Ta članek vas bo vodil skozi podrobne korake o tem, kako izdati elektronske račune (e-račune) z GTG CRM — od začetne nastavitve do vsakodnevne izdaje računov in obravnavanja napak.

0. korak: Priprava pred začetkom

Preden lahko začnete izdajati e-račune, morate imeti:

Postavka Opis
✅ Registracija davčne številke Imeti morate veljavno davčno številko (osebno ali poslovno).
✅ Registracija e-računov pri davčni upravi Registrirati morate uporabo e-računov pri vaši lokalni davčni upravi.
✅ Digitalno potrdilo (Token/USB ključek za podpis) Uporablja se za elektronski podpis računa.
✅ Račun za GTG CRM Registrirajte se na gtgcrm.com.

1. korak: Nastavitev podatkov podjetja

Prijavite se v GTG CRM → Nastavitve → Podatki podjetja:

```

Ime podjetja: ABC d.o.o.

Davčna številka: 0123456789

Naslov: 123 Slovenska cesta, Ljubljana, Slovenija

Telefon: 01 123 4567

E-pošta: info@abc.si

Zastopnik: Janez Novak

```

2. korak: Nastavitev predloge računa

Pojdite na Upravljanje računov → Nastavitve predloge:

  1. Izberite vrsto računa:
  • DDV računi (davčna stopnja 5 %, 8 %, 10 %)
  • Prodajni računi (brez DDV)
  1. Izberite predlogo prikaza:
  • Logotip podjetja
  • Podatki v nogi
  • Privzeto opombo
  1. Nastavite oznako računa:
  • Oznaka predloge: 1C24TAA (primer)
  • Sistem samodejno ustvari zaporedno številko računa.

3. korak: Ročna izdaja računa

1. način: Ustvari nov račun

  1. Pojdite na Računi → Ustvari novega
  2. Vnesite podatke kupca:
  • Ime podjetja / posameznika
  • Davčna številka (če gre za podjetje)
  • Naslov
  1. Dodajte izdelek/storitev:
  • Ime blaga
  • Enote mere
  • Količina
  • Cena na enoto
  • Davčna stopnja (0 %, 5 %, 8 %, 10 %)
  1. Preverite skupni znesek.
  2. Kliknite "Podpiši in izdaj račun".
  3. Digitalno podpišite s svojim tokenom/USB ključkom.
  4. Račun se bo poslal davčni upravi (če ima e-račun kodo) in bo poslan stranki po e-pošti.
Ustvari nov račun

2. način: Izdaja računa iz naročila

  1. Pojdite na Naročila → izberite dokončano naročilo.
  2. Kliknite "Izdaj račun".
  3. Sistem samodejno izpolni podatke iz naročila:
  • Podatki kupca (iz CRM-ja)
  • Seznam izdelkov (iz naročila)
  • Skupni znesek
  1. Preverite → Podpiši in izdaj.
Samodejna izdaja računa ob dokončanju naročila

4. korak: Samodejna izdaja računov (Avtomatizacija)

Nastavite avtomatizacijo, da sistem samodejno izda e-račune:

```

Sprožilec: Naročilo se premakne v stanje "Dokončano"

↓

Dejanje 1: Ustvari e-račun (podatki iz naročila)

↓

Dejanje 2: Samodejno digitalno podpisovanje (če je na voljo HSM digitalno potrdilo)

↓

Dejanje 3: Pošlji davčni upravi

↓

Dejanje 4: Pošlji e-pošto stranki (priložen PDF-račun)

```

Opomba: Samodejno digitalno podpisovanje zahteva digitalno potrdilo tipa HSM (Hardware Security Module) — drugačno od običajnih USB ključkov. Za nadgradnjo se obrnite na svojega ponudnika digitalnih potrdil.

5. korak: Izdaja računov v velikem obsegu

Ko morate izdati več računov hkrati:

  1. Pojdite na Naročila → izberite več naročil (s kljukico v polju).
  2. Kliknite "Izdaj račune v velikem obsegu".
  3. Sistem bo ustvaril račune za vsa izbrana naročila.
  4. Preglejte seznam računov.
  5. Podpišite in izdajte vse.

6. korak: Obravnavanje napak

Račun z napačnim imenom/naslovom (brez napake v davčni številki ali znesku):

  1. Pojdite na račun, ki ga je treba popraviti.
  2. Izberite "Sporoči napako".
  3. Sistem bo poslal obvestilo davčni upravi.
  4. Ni treba izdati novega računa.

Račun z napačno davčno številko, zneskom, davčno stopnjo:

  1. Pojdite na račun, ki ga je treba popraviti.
  2. Izberite "Izdaj nadomestni račun" ali "Izdaj popravni račun".
  3. Vnesite pravilne podatke.
  4. Podpišite in izdajte nov račun.
  5. Stari račun bo označen kot "Zamenjan/Popravljen".

Preklic računa:

  1. Izberite račun → "Prekliči račun".
  2. Vnesite razlog za preklic.
  3. Sistem bo poslal obvestilo o preklicu davčni upravi.

7. korak: Poročanje in upravljanje

Nadzorna plošča računov ponuja:

  • Skupno število izdanih računov (po dnevih/mesecih/letih).
  • Skupni prihodek od računov.
  • Računi po statusih (izdani, preklicani, popravljeni).
  • Izvoz v Excel/PDF za posredovanje računovodstvu.

Zaključek ###

Izdaja e-računov z GTG CRM je zasnovana tako, da poenostavi celoten postopek: od nastavitve podatkov podjetja, ustvarjanja računov, digitalnega podpisovanja, pošiljanja davčni upravi do kasnejšega upravljanja in iskanja. Zaradi neposredne povezave z naročili, izdelki in podatki o strankah lahko hitro ustvarjate račune, zmanjšate ročno vnašanje podatkov in omejite napake.

V kombinaciji z avtomatizacijo lahko podjetja vzpostavijo samodejni postopek: naročilo je dokončano → ustvari se račun → digitalno se podpiše → pošlje se stranki. To prihrani čas, zagotavlja skladnost s predpisi in naredi upravljanje računov jasnejše ter lažje nadzorovano v vsakodnevnem poslovanju.

Pogosta vprašanja

V: Koliko kreditov potrebujem za izdajo enega računa?

O: Stroški izdaje e-računa so odvisni od vašega paketa. Z osnovnim paketom (199.000 SIT/mesec, 80.000 kreditov) lahko izdate na tisoče računov na mesec.

V: Ali je podprta izdaja računov v tuji valuti?

O: Da. GTG CRM podpira izdajo računov v SIT in tujih valutah (USD, EUR...) s pretvorbenim tečajem.

V: Kaj pa, če izgubim internetno povezavo?

O: E-računi zahtevajo internetno povezavo za pošiljanje davčni upravi. Račune lahko ustvarite kot osnutek (draft) medtem ko ste brez povezave, nato pa jih podpišite in izdate, ko imate ponovno dostop do interneta.

V: Kako stranke prejmejo račun?

O: Prek e-pošte (priložen PDF) ali s spletnim iskanjem z uporabo kode za iskanje na računu.