Predpisi o elektronskih računih za samostojne podjetnike

Od 1. 7. 2022 morajo v skladu z Uredbo 123/2020/NĐ-CP in Okrožnico 78/2021/TT-BTC podjetniki in samostojni podjetniki, ki uporabljajo metodo obračuna davka, preiti na elektronske račune. To ni le zakonska zahteva, temveč tudi pomemben korak v procesu modernizacije poslovnih dejavnosti.

Da bi zagotovili skladnost s predpisi in se izognili pravnim tveganjem, morajo lastniki podjetij poznati pravila, ki se nanašajo na izdajanje, uporabo in upravljanje elektronskih računov. Ta članek bo pojasnil ključne točke, ki vam bodo pomagale natančno in učinkovito upravljati izdajanje računov.

Pojem elektronskega računa

V skladu s 3. členom Uredbe 123/2020/NĐ-CP se elektronski račun razume kot elektronski dokument, ki ga ustvari prodajalec blaga ali storitev preko elektronskih sredstev za beleženje podatkov o trgovinskih transakcijah v skladu z zakoni o računovodstvu in davkih. Ta račun se lahko ustvari iz blagajne, ki je neposredno povezana s sistemom davčne uprave.

Elektronski računi so razdeljeni v dve glavni vrsti. Prva vrsta je račun z oznako davčne uprave, ki mu je dodeljena oznaka pred pošiljanjem kupcu. Ta oznaka vključuje edinstveno številko transakcije in kodirano zaporedje znakov na podlagi podatkov prodajalca. Druga vrsta je račun brez oznake davčne uprave, ki ga organizacija ustvari in pošlje neposredno stranki brez predhodne potrditve davčne uprave.

Trije primeri obvezne uporabe elektronskih računov

V skladu z Okrožnico 78/2021/TT-BTC morajo podjetniki in samostojni podjetniki v treh specifičnih situacijah uporabljati elektronske račune.

Prvi primer velja za podjetnike in posameznike, ki plačujejo davke po metodi obračuna. To je skupina zavezancev, ki morajo v svoji poslovni dejavnosti redno uporabljati elektronske račune.

Drugi primer se nanaša na podjetnike, ki plačujejo davke po pavšalni metodi. Ko potrebujejo izdati račun, jim bo davčna uprava izdala elektronski račun z oznako za vsako transakcijo.

Tretji primer je namenjen podjetnikom, ki obračunavajo davke za vsako transakcijo posebej. Podobno kot druga skupina, če obstaja potreba po uporabi računa, bo davčna uprava izdala posamezni elektronski račun za vsako specifično transakcijo.

Kaj je treba upoštevati pri uporabi elektronskih računov

Subjekti, ki jim je izdan elektronski račun za posamezno transakcijo

Podjetniki, ki plačujejo davke po pavšalni metodi, imajo podporo davčne uprave pri izdajanju računov z oznako za vsako transakcijo, ko to potrebujejo. Tudi posamezniki, ki ne poslujejo redno in nimajo stalnega naslova ter plačujejo davke za vsako transakcijo posebej, spadajo v to skupino.

Poleg tega se v posameznih primerih izdajajo računi za posamezne transakcije. Na primer, podjetniki, ki so prenehali poslovati, vendar niso dokončali postopka ukinitve davčne številke, lahko še vedno zaprosijo za izdajo računov za prodajo premoženja. Podobno podporo imajo tudi podjetniki, ki so začasno prekinili poslovanje, vendar morajo zaključiti že podpisane pogodbe. Tudi primeri prisilne ustavitve uporabe računov so vključeni na ta seznam.

Brezplačna storitev elektronskih računov

V skladu s 1. odstavkom 14. člena Uredbe 123/2020/NĐ-CP so mala in srednja podjetja, zadruge, podjetniki in samostojni podjetniki na območjih s težkimi ali posebej težkimi socialno-ekonomskimi razmerami oproščeni plačila storitev za elektronske račune z oznako za 12 mesecev od začetka uporabe. Seznam območij s preferencialnim obravnavo je določen v Uredbi 118/2015/NĐ-CP.

