Pravilnik o elektroničkih faktura za samostalne trgovce

Od 1. srpnja 2022. godine, prema odredbama Uredbe br. 123/2020/ND-CP i Okružnice br. 78/2021/TT-BTC, obrtnici i samostalni trgovci koji primjenjuju metodu prijavljivanja poreza obvezni su prijeći na elektroničke fakture. Ovo nije samo zakonski zahtjev, već i važan korak u modernizaciji poslovnih aktivnosti.

Kako bismo osigurali potpuno poštivanje propisa i izbjegli pravne rizike, vlasnici obrta trebaju dobro razumjeti pravila koja se odnose na izdavanje, korištenje i upravljanje elektroničkim fakturama. Ovaj će članak razjasniti ključne točke koje će vam pomoći da precizno i učinkovito vodite svoje poslovanje izdavanja faktura.

Pojam elektroničke fakture

Prema članku 3. Uredbe br. 123/2020/ND-CP, elektronička faktura je dokument u elektroničkom obliku koji prodavač robe ili usluga izrađuje putem elektroničkih sredstava, a služi za evidentiranje podataka o trgovačkim transakcijama sukladno zakonskim propisima o računovodstvu i porezima. Ova faktura može se generirati iz blagajne povezane izravno sa sustavom porezne uprave.

Elektroničke fakture dijele se na dvije glavne vrste. Prva vrsta je faktura s oznakom porezne uprave, kojoj se dodjeljuje oznaka prije slanja kupcu. Ova oznaka uključuje jedinstveni broj transakcije i kodiranu niz znakova temeljen na podacima prodavatelja. Druga vrsta je faktura bez oznake porezne uprave, koju organizacija izrađuje i šalje izravno kupcu bez prethodne provjere od strane porezne uprave.

Tri slučaja obvezne upotrebe elektroničkih faktura

Prema Okružnici br. 78/2021/TT-BTC, obrtnici i samostalni trgovci moraju koristiti elektroničke fakture u tri specifična scenarija.

Prvi scenarij primjenjuje se na obrtnike i pojedince koji plaćaju porez po metodi prijavljivanja. Ova skupina je obvezna redovito koristiti elektroničke fakture u svom poslovanju.

Drugi scenarij odnosi se na obrtnike koji plaćaju porez po paušalnoj metodi. Kada im zatreba izdati fakturu, porezna uprava će im dodijeliti elektroničku fakturu s oznakom za svaku nastalu transakciju.

Treći scenarij namijenjen je obrtnicima koji prijavljuju porez za svaku nastalu transakciju. Slično kao i druga skupina, ako postoji potreba za korištenjem fakture, porezna uprava će izdati pojedinačnu elektroničku fakturu za svaku pojedinu transakciju.

Stvari koje treba napomenuti pri korištenju elektroničkih faktura

Subjekti kojima se izdaju elektroničke fakture za svaku transakciju

Obrtnicima koji plaćaju porez po paušalnoj metodi porezna uprava pomaže u izdavanju faktura s oznakom za svaku transakciju kada postoji potreba. Pojedinci koji ne obavljaju djelatnost redovito i nemaju stalno prebivalište, a plaćaju porez za svaku nastalu transakciju, također pripadaju ovoj skupini.

Dodatno, neki posebni slučajevi također dobivaju fakture po transakciji. Na primjer, obrtnici koji su prestali s radom, ali nisu dovršili postupak ukidanja poreznog broja, još uvijek mogu zatražiti izdavanje fakture za prodaju imovine. Obrtnici koji su privremeno obustavili poslovanje, ali moraju dovršiti već potpisani ugovor, također dobivaju sličnu podršku. Slučajevi prisilne obustave korištenja faktura također su na ovom popisu.

Besplatne usluge elektroničkih faktura

Prema stavku 1. članka 14. Uredbe br. 123/2020/ND-CP, mala i srednja poduzeća, zadruge, obrtnici i samostalni trgovci u područjima s teškim ili izrazito teškim ekonomskim i socijalnim uvjetima oslobođeni su naknade za usluge elektroničkih faktura s oznakom tijekom 12 mjeseci od početka korištenja. Popis područja s povlasticama utvrđen je u Uredbi br. 118/2015/ND-CP.

