Navodila za uporabo AI Biz Assistant

1. Dostop do AI Biz Assistant

1. korak: Vpis v GTG CRM

Vpišite se v svoj račun GTG CRM.

2. korak: Poiščite AI Assistant

V spodnjem desnem kotu zaslona kliknite na modro ikono.

2. Glavni vmesnik

Seznam pogovorov

Ko odprete AI Assistant, boste videli seznam preteklih pogovorov.

Ustvari nov pogovor

Kliknite gumb "Nov pogovor", da začnete spraševati AI.

Vmesnik AI Assistant

To je glavni vmesnik za interakcijo z AI:

• Polje za vnos vprašanj: Tukaj vnesete svoja vprašanja
• Predlagana vprašanja: GTG CRM predlaga nekatera pogosta vprašanja
• Zgodovina klepeta: Prejšnja vprašanja in odgovori
• Priložene datoteke: Ko AI ustvari datoteke Excel, PowerPoint ali Word, se gumb za prenos prikaže neposredno v oknu za klepet

3. Kako postavljati vprašanja

Osnovna načela

• Uporabljajte naravni jezik, kot da bi se pogovarjali
• Bolj kot je vprašanje specifično, bolj natančen bo odgovor
• Lahko postavljate nadaljevalna vprašanja na podlagi predhodnega odgovora
• Ko želite ustvariti datoteko, jasno navedite vrsto datoteke, ki jo želite izvoziti (Excel, PowerPoint, Word)

Primeri postavljanja vprašanj

Ne priporočamo: - "Pokaži mi podatke" - "Poročilo" - "Naredi pogodbo"

Priporočamo: - "Koliko je bilo novih strank v maju?" - "Ustvari datoteko Excel s povzetkom prihodkov za maj po izdelkih" - "Sestavi pogodbo o zaposlitvi za zaposlenega Nguyễn Văn A" - "Poišči datoteko s ponudbo ABC v mojem Google Driveu"

4. Analiza poslovnih podatkov

To je ključna skupina funkcij - AI pridobi dejanske podatke iz GTG CRM in vam takoj odgovori.

Vprašanja o novih strankah in kupcih

Primer vprašanja:

Koliko novih strank smo pridobili ta mesec?

AI bo vrnil natančno število novih strank.

Dodatni podrobnosti:

Seznam novih strank

AI bo prikazal seznam novih strank s podatki: Ime, Datum ustvarjanja in druge povezane informacije.

Vprašanja o oglaševalskih kampanjah

Primer vprašanja:

Katere oglaševalske kampanje prinašajo največ novih strank?

AI bo za odgovor uporabil podatke iz modula Oglaševanje (Facebook Ads, Google Ads).

Vprašanja o vsebini in družbenih omrežjih

Primer vprašanja:

Kateri tipi vsebin imajo visoko stopnjo interakcije in so učinkoviti na družbenih omrežjih?

AI bo analiziral objave na družbenih omrežjih in podal vpogled v najbolj učinkovite vrste vsebin.

Vprašanja o izdelkih

Primer vprašanja:

Kateri izdelek se najbolje prodaja?

AI bo navedel najbolje prodajane izdelke na podlagi podatkov iz modula Upravljanje izdelkov.

Vprašajte AI za pomoč pri odločitvah

Primer vprašanja:

Na katero področje naj se osredotočim?

AI bo analiziral podatke in predlagal najučinkovitejše prodajne kanale.

Vprašajte za napoved tveganja

Primer vprašanja:

Kakšna tveganja obstajajo, če nadaljujemo kot doslej?

AI bo analiziral trende in opozoril na morebitna tveganja.

Prosite AI za predloge ključnih besed

Primer vprašanja:

Predlagajte mi ključne besede za Google oglase za mojo panogo.

AI bo na podlagi vaših izdelkov in panoge predlagal ustrezne ključne besede.

Oglejte si grafikone v odgovoru

Pri vprašanjih za analizo podatkov AI samodejno ustvari vizualne grafikone neposredno v klepetu - brez potrebe po odpiranju Excela ali drugih orodij.

Primer vprašanja:

Analizirajte dejavnosti top 10 strank v zadnjih 30 dneh, narišite graf.

Primerjajte prihodke po prodajnih kanalih, prikažite kot stolpčni graf.

Narišite graf razporeditve povpraševanj po virih v tem mesecu.

