Uitgaande facturen uitreiken maar inkomende facturen ontbreken: risico's en wettelijk conforme afhandelingsmethoden.

In de dagelijkse bedrijfsvoering komen veel bedrijven, winkels en huishoudens situaties tegen waarin ze facturen aan klanten hebben verstuurd, maar geen inkoopdocumenten van leveranciers hebben ontvangen. Dit kan te wijten zijn aan vertragingen bij leveranciers of lakse interne procedures, maar wat de reden ook is, het ontbreken van inkoopfacturen kan ernstige gevolgen hebben.

Dit is niet zomaar een technisch boekhoudkundig probleem; het heeft directe gevolgen voor de belastingverplichtingen, rechtmatige uitgaven en zelfs het juridische bestaan ​​van de onderneming. Indien dit niet tijdig en correct wordt aangepakt, kan de onderneming te maken krijgen met administratieve boetes, belastingachterstanden of het risico dat zij wordt beschuldigd van het gebruik van illegale facturen.

Dit artikel helpt u inzicht te krijgen in de relevante wettelijke voorschriften, de specifieke risico's van ontbrekende inputdocumenten, hoe u elektronische facturen kunt opzoeken en controleren, en slimme oplossingen voor factuurbeheer om overtredingen te voorkomen.

Wat zijn inkoopfacturen en waarom zijn ze belangrijk?

Volgens decreet 123/2020/ND-CP is een factuur een officieel boekhoudkundig document dat door de verkoper wordt uitgegeven bij de levering van goederen of het verlenen van diensten. Inkoopfacturen zijn de documenten die bedrijven van leveranciers ontvangen bij de aankoop van grondstoffen, goederen, diensten of activa voor productie- en bedrijfsdoeleinden.

De rol van inkoopfacturen gaat verder dan alleen het bewijzen van aankoop- en verkooptransacties. Ze dienen ook als basis voor de aftrek van btw, de berekening van aftrekbare kosten bij de aangifte vennootschapsbelasting en het bewijs van de herkomst van goederen tijdens inspecties door de autoriteiten. Zonder inkoopfacturen kunnen bedrijven de gemaakte kosten niet bewijzen, zelfs niet als ze deze volledig hebben betaald.

Is het wettelijk toegestaan ​​om facturen voor de afzetmarkt uit te geven wanneer er geen facturen voor de inkomende goederen beschikbaar zijn?

Volgens artikel 9 van decreet 123/2020, zoals gewijzigd door decreet 70/2025, is het tijdstip van uitgifte van outputfacturen specifiek als volgt geregeld:

Bij de verkoop van goederen moet de factuur worden opgesteld op het moment dat het eigendom of het recht op gebruik van de goederen overgaat op de koper, ongeacht of de betaling al dan niet is ontvangen. Bij de levering van diensten moet de factuur onmiddellijk na voltooiing van de dienst worden opgesteld, of na ontvangst van de betaling indien de betaling vóór of tijdens de levering van de dienst plaatsvindt.

Deze regelgeving vereist niet dat bedrijven inkoopfacturen hebben voordat ze verkoopfacturen uitreiken. Dit betekent echter niet dat bedrijven vrijelijk zaken kunnen doen zonder inkoopdocumentatie. De wet vereist dat alle transacties met betrekking tot de koop en verkoop van goederen en diensten door organisaties en personen met een bedrijfsregistratie vergezeld moeten gaan van facturen. Het niet overleggen van inkoopfacturen wanneer dit vereist is, kan leiden tot een reeks ernstige juridische en financiële gevolgen voor bedrijven.

Specifieke risico's verbonden aan het ontbreken van inkomende facturen.

Verlies van het recht op aftrek van btw.

Zonder geldige inkoopfacturen kunnen bedrijven de aan leveranciers betaalde btw niet aftrekken. Dit verhoogt het te betalen belastingbedrag aanzienlijk. Stel bijvoorbeeld dat u goederen verkoopt en een factuur uitschrijft voor 220 miljoen VND, inclusief 20 miljoen VND btw, maar geen inkoopfacturen heeft om de btw af te trekken. Dan moet u de volledige 20 miljoen VND betalen in plaats van alleen het verschil tussen de inkoop- en verkoopbelasting.

Kosten die niet worden erkend tijdens de belastingafrekening.

Om een ​​uitgave als aftrekbaar te kunnen beschouwen, moet deze worden onderbouwd met volledige facturen en documentatie. Zonder facturen worden de volledige kosten van de gekochte goederen en diensten uitgesloten van de aftrekposten bij de berekening van de vennootschapsbelasting. Hierdoor stijgt de belastbare winst en betaalt het bedrijf uiteindelijk meer vennootschapsbelasting dan het eigenlijk zou moeten.

Risico op administratieve sancties

Volgens decreet 98/2020 en de wijzigingen daarop kan de boete voor bedrijven die handelen in goederen van onbekende herkomst oplopen tot tientallen miljoenen VND, afhankelijk van de waarde van de goederen. Concreet kan de boete bij een waarde van 100 miljoen VND of meer variëren van 40 miljoen tot 50 miljoen VND.

Onderhevig aan achterstallige belastingen en boetes voor te late betaling.

