E-factuur

Introductie van functies

Elektronische facturen is een belangrijke functie van GTG CRM die bedrijven helpt alle inkomende en uitgaande facturen centraal, automatisch en efficiënt te beheren.

Waarom elektronische facturen beheren?

In het bedrijfsleven zijn er twee belangrijkste concepten:

Concept	Beschrijving	Type factuur
Omzet	Geld verdiend met de verkoop	Uitgaande factuur (uitgegeven aan klanten)
Kosten	Geld uitgegeven aan inkoop om te verkopen	Inkomende factuur (leverancier geeft uit aan u)

GTG CRM helpt u facturen uit te geven en facturen te beheren uiterst eenvoudig!

Opvallende functies

1. Beheer van inkomende facturen

Handmatig facturen uploaden

• Sleep en laat factuur PDF-bestanden vallen of selecteer ze
• Het systeem herkent en extraheert automatisch informatie
• Ondersteuning voor complexe facturen met meerdere producten

Automatisch ophalen van e-mail

Dit is een speciale functie van GTG CRM!

• Koppel zakelijke e-mail aan GTG CRM
• Schakel de functie "Automatisch facturen verzamelen" in
• Het systeem haalt automatisch facturen op uit e-mail en importeert ze in het systeem

💡 Voordeel: U hoeft niet meer maandelijks handmatig facturen te downloaden! Alle inkomende facturen worden netjes verzameld, de boekhouder hoeft alleen nog maar te downloaden en belastingaangifte te doen.

Persoonlijke factuur-mailboxen

Nu kunt u persoonlijke factuur-mailboxen aanmaken — volledig gescheiden van klantenservice e-mailkanalen (messaging).

• Maak een of meerdere mailboxen specifiek voor inkomende facturen aan (bijvoorbeeld: invoice@company.com, ketoan@company.com)
• Specifieke machtigingen: alleen geautoriseerde personen (boekhouders, financieel managers) kunnen de factuur-mailbox bekijken — normale zakelijke e-mails lopen niet door elkaar
• Alle facturen die naar deze mailboxen worden gestuurd, worden automatisch verzameld in de lijst "Inkomende facturen"
• De lijst "Inkomende facturen" kan gefilterd worden op bron-mailbox (source mailbox) — u weet direct uit welke mailbox een factuur komt, geen verwarring meer tussen verschillende afdelingen of filialen

💡 Voordeel: Inkomende facturen verdwijnen niet langer in de klantenservice mailbox. De boekhouder heeft een aparte, schone "facturenkluis", gefilterd op bron — veel snellere maandelijkse afstemming.

Bewaar documenten direct bij elke inkoopfactuur

Leveranciersfactuur op één plek, betalingsopdracht op een andere, contract weer ergens anders. Elke inkoopfactuur kan meerdere bestanden tegelijk bevatten:

• Facturen van leveranciers, betalingsbewijzen (bijv. machtigingen tot overschrijving), contracten of bestellingen, leveringsbonnen en andere bestanden; elk bestand met naam, toevoeger en datum van toevoeging
• Leveranciersfacturen kunnen door u worden geüpload, door de verbonden factuurinbox worden ontvangen, of van de belastingdienst worden verkregen. Facturen waarvoor nog geen bestand is, kunt u toevoegen met het "+" symbool in het vak "Documenten". De overige bestanden, inclusief die u vanuit e-mail of Zalo naar uw computer hebt gedownload, voegt u ook één voor één toe aan elke factuur.
• Oude bestanden worden niet overschreven wanneer u nieuwe bestanden toevoegt, en het verwijderen van een bestand verbergt het alleen van de factuur, het wordt niet volledig verwijderd.
• Wanneer een leverancier een gecorrigeerde factuur opnieuw stuurt, leest GTG CRM het bestand (PDF's en afbeeldingen worden met AI gelezen, dit kost 2 AI-credits per lezing; XML wordt direct gelezen en kost geen AI-credits). De gegevens in het bestand worden naast de opgeslagen gegevens weergegeven, zodat u elk getal, inclusief elke productregel, kunt vergelijken. Gegevens uit een nieuw bestand worden pas in de factuur opgenomen wanneer de gebruiker met de rechten "Factuurgegevens van ingekochte facturen bevestigen" op "Gegevens uit dit bestand gebruiken" klikt.
• Een filter om facturen te zoeken waarvoor nog geen betalingsbewijs is, en een knop om de bijlagen van de gefilterde facturen te downloaden als een .zip-bestand met een indexblad.

U voegt de factuur, betalingsbewijzen, contracten en leveringsbonnen toe aan de ingekochte factuur van de desbetreffende aankoop. Door een factuur te openen, ziet u alle bijbehorende bestanden, en u kunt ze in één keer downloaden. Wanneer de leverancier een gecorrigeerde factuur opnieuw stuurt, hoeft u deze niet opnieuw in te typen. U ziet de gegevens in het bestand naast de opgeslagen gegevens om elk getal te vergelijken en kiest vervolgens of u de nieuwe gegevens gebruikt of de huidige gegevens behoudt. Het toevoegen van bestanden wijzigt geen enkele waarde op de factuur.