AI podpira 3 vrste grafikonov v odgovoru: - Pitozni grafikon (Pie) - razporeditev, odstotek - Vodoravni stolpčni grafikon (Bar) - primerjava uvrstitve - Linijski grafikon (Line) - trendi skozi čas

Nasvet: Dodajte besedno zvezo "nariši graf" ali "prikaži kot graf" k kateremu koli vprašanju za analizo, da dobite vizualno boljše rezultate.

5. Samodejno ustvarjanje datotek Excel (XLSX)

AI Biz Assistant lahko ustvari datoteke Excel (.xlsx) neposredno iz podatkov v GTG CRM. Samo opišite, kaj potrebujete - AI bo pridobil dejanske podatke, jih organiziral v tabelo in ustvaril datoteko za takojšen prenos.

Kako zahtevati ustvarjanje Excela

Primer vprašanja: Ustvari Excel datoteko s povzetkom prihodkov za maj po posameznih izdelkih.

Izvozi seznam 50 najbolj obetavnih potencialnih strank v datoteko Excel.

Ustvari poročilo o stroških oglaševanja na Facebooku v preteklem mesecu.

Izvozi trenutno zalogo izdelkov v Excel.

Kaj lahko AI izvozi v Excel

Vrsta poročila	Primer vprašanja
Prihodki	"Ustvari Excel s prihodki po dnevih v maju"
Stranke	"Izvozi seznam novih strank v tem mesecu v Excel"
Izdelki	"Ustvari tabelo zalog po posameznih izdelkih"
Naročila	"Izvozi še nedostavljena naročila v datoteko Excel"
Oglaševanje	"Ustvari poročilo o stroških in konverzijah Facebook oglasnih kampanj"
Povpraševanja	"Izvozi vsa povpraševanja za maj skupaj s statusom v Excel"

Kako prenesti datoteko po ustvarjanju AI

Po odgovoru AI se bo v klepetu takoj pojavilo gumbno "Prenesi (.xlsx)". Kliknite ga, da prenesete datoteko v svoj računalnik in jo odprete v Microsoft Excelu ali Google Sheets.

6. Samodejno ustvarjanje diapozitivov PowerPoint (PPTX)

AI Biz Assistant lahko ustvari profesionalne PowerPoint predstavitve (.pptx) – primerne za sestanke vodstva, redna poročila ali predstavitve partnerjem.

Kako zahtevati ustvarjanje PowerPoint predstavitve

Vzorec vprašanj:

Ustvari diapozitive s povzetkom poslovnih rezultatov za maj, vključno s 5 glavnimi diapozitivi. Ustvari predstavitev za poročanje o učinkovitosti oglaševalske kampanje v 2. četrtletju.

Ustvari PowerPoint povzetek meseca za predstavitev prodajni ekipi.

Sestavi diapozitive za poročanje o stanju zalog in predloge za naročanje za prihodnji teden.

Nasveti pri zahtevanju ustvarjanja PowerPoint predstavitve

• Navedite število diapozitivov, če je potrebno: "vključno s 6 diapozitivi"
• Opiszite glavno vsebino vsakega diapozitiva: "diapozitiv 1 pregled, diapozitiv 2 prihodki, diapozitiv 3 potencialne stranke..."
• Dovolite AI, da odloči: AI bo samostojno strukturiral ustrezno vsebino, če samo opišete namen predstavitve.

Kako prenesti datoteko po ustvarjanju z AI

Gumb "Prenesi (.pptx)" se prikaže neposredno v klepetu, ko AI zaključi. Datoteka je združljiva z Microsoft PowerPoint in Google Slides.

7. Sestavljanje vietnamskih pravnih dokumentov

AI Biz Assistant lahko pripravi vietnamske pravne dokumente v skladu z državnimi standardi: pisava Times New Roman 13pt, glava dopisa v ustreznem obrazcu organa, standardni robovi, uradni pravni jezik. Izhodna datoteka je v obliki .docx, odpre se v Wordu in je pripravljena za tiskanje in podpis.

