Avtomatizirano upravljanje računov in upravljanje izdelkov za samostojne podjetnike z GTG CRM

V poslovnih dejavnostih sta upravljanje računov in izdelkov dva ključna dejavnika, ki odločilno vplivata na učinkovitost delovanja in skladnost s predpisi. Da bi razumeli pomen rešitev za avtomatizacijo, moramo podrobno analizirati potrebe posameznih skupin strank.

Analiza potreb po posameznih skupinah strank

1. Družinsko podjetje (Household Business)

Pomembne pravne značilnosti

V skladu z Uredbo 01/2021 vlade imajo družinska podjetja naslednje posebnosti:

• Neomejena odgovornost: Nosilec podjetja odgovarja za poslovne dejavnosti z vsem svojim osebnim premoženjem
• Brez statusa pravne osebe: Deluje v osebnem imenu, ne kot samostojna pravna oseba
• Omejitev glede števila: Vsaka oseba/gospodinjstvo lahko registrira samo eno družinsko podjetje
• Združeno finančno upravljanje: Vsi prihodki z osebnega in poslovnega računa se štejejo za prihodke gospodinjstva

Izzivi finančnega upravljanja

Družinska podjetja se pogosto soočajo z naslednjimi težavami:

1. Težko ločevanje osebnih in poslovnih prihodkov: Vsi računi se obravnavajo kot vir prihodkov gospodinjstva
2. Dvojna metoda izračuna davka: Uporaba tako metode obračuna kot pavšalne metode v skladu s predpisi
3. Zahteva po ločenih računih: Odločba 3389 priporoča odprtje ločenega računa za poslovne dejavnosti
4. Upravljanje vhodnih računov: Treba je skrbno hraniti vse stroškovne račune za natančen davčni obračun

Posebne potrebe

• Enostavna rešitev za upravljanje izdelkov, ki je preprosta za uporabo za nosilca podjetja brez poglobljenega računovodskega znanja
• Samodejno zbiranje in razvrščanje vhodnih računov (stroškov) iz različnih virov
• Preprosta finančna poročila za pregled mesečnih prihodkov/stroškov
• Hitro izdajanje računov za maloprodajne stranke

2. Mala in srednja podjetja (SMEs)

Značilnosti delovanja

• Imajo status pravne osebe: Odgovornost je omejena v okviru osnovnega kapitala
• Velikost kadra: Od 5 do 50 zaposlenih, zato je potrebna jasna razdelitev pravic
• Več prodajnih kanalov: Spletna prodaja, fizična prodaja, trgovci, distribucija
• Računovodski sistem: Imajo specializiran računovodski oddelek

Izzivi upravljanja

1. Velik obseg računov: Na stotine vhodnih/izhodnih računov vsak mesec
2. Upravljanje raznolikih izdelkov: Veliko SKU-jev, veliko dobaviteljev, veliko merskih enot
3. Zapleteno davčno poročanje: DDV na vhodu/izhodu, obračun davka od dohodkov pravnih oseb
4. Integracija sistemov: Potrebna je povezava z računovodsko programsko opremo (MISA, MISA AMIS ...)
5. Sledljivost izvora: Upravljanje serij, roka uporabe in izvora

3. Velika podjetja & korporacije

Značilnosti delovanja

• Velik obseg: Več kot 100 zaposlenih, številne podružnice in hčerinske družbe
• Več dejavnosti: Poslujejo na več različnih področjih
• Sistem ERP: Že imajo celovit upravljalni sistem (SAP, Oracle ...)
• Zapleteni postopki: Večnivojska razdelitev pravic, strogi postopki odobritve

Predstavitev rešitve GTG CRM

Po podrobni analizi potreb posameznih skupin strank GTG CRM ponuja celovito rešitev z dvema osrednjima funkcijama:

Samodejno izdajanje elektronskih računov

Neposredna povezava z uglednim ponudnikom

GTG CRM je globoko integriran z dvema vodilnima ponudnikoma elektronskih računov v Vietnamu:

Postopek samodejnega izdajanja računov

Korak 1: Enkratna nastavitev povezave

• Prijavite se v GTG CRM → Nastavitve → E-računi
• Izberite ponudnika (S-Invoice ali MISA)
• Vnesite podatke za preverjanje pristnosti (API ključ, uporabniško ime/geslo)
• Sistem samodejno preveri povezavo in sinhronizira predlogo računa

