Primerjava 3 vrst elektronskih računov: z oznako, brez oznake, oznaka CQT - katero izbrati?

Odkar so elektronski računi postali obvezni po predpisih Generalne davčne uprave, se mnogi lastniki trgovin, trgovci na drobno in gospodinjstva, ki opravljajo dejavnost, še vedno sprašujejo, katero vrsto elektronskega računa izbrati, da bo ustrezala obsegu in specifičnostim njihove dejavnosti. Tri najbolj priljubljene vrste elektronskih računov v tem trenutku so: računi z oznako davčne uprave, računi brez oznake davčne uprave in računi z oznako davčne uprave (imenovani tudi tiskani računi) – vsaka vrsta ima svoje prednosti in slabosti.

Pravilna izbira vrste računa ne bo le pomagala podjetjem pri spoštovanju zakonodaje, temveč bo tudi optimizirala operativne stroške in prodajne procese. Ta članek bo podrobno analiziral 3 vrste elektronskih računov, primerjal njihove prednosti in slabosti ter vam pomagal sprejeti najboljšo odločitev.

1. Elektronski računi z oznako CQT

Pojem

Elektronski računi z oznako davčne uprave so računi, ki jih pred pošiljanjem stranki odobri Generalna davčna uprava z avtentikacijsko oznako. Ta oznaka vključuje edinstveno zaporedje znakov, ki jih ustvari davčna uprava in priloži računu za potrditev veljavnosti.

Veljavni subjekti

V skladu z odlokom št. 123/2020/ND-CP morajo podjetja, ki so visoko tvegana glede davkov, obvezno uporabljati račune z oznako:

• Novo ustanovljena podjetja, ki delujejo manj kot 12 mesecev
• Podjetja, ki so v postopku začasne ustavitve poslovanja, imajo davčne dolgove ali predstavljajo davčno tveganje
• Gospodinjstva in fizične osebe, ki opravljajo dejavnost, z letnim prihodkom 1 milijard VND ali več
• Podjetja, ki delujejo na občutljivih področjih (npr. odpadki, gorivo...)

Postopek izdajanja

1. Podjetje izda račun v računovodski ali upravljalni programski opremi
2. Podatki o računu se pošljejo na spletni portal Generalne davčne uprave
3. Davčna uprava preveri in izda avtentikacijsko oznako v 1-2 sekundah
4. Podjetje prejme račun z oznako in ga pošlje stranki

Prednosti

Preglednost in stroga kontrola: Davčna uprava ima informacije o računih v realnem času, kar zmanjšuje davčne utaje.

Nizki stroški: Podjetja ne plačujejo provizij ponudnikom storitev za račune, temveč se brezplačno registrirajo in uporabljajo storitev preko spletnega portala Generalne davčne uprave.

Visoka pravna veljavnost: Račun potrdi neposredno davčna uprava, kar zagotavlja absolutno pravno veljavnost.

Slabosti

Odvisnost od davčnega sistema: Če sistem Generalne davčne uprave naleti na težave ali je v vzdrževanju, podjetje ne more izdati računa.

Počasnejša hitrost: V primerjavi z računi brez oznake lahko čakanje na izdajo oznake s strani davčne uprave v nekaterih primerih povzroči zamudo.

Omejena prilagodljivost: Ni primerno za podjetja, ki potrebujejo izdati velike količine računov v kratkem času.

2. Elektronski računi brez oznake CQT

Pojem

Elektronski računi brez oznake so računi, ki jih podjetje samostojno izda preko organizacije, ki ponuja storitve elektronskih računov (odobren ponudnik s strani Generalne davčne uprave), ne da bi bilo treba pred pošiljanjem stranki pridobiti avtentikacijsko oznako.

Veljavni subjekti

Podjetja lahko uporabljajo račune brez oznake, če izpolnjujejo naslednje pogoje:

• Poslujejo že 12 mesecev ali več
• Nimajo davčnih dolgov, ne kršijo davčnih predpisov
• Niso v skupini visoko tveganih podjetij glede na oceno davčne uprave
• Uporabljajo storitve zakonitih ponudnikov elektronskih računov

Postopek izdajanja

1. Podjetje sklene pogodbo z organizacijo, ki ponuja storitve elektronskih računov
2. Izda račun v programski opremi in ga neposredno pošlje stranki
3. Občasno (dnevno/mesečno) pošlje podatke o računih davčni upravi preko ponudnika

Prednosti

Hitra hitrost: Izdajanje računov je takojšnje, brez čakanja na potrditev davčne uprave.

Neodvisnost od davčnega sistema: Podjetje lahko izdaja račune tudi, če sistem Generalne davčne uprave naleti na težave.

Visoka prilagodljivost: Primerno za podjetja z velikim obsegom transakcij, ki potrebujejo izdati veliko računov.

Enostavna integracija: Ponudniki storitev imajo pogosto API-je in funkcije za integracijo s programsko opremo za upravljanje prodaje.

