E-factuur

Functieoverzicht

E-factuur is een belangrijke functie van GTG CRM die bedrijven helpt alle inkomende en uitgaande facturen centraal, automatisch en efficiënt te beheren.

Waarom E-facturen Beheren?

In het bedrijfsleven zijn er twee de belangrijkste concepten:

Concept	Beschrijving	Factuurtype
Omzet	Het bedrag dat wordt ontvangen uit verkopen	Uitgaande factuur (uitgestuurd naar klanten)
Kosten	Het bedrag dat wordt uitgegeven aan aankopen om door te verkopen	Inkomende factuur (uitgestuurd door leverancier naar u)

GTG CRM helpt u facturen te maken en facturen te beheren extreem eenvoudig!

Opvallende Functies

1. Beheer van Inkomende Facturen

Handmatig facturen uploaden

• Factuur-PDF-bestanden slepen en neerzetten of selecteren
• Het systeem herkent en extraheert automatisch informatie
• Ondersteuning voor complexe facturen met meerdere producten

Automatische ophalen uit e-mail

Dit is een speciale functie van GTG CRM!

• Koppel uw zakelijke e-mail aan GTG CRM
• Schakel de functie "Automatisch facturen ophalen" in
• Het systeem haalt automatisch facturen uit e-mail en importeert ze in het systeem

💡 Voordeel: U hoeft facturen niet meer maandelijks handmatig te downloaden! Alle inkomende facturen worden netjes verzameld, en de boekhouder hoeft ze alleen nog te downloaden en de belastingaangifte te doen.

Eigen factuur-mailboxen

Nu kunt u eigen factuur-mailboxen aanmaken — volledig gescheiden van klantenservice e-mailkanalen (messaging).

• Maak een of meer mailboxen specifiek voor inkomende facturen aan (bijv. invoice@company.com, ketoan@company.com)
• Specifieke machtigingen: alleen geautoriseerde personen (boekhouders, financiële managers) kunnen de factuur-mailbox zien — normale zakelijke e-mails raken niet vermengd
• Alle facturen die naar deze mailboxen worden verzonden, worden automatisch verzameld in de lijst "Inkomende Facturen"
• De lijst "Inkomende Facturen" kan gefilterd worden op bronmailbox (source mailbox) — u weet direct uit welke mailbox een factuur komt, geen verwarring meer tussen verschillende afdelingen of vestigingen

💡 Voordeel: Inkomende facturen verdwijnen niet langer in de klantenservice mailbox. Boekhouders hebben een eigen, schone "facturenopslag", filterbaar op bron — de maandelijkse controle is veel sneller.

2. Uitgaande Facturen (BTW) Genereren

GTG CRM is gekoppeld aan gerenommeerde e-factuuraanbieders:

Aanbieder	Beschrijving
S-Invoice (Viettel)	Viettel e-facturen
MISA	Boekhoudsoftware en e-facturen

Eenvoudig facturen aanmaken

• Kies een geschikt factuursjabloon
• Voer de gegevens van de koper in (naam, btw-nummer, adres)
• Voeg producten/diensten toe met eenheidsprijs, aantal, btw-tarief
• Ondersteuning voor kortingen per product
• Bekijk een PDF-voorbeeld voordat u genereert

3. Vervangende Factuur

Wanneer u een gegenereerde factuur moet aanpassen (klant stuurt terug, fouten...):

• Maak een vervangende factuur rechtstreeks vanuit de originele factuur
• Pas productinformatie, aantal, prijs aan
• Het systeem koppelt automatisch aan de originele factuur

💡 Opmerking: Vervanging is slechts één manier om een factuur te verwerken na het genereren. Als een factuur volledig moet worden geannuleerd (niet aangepast), gebruik dan de functie Factuur annuleren in het volgende gedeelte.

4. E-factuur Annuleren

Wanneer een gegenereerde factuur volledig moet worden geannuleerd (verkeerde klant, ernstige fouten, bestelling geannuleerd...), ondersteunt GTG CRM het annuleren van e-facturen direct in het systeem met beide providers:

Aanbieder	Factuur annuleren
S-Invoice (Viettel)	✅ Direct annuleren via API
MISA	✅ Direct annuleren via API

• Open de gegenereerde factuur → selecteer "Factuur annuleren" → bevestigen
• GTG CRM stuurt het annuleringscommando naar de provider (S-Invoice/MISA) en werkt de factuurstatus bij
• Automatische boekingsreversal (JE reversal): als de factuur al in het grootboek is opgenomen, maakt het systeem automatisch een omgekeerde boeking aan — omzet, belastingen en debetstanden worden hersteld tot het juiste saldo, zonder dat de boekhouder handmatige aanpassingen hoeft te doen

💡 Voordeel: Het annuleren van facturen is geen "apart inloggen in de software van de provider + handmatige boekhouding" meer. Eén actie in GTG CRM — de factuur wordt correct geannuleerd en de boekhouding is direct in balans. (Zie meer over dubbel boekhouden in de Boekhouding functieset van GTG CRM.)

5. Synchronisatie & Beheer

• Facturen synchroniseren van de provider naar GTG CRM
• PDF downloaden van gegenereerde facturen
• Factuurgegevens bewerken indien nodig
• Betalingsstatus volgen (Betaald / Nog niet betaald)

Voordelen voor Bedrijven

Voordeel	Beschrijving
Tijdsbesparing	Automatisch ophalen van inkomende facturen uit e-mail
Centraal beheer	Alle inkomende/uitgaande facturen op één plek
Aanbieder koppeling	Facturen direct genereren via S-Invoice, MISA
Eenvoudige rapportage	Boekhouders kunnen eenvoudig downloaden en belastingaangifte doen
Vervangende facturen	Snelle afhandeling van correcties, retouren
Veilig facturen annuleren	S-Invoice/MISA facturen annuleren met één actie — automatische boeking reversal, balans is direct in orde
Eigen factuur mailbox	Inkomende facturen verzamelen in een eigen mailbox, machtigingen & filteren op bron
Debiteurenbeheer	Inzicht in de betalingsstatus van elke factuur

Integratie met GTG CRM

E-facturatie is diep geïntegreerd met andere modules van GTG CRM:

• Klantbeheer (CRM): Facturen koppelen aan klanten
• Orderbeheer: Automatisch facturen genereren bij het voltooien van een bestelling
• Rapportage: Statistieken over omzet, kosten per factuur

Conclusie

E-factuur van GTG CRM is de complete oplossing die bedrijven helpt: - ✅ Automatisch beheren van inkomende facturen (met eigen factuur mailbox, filteren op bron) - ✅ Eenvoudig BTW-facturen genereren - ✅ Veilig facturen annuleren — automatische boeking reversal, balans is direct in orde - ✅ Tijd besparen voor boekhouders - ✅ Voldoen aan belastingregels

Probeer het vandaag nog!

---

Documentatie van GTG CRM - het complete CRM-systeem