Navodila za uporabo AI Biz Assistant

1. Dostop do AI Biz Assistant

Korak 1: Vpis v GTG CRM

Vpišite se v svoj račun GTG CRM.

Korak 2: Poiščite Pomočnika AI

V spodnjem desnem kotu zaslona pritisnite modro ikono.

2. Glavni vmesnik

Seznam pogovorov

Ko odprete AI Pomočnika, boste videli zgodovino prejšnjih pogovorov.

Ustvari nov pogovor

Kliknite gumb "Nov pogovor", da začnete postavljati vprašanja AI.

Vmesnik AI Assistant

To je glavni vmesnik za interakcijo z AI:

• Okno za vnos vprašanj: Tukaj vnesete svoja vprašanja
• Predlagana vprašanja: GTG CRM predlaga nekatera pogosta vprašanja
• Zgodovina klepeta: Prejšnja vprašanja in odgovori
• Priložene datoteke: Ko AI ustvari datoteko Excel, PowerPoint ali Word, se gumb za prenos prikaže neposredno v oknu za klepet

3. Kako postavljati vprašanja

Osnovna načela

• Uporabljajte naravni jezik, kot da bi se pogovarjali
• Bolj specifično je vprašanje, bolj natančen bo odgovor
• Lahko postavljate nadaljevalna vprašanja na podlagi prejšnjega odgovora
• Ko želite ustvariti datoteko, jasno navedite vrsto datoteke, ki jo želite izvoziti (Excel, PowerPoint, Word)

Primeri postavljanja vprašanj

Ne priporočamo: - "Pokaži mi podatke" - "Poročilo" - "Naredi pogodbo"

Priporočamo: - "Koliko novih potencialnih strank je bilo v maju?" - "Ustvari datoteko Excel s povzetkom majske prodaje po izdelkih" - "Sestavi pogodbo o zaposlitvi za zaposlenega Nguyễn Văn A" - "Poišči datoteko s ponudbo ABC v mojem Google Drive-u"

4. Analiza poslovnih podatkov

To je ključna funkcionalnost – AI pridobi dejanske podatke iz GTG CRM in vam takoj odgovori.

Vprašanja o potencialnih strankah in strankah

Primer vprašanja:

Koliko novih potencialnih strank je bilo ta mesec?

AI bo odgovoril s specifičnim številom potencialnih strank.

Dodatna vprašanja za podrobnosti:

Seznam potencialnih strank

AI bo prikazal seznam potencialnih strank s podatki: Ime, Datum ustvarjanja in druge povezane informacije.

Vprašanja o oglasnih kampanjah

Primer vprašanja:

Katere oglasne kampanje prinašajo največ novih potencialnih strank?

AI bo pridobil podatke iz modula Ads (Facebook Ads, Google Ads) za odgovor.

Vprašanja o vsebini in družbenih medijih

Primer vprašanja:

Kateri tipi vsebin imajo visoko stopnjo interakcije in so učinkoviti na družbenih medijih?

AI bo analiziral objave na družbenih medijih in podal vpogled v najbolj učinkovite tipe vsebin.

Vprašanja o izdelkih

Primer vprašanja:

Kateri izdelek se najbolje prodaja?

AI bo navedel najbolje prodajane izdelke na podlagi podatkov iz modula Upravljanje izdelkov.

AI naj poda odločitev

Primer vprašanja:

Na kateri segment naj se osredotočim?

AI bo analiziral podatke in predlagal najučinkovitejše trženjske kanale.

Vprašanje o napovedi tveganja

Primer vprašanja:

Če se bo sedanje stanje nadaljevalo, kje bodo tveganja?

AI bo analiziral trende in opozoril na morebitna tveganja.

AI naj predlaga ključne besede

Primer vprašanja:

Predlagaj mi ključne besede za Google oglaševanje za mojo panogo

AI bo na podlagi vaših izdelkov in panoge predlagal ustrezne ključne besede.

Prikaz grafov v odgovorih

Pri vprašanjih o analizi podatkov AI samodejno ustvari vizualne grafe neposredno v oknu za klepet – brez potrebe po odpiranju Excela ali drugih orodij.

