Pogoste napake pri ročnem upravljanju naročil.

V zgodnjih fazah poslovanja mnogi prodajalci upravljajo naročila z uporabo zvezkov, Excelovih datotek ali razpršenih zapiskov na svojih telefonih. Ta metoda je lahko sprejemljiva, kadar je le nekaj naročil na dan, prodaja poteka prek enega kanala in praktično ni vračil ali povračil denarja.

Ko pa se število naročil poveča, prodaja poteka hkrati po več kanalih ali pa se pojavijo težave, kot so plačilo ob dostavi, vračila in usklajevanje gotovine, ročno upravljanje naročil hitro postane največje ozko grlo v poslovanju.

Mnogi prodajalci se znajdejo v situaciji, ko imajo stalna naročila in prihodke, vendar več ko prodajo, bolj zmedeni postajajo, saj niso prepričani, ali ustvarjajo dobiček ali izgubo.

Spodaj so navedene najpogostejše napake.

Zapisi o naročilih so razdrobljeni in nimajo centralnega podatkovnega sistema.

Zelo pogosta napaka je, da se vsak prodajni kanal beleži drugače. Naročila prek Shopee so v aplikaciji, naročila prek Facebooka so v sporočilih, naročila prek Zala so zabeležena v knjigi naročil, naročila prek spletne strani pa so v e-pošti.

Brez centraliziranega sistema naročanja je za prodajalce skoraj nemogoče:

• Poznajte skupno število naročil za ta dan.
• Hitro preverite stanje vsakega naročila.
• Ko se pojavijo težave, preglejte prejšnje aplikacije.

Dolgoročno gledano razdrobljeni podatki naredijo upravljanje odvisno od spomina in intuicije.

Z GTG CRM so vsa naročila iz več kanalov – platform za e-trgovino, spletnih mest, ročnih naročil itd. – združena v eno samo nadzorno ploščo za upravljanje, kar prodajalcem omogoča, da takoj vidijo celotno sliko, ne da bi morali odpreti več aplikacij ali datotek.

Zlahka se zgodi, da zamudite naročila ali obdelate podvojena naročila.

Ročno upravljanje je nagnjeno k naslednjim težavam:

• Naročilo je bilo dostavljeno, vendar sem pozabil posodobiti.
• Vloga je bila že obdelana, vendar je bil postopek pozabljen, kar je privedlo do ponovnega postopka.
• Ni jasno, ali je bilo naročilo po povzetju plačano ali ne.

Te napake se sprva morda zdijo majhne, ​​a ko se sčasoma kopičijo, lahko povzročijo neskladja v prihodkih, denarne izgube ali spore z ladjarji.

Ko se naročila centralno upravljajo v GTG CRM , ima vsako naročilo jasen status. Prodajalci natančno vedo, katera naročila se obdelujejo, katera so zaključena in katera je treba uskladiti, kar znatno zmanjša tveganje napak zaradi ročnega delovanja.

Življenjskega cikla naročila ni mogoče spremljati.

Pravo naročilo ni le stvar "ustvarjanja in izvedbe". Gre skozi več faz: potrditev, pakiranje, pošiljanje, uspešna dostava, vračilo ali preklic.

Ročno upravljanje običajno zabeleži le končni rezultat, pri čemer se ignorira celoten vmesni proces. Zaradi tega prodajalci ne vedo, kje se pojavlja težava: počasno pakiranje, pozne dobave ali visoka stopnja vračil.

Z GTG CRM ima vsako naročilo jasen življenjski cikel, kar prodajalcem pomaga prepoznati ozka grla v procesu in izvesti prilagoditve, namesto da bi težave obravnavali šele, ko je prepozno.

Zaloga je razdeljena na posamezna naročila in več ko prodate, bolj se povečuje stanje zaloge.

Posebej nevarna napaka je, če naročila niso povezana s skladiščem. Prodajalci preverjajo zaloge le na podlagi intuicije ali pa posodabljajo stanje zalog šele po tem, ko je prodaja že opravljena.

Pogoste posledice:

• Razprodaja odvečnih zalog.
• V dostavi so manjkali artikli.
• Ob koncu meseca se dejansko stanje zalog ni ujemalo z evidencami.

GTG CRM neposredno povezuje naročila s skladiščem, kar omogoča posodobitve zalog takoj, ko je naročilo oddano. To je še posebej pomembno za prodajalce z več kanali, kjer lahko že majhno odstopanje v zalogah v enem kanalu povzroči številne težave.

Stroškov na naročilo ni mogoče nadzorovati.

Mnogi prodajalci gledajo le na prodajno ceno, ne da bi upoštevali stroške, povezane z vsakim naročilom: stroške pošiljanja, stroške platforme, vračila, embalažo in promocije.

Brez podatkov o stroških za vsako naročilo posebej lahko prodajalci zlahka zaidejo v naslednjo situacijo:

• Prihodki so se povečali, vendar se zadržana denarna sredstva niso povečala.
• Nemogoče je vedeti, katera naročila so dobičkonosna in katera ustvarjajo izgubo.
• Odločanje na podlagi čustev

Pri sistematičnem upravljanju naročil v GTG CRM se podatki o naročilih, stroških in prihodkih shranjujejo sinhrono, kar prodajalcem omogoča natančno razumevanje njihove poslovne uspešnosti.

Lastnik trgovine se je preveč ukvarjal s poslovanjem in ni imel več časa za razvoj.

Ročno upravljanje sili lastnike trgovin, da osebno preverijo vsako naročilo, uskladijo vsako transakcijo in obravnavajo vsako manjšo napako. Čas, ki bi ga morali porabiti za trženje, izboljšanje izdelkov ali širitev prodajnih kanalov, namesto tega "požrejo" ponavljajoča se opravila.

To je jasen znak, da je operativni model dosegel svojo mejo.

GTG CRM pomaga avtomatizirati velik del procesa upravljanja naročil, s čimer prodajalce osvobaja ročnega dela in jim omogoča, da se osredotočijo na dejavnosti, ki ustvarjajo rast.

Zaključek

Ročno upravljanje naročil na začetku ni narobe, vendar ni trajnostna dolgoročna rešitev, ko je podjetje enkrat vzpostavljeno.

Napake, kot so zamujena naročila, neskladja v zalogah, pomanjkanje nadzora nad stroški ali poškodbe podatkov, ne izvirajo iz tega, da prodajalci ne opravljajo svojih dolžnosti dobro, temveč iz odsotnosti ustreznega sistema upravljanja.

Zato mnogi spletni prodajalci izberejo GTG CRM kot centralizirano platformo za upravljanje naročil, kjer so naročila, zaloge, dostava, računi in denarni tok povezani v enem samem sistemu. Ko so podatki standardizirani že od samega začetka, prodajalci ne le zmanjšajo tveganje, temveč imajo tudi trdne temelje za trajnostno širitev poslovanja.