Bạn sẽ làm được gì sau hướng dẫn này

Chọn thị trường phát hành (áp hệ thống tài khoản + thuế + tiền tệ) → kiểm tra mạng phát hành trong phần Kết nối → (khi cần) kết nối tài khoản hoặc žeton của riêng bạn → tạo một hóa đơn quốc tế đúng chuẩn nước người mua → phát hành và gửi qua mạng/cổng phù hợp → theo dõi trạng thái truyền và tải PDF hóa đơn theo mẫu. Tất cả trong một hệ thống, không cần phần mềm hóa đơn riêng cho từng nước.

Čuan bị trước

1. Vzpostavite GTG CRM, ki je na voljo v sistemu (ERP). — Để tạo và phát hành hóa đơn.

2. Có quyền Quản lý hệ thống tài khoản (Upravljanje kontnega načrta). — Để áp hệ thống tài khoản theo quốc gia ở Bước 1.

3. Có danh tính thuế của doanh nghiệp bạn ở thị trường phát hành (mã số thuế / UEN / NIP…). — Hóa đơn hợp lệ cần đúng danh tính thuế người bán.

4. (Chỉ thị trường có cổng chính phủ, ví dụ Ba Lan) Có žeton ủy quyền KSeF lấy từ cổng chính phủ. — Để nộp hóa đơn qua cổng KSeF.

5. Thị trường phát hành đang ở trạng thái sẵn sàng. — Một số thị trường còn đang triển khai — khi đó bạn vẫn lưu nháp được, việc gửi chính thức sẽ bật sau.

Bước 1 – Chọn thị trường & áp hệ thống tài khoản

Vào Kế toán → Thiết lập (Računovodstvo → Nastavitve) .

Ở phần chọn quốc gia, chọn nước bạn phát hành hóa đơn — ví dụ Singapur (hoặc Ba Lan, Nhật Bản, Malezija ...).

Nhấn Áp dụng (Prijavi) để tạo hệ thống tài khoản, đặt chuẩn kế toán, đơn vị tiền tệ và hồ sơ thuế của nước đó.

✅ Kết quả mong đợi : delovni prostor hiển thị đúng chuẩn kế toán và tiền tệ của nước bạn chọn (ví dụ Singapur: chuẩn SFRS , tiền tệ SGD , Thuế GST 9 % ). Hệ thống tài khoản mới xuất hiện trong danh sách tài khoản.

💡 Mẹo : mỗi delovni prostor dùng một quốc gia/chuẩn kế toán. Muốn đổi nước phải Ponastavi trước. Sau khi đã ghi bút toán, hệ thống tài khoản sẽ bị khóa để bảo vệ sổ sách.

Bước 2 – Kiểm tra kết nối phát hành

Vào Thiết lập → Hóa đơn → Kết nối phát hành (Nastavitve → Izdajanje računov → Povezava z e-računi) .

Xem mục Mạng (omrežje) và Trạng thái (stanje) : - Với thị trường Peppol (EU/EEA, Singapur, Nhật, Úc, Malezija): trạng thái thường là "Đang dùng mạng mặc định của GTG" — bạn phát hành được ngay, không cần lập tài khoản. - Với thị trường có cổng chính phủ (ví dụ Ba Lan — KSeF): trang hiển thị các trường cần nhập (mã số thuế NIP + žeton KSeF).

✅ Kết quả mong đợi : bạn thấy rõ hóa đơn của mình sẽ đi qua mạng mặc định của GTG hay cần kết nối tài khoản/žeton riêng ; và nút "Kết nối tài khoản của bạn (Poveži svoje)" sẵn sàng nếu bạn muốn tự chủ.

Bước 3 — Kết nối tài khoản hoặc žeton của bạn (khi cần)

Bỏ qua bước này nếu bạn dùng mạng mặc định của GTG cho thị trường Peppol. Thực hiện bước này khi bạn muốn phát hành dưới tài khoản riêng (BYO), hoặc khi thị trường bắt buộc phải nối (ví dụ Ba Lan — KSeF).

Trên trang Kết nối phát hành , nhấn Kết nối tài khoản của bạn (Povežite svoje) .

Nhập thông tin theo thị trường: - Peppol (BYO) : ID računa + ključ API (và Base URL nếu có). - Ba Lan (KSeF) : Mã số thuế (NIP) + žeton KSeF (dán žeton lấy từ cổng chính phủ).

Nhấn Xác thực & Kết nối (Preveri in poveži) .

✅ Kết quả mong đợi : hệ thống xác thực khóa/žeton ngay lúc kết nối. Nếu đúng, trạng thái đổi thành "Đã kết nối — tài khoản của bạn (Povezano — vaše)" , hiển thị danh tính đã che (ví dụ acct •••1580) và ngày kết nối, kèm nút Ngắt kết nối (Prekini povezavo) . Nếu khóa sai, trang báo lỗi ngay và không lưu.

ℹ️ Khóa/žeton được lưu mã hóa và không bao giờ hiển thị lại . Bạn có thể Ngắt kết nối bất cứ lúc nào để quay về mạng mặc định của GTG.

Bước 4 — Tạo hóa đơn quốc tế

Vào ERP → Hóa đơn → Hóa đơn xuất mới (Nov odhodni račun) .

