Introductie van Functies

Elektronische Facturen is een belangrijke functie van GTG CRM die bedrijven helpt bij het beheren van alle inkomende en uitgaande facturen op een gecentraliseerde, geautomatiseerde en efficiënte manier.

Interface elektronische facturen

Waarom Elektronische Facturen Beheren?

In het bedrijfsleven zijn er twee belangrijkste concepten:

Concept Beschrijving Type Factuur
Omzet Het geld dat uit verkoop wordt verkregen Uitgaande factuur (verzonden naar klanten)
Kosten Het geld dat wordt uitgegeven aan goederen voor verkoop Inkomende factuur (leverancier stuurt naar u)

GTG CRM helpt u facturen uit te geven en facturen te beheren extreem eenvoudig!

Opvallende Functies

1. Beheer van Inkomende Facturen

Beheer van inkomende facturen

Handmatig Facturen Uploaden

  • Sleep en plaats of selecteer PDF-factuurbestanden
  • Het systeem herkent en extraheert automatisch informatie
  • Ondersteunt complexe facturen met meerdere producten

Automatische Ophalen van E-mail

Dit is een speciale functie van GTG CRM!

  • Verbind uw zakelijke e-mail met GTG CRM
  • Schakel de functie "Automatisch facturen ophalen" in
  • Het systeem haalt automatisch facturen uit e-mails en importeert ze in het systeem

Automatisch ophalen van e-mail

💡 Voordeel: U hoeft niet langer maandelijks handmatig facturen te downloaden! Alle inkomende facturen worden netjes verzameld, de boekhouder hoeft alleen maar te downloaden en belastingrapporten te maken.

Specifieke Factuur E-mailboxen (Invoice Mailboxes)

Nu kunt u specifieke factuur e-mailboxen aanmaken - volledig gescheiden van klantenservice e-mailkanalen (messaging).

  • Maak een of meerdere mailboxen specifiek voor inkomende facturen (bijv. invoice@company.com, ketoan@company.com)
  • Specifieke machtigingen: alleen geautoriseerde personen (boekhouders, financieel managers) kunnen de factuurmailboxen bekijken - normale zakelijke e-mails worden niet vermengd
  • Alle facturen die naar deze mailboxen worden gestuurd, worden automatisch verzameld in de lijst "Inkomende Facturen" (Incoming Invoices)
  • De lijst "Inkomende Facturen" kan gefilterd worden op bronmailbox (source mailbox) - u weet precies van welke mailbox elke factuur komt, zonder verwarring tussen verschillende afdelingen of filialen

💡 Voordeel: Inkomende facturen verdwijnen niet langer in de klantenservice-inbox. De boekhouder heeft een eigen, schone "facturenopslag", die gefilterd kan worden op bron - een veel snellere maandafsluiting.

2. Uitgaande Facturen (BTW) Uitgeven

GTG CRM heeft koppelingen met betrouwbare leveranciers van elektronische facturen:

Leverancier Beschrijving
S-Invoice (Viettel) Viettel elektronische factuur
MISA Boekhoudsoftware en elektronische facturering

Verbinding met leverancier

Eenvoudig Facturen Aanmaken

Nieuwe factuur aanmaken

  • Kies het juiste factuurtemplate
  • Voer de gegevens van de koper in (naam, BTW-nummer, adres)
  • Voeg producten/diensten toe met eenheidsprijs, aantal, belastingtarief
  • Ondersteunt kortingen per product
  • Bekijk een PDF-preview voordat u exporteert

Factuur PDF preview

3. Vervangende Factuur

Wanneer een uitgegeven factuur moet worden aangepast (klant retourneert goederen, fouten...):

Vervangende factuur

  • Maak een vervangende factuur direct vanuit de originele factuur
  • Pas productgegevens, aantal en prijs aan
  • Het systeem koppelt automatisch aan de originele factuur

💡 Opmerking: Vervanging is slechts één manier om na uitgifte te verwerken. Als een factuur volledig moet worden geannuleerd (niet aangepast), gebruik dan de functie Factuur annuleren in het onderstaande gedeelte.

4. Elektronische Factuur Annuleren

Wanneer een uitgegeven factuur volledig moet worden geannuleerd (verkeerde klant, ernstige fout, bestelling geannuleerd...), ondersteunt GTG CRM het annuleren van elektronische facturen direct in het systeem voor beide providers:

Provider Factuur annuleren
S-Invoice (Viettel) ✅ Annuleren via API
MISA ✅ Annuleren via API
  • Open de uitgegeven factuur → selecteer "Factuur annuleren" → bevestig
  • GTG CRM stuurt het annuleringscommando naar de provider (S-Invoice/MISA) en werkt de factuurstatus bij
  • Automatische Journal Entry Reversal: als de factuur is geboekt in het grootboek, creëert het systeem automatisch een omgekeerde journaalpost — de omzet, belasting en debiteuren worden terugbetaald naar het juiste saldo, zonder handmatige aanpassing door de boekhouder

💡 Voordelen: Facturen annuleren is niet langer een handeling van "apart inloggen op de software van de provider + handmatige boekhouding aanpassen". Eén handeling in GTG CRM — de factuur wordt correct geannuleerd en de boekhouding klopt direct. (Zie meer over dubbel boekhouden in de Boekhouding module van GTG CRM.)

5. Synchroniseren & Beheren

  • Synchroniseer facturen van providers naar GTG CRM
  • Download PDF van uitgegeven facturen
  • Bewerk factuurgegevens indien nodig
  • Volg de betalingsstatus (Betaald / Onbetaald)

Uitgegeven factuur

Voordelen voor Bedrijven

Voordeel Beschrijving
Tijdsbesparing Automatisch binnenkomende facturen uit e-mail verzamelen
Gecentraliseerd beheer Alle inkomende/uitgaande facturen op één plek
Providerkoppeling Facturen direct uitgeven via S-Invoice, MISA
Gemakkelijk rapporteren Boekhouders kunnen eenvoudig downloaden en belastingaangiften doen
Vervangende facturen Snelle verwerking van aanpassingen en retourzendingen
Veilig facturen annuleren S-Invoice/MISA facturen annuleren in 1 stap — automatische omkering van boekingen, boekhouding klopt direct
Eigen factureninbox Verzamel binnenkomende facturen in een aparte inbox, stel rechten in & filter op bron
Debiteurenbeheer Ken de betalingsstatus van elke factuur

Integratie met GTG CRM

Elektronische facturatie is diep geïntegreerd met andere modules van GTG CRM:

  • Klantbeheer (CRM): Koppel facturen aan klanten
  • Orderbeheer: Genereer automatisch facturen wanneer een bestelling is voltooid
  • Rapportage: Statistieken over omzet, kosten per factuur

Conclusie

Elektronische Facturatie van GTG CRM is een complete oplossing die bedrijven helpt: - ✅ Automatisch inkomende facturen beheren (inclusief eigen factuurinbox, filteren op bron) - ✅ Eenvoudig btw-facturen genereren - ✅ Facturen veilig annuleren — boekingen automatisch terugdraaien, grootboeken automatisch matchen - ✅ Tijd besparen voor de boekhouder - ✅ Voldoen aan de belastingregels

Probeer het vandaag nog uit!

Documentatie van GTG CRM - Een compleet CRM-systeem

Klaar om deze functie gratis te proberen voor uw bedrijf?

Gratis proberen