Korak 2: Ustvarite račun v 3 minutah

1. Izberite "Ustvari nov račun" iz naročila ali ustvarite ročno
2. Izpolnite podatke o kupcu: ime podjetja/osebe, davčna številka (če gre za podjetje), naslov, e-poštni naslov za prejem računa
3. Dodajte izdelek/storitev: poiščite v obstoječem katalogu izdelkov, vnesite količino, enotna cena se samodejno prenese iz cenika, izberite davčno stopnjo (0 %, 5 %, 8 %, 10 %), po potrebi uporabite popust

Korak 3: Predogled in izdaja

• Pred izdajo si oglejte predogled računa v PDF obliki
• Preverite podatke o kupcu, izdelkih in skupnem znesku
• Kliknite "Izdaj račun" → Sistem samodejno: pošlje zahtevo S-Invoice/MISA, prejme številko računa in izvede elektronski digitalni podpis, stranki pošlje račun v PDF po e-pošti, ga shrani v GTG CRM

Obravnava nadomestnih računov

Ko je treba že izdan račun popraviti (stranka vrne blago, napačna količina/cena ...):

1. Poiščite izvirni račun na seznamu
2. Izberite "Ustvari nadomestni račun"
3. Prilagodite podatke, ki jih je treba popraviti
4. Sistem samodejno: prekliče stari račun v skladu s predpisi, izda nov račun z opombo "Nadomešča račun št. ...", poveže oba računa za sledljivost

Strokovno upravljanje izdelkov

Večnivojska struktura upravljanja izdelkov

Hierarhični katalog izdelkov

• Ustvarjanje nadrejenih-podrejenih kategorij brez omejitve ravni
• Primer: Elektronika → Mobilni telefoni → Samsung → Serija Galaxy S
• Enostavno iskanje in filtriranje po kategorijah

Podrobni podatki o izdelku

• Samodejni ali prilagojen SKU kod
• Ime izdelka (vietnamščina + angleščina)
• Podroben opis, različne slike
• Osnovna merska enota in pretvorbena merska enota
• Nabavna cena, prodajna cena (ceno je mogoče nastaviti po kanalu)
• Uporabljena davčna stopnja (0 %, 5 %, 8 %, 10 %)

Upravljanje različic (Variants)

• Lastnosti: barva, velikost, kapaciteta ...
• Vsaka različica ima svoj SKU in svojo ceno
• Upravljanje zalog po posameznih različicah

Integracija skladiščne logistike

• Spremljanje zalog v realnem času
• Opozorila ob pomanjkanju zaloge in bližajočem se roku uporabe
• Upravljanje prejema/izdaje/zalog po serijah

Funkcija samodejnega zbiranja vhodnih računov

To je ekskluzivna funkcija, ki računovodjem prihrani več deset ur na mesec.

Kako deluje

Korak 1: Povezava poslovne e-pošte

• Pojdite v Nastavitve → E-poštne integracije
• Vnesite podatke e-poštnega naslova za prejem računov (Gmail, Outlook ...)
• Dovolite dostop (uporablja se varni OAuth 2.0)

Korak 2: Vklop samodejnega zbiranja

• Izberite "Samodejno zbiranje vhodnih računov"
• Sistem periodično pregleduje e-pošto (vsako uro ali vsak dan)
• Samodejno prepozna datoteke PDF računov priljubljenih ponudnikov

Korak 3: Samodejni izpis podatkov

GTG CRM uporablja AI OCR za branje računov in izvleček:

• Ime ponudnika, davčna številka
• Številka računa, datum izdaje računa
• Seznam izdelkov/storitev
• Skupni znesek pred davkom, DDV, skupni znesek za plačilo

Korak 4: Potrditev in shranjevanje

• Računovodja preveri izvlečene informacije
• Po potrebi jih uredi (sistem se uči in izboljšuje natančnost)
• Klasificira v ustrezno kategorijo stroškov
• Označi kot "Plačano" ali "Neplačano"

Praktične koristi

Praktični scenariji uporabe

Scenarij 1: Spletna modna obrt

Ozadje: Gospa Mai prodaja oblačila prek spleta, ima 200 naročil/mesec in nabavlja pri 5 dobaviteljih.