Primer vprašanja:

Analiziraj dejavnost top 10 strank v zadnjih 30 dneh, nariši graf

Primerjaj prodajo po prodajnih kanalih, prikaži kot stolpčni graf

Nariši graf porazdelitve potencialnih strank po viru ta mesec

AI podpira 3 vrste grafov v odgovoru: - Pitajni graf (Pie) – porazdelitev, odstotek - Stolpčni graf (Bar) – primerjava uvrstitve - Linijski graf (Line) – trend skozi čas

Nasvet: Dodajte frazo "nariši graf" ali "prikaži kot graf" k kateremu koli vprašanju o analizi, da dobite bolj vizualen rezultat.

5. Samodejno ustvarjanje datotek Excel (XLSX)

AI Biz Assistant lahko ustvari datoteke Excel (.xlsx) neposredno iz podatkov v GTG CRM. Preprosto opišite potrebno vsebino – AI pridobi dejanske podatke, jih organizira v tabelo in izvozi datoteko za takojšen prenos.

Kako zahtevati ustvarjanje Excel datoteke

Primer vprašanja: Ustvari datoteko Excel s povzetkom majske prodaje po izdelkih

Izvozi seznam 50 najboljših potencialnih strank v datoteko Excel

Ustvari poročilo o stroških Facebook oglaševanja prejšnjega meseca

Izvozi trenutno zalogo izdelkov v Excel

Kaj lahko AI izvozi v Excel

Vrsta poročila	Primer vprašanja
Prodaja	"Ustvari Excel s prodajo po dnevih v maju"
Stranke	"Izvozi seznam novih strank ta mesec v Excel"
Izdelki	"Ustvari tabelo zalog za vsak izdelek"
Naročila	"Izvozi nerealizirana naročila v datoteko Excel"
Oglaševanje	"Ustvari poročilo o stroških in konverzijah Facebook kampanj"
Potencialne stranke	"Izvozi vse potencialne stranke iz maja s statusom v Excel"

Kako prenesti datoteko po ustvarjanju z AI

Po odgovoru AI se bo v oknu za klepet pojavil gumb "Prenesi (.xlsx)". Kliknite ga, da prenesete datoteko v svoj računalnik in jo odprete v Microsoft Excel ali Google Sheets.

6. Samodejno ustvarjanje diapozitivov PowerPoint (PPTX)

AI Biz Assistant lahko ustvari profesionalne predstavitve v PowerPointu (.pptx) – primerne za sestanke z vodstvom, redna poročila ali predstavitve partnerjem.

Kako zahtevati ustvarjanje PowerPointa

Primer vprašanja:

Ustvari diapozitiv s povzetkom poslovnih rezultatov maja, s 5 glavnimi diapozitivi Ustvari predstavitev poročila o učinkovitosti oglaševalske kampanje v 2. četrtletju

Ustvari PowerPoint s povzetkom meseca za predstavitev prodajni ekipi

Sestavi diapozitiv s poročilom o stanju zalog in predlogom za naročanje za prihodnji teden

Nasveti pri zahtevanju ustvarjanja PowerPointa

• Določite število diapozitivov, če je potrebno: "vključi 6 diapozitivov"
• Opisi glavne vsebine posameznega diapozitiva: "diapozitiv 1 pregled, diapozitiv 2 prodaja, diapozitiv 3 potencialne stranke..."
• Pustite AI, da odloči: AI bo sam ustvaril ustrezno strukturo vsebine, če le opišete namen predstavitve

Kako prenesti datoteko po ustvarjanju z AI

Gumb "Prenesi (.pptx)" se prikaže neposredno v klepetu, ko AI konča. Datoteka je združljiva z Microsoft PowerPoint in Google Slides.

7. Sestavljanje vietnamskih pravnih dokumentov

AI Biz Assistant lahko sestavi vietnamske pravne dokumente v skladu z državnimi standardi: pisava Times New Roman 13pt, glava dopisa v ustreznem uradnem obrazcu, pravilni robovi, uradni pravni jezik. Datoteka se izvozi v formatu .docx, odpre se v Wordu in je pripravljena za tiskanje in podpis.

24 vzorcev dokumentov, vključno z 10 skupinami vrst

Skupina	Podprti dokumenti
Ustanovitev podjetja	Statut podjetja z omejeno odgovornostjo, Odlok o ustanovitvi, Vloga za izdajo potrdila o registraciji naložbe
Kadri in delo	Pogodba o zaposlitvi, Odlok o imenovanju, Odlok o razrešitvi
Pooblastila in zastopanje	Pooblastilo posameznika, Pooblastilo organizacije
Sestanki in sklepi	Zapisnik sestanka upravnega odbora, Zapisnik skupščine delničarjev
Gospodarske pogodbe	Pogodba o poslovnem sodelovanju, Pogodba o storitvah
Prenehanje	Odlok o prenehanju družbe
Hišni red in pravilniki	Hišni red podjetja, Pravilnik o notranjem delovanju

Kako uporabiti – AI vas sprašuje po korakih

Preprosto navedite vrsto dokumenta, ki ga želite sestaviti. AI vas bo po korakih vprašal po potrebnih informacijah v obliki pogovora, zato vam ni treba vnaprej vedeti celotnega vzorca.

