Kaj boste znali storiti po tem vodniku?

Hitro si oglejte sezname opravil po stanju/barvi roka in tabli »Danes« → ustvarite opravilo s kontrolnim seznamom, začetkom, več pregledovalci in deležniki → priložite datoteke iz knjižnice in vstavite notranje povezave → razdelite na podopravila in si oglejte kumulativni napredek → povežite opravila s posli/naročili → komentirajte in omenite soigralce (@omemba) → dokončajte opravilo → si oglejte zavihek Analitika in spremljajte Aktivnost 360 → omogočite avtomatizacijo opravil.

Še niste seznanjeni s funkcijami? Oglejte si predogled programa Task Management 2.0 .

Pripravite se vnaprej

1. Prijavite se v GTG CRM in dostopajte do modula CRM → Naloge. — Tukaj ustvarjate in upravljate naloge.

2. (Obvezno) Posel/naročilo/račun je že na voljo za povezavo. — Za uporabo funkcije povezovanja povezanih objektov.

3. (Priporočeno) V delovnem prostoru imejte nekaj sodelavcev. — Dodelite pregledovalce, ustrezne osebe in omenite imena v komentarjih.

1. korak – Hitro preglejte seznam opravil: stanje/rok, barva + zavihek »Danes«

  1. Pojdite v CRM → Naloge .
  2. Opazujte poteke dela: vsako stanje ima drugačen barvni odtenek; naloge , ki se bližajo roku, so obarvane jantarno, tiste , ki so zamujene , pa rdeče.
  3. Na vrhu strani si oglejte tabelo »Danes« : za hitro filtriranje kliknite skupine »Zamuda / Danes zapade / Kmalu zapade / Visoka prioriteta / Moje naloge«.

✅ Pričakovani rezultat : Seznam prikazuje barve glede na stanje in rok; s klikom na skupino v tabeli »Danes« se bo seznam filtriral na to določeno skupino.

Seznam opravil, obarvan glede na stanje/rok in današnji urnik
💡 Kliknite »Predlog umetne inteligence« , da prejmete prednostni načrt za dan (ta funkcija uporablja kredite).

2. korak – Ustvarite naloge s kontrolnimi seznami, začetnimi časi, odobritelji in ustreznimi strankami.

  1. Kliknite za ustvarjanje novega delovnega mesta.
  2. Vnesite naziv, opis, rok, prioriteto in odgovorno osebo .
  3. Nastavite začetni čas in dodajte ustrezne osebe (tiste, ki morajo spremljati nalogo).
  4. V razdelku z vlogami dodelite enega ali več pregledovalcev in poročevalcev , če postopek zahteva odobritev/spremljanje.
  5. Dodajte kontrolni seznam korakov, ki jih je treba upoštevati med postopkom ustvarjanja.

✅ Pričakovani rezultat : Naloga je ustvarjena s kontrolnim seznamom, časom začetka, seznamom pregledovalcev (več ljudi) in v celoti prikazanimi ustreznimi stranmi.

Obrazec za ustvarjanje naloge vključuje kontrolni seznam, čas začetka, več pregledovalcev in deležnike.

3. korak – Priložite datoteke iz knjižnice in vstavite notranje povezave

  1. V delovnem prostoru odprite razdelek Priloge → izberite zavihek »Izberi iz knjižnice« , da pridobite datoteke/slike, ki so že na voljo v vašem delovnem prostoru.
  2. Odprite razdelek Povezave → izberite »Vstavi notranjo povezavo« , da priložite spletno mesto, ciljno stran ali objavo delovnega prostora.

✅ Pričakovani rezultat : Datoteke iz knjižnice in notranje povezave so priložene nalogi, ne da bi bilo treba ponovno naložiti ali ročno prilepiti URL-je.

Priložite iz knjižnice in vstavite notranje povezave v opravilo.

4. korak – Razdelite na podnaloge in opazujte, kako se napredek samodejno kopiči.

  1. Odprite novo ustvarjeno nalogo in dodajte podnaloge – ustvariti je mogoče do dve ravni; vsaka podnaloga ima svojega odgovornega, rok in stanje.
  2. Podnaloge dokončajte postopoma.

✅ Pričakovani rezultat : Vrstica napredka nadrejene naloge se bo samodejno kopičila glede na število dokončanih podrejenih nalog – odstotka vam ni treba ročno vnesti.

Naloge s podnalogami in vrstico napredka se samodejno kopičijo.

5. korak – Povežite opravilo s poslom, izdelkom, naročilom ali računom

  1. V svojem delu odprite razdelek s povezanimi predmeti .
  2. Priložite ustrezno ponudbo / izdelek / naročilo / račun.

✅ Pričakovani rezultat : Naloga bo prikazala povezane objekte; iz tega posla/naročila boste videli tudi povezane naloge.