Om het uit te proberen, klik op de knop "Gratis proberen" onderaan de pagina.

2. Uitgaande Facturen (BTW) Exporteren

GTG CRM heeft een samenwerking met gerenommeerde aanbieders van elektronische facturen:

Leverancier	Beschrijving
S-Invoice (Viettel)	Viettel elektronische factuur
MISA	Boekhoudsoftware en elektronische facturatie

Eenvoudig facturen aanmaken

• Kies het juiste factuurtemplate
• Voer de gegevens van de koper in (naam, btw-nummer, adres)
• Voeg producten/diensten toe met eenheidsprijs, aantal, btw-tarief
• Ondersteuning voor kortingen per product
• Bekijk een PDF-voorbeeld voordat u exporteert

3. Vervangende Facturen

Wanneer u een geëxporteerde factuur moet corrigeren (klant retourneert goederen, fouten...):

• Maak een vervangende factuur rechtstreeks vanuit de originele factuur
• Pas productinformatie, aantallen en prijzen aan
• Het systeem koppelt automatisch aan de originele factuur

💡 Opmerking: Vervanging is slechts een manier om na export te handelen. Als een factuur volledig moet worden geannuleerd (niet gecorrigeerd), gebruik dan de functie Factuur annuleren in het onderstaande gedeelte.

4. Elektronische Facturen Annuleren

Wanneer een geëxporteerde factuur volledig moet worden geannuleerd (verkeerde klant, ernstige fouten, bestelling geannuleerd...), ondersteunt GTG CRM het annuleren van elektronische facturen direct binnen het systeem voor beide leveranciers:

Leverancier	Factuur annuleren
S-Invoice (Viettel)	✅ Annuleren direct via API
MISA	✅ Annuleren direct via API

• Open de uitgegeven factuur → selecteer "Factuur annuleren" → bevestig
• GTG CRM stuurt een annuleringscommando naar de leverancier (S-Invoice/MISA) en werkt de factuurstatus bij
• Automatische journaalpostomkering: als de factuur al in het grootboek is geboekt, maakt het systeem automatisch een omgekeerde boeking aan — inkomsten, belastingen en schulden worden teruggezet naar de juiste saldi, zonder handmatige aanpassing door de boekhouder

💡 Voordeel: Factuur annuleren is niet langer een handeling van "apart inloggen op de software van de leverancier + handmatig de boeken aanpassen". Eén actie in GTG CRM — de factuur wordt correct geannuleerd en de boekhouding is direct sluitend. (Lees meer over dubbel boekhouden in de Boekhouding-functieset van GTG CRM.)

5. Synchronisatie & Beheer

• Facturen synchroniseren van de leverancier naar GTG CRM
• PDF downloaden van uitgegeven facturen
• Factuurgegevens bewerken indien nodig
• Betalingsstatus volgen (Betaald / Nog niet betaald)

Voordelen voor Bedrijven

Voordeel	Beschrijving
Tijdsbesparing	Automatisch verzamelen van inkomende facturen via e-mail
Centraal beheer	Alle inkomende/uitgaande facturen op één plek
Leveranciers koppeling	Facturen direct uitgeven via S-Invoice, MISA
Eenvoudige rapportage	Boekhouders kunnen eenvoudig downloaden en belastingaangiften doen
Vervangende facturen	Snelle afhandeling van correcties en retouren
Veilig facturen annuleren	S-Invoice/MISA facturen annuleren in 1 stap — automatische journaalpostomkering, sluitende boekhouding
Eigen facturen mailbox	Inkomende facturen verzamelen in een eigen mailbox, rechten toewijzen & filteren op bron
Debiteuren opvolging	De betalingsstatus van elke factuur kennen

Integratie met GTG CRM

Elektronische facturen zijn diep geïntegreerd met andere modules van GTG CRM:

• Klantbeheer (CRM): Facturen koppelen aan klanten
• Orderbeheer: Automatisch facturen uitgeven bij afronding van een order
• Rapportage: Omzet en kosten statistieken op basis van facturen

Conclusie

Elektronische Facturen van GTG CRM is een complete oplossing die bedrijven helpt om: - ✅ Inkomende facturen automatisch te beheren (inclusief eigen facturen mailbox, filtering op bron) - ✅ BTW-facturen eenvoudig uit te geven - ✅ Facturen veilig te annuleren — automatische journaalpostomkering, sluitende boekhouding - ✅ Tijd te besparen voor de boekhouder - ✅ Te voldoen aan de belastingregels

Probeer het vandaag nog!

Documentatie van GTG CRM - Uitgebreid klantrelatiebeheersysteem