Primer 1 – Statut podjetja:

Ustvari statut podjetja za moje podjetje z omejeno odgovornostjo

AI vas bo zaporedoma vprašal:

• Polno ime podjetja?
• Naslov sedeža?
• Osnovni kapital?
• Seznam članov in delež vlagateljev?
• Zakonski zastopnik?
• Glavna poslovna dejavnost?

Ko boste posredovali vse informacije, bo AI ustvaril popolno datoteko .docx v skladu z državnimi standardi.

Primer 2 – Pogodba o zaposlitvi:

Sestavi pogodbo o zaposlitvi za mojega novega zaposlenega

AI vas bo vprašal:

• Ime zaposlenega? Datum rojstva? Naslov?
• Delovno mesto? Oddelek?
• Vrsta pogodbe: za določen ali nedoločen čas?
• Čas trajanja pogodbe (če je relevantno)?
• Osnovna plača?
• Način izplačila plače (mesečno/tedensko)?
• Datum začetka dela?

Primer 3 – Pooblastilo:

Sestavi pooblastilo za direktorja podružnice v Hanoju, da lahko podpisuje pogodbe namesto mene

Ustvari odlok o imenovanju vodje prodaje

Napiši zapisnik sestanka upravnega odbora junija o povečanju osnovnega kapitala

Standardi oblikovanja dokumentov VN

Datoteka .docx, ustvarjena z AI, zagotavlja:

Kriterij	Podrobnosti
Pisava	Times New Roman, velikost 13pt
Glava dopisa	REPUBLIKA VIETNAM – Neodvisnost – Svoboda – Sreča
Robovi	Zgoraj 2,5 cm, Spodaj 3 cm, Levo 3 cm, Desno 2 cm (standardni upravni dokument)
Oznaka & Številka	Pravilna oblika: Št.../Ime podjetja/Oddelek
Položaj podpisa	Pravilna postavitev, z vrstico za funkcijo in ime podpisnika
Jezik	Uradni pravni izrazi, ne uporablja se vsakdanji jezik

Kako prenesti Word datoteko

Ko AI konča s sestavljanjem, se v oknu za klepet prikaže gumb "Prenesi (.docx)". Datoteka je pripravljena za odpiranje, dodatno urejanje (če je potrebno) in tiskanje ter podpis.

Opomba: Dokumenti, ki jih ustvari AI, so referenčne narave in služijo prihranku časa pri sestavljanju. Za pravne dokumente z visoko stopnjo tveganja ali tiste, ki jih predložite državnim organom, je še vedno priporočljivo, da jih pred podpisom pregleda odvetnik.

8. Povezava in delo z Google Drive

AI Biz Assistant lahko dostopa do vašega Google Drive-a po povezovanju vašega Google računa. Od tam lahko AI prosite za iskanje, branje in analizo dokumentov v Drive-u, ne da bi zapustili GTG CRM.

Korak 1: Povezovanje Google računa

1. Pojdite na Nastavitve v GTG CRM
2. Izberite Integracije
3. Poiščite Google Drive in kliknite Poveži
4. Vpišite se v svoj Google račun in odobrite dostop
5. Uspešna povezava – AI bo zdaj lahko dostopal do Drive-a

Povežite le enkrat. AI si bo zapomnil dovoljenja za dostop za prihodnje pogovore.

Korak 2: Vprašajte AI o datotekah v Drive-u

Po povezavi lahko AI neposredno preko vprašanj prosite za delo z Drive-om:

Iskanje datotek:

Poišči pogodbo s stranko Minh Hùng v Google Drive-u

Navedi vse datoteke v mapi "Poročilo Q2" v mojem Drive-u

Branje in povzemanje dokumentov:

Povzemi vsebino datoteke pogodbe ABC v Drive-u

Preberi datoteko "Poročilo maja.docx" v Drive-u in mi povej ključne točke

Primerjava podatkov iz Drive-a z GTG CRM:

Primerjaj podatke v datoteki Excel s ponudbo v Drive-u z dejansko prodajo v GTG CRM