24 vzorcev dokumentov, vključenih v 10 skupin

Skupina	Podprti dokumenti
Ustanovitev podjetja	Statut družbe z omejeno odgovornostjo, Sklep o ustanovitvi, Vloga za izdajo dovoljenja za vlaganje
Kadri & Delo	Pogodba o zaposlitvi, Sklep o imenovanju, Sklep o razrešitvi
Pooblastila & Zastopanje	Pooblastilo za fizično osebo, Pooblastilo za organizacijo
Sestanki & Sklepi	Zapisnik sestanka sveta članov, Zapisnik skupščine delničarjev
Poslovne pogodbe	Pogodba o poslovnem sodelovanju, Pogodba o storitvah
Likvidacija	Sklep o likvidaciji podjetja
Hišni red & Pravilniki	Hišni red podjetja, Pravilnik o notranjem poslovanju

Kako uporabiti - AI postavlja vprašanja po korakih

Samo navedite vrsto dokumenta, ki ga potrebujete. AI bo postavil vprašanja o potrebnih informacijah v obliki dialoga, vam ni treba vnaprej vedeti celotnega vzorca.

Primer 1 - Statut podjetja:

Ustvari statut podjetja za mojo družbo z omejeno odgovornostjo

AI bo zaporedoma vprašal:

• Polno ime podjetja?
• Naslov sedeža?
• Osnovni kapital?
• Seznam članov in delež v kapitalu?
• Zakonski zastopnik?
• Glavne poslovne dejavnosti?

Ko boste zagotovili vse informacije, bo AI ustvaril popolno datoteko .docx v skladu z državnimi standardi.

Primer 2 - Pogodba o zaposlitvi:

Sestavi pogodbo o zaposlitvi za mojega novega uslužbenca

AI bo vprašal:

• Ime zaposlenega? Datum rojstva? Naslov?
• Delovno mesto? Oddelek?
• Vrsta pogodbe: za določen ali nedoločen čas?
• Trajanje pogodbe (če je relevantno)?
• Osnovna plača?
• Način izplačila plače (mesečno/tedensko)?
• Datum pričetka dela?

Primer 3 - Pooblastilo:

Sestavi pooblastilo za direktorja podružnice v Hanoju, da namesto mene podpiše pogodbo.

Ustvari sklep o imenovanju vodje prodaje.

Osnutek zapisnika seje članov junija o povečanju osnovnega kapitala

Standardi oblikovanja besedil VN

Datoteka .docx, ustvarjena z AI, zagotavlja:

Kriterij	Podrobnosti
Pisava	Times New Roman, velikost 13pt
Naslov	REPUBLIKA SOCIALISTIČNA VIETNAMSKA — Neodvisnost - Svoboda - Sreča
Robovi	Zgoraj 2,5 cm, Spodaj 3 cm, Levo 3 cm, Desno 2 cm (standardno upravno besedilo)
Oznake & Številke	Pravilno: Št.../Ime podjetja/Oddelek
Položaj podpisa	Pravilno, z vrstico za naziv in ime podpisnika
Jezik	Uradni pravni izrazi, ne uporabljajte običajnega jezika

Kako prenesti Wordovo datoteko

Ko bo AI končal z osnutkom, se bo v klepetalnem oknu prikazal gumb »Prenesi (.docx)«. Datoteka je pripravljena za odpiranje, dodatno urejanje (po potrebi) in tiskanje za podpis.

Opomba: Besedila, ustvarjena z AI, so referenčne narave in prihranijo čas pri pisanju. Za pravne dokumente z visoko stopnjo tveganja ali za predložitev državnim organom je še vedno priporočljivo, da jih pred podpisom pregleda odvetnik.

8. Povežite se & Delo z Google Drive

AI Biz Assistant lahko dostopa do vašega Google Drive po povezavi vašega računa Google. Od tam lahko AI prosite, da poišče, prebere in analizira dokumente v Drive, ne da bi zapustili GTG CRM.

1. korak: Povežite račun Google

1. Pojdite na Nastavitve v GTG CRM
2. Izberite Integracije
3. Poiščite Google Drive in kliknite Poveži
4. Prijavite se v svoj račun Google in odobrite dostop
5. Povezava uspešna - AI zdaj lahko dostopa do Drive

Dovolj je, da se povežete samo enkrat. AI si bo zapomnil dovoljenja za dostop za prihodnje pogovore.