Tijdens controles vergelijken de belastingautoriteiten de in- en uitgaande facturen. Als er geen inkomende documenten worden gevonden, kan het bedrijf te maken krijgen met terugwerkende kracht de inning van zowel btw als vennootschapsbelasting, samen met boetes voor te late betaling. Dit betekent een aanzienlijk financieel verlies, met name voor kleine bedrijven.

Impact op reputatie en bedrijfsvoering.

Gebrek aan transparantie in de boekhouding wekt twijfels op over de rechtmatigheid van de bedrijfsactiviteiten bij partners, banken en toezichthouders. Dit heeft gevolgen voor de mogelijkheid om leningen te verkrijgen, deel te nemen aan aanbestedingen en samen te werken met belangrijke partners.

Risico op strafrechtelijke vervolging

In geval van fraude of het gebruik van illegale facturen kunnen bedrijven strafrechtelijk worden vervolgd. Dit is het ernstigste risico en kan leiden tot gevangenisstraf of sluiting van de onderneming.

Hoe u elektronische facturen kunt opzoeken en controleren

Om proactief de geldigheid van inkomende facturen te beheren en te controleren, kunnen bedrijven rechtstreeks het elektronische portaal van de Algemene Belastingdienst raadplegen. Hieronder vindt u een gedetailleerde stapsgewijze handleiding:

Stap 1: Ga naar de website https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Stap 2: Log in met het belastingidentificatienummer en wachtwoord dat u van de belastingdienst hebt ontvangen.

Stap 3: Selecteer in de hoofdinterface 'Zoeken' en vervolgens 'Factuur zoeken'.

Stap 4: Ga verder door 'Elektronische inkoopfacturen opzoeken' te selecteren.

Stap 5: Voer het btw-nummer van de verkoper in als u facturen van een specifieke leverancier wilt opzoeken. Als u alle inkoopfacturen wilt bekijken, kunt u dit veld leeg laten.

Stap 6: Selecteer 'Alles' in het gedeelte 'Testresultaten' of filter indien nodig op een specifieke status.

Stap 7: Voer de gewenste zoekperiode in het veld "Factuurdatum" in.

Stap 8: Klik op "Zoeken". Het systeem toont de resultaten onder twee tabbladen: "Elektronische facturen" (met facturen inclusief belastingcodes) en "Facturen gegenereerd door kassasystemen" (indien van toepassing).

Als u een lijst met facturen wilt exporteren, kunt u op de knop 'Facturen exporteren' klikken om een ​​Excel-bestand te uploaden voor afstemming en archivering.

Slimme factuurbeheeroplossing met GTG CRM

Om het risico op het missen van inkomende facturen te voorkomen en te zorgen voor naleving van de wetgeving, hebben bedrijven een robuust en geautomatiseerd documentbeheersysteem nodig. GTG CRM biedt uitgebreide functies voor factuurbeheer, waarmee bedrijven zowel inkomende als uitgaande facturen nauwlettend kunnen controleren.

Genereer automatisch en nauwkeurig verkoopfacturen.

Met GTG CRM kunnen bedrijven direct na een verkooptransactie elektronische facturen versturen. Het systeem synchroniseert automatisch orderinformatie, wat tijd bespaart en fouten minimaliseert. Alle facturen worden veilig opgeslagen, zijn gemakkelijk op te halen en kunnen indien nodig worden vergeleken.

Geautomatiseerde verzameling en verwerking van inkomende facturen.

Een van de meest opvallende kenmerken van GTG CRM is de mogelijkheid om automatisch inkomende facturen te verzamelen. Het systeem is rechtstreeks gekoppeld aan e-mail en downloadt en bewaart automatisch alle inkoopfacturen (facturen die per e-mail worden verzonden). Hierdoor hoeven accountants zich geen zorgen meer te maken over verloren documenten of het vergeten om facturen te controleren.

Praktische voordelen van het gebruik van GTG CRM

Ten eerste beschikken bedrijven altijd over volledige inkoopdocumenten om de oorsprong van goederen aan te tonen, waardoor boetes of belastingachterstanden worden voorkomen. Ten tweede wordt het vergelijken van inkoop- en inkoopfacturen eenvoudig en snel, waardoor discrepanties of omissies direct kunnen worden opgespoord. Ten derde kunnen bedrijven de btw volledig aftrekken, hun belastingverplichtingen optimaliseren en onnodige kosten verlagen.

Ten tweede worden alle documenten elektronisch opgeslagen, waardoor ze gemakkelijk toegankelijk zijn voor rapportage, audits of belastingaangiften. Tot slot helpt het systeem bedrijven volledig te voldoen aan de wettelijke voorschriften met betrekking tot facturen, waardoor juridische risico's worden vermeden en hun bedrijfsreputatie wordt beschermd.

Besluiten

Het versturen van facturen zonder ontvangstfacturen is niet alleen een technisch probleem, maar brengt ook aanzienlijke juridische en financiële risico's met zich mee. Bedrijven moeten proactief hun documentatie beheren, ondersteunende tools gebruiken om processen te automatiseren en ervoor zorgen dat ze volledig voldoen aan de regelgeving. GTG CRM, met zijn functies voor het automatisch versturen van facturen en het verzamelen van ontvangstfacturen, is een complete oplossing die bedrijven helpt om transparanter, efficiënter en veiliger te werken in het digitale tijdperk.