Uitgifte van uitgaande facturen zonder inkomende facturen: Risico's en correcte juridische afhandeling

In de dagelijkse bedrijfsvoering komen veel bedrijven, winkels en zelfstandige ondernemers de situatie tegen dat ze een factuur aan een klant hebben uitgereikt, maar nog geen aankoopdocumenten van de leverancier hebben ontvangen. Dit kan komen door vertraging van de leverancier, of door interne procesinefficiëntie, maar wat de oorzaak ook is, het ontbreken van inkomende facturen brengt aanzienlijke gevolgen met zich mee.

Dit is niet alleen een technisch boekhoudkundig probleem, maar heeft ook directe invloed op de belastingverplichtingen, aftrekbare kosten en zelfs op de juridische levensvatbaarheid van het bedrijf. Indien niet tijdig en correct afgehandeld, kan het bedrijf geconfronteerd worden met administratieve boetes, naheffing van belastingen of het risico op beschuldiging van het gebruik van ongeldige facturen.

Dit artikel helpt u de relevante wettelijke bepalingen, de specifieke risico's van ontbrekende inkomende documenten, hoe u elektronische facturen kunt opzoeken en verifiëren, en slimme oplossingen voor factuurbeheer om overtredingen te voorkomen.

Wat is een inkomende factuur en waarom is deze belangrijk?

Volgens Decreet 123/2020/ND-CP is een factuur een officieel boekhoudkundig document dat door de verkoper wordt opgesteld bij de overdracht van goederen of de levering van diensten. Inkomende facturen zijn de documenten die een bedrijf ontvangt van leveranciers bij de aankoop van grondstoffen, goederen, diensten of activa voor productie en bedrijfsvoering.

De rol van inkomende facturen gaat verder dan alleen het bewijzen van de koop-verkooptransactie. Het vormt ook de basis voor het aftrekken van de btw, het berekenen van aftrekbare kosten bij de afwikkeling van de vennootschapsbelasting, en het aantonen van de herkomst van goederen tijdens inspecties door de autoriteiten. Het ontbreken van inkomende facturen betekent dat een bedrijf de gemaakte kosten niet kan bewijzen, ook al zijn deze volledig betaald.

Staat de wet toe om uitgaande facturen uit te geven zonder inkomende facturen?

Volgens Artikel 9 van Decreet 123/2020, gewijzigd door Decreet 70/2025, is het moment van facturatie voor uitgaande facturen als volgt gespecificeerd:

Voor de verkoop van goederen is het moment van facturatie wanneer het eigendomsrecht of gebruiksrecht van de goederen wordt overgedragen aan de koper, ongeacht of de betaling is ontvangen. Voor de levering van diensten moet de factuur onmiddellijk na voltooiing van de dienst worden opgesteld, of bij ontvangst van de betaling indien deze vooraf of tijdens de dienstverlening wordt ontvangen.

Deze bepaling vereist niet dat een bedrijf inkomende facturen heeft voordat het uitgaande facturen mag uitgeven. Dit betekent echter niet dat bedrijven vrijelijk kunnen opereren zonder inkomende documenten. De wet vereist dat alle koop-verkooptransacties van goederen en diensten van geregistreerde organisaties en individuen worden gedocumenteerd met facturen. Als er bij controle geen inkomende facturen kunnen worden overlegd, zal het bedrijf te maken krijgen met een reeks ernstige juridische en financiële gevolgen.

Specifieke risico's bij ontbrekende inkomende facturen

Verlies van recht op btw-aftrek

Bij het ontbreken van geldige inkomende facturen kan een bedrijf de betaalde btw aan de leverancier niet aftrekken. Dit leidt tot een aanzienlijke verhoging van de te betalen belasting. Als u bijvoorbeeld goederen verkoopt en een factuur van 220 miljoen VND uitgeeft, inclusief 20 miljoen VND btw, maar u geen inkomende facturen heeft om af te trekken, zult u de volledige 20 miljoen VND moeten betalen in plaats van alleen het verschil tussen de uitgaande en inkomende btw.

Kosten niet erkend bij belastingaangifte

Om een uitgave als aftrekbare kost te laten gelden, zijn er volledige facturen en documenten nodig. Bij het ontbreken van inkomende facturen zullen alle kosten voor de aankoop van goederen en diensten worden uitgesloten van aftrekbare kosten bij de berekening van de vennootschapsbelasting. Dit resulteert in een hogere belastbare winst, waardoor het bedrijf meer vennootschapsbelasting moet betalen dan feitelijk noodzakelijk.

Risico op administratieve boetes

Volgens Decreet 98/2020 en de wijzigingsbesluiten kan het verkopen van goederen met een onbekende herkomst of oorsprong leiden tot boetes die oplopen tot tientallen miljoenen VND, afhankelijk van de waarde van de goederen. In het bijzonder, als de waarde van de goederen 100 miljoen VND of meer bedraagt, kan de boete variëren van 40 tot 50 miljoen VND.

Nabeheffing van belastingen en rente wegens te late betaling

Bij inspecties zullen de belastingautoriteiten de inkomende en uitgaande facturen vergelijken. Indien ontbrekende inkomende documenten worden vastgesteld, kan het bedrijf worden geconfronteerd met naheffingen van zowel btw als vennootschapsbelasting, inclusief rente wegens te late betaling per dag. Dit is een aanzienlijk financieel verlies, vooral voor kleine bedrijven.