Slabosti

Stroški storitev: Podjetja morajo plačati za storitve ponudnikov elektronskih računov, ki se gibljejo od nekaj milijonov do več deset milijonov VND/leto, odvisno od paketa storitev.

Pogoji uporabe: Niso vsa podjetja upravičena do uporabe, zlasti nova podjetja ali tista z davčnim tveganjem.

Pravna odgovornost: Podjetje je samo odgovorno za točnost in zakonitost izdanih računov.

3. Elektronski računi z oznako CQT (tiskani)

Pojem

Računi z oznako davčne uprave, znani tudi kot tiskani računi na zahtevo, so računi, ki so predhodno natisnjeni z davčno številko, ki jo je dodelila davčna uprava. To je prehodna oblika od papirnih računov k elektronskim računom, ki se običajno uporablja za enote, ki niso upravičene ali niso pripravljene na popoln prehod na elektronske račune.

Veljavni subjekti

• Mala podjetja, gospodinjstva z letnim prihodkom pod 1 milijardo VND
• Enote, ki delujejo v oddaljenih območjih, kjer ni tehnološke infrastrukture
• Posebni primeri po predpisih davčne uprave

Postopek uporabe

1. Podjetje se pri davčni upravi registrira za potrebno število računov
2. Davčna uprava dodeli številko računa
3. Podjetje naroči tiskanje računov pri pooblaščenem tiskarskem podjetju
4. Uporablja papirnate račune z oznako za transakcije s strankami

Prednosti

Primerno za mala podjetja: Ne zahteva zapletene tehnološke infrastrukture.

Preprost postopek: Enostaven za uporabo, ne potrebuje internetne povezave pri izdajanju računov.

Nizki začetni stroški: Ni potrebnih naložb v programsko opremo ali storitve za elektronske račune.

Slabosti

Zastarelo: Ni primerno za trenutni trend digitalizacije, postopoma se opušča.

Težko upravljanje: Lažje se izgubijo, težje jih je iskati in shranjevati v primerjavi z elektronskimi računi.

Ni prilagodljivo: Če pride do napake, je treba papirnati račun preklicati in to sporočiti davčni upravi.

Časovne omejitve: V skladu z načrtom bo ta vrsta računa postopoma popolnoma nadomeščena z elektronskimi računi.

Tabela primerjave 3 vrst računov

Merilo	Z oznako CQT	Brez oznake CQT	Oznaka CQT (Tiskano)
Hitrost izdajanja	Počasno (1-2s)	Hitro (takojšnje)	Povprečno
Stroški	Brezplačno	3-15 milijonov VND/leto	Stroški tiskanja
Odvisnost od interneta	Da	Da	Ne
Upravljanje	Enostavno	Enostavno	Težko
Prilagodljivost	Nizka	Visoka	Zelo nizka
Trend	Priljubljeno	Priljubljeno	V izločitvi

Katero vrsto računa izbrati?

Izberite račun Z OZNAKO, če:

• Ste novo ustanovljeno podjetje ali gospodinjstvo z letnim prihodkom nad 1 milijard VND
• Želite prihraniti pri stroških storitev
• Nimate prevelikega obsega transakcij v kratkem času
• Prednost dajete preglednosti in popolnemu spoštovanju predpisov

Izberite račun BREZ OZNAKE, če:

• Ste podjetje, ki posluje stabilno več kot 12 mesecev
• Imate veliko število naročil, potrebujete hitro izdajanje računov
• Prodajate na več elektronskih platformah, potrebujete avtomatsko integracijo
• Ste pripravljeni plačati za storitev v zameno za hitrost in prilagodljivost

Izberite račun OZNAKA CQT (Tiskano), če:

• Ste majhno gospodinjstvo z letnim prihodkom pod 1 milijard VND
• Poslujete na območju brez internetnih pogojev
• Potrebujete začasno rešitev v obdobju digitalne prenove

Zaključek

Izbira ustrezne vrste elektronskega računa je odvisna od obsega poslovanja, količine transakcij in strategije razvoja podjetja. Večina malih in srednje velikih podjetij trenutno uporablja račune z oznako zaradi nizkih stroškov in popolnega izpolnjevanja zakonskih zahtev. Medtem pa velika podjetja z visoko količino transakcij običajno izberejo račune brez oznake za optimizacijo operativnih procesov.

Za pomoč lastnikom trgovin in gospodinjstvom pri enostavnem in hitrem izdajanju elektronskih računov, je GTG CRM integriral funkcijo neposrednega izdajanja elektronskih računov iz naročil. Lahko se povežete z vodilnimi ponudniki računov, samodejno ustvarite račune iz podatkov naročil in jih strankam pošljete z le nekaj preprostimi koraki. To prihrani čas, zmanjša napake in zagotavlja popolno skladnost z zakonskimi predpisi.