2. korak: Vprašajte AI o datotekah v Drive

Po povezavi lahko AI prosite, da dela z Drive neposredno prek vprašanj:

Iskanje datotek:

Poiščite pogodbo s stranko Minh Hùng v Google Drive

Navedite vse datoteke v mapi »Poročila Q2« v mojem Drive

Branje in povzemanje dokumentov:

Povzemite vsebino pogodbe ABC v Drive

Preberite datoteko »Mesečno poročilo maj.docx« v Drive in mi povejte ključne točke

Primerjava podatkov Drive z GTG CRM:

Primerjajte podatke v datoteki Excel s ponudbo na Drive z dejanskim prihodkom v GTG CRM

Metadata videa:

Povejte mi informacije o videu »Demo novega izdelka« v Drive

9. Razumevanje rezultatov

Oblika odgovorov

AI Biz Assistant odgovarja v različnih formatih glede na vrsto vprašanja:

Format	Kdaj uporabiti
Preproste metrike	Vprašajte "koliko...", "vsota..."
Seznami	Vprašajte "naštej...", "pokaži mi seznam..."
Analiza	Vprašajte "zakaj...", "primerjaj..."
Predlogi	Vprašajte "naj...", "predlagaj..."
Grafi (Novo)	Zahtevajte analizo + dodajte "nariši graf" ali "v obliki grafikona"
Datoteka Excel (.xlsx) (Novo)	Vprašajte "ustvari datoteko Excel...", "izvozi v tabelo..."
Datoteka PowerPoint (.pptx) (Novo)	Vprašajte "ustvari diapozitiv...", "ustvari predstavitev..."
Datoteka Word (.docx) (Novo)	Vprašajte "sestavi pogodbo...", "ustvari statut...", "napiši zapisnik..."

Vprašajte za dodatne podrobnosti

Če odgovor ni dovolj informativen, lahko nadaljujete z vprašanji v istem pogovoru: - "Daj mi več podrobnosti o..." - "Naštej specifično..." - "Pojasni več o..." - "Popravi element X v Y" (za besedilo/datoteke)

10. Nasveti za učinkovito uporabo

Priporočljivo

1. Postavite natančna vprašanja - Namesto "prihodki", vprašajte "kakšni so bili prihodki v maju po posameznih izdelkih?"

2. Uporabite časovna obdobja - "V zadnjih 7 dneh..." - "Ta mesec..." - "2. četrtletje 2026..."

3. Nadaljujte z vprašanji v istem klepetu - Po prejemu odgovora, nadaljujte z globljimi vprašanji, ne da bi ponovno omenjali kontekst

4. Zahtevajte primerjavo - "Primerjaj prihodke tega meseca s prejšnjim" - "Kateri kanal je bolj učinkovit: Facebook ali Google?"

5. Zahtevajte, da AI ustvari datoteko, ko potrebujete izvoz podatkov - Namesto kopiranja seznama iz klepeta, recite: "Izvozi te rezultate v datoteko Excel"

6. Dodajte "nariši graf" k analitičnim vprašanjem - "Analiziraj porazdelitev potencialnih strank po virih, nariši tortni grafikon"

7. Pri pravnih besedilih kar začnite — AI bo vprašal za manjkajoče informacije - Samo vpišite "Ustvari pogodbo o zaposlitvi", AI vas bo sam vprašal za posamezne podatke

8. Povežite Google Drive pred vprašanji o datotekah - Nastavitve → Integracije → Google Drive → Poveži

Ni priporočljivo

1. Preveč splošna vprašanja - "Pokaži mi vse podatke" - "Naredi poročilo"

2. Vprašanja o podatkih, ki niso v sistemu - AI lahko odgovori le na podlagi podatkov, vnesenih v GTG CRM (ali datotek v Google Drive, če je povezan)

3. Pričakovanja, da AI pozna informacije zunaj GTG CRM - AI nima splošnih tržnih podatkov, razen če ste te podatke shranili v Drive

4. Zahteva po zapletenem pravnem besedilu in nato neodzivnost na AI-jeva vprašanja - AI potrebuje dovolj informacij (ime, datum, znesek, stranke itd.), da ustvari pravilno besedilo. Odgovorite na vsa AI-jeva vprašanja

Povzetek

AI Biz Assistant vam pomaga:

• Poizvedovanje podatkov v naravnem jeziku

• Zbiranje informacij iz več modulov v GTG CRM

• Pridobite vpoglede, grafikone in predloge za ukrepanje

• Prihranite čas pri gledanju poročil

• Podprto odločanje na podlagi podatkov

• Samodejna ustvarjanje datotek Excel iz dejanskih podatkov

• Ustvarjanje profesionalnih PowerPoint predstavitev

• Sestavljanje 24 vietnamskih pravnih besedil po državnih standardih

• Branje in analiza datotek Google Drive neposredno iz AI

Opomba: AI Biz Assistant se nenehno izboljšuje. Če AI ne more odgovoriti na vprašanje, pošljite povratne informacije, da bo ekipa GTG CRM lahko posodobila.