Prejšnje težave:

• Fakture je morala ustvarjati ročno ali uporabljati Excel
• Ni mogla spremljati faktur za nabavo blaga
• Davčna prijava ji je vzela ves zadnji dan v mesecu

Po uporabi GTG CRM:

1. Upravljanje izdelkov: Vnese 50 modelov oblačil z barvnimi/velikostnimi različicami → ima 200 SKU
2. Samodejno izdajanje faktur: Ko stranka odda naročilo → sistem samodejno ustvari fakturo → pošlje jo stranki po e-pošti
3. Zbiranje vhodnih faktur: E-pošta s fakturami od dobaviteljev → samodejno v sistem
4. Davčno poročilo: Ob koncu meseca izvozi poročilo o vhodnem/izhodnem davku v 10 minutah

Rezultat: Prihranek 15 ur/mesec, prihodki se povečajo za 30% zaradi osredotočenosti na prodajo namesto na administracijo.

Scenarij 2: Podjetje za distribucijo medicinske opreme

Ozadje: Podjetje ima 20 zaposlenih, 500 izdelkov, 1000 faktur/mesec.

Prejšnje težave:

• Uporabljajo MISA Accounting, vendar morajo podatke vnašati dvakrat (ločeno CRM + ločeno MISA)
• Prodajna ekipa ne ve, ali je blago na zalogi ali ga ni več
• Izdajanje faktur prek MISA traja 5 minut/fakturo

Po uporabi GTG CRM:

1. Integracija z MISO: GTG CRM ↔ MISA dvosmerno sinhronizira podatke
2. Upravljanje zalog: Zaposleni v CRM v realnem času vidijo zalogo
3. Izdaja fakture z enim klikom: Iz naročila → izda fakturo → samodejno gre v MISA
4. Poročilo o prodaji: Direktor vidi poročila po izdelkih, regijah in zaposlenih

Rezultat: 50% manj administrativnega dela, 25% večja učinkovitost prodajne ekipe.

Skupne koristi

Povečanje produktivnosti

• Prihranek 10–20 ur/mesec pri administrativnem delu
• Izdaja faktur 5-krat hitrejša kot ročno
• 80% avtomatizacija procesa zbiranja in obdelave vhodnih faktur

Znižanje stroškov

• Ni treba posebej kupovati programske opreme za izdajanje faktur
• Manj računovodskega osebja zaradi avtomatizacije
• Izogibanje davčnim kaznim zaradi napak ali manjkajočih faktur

Skladnost z zakonodajo

• 100% veljavne fakture v skladu s predpisi davčne uprave
• Celovito shranjevanje elektronskih faktur 10 let
• Pripravljeno na revizijo kadarkoli

Pomembne opombe

O elektronskih fakturah

1. Pred uporabo se je treba registrirati pri ponudniku (S-Invoice ali MISA)
2. Strošek storitve: približno 500.000 - 1.000.000đ/leto, odvisno od paketa
3. Izdanih faktur ni mogoče izbrisati, mogoče je le ustvariti nadomestno/popravno fakturo
4. Stabilna internetna povezava: potrebna za sinhronizacijo s ponudnikom

O upravljanju izdelkov

1. Pred vnosom je treba podatke standardizirati (koda SKU, ime izdelka, enota mere)
2. Redno izvajajte inventuro, da zagotovite natančne podatke o zalogi
3. Omejite uporabniške pravice, da preprečite samovoljno spreminjanje cen/izdelkov
4. Redno varnostno kopirajte podatke (GTG CRM samodejno dnevno varnostno kopira)

O samodejnem zbiranju računov

1. Natančnost OCR: ~95–98 %, vendar je še vedno potreben ročni pregled
2. Podprt je samo standardni format PDF (fotografije je treba pretvoriti)
3. Poslovni e-poštni naslov: Priporočljivo je uporabiti ločen e-poštni naslov za prejemanje računov, da se ne mešajo z osebnimi sporočili

Zaključek

GTG CRM ponuja celovito in avtomatizirano rešitev za upravljanje računov in izdelkov, primerno za vse velikosti podjetij, od samostojnih podjetnikov do velikih korporacij.

• Samodejno izdajanje računov z neposredno povezavo s S-Invoice & MISA
• Samodejno zbiranje vhodnih računov iz e-pošte
• Profesionalno upravljanje izdelkov z različicami & zalogo
• Takojšnja poročila o prihodkih, stroških in dobičku
• 100-odstotno skladnost z vietnamskimi zakonskimi predpisi

Preizkusite še danes, prihranite čas in se osredotočite na rast svojega poslovanja!