GreenHouse Interior: Ko je avtorizacija pravilna, podjetje deluje bolj gladko in varneje.

Gospod Nguyễn Hoàng Long (star 38 let) – ustanovitelj GreenHouse Interior, manjšega podjetja za oblikovanje in izvajanje notranje opreme v Ho Či Minu – je nekoč verjel, da bo „če bo ljudem dal popolno svobodo, vse potekalo hitreje“. Po treh letih delovanja pa je spoznal, da je prav to njegovo podjetje dejansko upočasnilo.

Vsak zaposleni je imel dostop do vseh podatkov o strankah, projektih in ponudbah. Že ena napačna poteza je lahko izbrisala pogodbene informacije. Nekajkrat se je zgodilo, da je marketinški uslužbenec po pomoti izbrisal pristajalno stran projekta v vrednosti več sto milijonov, kar je povzročilo prekinitev oglaševalske akcije. „Ko se je ekipa povečala, sem spoznal, da se ne morem več zanašati na zaupanje – potreboval sem nadzorni sistem,“ je povedal gospod Long.

Ko postane nadzor dostopa vprašanje preživetja

V podjetju GreenHouse se pri vsakem projektu notranje opreme običajno sodelujejo tri skupine: marketing skrbi za iskanje strank, prodaja svetuje in pripravlja ponudbe, tehnični oddelek pa je odgovoren za izvedbo. Ker pa so vsi delali na skupni datoteki, nihče ni vedel, kdo je kaj spremenil ali izbrisal. „Eden je spremenil ceno materiala, drugi tega ni vedel in je stranki poslal napačno ponudbo. Vsaka taka napaka se je plačala z ugledom,“ je povedal.

Še več, ker ni bilo ravni dovoljenj, so novi zaposleni lahko dostopali do starih podatkov o strankah, kopirali seznam in ga odnesli drugam. GreenHouse je začel izgubljati zaupanje znotraj podjetja – in takrat je gospod Long poiskal pomoč pri GTG CRM.

Rešitev: Nadzor ravni dostopa – jasna dovoljenja, jasne odgovornosti

Takoj po uvedbi je GTG CRM gospodu Longu pomagal ponovno strukturirati celoten sistem dodeljevanja dovoljenj v podjetju.

Izbral je tri privzete ravni dovoljenj:

• Administrator za njega in vodjo oddelka, s polnim dostopom do sistema.
• Vodja marketinga za marketinški oddelek, ki lahko ustvarja in ureja kampanje, pristajalne strani in objave.
• Prodajno osebje za prodajno ekipo, ki lahko samo ogleduje in posodablja stike, ne more pa urejati marketinških podatkov.

Nato je gospod Long uporabil vloge po meri za nadaljnje prilagajanje za vsakega posameznika. Na primer, vodja oblikovalske skupine ima samo dovoljenje za ogled podatkov o strankah iz projektov, za katere je odgovoren; uslužbenec za podporo strankam lahko pošilja e-poštna sporočila in odgovarja na sporočila, ne more pa si ogledovati ponudb.

„Sprva sem se bal, da bo strogo dodeljevanje dovoljenj upočasnilo delo,“ je povedal. „Toda dejansko je bilo ravno nasprotno. Ko vsak opravlja samo svoje delo, se hitrost obdelave poveča, odgovornosti so jasne in ni več prepirk.“

Zaprt krog procesov – varni podatki

Zahvaljujoč Nadzoru ravni dostopa, so podatki o strankah in projektih v podjetju GreenHouse strogo nadzorovani. Vsako dejanje je zabeleženo v dnevniku: kdo je kaj spremenil, kdaj in kaj je bilo spremenjeno.

Napake kot so „pomotoma izbrisano“, „prepisano“ ali „napačno posodobljeno“, so skoraj izginile.

Oddelek za trženje se zdaj lahko osredotoči le na ustvarjanje in spremljanje učinkovitosti oglaševanja, medtem ko prodaja opravlja le skrb za stranke in sklepanje pogodb. Mesečna poročila so tudi natančnejša, saj se podatki ne prekrivajo več.

Ko malo podjetje deluje kot velik koncern

Prej je gospod Long mislil, da je razdelitev pooblastil nujna le za velika podjetja. Toda po nekaj mesecih delovanja s sistemom GTG CRM je spoznal, da je to pravzaprav temelj za trajnostno rast malega podjetja.

»Imamo le 15 ljudi, a zahvaljujoč GTG CRM vse poteka gladko kot v ekipi 50 ljudi. Nihče ne posega v naloge drugih in ne skrbim več za izgubo podatkov,« je dejal.

Poleg nadzora ravni dostopa je gospod Long izkoristil še modul CRM Module za upravljanje stikov, Invoices za spremljanje plačil projektov in Automations za pošiljanje zahvalnih e-poštnih sporočil strankam po zaključku projekta. Vendar poudarja: »Če ne bi bilo razdelitve pooblastil, bi vse drugo lahko zlahka propadlo.«

Rezultati po 4 mesecih

Le štiri mesece po uvedbi novega sistema:

• Število napak pri vnosu notranjih podatkov se je zmanjšalo za skoraj 90%.
• Hitrost obdelave projektov se je povečala za 40%, ker ni več prekrivanja pooblastil.
• Novi zaposleni se hitreje vključijo zaradi jasno opredeljenih vlog in odgovornosti.
• Podjetje deluje pregledno, podatki o strankah pa so popolnoma zaščiteni.

Zaključek

Nadzor ravni dostopa v GTG CRM ni le funkcija, temveč »hrbtenica«, ki podjetju GreenHouse Interior omogoča bolj vitko, varno in profesionalno delovanje.

Zaradi pravilne razdelitve pooblastil gospod Long ne skrbi več za to, »kdo kaj počne«, temveč se osredotoča na najpomembnejše: razvoj storitev in izboljšanje izkušnje strank.

»Včasih sem vodil ljudi. Zdaj mi sistem pomaga voditi z načeli – in vsi se počutijo bolj udobno.«

— Nguyễn Hoàng Long, direktor GreenHouse Interior