Metadata video:

Pokaži mi informacije o videu "Demo novega izdelka" v Drive-u

9. Razumevanje rezultatov

Oblika odgovorov

AI Biz Assistant odgovarja v različnih formatih, odvisno od vrste vprašanja:

Oblika	Kdaj se uporablja
Preprosti podatki	Vprašanja "koliko...", "vsota..."
Seznam	Vprašanja "navedi...", "pokaži seznam..."
Analiza	Vprašanja "zakaj...", "primerjaj..."
Predlogi	Vprašanja "naj...", "predlagaj..."
Grafi (Novo)	Vprašanje o analizi + dodaj "nariši graf" ali "kot graf"
Datoteka Excel (.xlsx) (Novo)	Vprašanja "ustvari datoteko Excel...", "izvozi v tabelo..."
Datoteka PowerPoint (.pptx) (Novo)	Vprašanja "ustvari diapozitive...", "ustvari predstavitev..."
Datoteka Word (.docx) (Novo)	Vprašanja "sestavi pogodbo...", "ustvari statut...", "napiši zapisnik..."

Dodatna vprašanja za podrobnosti

Če odgovor ni dovolj informativen, lahko nadaljujete z vprašanji v istem pogovoru: - "Daj mi več podrobnosti o..." - "Podrobneje navedi..." - "Pojasni več o..." - "Spremeni element X v Y" (za dokumente/datoteke)

10. Nasveti za učinkovito uporabo

Priporočljivo

1. Postavljajte specifična vprašanja - Namesto "prodaja", vprašajte "kakšna je prodaja maja po posameznih izdelkih?"

2. Uporabljajte časovne okvire - "V zadnjih 7 dneh..." - "Ta mesec..." - "2. četrtletje 2026..."

3. Nadaljevalna vprašanja v istem klepetu - Po prejetem odgovoru, nadaljujte z globljimi vprašanji brez ponavljanja konteksta

4. Zahtevajte primerjavo - "Primerjaj prodajo ta mesec s prejšnjim mesecem" - "Kateri kanal je bolj učinkovit: Facebook ali Google?"

5. Zahtevajte, da AI ustvari datoteko, ko potrebujete izvoz podatkov - Namesto kopiranja seznama iz klepeta, recite: "Izvozi ta rezultat v datoteko Excel"

6. Dodajte "nariši graf" k vprašanjem o analizi - "Analiziraj porazdelitev potencialnih strank po viru, nariši pitajni graf"

7. Za pravne dokumente, preprosto začnite – AI vas bo vprašal, kaj manjka - Preprosto vnesite "Ustvari pogodbo o zaposlitvi", AI vas bo vprašal za vsako informacijo

8. Povežite Google Drive, preden se pozanimate o datotekah - Nastavitve → Integracije → Google Drive → Poveži

Ne priporočamo

1. Preveč splošna vprašanja - "Pokaži mi vse podatke" - "Naredi poročilo"

2. Vprašanja o podatkih, ki še niso v sistemu - AI lahko odgovori le na podlagi podatkov, vnesenih v GTG CRM (ali datotek v Google Drive-u, če je povezan)

3. Pričakovanje, da AI pozna informacije zunaj GTG CRM - AI nima splošnih tržnih podatkov, razen če ste te informacije shranili v Drive

4. Zahteva po zapletenem pravnem dokumentu, nato pa neodzivnost na vprašanja AI - AI potrebuje dovolj informacij (ime, datum, znesek, stranke itd.), da ustvari pravilen dokument. Prosimo, odgovorite na vsa AI-jeva vprašanja.

Zaključek

AI Biz Assistant vam pomaga:

• Poizvedovati po podatkih v naravnem jeziku

• Združevati informacije iz različnih modulov v GTG CRM

• Prejeti vpoglede, grafe in predloge ukrepov

• Prihraniti čas pri pregledovanju poročil

• Sprejemati odločitve na podlagi podatkov

• Samodejno ustvarjati datoteke Excel iz dejanskih podatkov

• Ustvarjati profesionalne PowerPoint predstavitve

• Sestavljati 24 vzorcev vietnamskih pravnih dokumentov v skladu z državnimi standardi

• Bral in analiziral datoteke Google Drive neposredno preko AI

Opomba: AI Biz Assistant se nenehno izboljšuje. Če AI ne more odgovoriti na vaše vprašanje, mu to sporočite, da bo ekipa GTG CRM lahko posodobila sistem.