Subjekti, ki niso upravičeni do oprostitve, bodo morali plačati stroške storitve v skladu s pogodbo, sklenjeno z organizacijo, ki zagotavlja storitev elektronskih računov.

Situacije, v katerih je treba prenehati uporabljati elektronske račune

1. odstavek 16. člena Uredbe 123/2020/NĐ-CP navaja primere, ko je obvezno prenehati uporabljati elektronske račune z oznako.

Če podjetje s.p. izgubi veljavnost davčne številke ali ga davčni urad ugotovi kot neaktivno na registriranem naslovu, bo prenehala uporaba računov. Primeri, ko podjetje s.p. uradno obvesti o začasni ustavitvi poslovanja pristojni organ, prav tako vodijo do prenehanja uporabe elektronskih računov.

Tudi resne kršitve imajo podobne posledice. Če podjetje s.p. uporablja račune za prodajo tihotapljenega blaga, prepovedanega blaga, ponaredkov ali blaga, ki krši pravice intelektualne lastnine, bodo pristojni organi to odkrili in obvestili davčni urad za nadaljnje ukrepanje. Dejanje izdajanja lažnih računov za pridobitev denarja je prav tako razlog za prenehanje uporabe elektronskih računov.

Poleg tega mora podjetje s.p. prenehati z uporabo elektronskih računov, kadar davčni urad obvesti o prenehanju uporabe računov za izterjavo davčnih dolgov, ali kadar poslovni register zahteva začasno ustavitev poslovanja v dejavnosti z reguliranimi pogoji zaradi nezadostnih standardov.

Kateri davčni urad izda račun za vsakokratno transakcijo?

Točka c, odstavek 2, člen 13 Uredbe 123/2020/ND-CP jasno določa kraj vložitve vloge za izdajo računa.

Za podjetja s.p. in samostojne podjetnike s stalno lokacijo se vloga vloži pri Davčni upravi, ki upravlja območje, kjer poteka poslovna dejavnost. Nasprotno, podjetja s.p. in samostojni podjetniki brez stalne lokacije vlogo vložijo pri Davčni upravi, kjer imajo prebivališče ali kjer so registrirani za poslovanje.

Potek prehoda iz pavšalnega davka na obračun

Od leta 2026 bodo davčni uradi izvajali postopen prehod podjetij s.p. s pavšalnega načina plačila davka na način obračuna. To zahteva, da podjetja s.p. v celoti opravljajo dejavnosti, kot so vodenje knjig, izdajanje in pošiljanje elektronskih računov ter spletni obračun in plačilo davkov v skladu s predpisi, namesto zgolj plačevanja pavšalnega davka kot prej.

Za podporo malim podjetjem pri prilagajanju novim predpisom, ne da bi morali najeti računovodjo ali opravljati zapletene ročne postopke, je bilo razvitih veliko celovitih rešitev za digitalno preobrazbo, ki integrirajo funkcije upravljanja prodaje, davčnega obračuna, plačila davkov, izdajanja elektronskih računov in vodenja računovodskih evidenc na eni sami platformi.

Zaključek

Uporaba elektronskih računov je postala obvezna za podjetja s.p. in samostojne podjetnike, ki plačujejo davke po metodi obračuna. Razumevanje predpisov o elektronskih računih, od koncepta, zavezancev, do primerov izdaje računov in situacij, ki zahtevajo prenehanje uporabe, je ključnega pomena za vse lastnike podjetij s.p., da lahko svoje poslovanje vodijo pregledno in v skladu z zakonodajo.

Še posebej v kontekstu prehoda iz pavšalnega davka na obračun je postalo nujno kot kdajkoli prej, da se opremijo z ustreznimi orodji za vodenje knjig, davčni obračun in izdajanje elektronskih računov. GTG CRM ponuja samodejno integrirano funkcijo izdajanja elektronskih računov, ki podjetjem s.p. olajša izdajanje zakonitih računov, pošiljanje podatkov davčnemu uradu v skladu s predpisi, hkrati pa podpira preverjanje in odkrivanje napak v prihodnjih računih. Zahvaljujoč temu lastniki podjetij ne le prihranijo čas, ampak tudi zagotovijo natančnost računovodstva in v celoti izpolnjujejo zahteve davčnega urada.