Ta članek vas vodi skozi podrobne korake, kako izdajati e-račune (HĐĐT) s pomočjo GTG CRM — od začetne nastavitve do dnevnega izdajanja računov in obravnavanja napak.

Korak 0: Priprava pred začetkom

Pred izdajanjem HĐĐT morate pripraviti:

Postavka Opis
✅ Registracija MST Imeti davčno številko (posameznika ali podjetja)
✅ Registracija HĐĐT pri CQT Registrirati uporabo HĐĐT pri pristojnem davčnem uradu
✅ Digitalni certifikat (Koda/USB za digitalni podpis) Za uporabo pri elektronskem podpisovanju računov
✅ Račun GTG CRM Registracija na gtgcrm.com

Korak 1: Nastavitev podatkov o podjetju

Prijavite se v GTG CRM → Nastavitve → Podatki o podjetju:

```

Ime podjetja: Družba z omejeno odgovornostjo ABC

Davčna številka: 0123456789

Naslov: 123 Nguyễn Văn A, Okrožje 1, Mesto. Ho Chi Minh

Telefon: 028 1234 5678

Elektronski naslov: info@abc.com.vn

Zakoniti zastopnik: Nguyễn Văn A

```

Korak 2: Nastavitev predloge računa

Pojdite na Upravljanje računov → Nastavitve predloge:

  1. Izberite vrsto računa:
  • DDV račun (davčna stopnja 5 %, 8 %, 10 %)
  • Prodajni račun (brez DDV)
  1. Izberite predlogo prikaza:
  • Logotip podjetja
  • Podatki v nogi
  • Privzeta opomba
  1. Nastavite simbol računa:
  • Simbol predloge: 1C24TAA (primer)
  • Sistem samodejno ustvari zaporedne številke računov

Korak 3: Ročno izdajanje računov

Način 1: Ustvarjanje novega računa

  1. Pojdite na Računi → Ustvari novo
  2. Vnesite podatke kupca:
  • Ime podjetja / posameznika
  • Davčna številka (če gre za podjetje)
  • Naslov
  1. Dodajte izdelek/storitve:
  • Ime blaga
  • Enote mere
  • Količina
  • Cena na enoto
  • Davčna stopnja (0 %, 5 %, 8 %, 10 %)
  1. Preverite skupni znesek
  2. Kliknite "Podpiši & Izdaj račun"
  3. Digitalno podpišite s ključem/USB-jem
  4. Račun bo poslan davčnemu uradu (če HĐĐT potrebuje kodo) in stranki po e-pošti
Ustvari nov račun

Način 2: Izdajanje računa iz naročila

  1. Pojdite na Naročila → izberite izpolnjeno naročilo
  2. Kliknite "Izdaj račun"
  3. Sistem samodejno izpolni podatke iz naročila:
  • Podatki kupca (iz CRM)
  • Seznam izdelkov (iz naročila)
  • Skupni znesek
  1. Preverite → Podpiši & Izdaj
Samodejno izdajanje računov ob izpolnjenem naročilu

Korak 4: Samodejno izdajanje računov (Avtomatizacija)

Nastavite avtomatizacijo, da sistem samodejno izdaja HĐĐT:

```

Sprožilec: Naročilo se premakne v stanje "Izpolnjeno"

↓

Akcija 1: Ustvari e-račun (podatki iz naročila)

↓

Akcija 2: Samodejno digitalno podpisovanje (če obstaja digitalni certifikat HSM)

↓

Akcija 3: Pošlji CQT

↓

Akcija 4: Pošlji e-pošto stranki (priložen PDF računa)

```

Opomba: Samodejno digitalno podpisovanje zahteva digitalni certifikat v obliki HSM (Hardware Security Module) – drugačen od običajnega USB ključka. Za nadgradnjo se obrnite na ponudnika digitalnih certifikatov.

5. korak: Izdaja računov v velikem obsegu

Ko morate izdati več računov hkrati:

  1. Pojdite na Naročila → izberite več naročil (označite s kljukico)
  2. Kliknite "Izdaj račune v velikem obsegu"
  3. Sistem bo ustvaril račune za vsa izbrana naročila
  4. Preglejte seznam računov
  5. Podpiši in izdaj vse

6. korak: Obravnava napak

Račun z napačnim imenom/naslovom (brez napake pri davčni številki in znesku):

  1. Pojdite na račun, ki ga je treba popraviti
  2. Izberite "Obvestilo o napaki"
  3. Sistem pošlje obvestilo CQT
  4. Novi račun ni treba izdati

Račun z napačno davčno številko, zneskom, stopnjo DDV:

  1. Pojdite na račun, ki ga je treba popraviti
  2. Izberite "Izdaj nadomestni račun" ali "Izdaj popravni račun"
  3. Vnesite pravilne podatke
  4. Podpiši in izdaj novi račun
  5. Stari račun bo označen kot "Nadomeščen/Popravljen"

Preklic računa:

  1. Izberite račun → "Prekliči račun"
  2. Vnesite razlog za preklic
  3. Sistem pošlje obvestilo o preklicu CQT

7. korak: Poročila & Upravljanje

Nadzorna plošča računov ponuja:

  • Skupno število izdanih računov (po dnevih/mesecih/letih)
  • Skupni prihodek od računov
  • Računi po statusu (izdani, preklicani, popravljeni)
  • Izvoz v Excel/PDF za poslano računovodstvu

Zaključek ###

Izdajanje e-računov z GTG CRM je zasnovano tako, da poenostavi celoten postopek: od nastavitve podatkov o podjetju, ustvarjanja računov, digitalnega podpisovanja, pošiljanja davčnim organom do poznejšega upravljanja in iskanja. Zaradi neposredne povezave z naročili, izdelki in podatki o strankah lahko hitro ustvarite račune, zmanjšate ročni vnos podatkov in omejite napake.

V kombinaciji z avtomatizacijo lahko podjetja nastavijo tudi avtomatiziran postopek: zaključeno naročilo → ustvari račun → digitalno podpiši → pošlji stranki. To prihrani čas, zagotavlja skladnost s predpisi in omogoča jasnejše ter bolj obvladljivo upravljanje računov pri vsakodnevnem poslovanju.

Pogosta vprašanja

V: Koliko kreditov potrebujem za izdajo 1 računa?

O: Stroški izdaje e-računa so odvisni od paketa uporabe. Z osnovnim paketom (199K/mesec, 80.000 kreditov) lahko mesečno izdate na tisoče računov.

V: Ali je podprta izdaja računov v tujih valutah?

O: Da. GTG CRM podpira izdajanje računov v VND in tujih valutah (USD, EUR...) s tečajem pretvorbe.

V: Kaj se zgodi, če izgubim internetno povezavo?

O: E-računi zahtevajo internetno povezavo za pošiljanje CQT. Ko ste brez povezave, lahko ustvarite osnutek računa (draft), ki ga nato podpišete in izdate, ko imate internet.

V: Kako stranke prejmejo račun?

O: Preko e-pošte (priložen PDF) ali spletnega iskanja z referenčno številko na računu.