Introductie van de Functie
GTG CRM is al lang sterk in productverkoop: productcatalogus, voorraad, bestellingen, facturen. Maar als u services verkoopt — bureaus, consultancy, spa's/klinieken, freelancers, B2B-leveranciers — dan moest u voorheen "omwegen" nemen: services maken als een nep-product zonder voorraad, en geen echte contracten (alleen offertes, geen handtekeningen, geen partijen, geen betalingsschema's).
Vanaf vandaag ondersteunt GTG CRM de verkoop van services als een volwaardig onderdeel: een catalogus (Catalog) met zowel producten als services, gemengde offertes (een offerte met zowel producten als services), en echte Contracten — met Partij B, acceptatiepunten, tweetalig, verzenden & ondertekenen, en vervolgens gefaseerde facturatie → automatische boekhouding.
Problemen Waar Bedrijven Mee Kampen
| Oude werkwijze | Gevolg |
|---|---|
| Services moeten als "nep-product zonder voorraad" worden aangemaakt | Verwarring in de catalogus, fouten in de voorraadlogica |
| Een offerte voor producten, een apart contract voor services | Twee documenten, twee keer opstellen |
| Geen contracten met Partij B / acceptatiepunten | Moeilijk te binden, moeilijk gefaseerd te accepteren |
| Word-contracten + betalingsbewaking in Excel | Betalingen vergeten, niet weten hoeveel er nog openstaat |
| Na ondertekening pas handmatig omzet boeken | Facturen vergeten te sturen, boekingen vergeten te doen |
GTG CRM verbindt één workflow: services → gemengde offerte → contract → verzenden & ondertekenen → gefaseerde facturatie → omzetboekingen & betalingen — geen omwegen, geen dubbele invoer.
Hoogtepunten
1. Eén Catalogus voor Zowel Producten als Services
- In het menu CRM → Catalogus: Producten, Services, Afspraken — waar u definieert "wat u verkoopt", samengebracht onder één titel.
- Services met prijzen en factureringscycli: eenmalig (one-time) of periodiek (recurring — maandelijks…). Producten kunnen ook periodieke abonnementen zijn.
- Dezelfde geconsolideerde lijst wordt gebruikt door de offerte-/contractregelkiezer — selecteer zowel producten als services op één plek.
2. Gemengde Offertes — Eén Offerte, Zowel Producten als Services
- Voeg regels toe van het type Service (bijv. "Website-ontwerp", "Maandelijkse SEO") en van het type Product (bijv. "Hostinglicentie" × 3) binnen dezelfde offerte.
- Elke regel heeft een Type-tag (Service = groen, Product = blauw); service-regels tonen de factureringscyclus.
- Offerte DRAFT → SENT → ACCEPTED; wanneer Geaccepteerd, verschijnt de knop Converteren naar Contract.
3. Echte Contracten — Partij B, Acceptatie, Tweetalig
- Converteren naar Contract behoudt het type/de cyclus van elke regel; de totale som wordt gesplitst in eenmalige totalen en maandelijkse totalen + btw.
- Partij B kan een individu of bedrijf zijn; informatie (wettelijke naam, btw-nummer, adres, vertegenwoordiger) kan worden ingevuld als bedrijfsgegevens al beschikbaar zijn — dankzij de functie voor bedrijfsgegevensverrijking.
- Acceptatiepunten (Acceptatie) worden ingesteld bij het aanmaken van het contract en leiden het betalingsschema.
- Tweetalige contracten (maximaal 2 talen) + e-mails in de gekozen taal, met branding.
- Contracten kunnen ook directe productregels bevatten (zonder offerte) — een contract kan zowel producten als services bevatten.
4. Verzenden → Ondertekenen → Gefaseerde Facturatie
Praktische, juridisch correcte ondertekeningsprocedure:
- Verzenden naar de klant: het systeem rendert het contract in Word-formaat (.docx) (kan worden bewerkt/onderhandeld) en e-mailt het naar de klant. Status DRAFT → SENT.
- Klant tekent buiten het systeem (papier/soft copy) en stuurt het terug.
- Ondertekende versie uploaden: bijlage van de ondertekende bestandsversie (opgeslagen in het systeem) → registratie van de ondertekenaar en het tijdstip van ondertekening. SENT → SIGNED → ACTIVE.
- Gefaseerde facturatie: voor elke betalingsronde bekijkt u de factuuroverzicht → bevestigt u → genereert u de factuur via de bestaande ERP/facturatiestroom.
ℹ️ Opmerking: Het genereren van facturen vereist dat de workspace is verbonden met een elektronische facturatieprovider / belastingdienst. De hele workflow voor het aanmaken van services, offertes, contracten, verzenden & downloaden van ondertekende versies blijft normaal bruikbaar; alleen de facturatiestap vereist deze verbinding.
5. Facturen → Automatische Boekhouding
- Een ondertekend contract = een verbintenis, nog geen financiële transactie — dus geen boekingen bij ondertekening.
- Bij het genereren van de factuur wordt geboekt: Debet Vorderingen (131) / Credit Omzet (511) / Credit BTW (3331) — dit gebeurt via dezelfde geautomatiseerde facturatieboekingsmachine die al bestaat.
- Bij ontvangst van betaling: Debet Kasgeld (111/112) / Credit Vorderingen (131).
Alles maakt gebruik van de bestaande geautomatiseerde boekingsmachine — er zijn geen "zelfgemaakte" GL-codes, de workflow is van u en aanpasbaar.
Voordelen voor Bedrijven
| Functie | Praktisch voordeel voor u |
|---|---|
| Eén catalogus (producten + services) | Geen "nep-producten" meer, schone en correcte catalogus |
| Gemengde offertes | Eén document in plaats van twee; minder herhalingen |
| Contracten met Partij B + acceptatie | Duidelijke afspraken, gefaseerde acceptatie |
| Gefaseerde facturatie volgens schema | Geen incasso's vergeten, altijd weten hoeveel er openstaat |
| Facturen → automatische boekingen | Omzet correct geboekt, geen handmatige invoer |
| Bedrijfsgegevens automatisch ingevuld | Partij B & btw-nummer vooraf ingevuld voor contracten/facturen |
Voor Wie Geschikt?
- Marketing-/reclamebureaus (ICP3) die maandelijkse servicepakketten verkopen.
- Consultants, freelancers, B2B-leveranciers die contracten en gefaseerde facturatie nodig hebben.
- Spa's, klinieken, opleidingscentra die services plus producten verkopen.
- Bedrijven die zowel producten als services verkopen en één offerte / één contract willen.
Hoe Te Beginnen?
Ga naar CRM → Catalogus → Services om uw eerste service aan te maken, maak vervolgens een gemengde offerte en converteer deze naar een contract. Raadpleeg de stap-voor-stap handleiding in het artikel "Handleiding Serviceverkoop & Contracten".
Gratis proberen — geen creditcard nodig.