6. korak – Komentirajte in omenite (@mention) svoje soigralce

  1. Odprite zavihek Komentarji k delovnemu mestu in vnesite svoj komentar.
  2. Vtipkajte @ in nato izberite ime soigralca, ki ga želite omeniti ; objavite komentar.

✅ Pričakovani rezultat : Ime, ki je omenjeno, je prikazano modro ; omenjena oseba prejme obvestilo v aplikaciji (in e-pošto , če je omogočena avtomatizacija opomnikov po e-pošti – glejte 10. korak).

Komentirajte z imenom, označenim z modro barvo.

7. korak – Dokončajte nalogo

  1. Označi nalogo kot dokončano.

✅ Pričakovani rezultati : Sistem beleži stanje in čas dokončanja (ne na podlagi osebnih ur), kar zagotavlja dosledne podatke za primerjavo in poročanje.

8. korak – Oglejte si zavihek Analiza: obseg po posameznikih

  1. V meniju Opravila odprite zavihek Analitika .
  2. Oglejte si pregledne kartice in grafikone; kliknite na člana, da si podrobno ogledate, kaj ta oseba počne.

✅ Pričakovani rezultati : Zavihek Analitika prikazuje skupno število opravil / tekoča opravila / dokončana opravila / zamujena opravila / stopnjo dokončanja + trend in grafikon obsega po posameznikih .

Zavihek z analizo nalog z delovno obremenitvijo po osebah in trendi dokončanja.

9. korak – Spremljajte dogajanje v storitvi Activity 360

  1. Odprite zavihek Dejavnost 360 za opravilo.

✅ Pričakovani rezultat : Pregledna časovnica, ki prikazuje vse, kar se je zgodilo v zvezi z nalogo (ustvarjeno, posodobljeno, dokončano, povezano, komentirano) – kdo je kaj naredil in kdaj.

Zavihek Dejavnost 360 naloge s časovnico dogodkov.

10. korak – Omogočite avtomatizacijo opravil

  1. V meniju Opravila odprite zavihek Avtomatizacija (ali pojdite v repozitorij Avtomatizacija , gruča Opravila).
  2. Omogočite ustrezne scenarije: obvestila, ko je dodeljena nova naloga , ko se stanje naloge spremeni , ko je naloga dokončana , in e-poštna sporočila, ko je omenjena v komentarjih .

✅ Pričakovani rezultat : Ustrezna obvestila se pošiljajo samodejno; ko so omogočena e-poštna sporočila z omembo imena, oseba, ki je @omenjena, prejme dodatna e-poštna sporočila poleg obvestil v aplikaciji.

Avtomatizirani skripti za naloge v avtomatizaciji skladišč.

Hitra iskalna tabela za pričakovane rezultate

Odprite seznam opravil – opravila so barvno označena glede na stanje/rok; zavihek »Danes« združuje opravila, ki jih je treba obdelati.

Ustvari nalogo + kontrolni seznam + odobritelje – Naloga s kontrolnim seznamom, več odobritelji, časom začetka, vključenimi osebami

Pripni iz knjižnice / notranje povezave – Priložite datoteke in notranje povezave brez nalaganja/lepljenja URL-jev.

Dodaj podnaloge – Napredek nadrejenih nalog se samodejno sešteva.

Priložite povezane objekte – ponudbe/izdelki/naročila/računi, povezani v obe smeri

Komentar + @omemba – Ime je označeno modro; oseba, ki jo opomnik prejema obvestila (in e-pošto, če je omogočeno).

Naloga opravljena – sistem zabeleži čas dokončanja

Odprite zavihek Analiza – Obseg po posamezniku + zaključen trend

Odpri aktivnost 360 – Časovnica napredka naloge

Omogočite avtomatizacijo – obvestila o dodelitvi nalog/spremembi stanja/dokončanju + opomniki po e-pošti

Opomba

  • Podnaloge podpirajo največ dve ravni – dovolj, da jih razčlenimo, ne da bi postale zapletene.
  • Napredek nadrejene naloge se samodejno sešteva iz podrejenih nalog – prilagodite stanje podrejenih nalog, ne ročno prilagajajte odstotka nadrejene naloge.
  • Pregledovalca je lahko več ljudi ; oseba, ki pripravlja poročilo, ostane ista.
  • Možnost »Pošlji e-pošto ob omembi« je vklop/izklop za celoten delovni prostor; obvestila v aplikaciji so vedno poslana osebi, ki je bila @omejena.
  • Priloge iz knjižnice prikličejo datoteke znotraj celotnega delovnega prostora; notranje povezave predlagajo le objavljena spletna mesta/ciljne strani/članke.
  • Avtomatizacija vam lahko še vedno ustvarja/dodeljuje naloge kot prej (na primer, ko posel preide v novo fazo).