankelijk van belastingdienst systeem: Bedrijven kunnen facturen blijven uitreiken, zelfs als het systeem van de Belastingdienst problemen ondervindt.

Hoge flexibiliteit: Geschikt voor bedrijven met een groot volume aan transacties, die in grote aantallen facturen moeten uitreiken.

Eenvoudige integratie: Dienstverleners bieden doorgaans API's en integratiemogelijkheden met verkoopprogramma's.

Nadelen

Servicekosten: Bedrijven moeten betalen voor de dienstverleners van elektronische facturen, variërend van enkele miljoenen tot tientallen miljoenen VND/jaar, afhankelijk van het servicepakket.

Toepassingsvoorwaarden: Niet elk bedrijf komt in aanmerking, met name nieuwe bedrijven of bedrijven met een fiscaal risico.

Wettelijke aansprakelijkheid: Bedrijven zijn zelf verantwoordelijk voor de nauwkeurigheid en wettigheid van de uitgegeven facturen.

3. Elektronische Factuur met CQT Code (Geprint)

Concept

Een factuur met een code van de belastingdienst, ook wel een factuur op aanvraag genoemd, is een vooraf afgedrukte factuur met een door de belastingdienst verleend codenummer. Dit is een overgangsvorm van papieren facturen naar elektronische facturen, meestal van toepassing op entiteiten die nog niet aan de voorwaarden voldoen of nog niet volledig klaar zijn om over te schakelen op elektronische facturen.

Toepassingsgebied

• Kleine bedrijven, huishoudens met een omzet van minder dan 1 miljard VND/jaar
• Eenheden die werken in afgelegen gebieden, zonder technologische infrastructuur
• Speciale gevallen volgens de voorschriften van de belastingdienst

Gebruiksproces

1. Bedrijven melden het aantal benodigde facturen aan bij de belastingdienst
2. De belastingdienst kent een factuurcodenummer toe
3. Bedrijven laten de facturen drukken bij een erkend drukkersbedrijf
4. Gebruik papieren facturen met codes voor transacties met klanten

Voordelen

Geschikt voor kleine bedrijven: Vereist geen complexe technologische infrastructuur.

Eenvoudig proces: Gemakkelijk te gebruiken, geen internetverbinding nodig bij het uitgeven van facturen.

Lage initiële kosten: Geen investering in software of elektronische factuurdiensten.

Nadelen

Verouderd: Niet geschikt voor de huidige digitaliseringstrend, wordt geleidelijk afgeschaft.

Moeilijk beheer: Gemakkelijk te verliezen, moeilijk op te zoeken en op te slaan in vergelijking met elektronische facturen.

Niet flexibel: Bij fouten moeten papieren facturen worden geannuleerd en gerapporteerd aan de belastingdienst.

Tijdsbeperking: Volgens de planning zullen dit soort facturen geleidelijk volledig worden vervangen door elektronische facturen.

Vergelijkende Tabel van 3 Soorten Facturen

Criteria	Met CQT Code	Zonder CQT Code	CQT Code (Geprint)
Uitgiftesnelheid	Langzaam (1-2s)	Snel (direct)	Gemiddeld
Kosten	Gratis	3-15 miljoen VND/jaar	Drukkerijkosten
Afhankelijkheid van internet	Ja	Ja	Nee
Beheer	Eenvoudig	Eenvoudig	Moeilijk
Flexibiliteit	Laag	Hoog	Zeer laag
Trend	Gangbaar	Gangbaar	Wordt afgeschaft

Welk Type Factuur Kiezen?

Kies een factuur MET CODE als u:

• Bent u een nieuw opgerichte onderneming of een bedrijf met een omzet van meer dan 1 miljard/jaar
• Wilt u besparen op servicekosten
• Heeft u geen te grote transactievolumes in korte tijd
• Geeft u prioriteit aan transparantie en absolute naleving

Kies voor een factuur ZONDER CODE als u:

• Een stabiel opererend bedrijf bent dat langer dan 12 maanden bestaat
• Een groot aantal bestellingen heeft en snel facturen moet uitgeven
• Verkoopt op meerdere e-commerceplatforms en automatische integratie nodig heeft
• Bereid bent te betalen voor service in ruil voor snelheid en flexibiliteit

Kies voor een factuur MET CQT CODE (op maat gedrukt) als u:

• Een klein bedrijf bent met een omzet van minder dan 1 miljard/jaar
• Actief bent in een gebied zonder internettoegang
• Een tijdelijke oplossing nodig heeft tijdens de digitale transformatie

Conclusie

De keuze voor het juiste type elektronische factuur is afhankelijk van de omvang van uw bedrijf, het transactievolume en de ontwikkelingsstrategie. De meeste kleine en middelgrote ondernemingen gebruiken momenteel facturen met code vanwege de lage kosten en de volledige naleving van wettelijke vereisten. Ondertussen kiezen grote bedrijven met een hoog transactievolume vaak voor facturen zonder code om hun operationele processen te optimaliseren.

Om winkeliers en bedrijven te helpen gemakkelijk en snel elektronische facturen uit te geven, heeft GTG CRM de functionaliteit geïntegreerd om elektronische facturen rechtstreeks vanuit bestellingen te genereren. U kunt verbinding maken met toonaangevende factuuraanbieders, automatisch facturen aanmaken op basis van bestelgegevens en facturen met een paar eenvoudige stappen naar klanten verzenden. Dit bespaart tijd, vermindert fouten en zorgt voor naleving van de wettelijke voorschriften.