Upravljanje samodejnim računom in upravljanje izdelkov za gospodinjstva z GTG CRM

V poslovanju sta upravljanje računov in izdelkov dva ključna dejavnika, ki določata učinkovitost poslovanja in skladnost z zakonodajo. Da bi razumeli pomen rešitev za avtomatizacijo, moramo podrobno analizirati potrebe vsake skupine strank.

Analiza potreb po skupinah strank

1. Gospodinjstva (Household Business)

Pomembne pravne značilnosti

V skladu z Uredbo vlade št. 01/2021 imajo gospodinjstva naslednje posebnosti:

• Neomejena odgovornost: Lastnik gospodinjstva je osebno odgovoren z vsem svojim premoženjem za poslovne dejavnosti.
• Brez pravne osebnosti: Delujejo pod svojim imenom, niso samostojna pravna oseba.
• Omejitev števila: Vsaka oseba/gospodinjstvo lahko registrira samo eno gospodinjstvo.
• Združeno finančno upravljanje: Vsi prihodki z osebnih in poslovnih računov se štejejo kot dohodek gospodinjstva.

Izzivi finančnega upravljanja

Gospodinjstva se pogosto soočajo s težavami:

1. Težave pri ločevanju osebnih in poslovnih prihodkov: Vsi računi se štejejo kot viri prihodkov gospodinjstva.
2. Metoda dvojnega obdavčevanja: Upoštevani sta tako metoda izkazovanja kot pavšalna metoda v skladu s predpisi.
3. Zahteva po ločenih računih: Odločba 3389 priporoča odprtje ločenega računa za poslovne dejavnosti.
4. Upravljanje vhodnih računov: Potrebno je shraniti vse račune stroškov za pravilno izpolnjevanje davčnih obrazcev.

Specifične potrebe

• Enostavna in uporabniku prijazna rešitev za upravljanje izdelkov za lastnike gospodinjstev brez poglobljenega računovodskega znanja.
• Samodejno zbiranje in razvrščanje vhodnih računov (stroškov) iz različnih virov.
• Preprosta finančna poročila za pregled mesečnih prihodkov/izdatkov.
• Hitro izdajanje računov za maloprodajne stranke.

2. Mala in srednja podjetja (MSP)

Poslovne značilnosti

• Pravna osebnost: Omejena odgovornost v okviru registriranega kapitala.
• Velikost osebja: Od 5 do 50 zaposlenih, potrebna je jasna dodelitev pooblastil.
• Več prodajnih kanalov: Spletni, fizični, zastopniki, distributerji.
• Računovodski sistem: Obstaja specializiran računovodski oddelek.

Izzivi upravljanja

1. Velika količina računov: Stotine vhodnih/izhodnih računov na mesec.
2. Upravljanje raznolikih izdelkov: Veliko SKU-jev, več dobaviteljev, več enot meritev.
3. Zapletena davčna poročila: DDV za vstopne/izstopne davke, obračun davka od dohodkov pravnih oseb.
4. Integracija sistemov: Potrebna povezava z računovodsko programsko opremo (MISA, MISA AMIS ...).
5. Sledenje poreklu: Upravljanje serij, rokov uporabe, porekla.

3. Velika podjetja in korporacije

Poslovne značilnosti

• Velik obseg: Več kot 100 zaposlenih, več podružnic, hčerinskih družb.
• Več panog: Poslovanje v različnih sektorjih.
• ERP sistem: Obstaja celovit sistem upravljanja (SAP, Oracle ...).
• Zapleteni procesi: Večplastna dodelitev pooblastil, strogi postopki odobritve.

Predstavitev rešitve GTG CRM

Po podrobni analizi potreb vsake skupine strank GTG CRM ponuja celovito rešitev z dvema osrednjima funkcijama:

Samodejno izdajanje elektronskih računov

Neposredna povezava z uglednimi ponudniki

GTG CRM je globoko integriran z dvema vodilnima ponudnikoma elektronskih računov v Vietnamu:

Postopek samodejnega izdajanja računov

1. korak: Enkratna konfiguracija povezave

• Prijava v GTG CRM → Nastavitve → Elektronski računi
• Izbira ponudnika (S-Invoice ali MISA)
• Vnos avtentikacijskih podatkov (API ključ, uporabniško ime/geslo)
• Sistem samodejno preveri povezavo in sinhronizira predloge računov

2. korak: Ustvarjanje računa v 3 minutah

1. Izberite "Ustvari nov račun" iz naročila ali ustvarite ročno.
2. Vnesite podatke o kupcu: Ime podjetja/osebe, davčna številka (če gre za podjetje), naslov, e-pošta za prejemanje računa.
3. Dodajte izdelke/storitve: Poiščite iz obstoječega seznama izdelkov, Vnesite količino, cena se samodejno vnese iz cenika, Izberite stopnjo DDV (0 %, 5 %, 8 %, 10 %), uporabite popust, če je na voljo.

