Introductie van Functionaliteit
GTG CRM is van oudsher sterk in productverkoop: productcatalogi, voorraad, bestellingen, facturen. Maar als u diensten verkoopt — bureaus, consultancy, spa's/klinieken, freelancers, B2B-leveranciers — moest u voorheen "omzeilen": diensten creëren als nep-producten zonder voorraad, en geen echte contracten (alleen offertes, geen handtekeningen, geen ondertekenaars, geen betalingsschema's).
Vanaf vandaag ondersteunt GTG CRM de verkoop van diensten als volwaardige opties: een Catalogus die zowel producten als diensten bevat, gemengde offertes (een offerte met zowel producten als diensten), en echte Contracten — met de tweede partij, afleverpunten, tweetalig, verzenden & ondertekenen, en dan gefaseerde facturering → automatische boekhoudkundige invoer.
Problemen Waar Bedrijven Mee Geconfronteerd Worden
| Oude werkwijze | Gevolgen |
|---|---|
| Diensten moeten worden aangemaakt als 'nep-producten zonder voorraad' | Verwarring in catalogus, onjuiste magazijnlogica |
| Eén offerte voor producten, een apart contract voor diensten | Twee documenten, twee keer opstellen |
| Geen contracten met de tweede partij / afleverpunten | Moeilijk te binden, moeilijk om gefaseerd af te leveren |
| Word-contracten + betalingsopvolging in Excel | Betalingstermijnen vergeten, niet weten hoeveel er nog openstaat |
| Pas na ondertekening handmatig omzet boeken | Vergeten te factureren, vergeten te boeken |
GTG CRM verbindt een soepele workflow: diensten → gemengde offerte → contract → verzenden & ondertekenen → gefaseerde facturering → omzetboekingen & betalingen ontvangen — geen omzeilingen, geen dubbele invoer.
Hoogtepunten
1. Eén Catalogus Voor Zowel Producten Als Diensten
- In het menu CRM → Catalogus: Producten, Diensten, Afspraken — waar u definieert "wat u verkoopt", gegroepeerd onder één titel.
- Diensten hebben prijzen en factureringscycli: eenmalig of terugkerend (maandelijks...). Producten kunnen ook terugkerende abonnementen zijn.
- Dezelfde gecombineerde lijst wordt gebruikt door de offerte-/contractregelkiezer — kies zowel producten als diensten op één plek.
2. Gemengde Offertes — Eén Offerte, Zowel Producten Als Diensten
- Voeg regels van het type Dienst (bv. "Website ontwerp", "Maandelijkse SEO") en van het type Product (bv. "Hostinglicentie" x 3) toe binnen dezelfde offerte.
- Elke regel heeft een Type-tag (Dienst = groen, Product = blauw); de dienstregel toont de factureringscyclus.
- Offerte DRAFT → SENT → ACCEPTED; wanneer Geaccepteerd, verschijnt de knop Converteren naar Contract.
3. Echte Contracten — Tweede Partij, Afleverpunten, Tweetalig
- Converteren naar Contract behoudt de opmaak/cyclus per regel; de som wordt opgesplitst in een eenmalige som en een maandelijkse som + BTW.
- Partij B kan een particulier of een bedrijf zijn; informatie (wettelijke naam, belastingnummer, adres, vertegenwoordiger) kan automatisch worden ingevuld wanneer bedrijfsgegevens beschikbaar zijn – dankzij de functie voor het verrijken van bedrijfsgegevens.
- Acceptatiepunten (Acceptatie) worden ingesteld bij het aanmaken van het contract en leiden tot een betalingsschema.
- Tweetalige contracten (maximaal 2 talen) + e-mails in de betreffende taal, met branding.
- Contracten kunnen ook directe productregels bevatten (zonder offerte) – één contract bevat zowel producten als diensten.
4. Verzenden → Ondertekenen → Factureren per Deel
Een praktisch en juridisch correct ondertekeningsproces:
- Verzenden naar de klant: het systeem rendert het contract in Word (.docx) (kan worden bewerkt/onderhandeld) en stuurt het per e-mail naar de klant. Status DRAFT → SENT.
- Klant ondertekent buiten het systeem (papier/soft copy) en stuurt het terug.
- Ondertekende versie uploaden: bijlage van de ondertekende bestand (opgeslagen in het systeem) → vastleggen van de ondertekenaar en het tijdstip van ondertekening. SENT → SIGNED → ACTIVE.
- Factureren per deel: voor elke betalingsronde, bekijk de factuurvoorbeeld → bevestig → factureer via de bestaande ERP/factuurworkflow.
ℹ️ Opmerking: Het uitreiken van facturen vereist dat de workspace is verbonden met elektronische facturatie / een belastingdienstprovider. De volledige workflow voor het aanmaken van diensten, offertes, contracten, verzenden en downloaden van ondertekende versies blijft normaal bruikbaar; alleen de facturatiestap vereist deze verbinding.
5. Facturen → Automatisch Boeken op de Administratie
- Een ondertekend contract is een toezegging, nog geen financiële transactie – dus geen boeking bij ondertekening.
- Bij het uitreiken van de factuur wordt geboekt: Debet Vorderingen (131) / Credit Omzet (511) / Credit BTW (3331) – via de bestaande geautomatiseerde factureringsboekingsmotor.
- Bij ontvangst van betaling: Debet Kas (111/112) / Credit Vorderingen (131).
De bestaande geautomatiseerde boekingsmotor wordt volledig hergebruikt – er zijn geen 'zelfgemaakte' GL-codes, de workflow is van jou en aanpasbaar.
Voordelen voor Bedrijven
| Functie | Praktisch voordeel voor u |
|---|---|
| Een Catalogus (producten + diensten) | Geen 'valse producten' meer, schone en correcte catalogus |
| Gemengde offertes | Eén document in plaats van twee; minder opnieuw opstellen |
| Contracten met Partij B + acceptatie | Duidelijke afspraken, gefaseerde acceptatie |
| Facturen per deel volgens schema | Vergeet geen betalingen, weet altijd hoeveel er nog openstaat |
| Facturen → automatische boekingen | Omzet correct geboekt, geen handmatige invoer |
| Bedrijfsinformatie automatisch invullen | Partij B & belastingnummer vooraf ingevuld voor contract/factuur |
Voor Wie is Dit Geschikt?
- Marketing-/reclamebureaus (ICP3) die maandelijkse servicepakketten verkopen.
- Consultants, freelancers, B2B-leveranciers die contracten en gefaseerde facturatie nodig hebben.
- Spa's, klinieken, opleidingscentra die diensten met producten verkopen.
- Bedrijven die zowel producten als diensten verkopen en één enkele offerte / één enkel contract willen.
Hoe te Beginnen?
Ga CRM → Catalogus → Diensten aan en maak de eerste dienst aan, stel vervolgens een gecombineerde offerte op en zet deze om in een contract. Bekijk de stapsgewijze instructies in de handleiding "Serviceverkoop & Contracten Handleiding".
Gratis proefversie — geen creditcard nodig.
