Vodnik za izdajanje mednarodnih elektronskih računov v GTG CRM

Kaj boste lahko storili po tem priročniku

Izberite trg izdaje (uporabite sistem računov + davkov + valut) → preverite izdajno omrežje v razdelku Povezave → (če je potrebno) povežite svoj račun ali žeton → ustvarite mednarodni račun, ki ustreza standardom države kupca → izdajte in pošljite prek ustreznega omrežja/prehod → spremljajte status prenosa in prenesite PDF računov po predlogi. Vse v enem sistemu, brez potrebe po ločeni programski opremi za račune za vsako državo.

Priprava vnaprej

1. Prijavite se v GTG CRM z dovoljenjem Upravljanje računov (ERP). — Za ustvarjanje in izdajanje računov.

2. Imeti dovoljenje za upravljanje sistema računov (Manage Chart of Accounts). — Za uporabo sistema računov glede na državo v 1. koraku.

3. Imeti davčno identiteto vašega podjetja na trgu izdaje (davčna številka / UEN / NIP…). — Veljaven račun potrebuje pravilno davčno identiteto prodajalca.

4. (Samo za trge z vladnimi portali, npr. Poljska) Imeti pooblaščeni žeton KSeF, pridobljen z vladnega portala. — Za oddajo računov prek portala KSeF.

5. Trg izdaje je v pripravljenem stanju. — Nekateri trgi so še v fazi implementacije — v tem primeru lahko še vedno shranite osnutek, uradna pošiljanje pa bo omogočeno kasneje.

1. korak — Izbira trga & uporaba sistema računov

Pojdite na Računovodstvo → Nastavitve (Accounting → Setup).

V razdelku za izbiro države izberite državo, v katero izdajate račun — npr. Singapur (ali Poljska, Japonska, Malezija…).

Pritisnite Uporabi (Apply), da ustvarite sistem računov, nastavite računovodske standarde, valuto in davčne profile te države.

✅ Pričakovani rezultat: delovni prostor prikazuje pravilne računovodske standarde in valuto izbrane države (npr. Singapur: standard SFRS, valuta SGD, davek GST 9%). Nov sistem računov se prikaže na seznamu računov.

💡 Nasvet: vsak delovni prostor uporablja eno državo/računovodski standard. Če želite spremeniti državo, jo morate najprej ponastaviti (Reset). Ko so knjižbe izvedene, je sistem računov zaklenjen za zaščito knjig.

2. korak — Preverjanje povezave za izdajo

Pojdite na Nastavitve → Računi → Povezava za izdajo (Settings → Invoicing → E-invoice Connection).

Oglejte si razdelka Omrežje (Network) in Stanje (Status): - Za trge Peppol, ki trenutno delujejo na privzetem omrežju GTG (Singapur, Japonska, Malezija, Nizozemska, Švedska in Danska: stanje je običajno "Uporaba privzetega omrežja GTG" — lahko izdajate takoj, brez ustvarjanja računa. Avstralija in preostalih 11 držav EU (vključno s Francijo, Italijo, Španijo) trenutno NE delujejo na privzetem omrežju — vaši računi bodo shranjeni kot osnutki, dokler povezava ne bo pripravljena (glejte razdelek "Cesta po trgih" spodaj). - Za trge z vladnimi portali (npr. Poljska — KSeF): stran prikaže polja za vnos (davčna številka NIP + žeton KSeF) — povezava KSeF trenutno NE deluje v GTG CRM; ta polja so prikazana, ko bo povezava delovala, računi za Poljsko pa bodo trenutno shranjeni kot osnutki.

✅ Pričakovani rezultat: jasno vidite, ali bo vaš račun potekal prek privzetega omrežja GTG ali pa boste potrebovali povezavo z lastnim računom/žetonom; in gumb "Poveži svoj račun (Connect your own)" je pripravljen, če želite imeti nadzor.

3. korak — Povezovanje vašega računa ali žetona (če je potrebno)

Ta korak preskočite, če uporabljate privzeto omrežje GTG za trge Peppol. Izvedite ta korak, če želite izdajati pod lastnim računom (BYO) ali če trg zahteva povezavo (npr. Poljska — KSeF).

Na strani Povezava za izdajo pritisnite Poveži svoj račun (Connect your own).

Vnesite podatke glede na trg: - Peppol (BYO): ID računa + API ključ (in Base URL, če je na voljo). - Poljska (KSeF): Davčna številka (NIP) + KSeF Token (prilepite žeton, pridobljen s portala vlade) — ta povezava trenutno NI aktivna; prilepitev žetona tukaj še ne omogoča izdaje v KSeF.

Kliknite Preveri & Poveži (Verify & Connect).

✅ Pričakovani rezultat: sistem preveri ključ/žeton ob povezavi. Če je pravilen, se stanje spremeni v "Povezano — vaš račun (Connected — your own)", prikaže prikriti identiteto (npr. acct •••1580) in datum povezave, skupaj z gumbom Prekini povezavo (Disconnect). Če ključ ni pravilen, se takoj prikaže napaka in se ne shrani.

ℹ️ Ključ/žeton se shrani šifrirano in nikoli več se ne prikaže. Kadar koli lahko izberete Prekini povezavo, da se vrnete na privzeto omrežje GTG.