3. korak: Predogled in izdaja

• Pred dokončno izdajo si oglejte predogled PDF računa.
• Preverite podatke o kupcu, izdelkih, skupni znesek.
• Kliknite "Izdaj račun" → Sistem samodejno: Pošlje zahtevo S-Invoice/MISA, prejme številko računa in digitalni podpis, pošlje PDF račun stranki po e-pošti, shrani v GTG CRM.

Obdelava nadomestnih računov

Ko je treba spremeniti izdani račun (vračilo blaga, napačna količina/cena ...):

1. Poiščite izvirni račun na seznamu.
2. Izberite "Ustvari nadomestni račun".
3. Spremenite podatke, ki jih je treba popraviti.
4. Sistem samodejno: Prekliče stari račun v skladu s predpisi, izda nov račun z opombo "Nadomešča račun št. ...", poveže oba računa za sledljivost.

Profesionalno upravljanje izdelkov

Večplastna struktura upravljanja izdelkov

Hierarhični seznam izdelkov

• Ustvarite starševske - podrejene kategorije brez omejitev ravni.
• Primer: Elektronika → Mobilni telefoni → Samsung → Galaxy S Series.
• Enostavno iskanje in filtriranje po kategorijah.

Podrobne informacije o izdelku

• Samodejno ali prilagodljivo SKU
• Ime izdelka (vietnamščina + angleščina)
• Podroben opis, različne slike
• Osnovna enota mere in pretvorbena enota mere
• Nabavna cena, prodajna cena (možno je nastaviti ceno glede na kanal)
• Uporabljena stopnja DDV (0 %, 5 %, 8 %, 10 %)

Upravljanje različic (Variants)

• Lastnosti: Barva, velikost, kapaciteta ...
• Vsaka različica ima lasten SKU, lastno ceno.
• Upravljanje zalog za vsako različico.

Integracija skladiščenja

• Sledenje zalogam v realnem času.
• Opozorila o nizkih zalogah, bližajočih se rokih.
• Upravljanje nabave/odprodaje/zalog po serijah.

Funkcija samodejnega zbiranja vhodnih računov

To je edinstvena funkcija, ki računovodjem prihrani več deset ur na mesec.

Kako deluje

1. korak: Povezava poslovnega e-poštnega predala

• Pojdite v Nastavitve → Integracija e-pošte.
• Vnesite podatke o e-poštnem naslovu za prejemanje računov (Gmail, Outlook ...).
• Podelite dovoljenje za dostop (uporablja varno avtorizacijo OAuth 2.0).

2. korak: Vklop samodejnega zbiranja

• Izberite "Samodejno zbiraj vhodne račune".
• Sistem periodično skenira e-pošto (vsako uro ali vsak dan).
• Samodejno prepozna PDF datoteke računov od običajnih ponudnikov.

3. korak: Samodejno izločanje informacij

GTG CRM uporablja AI OCR za branje računov in izločanje:

• Ime dobavitelja, davčna številka.
• Številka računa, datum izdaje računa.
• Seznam izdelkov/storitev.
• Znesek pred davki, DDV, skupni znesek za plačilo.

4. korak: Potrditev in shranjevanje

• Računovodja preveri izločene informacije.
• Popravi po potrebi (sistem se uči in izboljšuje natančnost).
• Razvrsti v ustrezno kategorijo stroškov.
• Označite "Plačano" ali "Neplačano".

Dejanske koristi

Primeri praktične uporabe

Scenarij 1: Spletno gospodinjstvo s prodajo oblačil

Ozadje: Gospa Mai vodi spletno prodajo oblačil, ima 200 naročil/mesec, blago dobavlja od 5 dobaviteljev.

Prejšnji problem:

• Morala je sama ustvarjati račune ali uporabljati Excel.
• Ni mogla slediti računom za nabavljeno blago.
• Davčno poročanje je konec meseca trajalo cel dan.