Với thị trường Peppol, biểu mẫu hiện dải báo xanh "Hóa đơn điện tử sẵn sàng qua mạng GTG (Peppol) — không cần lập tài khoản riêng« (không có các trường nhà cung cấp/mẫu số/ký hiệu như hóa đơn Việt Nam).

Nhập thông tin người mua , chú ý trường mã số thuế đã tự đổi nhãn theo nước — ví dụ Singapur là "GST Reg No (UEN)" . Nhập một mã hợp lệ (ví dụ 200912345A).

Chọn/để đơn vị tiền tệ theo thị trường (ví dụ SGD ); kiểm tra tỷ giá hiển thị.

Thêm dòng hàng, ví dụ: Svetovalne storitve · Số lượng 1 · Đơn giá 1,000 · Thuế 9%.

Nhấn Lưu nháp (Shrani kot osnutek) .

✅ Kết quả mong đợi : hóa đơn nháp được tạo, hiển thị đúng thuế và tổng tiền (ví dụ GST S$90,00 , tổng 1090,00 S$ ). Nếu bạn nhập mã số thuế sai định dạng (ví dụ 12345), trường báo đỏ ngay: "Reg št. GST (UEN) ni veljaven" và không cho lưu.

Bước 5 — Phát hành hóa đơn

Mở hóa đơn nháp vừa tạo.

Nhấn Phát hành hóa đơn (Izdaj račun) .

Trong hộp xác nhận, kiểm tra lại thông tin rồi nhấn Xác nhận (Potrdi) .

✅ Kết quả mong đợi : hiện thông báo "Račun je bil uspešno izdan" (Phát hành hóa đơn thành công) và màn hình chuyển về danh sách Quản lý hóa đơn điện tử (Upravljanje e-računov) . Hóa đơn được gửi qua mạng/cổng phù hợp và nhận về mã giao dịch truyền.

ℹ️ Với Ba Lan (KSeF), sau khi phát hành hệ thống nhận về biên nhận chính thức (UPO) từ cổng chính phủ và lưu ngay trên hóa đơn.

Bước 6 — Theo dõi trạng thái truyền & tải PDF

Trong danh sách Quản lý hóa đơn điện tử , mở hóa đơn vừa phát hành.

Xem dòng hoạt động (Dejavnost) của hóa đơn — các mốc đã gửi → đã giao/được chấp nhận → (nếu có) bị từ chối kèm lý do trên mạng.

Nhấn Tải PDF (Prenesi PDF) để lấy bản hóa đơn theo mẫu.

✅ Kết quả mong đợi : dòng hoạt động hiển thị trạng thái truyền của hóa đơn (ví dụ đã gửi qua Peppol , rồi đã giao/được chấp nhận ). Bản PDF tải về đúng nhãn tài liệu, nhãn thuế và đơn vị tiền tệ của thị trường.

ℹ️ Một số thị trường đang triển khai có thể chưa bật gửi chính thức hoặc chưa đủ trạng thái truyền — khi đó bạn vẫn tạo và lưu nháp hóa đơn được; các trạng thái sẽ hiện đầy đủ khi thị trường sẵn sàng.

Bảng tra nhanh kết quả mong đợi

Chọn quốc gia ở Kế toán → Thiết lập — Áp đúng chuẩn kế toán, tiền tệ và thuế của nước đó (VD Singapur: SFRS, SGD, GST 9 %)

Mở trang Kết nối phát hành — Thấy mạng phát hành + trạng thái ("Đang dùng mạng mặc định của GTG" hoặc trường cần nhập)

Xác thực & Kết nối tài khoản/žeton — "Đã kết nối — tài khoản của bạn", hiện danh tính đã che + nút Ngắt kết nối

Nhập mã số thuế sai định dạng — Trường báo đỏ "... ni veljavno", không cho lưu

Lưu nháp hóa đơn — Hóa đơn nháp với đúng thuế và tổng tiền theo thị trường

Phát hành hóa đơn — "Račun je bil uspešno izdan" + chuyển về danh sách Quản lý hóa đơn điện tử

Mở hóa đơn đã phát hành — Dòng hoạt động ghi trạng thái truyền; nút Tải PDF hoạt động

Lưu ý

Quyền hạn : cần quyền Quản lý hóa đơn (ERP) để phát hành và quyền Quản lý hệ thống tài khoản để áp hệ thống tài khoản theo quốc gia.

Một delovni prostor = một quốc gia/chuẩn kế toán. Muốn đổi nước phải Ponastavi trước; sau khi đã ghi bút toán, hệ thống tài khoản bị khóa.

Mạng mặc định của GTG vs tài khoản của bạn : với thị trường Peppol, bạn phát hành được ngay bằng mạng mặc định; kết nối tài khoản riêng (BYO) là tùy chọn. Với cổng chính phủ như KSeF, cần dán žeton trước khi phát hành.

Lộ trình theo thị trường : năng lực mở theo từng thị trường. Thị trường đang triển khai vẫn cho tạo/lưu nháp; việc gửi chính thức bật khi sẵn sàng.

Muốn phát hành hóa đơn trong nước Việt Nam , xem bài "Hướng Dẫn Xuất Hóa Đơn Điện Tử Với GTG CRM — Từ A Đến Z" — bài này chỉ dành cho hóa đơn quốc tế / xuyên biên giới .