Navodila za upravljanje restavracij & kavarn v GTG CRM - Korak za korakom, od menija do računovodstva

Ta članek vas bo vodil skozi postavitev popolne restavracije v GTG CRM in izvedbo enega prodajnega cikla, od ustvarjanja izdelkov, dodajanja receptov, vnosa sestavin, do prodaje na blagajni/postrežbe za mizo in ogleda samodejno ustvarjenih računovodskih izpisov. Sledite vrstnemu redu; vsak korak ima pričakovani rezultat, da ga lahko preverite.

Enkratna nastavitev (skrbnik opravi enkrat za vsako delovno okolje)

1. Vklop računovodstva

Finance & HR → Accounting → Chart of Accounts → Load Template → izberite Vietnam (VAS TT99/2025).

✅ Prikaže se sporočilo "Template applied: 176 accounts…" in vklopljene so 3 avtomatizacije prodaje (knjiženje prihodkov, knjiženje stroškov nabave, knjiženje prejetega denarja).

2. Ustvarjanje skladišča

Operations → Warehouse Management → Warehouses → + CREATE → vnesite ime "Glavno skladišče", kontaktno osebo, naslov → CREATE.

✅ Glavno skladišče se prikaže na seznamu skladišč.

3. Povezava POS s skladiščem

Sales & CRM → Catalog → F&B Menu → zavihek "Set up F&B" → Outlet (POS store) → izberite Glavno skladišče → Set as store.

✅ Prikaže se sporočilo "Store set" (zelen kljukica).

4. Dodajanje miz (če strežete za mizo)

F&B Menu → Add sample tables.

✅ Mize T1–T5 se prikažejo.

Oddelek A: Ustvarjanje izdelka, ki se pripravi na mestu + recept (npr. kava z mlekom)

5. Ustvarjanje izdelka za prodajo

Catalog → Product Hub → CREATE: Ime "Kava z mlekom", For sale ON, For production ON, VAT "8", Prodajna cena "35000", Product type "Finished good", Stock unit "Piece (pcs)" → CREATE.

✅ "Kava z mlekom" je Finished good, cena ₫35.000.

6. Ustvarjanje sestavin

Product Hub → CREATE (vsaka sestavina): "Kavna zrna" (Raw material, enota "Gram"), "Kondenzirano mleko" (Raw material, enota "Millilitre"), nastavite For sale OFF, For production ON.

✅ Dve sestavini sta Aktivni, zaloga 0.

7. Uvoz pretvorb enot

Odprite vsako sestavino → Manufacturing → Unit conversions: "Kavna zrna" 1 "Kilogram" = 1000 "Gram"; "Kondenzirano mleko" 1 "Box" = 1000 "Millilitre".

✅ Nakup 1 kg doda 1000 g zaloge; nakup 1 škatle doda 1000 ml.

8. Ustvarjanje recepta

Operations → Manufacturing → Bills of Materials → Create BOM za "Kava z mlekom" → dodajte 2 sestavini (kavna zrna + kondenzirano mleko, količina na skodelico) → Create.

✅ Recept je povezan z "Kava z mlekom".

Oddelek B: Vnos sestavin v skladišče

9. Nakup blaga

Operations → Warehouse Management → Purchase Orders → ustvarite PO za `Kavna zrna` + `Kondenzirano mleko` z vnosno ceno → pošljite.

✅ PO je v stanju čakanja na prejem.

10. Prejem blaga (stock-in)

Prejmite po PO → zaloge se povečajo, in cena koštanja = dejanska nabavna cena.

✅ Zaloga "Kavna zrna"/"Kondenzirano mleko" > 0.

Oddelek C: Prodaja ene skodelice na blagajni

11. Odpri POS

("pos.dev"/ prodajna aplikacija) → prijava z računom Blagajnika.

12. Prodaja

Izberite "Kava z mlekom" → (neobvezno) izberite stopnjo sladkorja → Plačilo (Gotovina) → natisnite račun.

✅ Račun natisnjen; transakcija zabeležena.

13. Popis & Knjigovodstvo

Vrnite se na portal: zaloga `Zrna kave`/`Kondenzirano mleko` zmanjšana za pravilno količino iz recepta (backflush); Knjigovodstvo → Dnevnik → 3 knjižbe (prejem denarja, prihodki, strošek prodanih izdelkov).

✅ Zaloga pravilno zmanjšana; 3 uravnotežene knjižbe.

Del D: Postrežba za mizo + kuhinjski zaslon (dine-in)

14. Odpri mizo

Na POS izberite mizo `T1` → dodajte jedi → Pošlji v kuhinjo (Fire).

✅ Miza `T1` odprta, jedi poslane v kuhinjo.

15. Kuhinja obdeluje (KDS)

Prijava z računom Kuhinja → kuhinjski zaslon → premaknite naročilo iz Novo → V pripravi → Pripravljeno.

✅ Stanje naročila se spremeni glede na dejanje.

16. Plačilo & Zapiranje mize

Blagajnik plača naročilo mize `T1` → zapre mizo.

✅ Miza `T1` je ponovno prosta; knjigovodstvo zabeleži kot v Delu C.

Del E: Izbire za zaračunavanje & Vračila (napredno)

17. Dodatne storitve za zaračunavanje

(Upravitelj) Meni F&B → skupina izbir → dodajte dodatno storitev "+1 shot espressa" z navezano surovino → shrani. Ko prodajate dodatno storitev: dodatno zaračunaj + pravilno odvzemi surovino.

✅ Dodatne storitve dodajo denar in odvzamejo iz skladišča.

18. Vračila / Povračila

(Upravitelj) izberite transakcijo → Vrniti: prodane izdelke je mogoče ponovno prodati → vrniti v skladišče; že pripravljene jedi → povračilo denarja, zabeleži izgubo.

✅ Knjigovodstvo pravilno popravljeno glede na vrsto vračila.

> Ste pripravljeni odpreti svoj lokal? Začnite brezplačno, brez kartice.

> 👉 Prijavite se: https://gtgcrm.com/vi/signup

Pregled funkcij: Upravljanje restavracij & kavarn.