Po uporabi GTG CRM:

1. Upravljanje izdelkov: Vnos 50 modelov oblačil z različnimi barvami/velikostmi → 200 SKU-jev.
2. Samodejno izdajanje računov: Ko stranka naroči → Samodejno ustvarjanje računa → Pošiljanje e-pošte stranki.
3. Zbiranje vhodnih računov: E-poštno sporočilo z računom od dobavitelja → Samodejno v sistem.
4. Davčno poročanje: Konec meseca, generiranje poročila o vhodnih/izhodnih davkih v 10 minutah.

Rezultat: Prihrani 15 ur/mesec, prihodek se poveča za 30 % zaradi osredotočenosti na prodajo namesto administrativnega dela.

Scenarij 2: Podjetje za distribucijo medicinske opreme

Ozadje: Podjetje ima 20 zaposlenih, 500 izdelkov, 1000 računov/mesec.

Prejšnji problem:

• Uporabljali so MISA Accounting, vendar so morali podatke vnesti dvakrat (posebej CRM in MISA).
• Prodajno osebje ni vedelo, ali je izdelek na zalogi ali ne.
• Izdajanje računov preko MISA je trajalo 5 minut na račun.

Po uporabi GTG CRM:

1. Integracija MISA: GTG CRM ↔ MISA dvosmerna sinhronizacija.
2. Upravljanje zalog: Osebje si ogleda zaloge v realnem času na CRM.
3. Izdajanje računov z enim klikom: Iz naročila → Izdaja računa → Samodejno v MISA.
4. Poročanje o prodaji: CEO si ogleda poročila po izdelku, regiji, zaposlenem.

Rezultat: Zmanjšanje administrativnega časa za 50 %, povečanje učinkovitosti prodajnega osebja za 25 %.

Splošne prednosti

Povečanje produktivnosti

• Prihranek 10-20 ur/mesec pri administrativnih nalogah.
• 5-krat hitrejše izdajanje računov v primerjavi z ročnim.
• Avtomatizacija 80 % postopka zbiranja in obdelave vhodnih računov.

Zmanjšanje stroškov

• Ni potrebe po ločenem nakupu programske opreme za izdajanje računov.
• Zmanjšanje števila računovodskih uslužbencev zaradi avtomatizacije.
• Izogibanje davčnim kaznim zaradi napak ali manjkajočih računov.

Skladnost z zakonodajo

• 100 % veljavni računi v skladu s predpisi Generalnega davčnega urada.
• Popolno shranjevanje elektronskih računov 10 let.
• Pripravljenost na revizijo kadar koli.

Pomembni napotki

Glede elektronskih računov

1. Potrebna je registracija pri ponudniku (S-Invoice ali MISA) pred uporabo.
2. Cena storitve: Približno 500.000 - 1.000.000 VND/leto, odvisno od paketa.
3. Izdani računi se ne morejo izbrisati, mogoče je samo ustvariti nadomestne/popravne račune.
4. Stabilna internetna povezava: Potrebna za sinhronizacijo s ponudnikom.

Glede upravljanja izdelkov

1. Priporočljivo je standardizirati podatke pred vnosom (SKU, ime izdelka, enota mere).
2. Periodični popis zalog za zagotovitev točnosti podatkov o zalogah.
3. Dodeli uporabniška dovoljenja, da se izognejo nepooblaščenim spremembam cen/izdelkov.
4. Redna varnostna kopija podatkov (GTG CRM samodejno ustvari varnostno kopijo vsak dan).

Glede samodejnega zbiranja računov

1. Natančnost OCR: Približno 95-98 %, še vedno je potreben ročni pregled.
2. Podpira samo standardne PDF formate (posnetki zaslona morajo biti pretvorjeni).
3. Poslovna e-pošta: Priporočljivo je uporabljati ločen e-poštni predal za prejemanje računov, da se izognete mešanju z osebnimi e-poštnimi sporočili.

Zaključek

GTG CRM ponuja celovito in avtomatizirano rešitev za upravljanje računov in izdelkov, primerno za vsa podjetja od gospodinjstev do velikih korporacij.

• Samodejno izdajanje računov, neposredno povezano s S-Invoice in MISA.
• Samodejno zbiranje vhodnih računov iz e-pošte.
• Profesionalno upravljanje izdelkov z različicami in zalogami.
• Takojšnja poročila o prihodkih, izdatkih, dobičku.
• 100 % skladnost z vietnamsko zakonodajo.

Preizkusite še danes, da sprostite čas in se osredotočite na razvoj poslovanja!