Korak 4 — Ustvari mednarodno fakturo

Pojdite v ERP → Fakture → Nova odhodna faktura (New Outgoing Invoice).

Za trg Peppol se prikaže obrazec z modro obvestilno vrstico "Elektronska faktura je na voljo prek omrežja GTG (Peppol) — ni potrebe po ločenem računu" (brez polj za dobavitelja/serijo/številko kot pri vietnamskih fakturah).

Vnesite podatke o kupcu, pri čemer bodite pozorni na polje za davčno številko, ki se samodejno preimenuje glede na državo — na primer za Singapur je to "GST Reg No (UEN)". Vnesite veljavno številko (npr. 200912345A).

Izberite/pustite valuto glede na trg (npr. SGD); preverite prikazani tečaj.

Dodajte vrstice blaga, na primer: Svetovalne storitve · Količina 1 · Enota 1.000 · Davek 9%.

Kliknite Shrani kot osnutek (Save as Draft).

✅ Pričakovani rezultat: ustvari se osnutek fakture, ki prikazuje pravilen davek in skupni znesek (npr. DDV S$90.00, skupaj S$1,090.00). Če vnesete napačno obliko davčne številke (npr. 12345), se takoj prikaže rdeče obvestilo: "The GST Reg No (UEN) is not valid" in ne bo dovolilo shranjevanja.

Korak 5 — Izdaj fakturo

Odprite ustvarjeni osnutek fakture.

Kliknite Izdaj fakturo (Issue Invoice).

V potrditvenem oknu ponovno preverite podatke in kliknite Potrdi (Confirm).

✅ Pričakovani rezultat: prikaže se obvestilo "Invoice issued successfully" (Faktura uspešno izdana) in zaslon se vrne na seznam Upravljanje elektronskih faktur (E-Invoice Management). Faktura se pošlje prek ustreznega omrežja/portala in prejmete transakcijsko kodo prenosa.

ℹ️ Povezava KSeF (Poljska) trenutno ni aktivna v GTG CRM, zato ta korak še ni uporaben za Poljsko — poljske fakture se bodo trenutno shranile kot osnutki, dokler povezava ne bo pripravljena.

Korak 6 — Spremljanje stanja prenosa & prenos PDF

Na seznamu Upravljanje elektronskih faktur odprite nedavno izdano fakturo.

Oglejte si dejavnost (Activity) fakture — mejnike poslano → dostavljeno/sprejeto → (če obstaja) zavrnjeno z razlogom na omrežju.

Kliknite Prenesi PDF (Download PDF), da dobite kopijo fakture v predlogi.

✅ Pričakovani rezultat: vrstica dejavnosti prikazuje stanje prenosa fakture (npr. poslano prek Peppola, nato dostavljeno/sprejeto). Preneseni PDF ima pravilno oznako dokumenta, davčno oznako in valuto trga.

ℹ️ Nekateri trgi v uvajanju morda še ne podpirajo uradnih pošiljk ali nimajo vseh stanj prenosa — v tem primeru lahko še vedno ustvarite in shranite osnutke faktur; stanja bodo v celoti prikazana, ko bodo trgi pripravljeni.

Preglednica pričakovanih rezultatov

Izberite državo v Računovodstvo → Nastavitve — Velja za ustrezne računovodske standarde, valuto in davke te države (npr. Singapur: SFRS, SGD, GST 9%)

Odpri stran Povezovanje izdaje — Ogled omrežja izdaje + status ("Uporaba privzetega omrežja GTG" ali polje, ki ga je treba vnesti)

Preverjanje & Povezovanje računa/žetona — "Povezano — vaš račun", prikaže prikriti identiteto + gumb za odklop

Vnesite davčno številko z napačno obliko — Rdeče polje z napako "The … is not valid", ne omogoča shranjevanja

Shrani osnutek računa — Osnutek računa z ustreznim davkom in skupnim zneskom glede na trg

Izdaj račun — "Invoice issued successfully" + vrnitev na seznam Upravljanje e-računov

Odpri izdani račun — Vnos dejavnosti z zabeleženim statusom prenosa; gumb za prenos PDF je aktiven

Opombe

Pravice: potrebne so pravice Upravljanje računov (ERP) za izdajo in pravice Upravljanje sistemskih računov za uporabo sistemskih računov glede na državo.

En delovni prostor = ena država/računovodski standard. Če želite spremeniti državo, jo morate najprej ponastaviti; po tem, ko so knjižbe že zabeležene, je sistemski račun zaklenjen.

Privzeto omrežje GTG vs. vaš račun: za aktivne trge Peppol (Singapur, Japonska, Malezija, Nizozemska, Švedska in Danska) lahko takoj izdajate z uporabo privzetega omrežja; povezovanje lastnega računa (BYO) je neobvezno. Za vladne portale, kot je KSeF, je treba pred izdajo vstaviti žeton — povezovanje s KSeF na GTG CRM še NE deluje.

Potek glede na trg: zmogljivost se odpira za vsak trg posebej. Trgi v razvoju še vedno omogočajo ustvarjanje/shranjevanje osnutkov; uradno pošiljanje se bo omogočilo, ko bo pripravljeno.

Če želite izdati račun v Vietnamu, si oglejte članek "Navodila za izdajanje e-računov z GTG CRM — Od A do Ž" — ta članek je namenjen samo mednarodnim / čezmejnim računom.