Subjekti koji ne spadaju u kategoriju oslobođenih od plaćanja morat će platiti troškove usluga prema ugovoru sklopljenom s davateljem usluga elektroničkih faktura.

Situacije u kojima se obustavlja korištenje elektroničkih faktura

Stavak 1. članka 16. Uredbe br. 123/2020/ND-CP navodi slučajeve u kojima se obustavlja korištenje elektroničkih faktura s oznakom.

Kada obrtnik ukine svoj porezni broj ili ga porezna uprava utvrdi da ne posluje na prijavljenoj adresi, korištenje faktura se obustavlja. Slučajevi kada obrtnik aktivno obavijesti nadležno tijelo o privremenoj obustavi poslovanja također dovode do obustave korištenja elektroničkih faktura.

Ozbiljna kršenja također povlače slične posljedice. Ako obrtnik koristi fakture za prodaju krijumčarene, zabranjene, krivotvorene robe ili robe koja povređuje prava intelektualnog vlasništva, nadležna tijela će to otkriti i obavijestiti poreznu upravu radi postupanja. Djelo izdavanja fiktivnih faktura radi pronevjere novca također je razlog za obustavu korištenja elektroničkih faktura.

Nadalje, kada porezna uprava obavijesti o obustavi korištenja faktura radi prisilne naplate poreznog duga, ili kada tijelo za registraciju poslovanja zatraži privremenu obustavu poslovanja u djelatnostima s uvjetima zbog nedostatka kvalifikacija, obrtnik također mora obustaviti korištenje elektroničkih faktura.

Koja porezna uprava izdaje fakture za svaku transakciju?

Točka c, stavak 2., članak 13. Uredbe br. 123/2020/ND-CP jasno propisuje mjesto podnošenja zahtjeva za izdavanje fakture.

Za obrtnike i samostalne trgovce s fiksnom lokacijom, zahtjev se podnosi u Poreznom uredu koji upravlja područjem gdje se obavlja poslovna djelatnost. Nasuprot tome, obrtnici i pojedinci bez fiksne lokacije podnose zahtjev u Poreznom uredu mjesta prebivališta ili sjedišta poslovanja.

Plan prijelaza s paušalnog na prijavni porezni sustav

Od 2026. godine porezna uprava provest će plan prijelaza obrtnika s paušalne metode plaćanja poreza na metodu prijavljivanja. To zahtijeva od obrtnika da obavljaju sve poslove poput vođenja evidencije, izdavanja i slanja elektroničkih faktura, prijavljivanja i plaćanja poreza online sukladno propisima, umjesto jednostavnog paušalnog plaćanja poreza kao prije.

Kako bi se malim obrtnicima pomoglo da se prilagode novim propisima bez potrebe za unajmljivanjem računovođe ili složenim ručnim radom, razvijena su mnoga sveobuhvatna rješenja za digitalnu transformaciju koja pomažu u integraciji funkcija upravljanja prodajom, prijavljivanja poreza, plaćanja poreza, izdavanja elektroničkih faktura i vođenja računovodstvenih evidencija na jednoj platformi.

Zaključak

Upotreba elektroničkih faktura postala je obavezna za obrtnike i samostalne trgovce koji plaćaju porez po metodi prijavljivanja. Dobro poznavanje propisa o elektroničkim fakturama, od pojma, subjekata primjene, do slučajeva izdavanja faktura i situacija u kojima se korištenje obustavlja, ključno je kako bi svi vlasnici obrta mogli voditi svoje poslovanje transparentno i sukladno zakonu.

Posebno, u kontekstu prijelaza s paušalnog na prijavni porezni sustav, opremanje odgovarajućim alatima za vođenje evidencija, prijavljivanje poreza i izdavanje elektroničkih faktura postaje važnije nego ikad. GTG CRM pruža funkciju automatskog izdavanja integriranih elektroničkih faktura, čime se obrtnicima olakšava izdavanje zakonitih faktura, slanje podataka poreznoj upravi sukladno propisima, te podrška u provjeri i otkrivanju grešaka na ulaznim fakturama. Zahvaljujući tome, vlasnici obrta ne samo da štede vrijeme, već osiguravaju i točnost u računovodstvu te potpuno poštuju sve operacije prema zahtjevima porezne uprave.