Impact op reputatie en bedrijfsvoering

Gebrek aan transparantie in boekhoudkundige documenten wekt argwaan bij partners, banken en autoriteiten over de legitimiteit van de bedrijfsvoering. Dit beïnvloedt het vermogen om leningen te verkrijgen, deel te nemen aan aanbestedingen en samen te werken met grote partners.

Risico op strafrechtelijke vervolging

In geval van fraude of het gebruik van ongeldige facturen, kan het bedrijf strafrechtelijk worden vervolgd. Dit is het ernstigste risico en kan leiden tot gevangenisstraffen of opschorting van de bedrijfsvoering.

Hoe elektronische inkomende facturen op te zoeken en te verifiëren

Om proactief de geldigheid van inkomende facturen te beheren en te controleren, kunnen bedrijven rechtstreeks de website van de Algemene Belastingdienst raadplegen. Hieronder vindt u een gedetailleerde stap-voor-stap handleiding:

Stap 1: Ga naar de website https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Stap 2: Log in met het btw-nummer en wachtwoord dat u van de belastingdienst heeft ontvangen.

Stap 3: Selecteer in de hoofdinterface de optie 'Tra cứu' (Zoeken) en vervolgens 'Tra cứu hóa đơn' (Facturen zoeken).

Stap 4: Kies vervolgens de optie 'Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào' (Elektronische inkomende facturen zoeken).

Stap 5: Voer het btw-nummer van de verkoper in als u facturen van een specifieke leverancier wilt zoeken. Als u alle inkomende facturen wilt zien, kunt u dit veld leeg laten.

Stap 6: Selecteer 'Tất cả' (Alle) in het veld 'Kết quả kiểm tra' (Controle resultaten), of filter op specifieke statussen indien nodig.

Stap 7: Voer het gewenste datumbereik in bij 'Ngày lập hóa đơn' (Datum van facturatie).

Stap 8: Klik op 'Tìm kiếm' (Zoeken). Het systeem toont de resultaten onder twee tabbladen: 'Hóa đơn điện tử' (Elektronische facturen, met belastingdienst-code) en 'Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền' (Facturen gegenereerd door kassasysteem, indien van toepassing).

Als u een lijst met facturen wilt exporteren, kunt u op de knop 'Xuất hóa đơn' (Factuur exporteren) klikken om een Excel-bestand te downloaden voor vergelijking en archivering.

Slimme oplossingen voor factuurbeheer met GTG CRM

Om het risico op ontbrekende inkomende facturen te vermijden en te voldoen aan de wetgeving, hebben bedrijven een robuust en geautomatiseerd systeem voor documentbeheer nodig. GTG CRM biedt uitgebreide factuurbeheerfuncties, waarmee bedrijven zowel uitgaande als inkomende facturen nauwkeurig kunnen controleren.

Automatische en nauwkeurige uitgifte van uitgaande facturen

GTG CRM stelt bedrijven in staat om elektronische uitgaande facturen uit te geven zodra er een verkooptransactie plaatsvindt. Het systeem synchroniseert automatisch informatie uit verkooporders, wat tijd bespaart en fouten minimaliseert. Alle facturen worden veilig opgeslagen en zijn gemakkelijk op te zoeken en te vergelijken wanneer dat nodig is.

Automatische verzameling en beheer van inkomende facturen

Een van de opvallende functies van GTG CRM is de automatische verzameling van inkomende facturen. Het systeem maakt rechtstreeks verbinding met e-mail, downloadt en slaat automatisch alle inkomende facturen op (facturen die naar de e-mail worden gestuurd). Dit zorgt ervoor dat accountants zich geen zorgen hoeven te maken over het kwijtraken van documenten of het vergeten van factuurvergelijkingen.

Praktische voordelen van het gebruik van GTG CRM

Ten eerste heeft het bedrijf altijd de volledige inkomende documentatie om de herkomst van goederen aan te tonen en boetes of naheffingen te voorkomen. Ten tweede wordt het vergelijken van inkomende en uitgaande facturen eenvoudig en snel, wat helpt bij het tijdig opsporen van afwijkingen of tekortkomingen. Ten derde kan het bedrijf de btw volledig aftrekken, de belastingverplichtingen optimaliseren en onnodige kosten verminderen.

Ten tweede worden alle documenten elektronisch opgeslagen, waardoor ze gemakkelijk kunnen worden geraadpleegd voor rapportages, controles of belastingaangiften. Ten slotte helpt het systeem bedrijven om volledig te voldoen aan de wettelijke bepalingen inzake facturatie, juridische risico's te vermijden en de bedrijfsimago te beschermen.

Conclusie

Het uitgeven van uitgaande facturen zonder inkomende facturen is niet alleen een technisch probleem, maar brengt ook veel juridische en financiële risico's met zich mee. Bedrijven moeten proactief hun documentatie nauwkeurig beheren, hulpmiddelen gebruiken om processen te automatiseren en ervoor zorgen dat ze volledig voldoen aan de regelgeving. GTG CRM, met zijn automatische uitgifte van uitgaande facturen en verzameling van inkomende facturen, is een complete oplossing die bedrijven helpt om transparanter, efficiënter en veiliger te opereren in het digitale tijdperk.